Wenn Du heute ein Kassensystem auswählst, müssen drei Dinge in Deutschland nahtlos sitzen: TSE-Anbindung, DSFinV-K-Export und GoBD-konforme Prozesse. Heißt für Dich konkret:

  • TSE-Schnittstelle: Jeder Bon wird manipulationssicher protokolliert. Unsere Systeme binden zertifizierte TSE-Module an und überwachen deren Status, damit alles sauber läuft.
  • DSFinV-K-Export: Betriebsprüfungen? Kein Drama. Mit einem Klick erzeugst Du die geforderten Exporte – vollständig und strukturiert.
  • GoBD-Prozesse: Korrektur- und Stornovorgänge, Journale, Protokolle – revisionssicher und nachvollziehbar, inklusive Rechte- und Änderungsnachweisen.

Mit einem sauber konfigurierten System von MagicPOS setzt Du diese Anforderungen in der Praxis unkompliziert um – inklusive Schulung, Vor-Ort- oder Remote-Einrichtung und laufender Fernwartung.

Einzelhandel: Barcode-Workflows, Inventur & Kundendisplays mit PosSoft

Im Shop zählt Geschwindigkeit an der Kasse – und Transparenz im Lager. Das solltest Du beachten:

  • Barcode-Workflows: Scannen statt tippen. Artikel- und Varianten-Handling (Größe/Farbe), Staffelpreise, Rabatte, Rücknahmen und Gutscheine werden in PosSoft direkt abgebildet.
  • Inventur & Bestände: Zyklische Inventuren, Schnellkorrekturen bei Wareneingang, Mindestbestandsalarme. So reduzierst Du Schwund und Out-of-Stock.
  • Kundendisplay: Preise, Rabatte und Bezahlstatus live anzeigen – sorgt für Vertrauen und weniger Rückfragen.
  • Fiskalprozesse: Automatische TSE-Belegdaten je Bon, DSFinV-K-Export auswertbar nach Zeitraum/Filiale, revisionssichere Storno-/Retoure-Protokolle.

Sinnvolle Hardware-Kombinationen:

  • Stationär: Touch-Kasse mit Kundendisplay, Bondrucker (80 mm), schneller Barcodescanner (Hand oder Präsentation), Kassenschublade, Kartenterminal.
  • Mobil: Handheld mit Scanner für Lager, Click&Collect und Pop-up-Verkauf; optional mobiler Bondrucker.
  • Zusatz: Etikettendrucker für Preislabels, Waagenanbindung für Frischetheken.

Beispiel-Setup (Mode-/Fachhandel):

  • PosSoft auf Touch-All-in-One mit Kundendisplay
  • 2D-Präsentationsscanner, 80 mm-Bondrucker
  • Handheld mit integriertem Scanner für Inventur
  • Kartenterminal, Kassenschublade, TSE angebunden

Best Practice:

  • Eindeutige Artikelstammdaten mit Varianten
  • Klare Retoure-/Umtauschprozesse (mit Grund)
  • Rollenkonzept: Verkauf, Kassenaufsicht, Filialleitung
  • Wöchentlicher DSFinV-K-Exportsnapshot ins Backup

Gastronomie: Tischpläne, Splitten, Küchenbons & Trinkgeld mit GastroSoft

In der Gastro muss das Kassensystem Deinen Servicefluss abbilden – vom Tischplan bis zur Küche.

  • Tischpläne: Bereiche, Tische, Zusammenlegen/Umsetzen; laufende Bons auf einen Blick.
  • Splitten/Bonierung: Positionen nach Gast trennen, Teilrechnungen, zusammenführen – fehlerfrei auch bei Stoßzeiten.
  • Küchenbons & Produktionssteuerung: Stationen (Küche, Bar, Pâtisserie), Prioritäten und Gangfolge. Optional Küchenmonitor statt Papier.
  • Trinkgeld: Bar und unbar rechtskonform erfassen, Trinkgeldpooling/Einzelzuordnung.
  • Fiskalität: TSE-Protokollierung jeder Bonierung, Storno-/Nachbonierungsregeln, DSFinV-K für Betriebsprüfung.

Sinnvolle Hardware-Kombinationen:

  • Stationär: Bedienerfreundliche Touch-Kasse, schneller Bondrucker an Theke/Bar, Kassenschublade.
  • Mobil: Bestellhandhelds mit WLAN für Terrasse/Innenraum; optional Gürtel-Bondrucker.
  • Küche/Bar: Küchenmonitor oder robuste Drucker (wärme- und feuchtigkeitsresistent).
  • Zahlung: Stationäres Terminal an der Theke plus mobile Terminals am Tisch.

Beispiel-Setup (Restaurant/Bar):

  • GastroSoft auf Hauptstation mit Tischplan
  • 2–3 Bestellhandhelds, Küchen- und Bardrucker
  • Mobiles Kartenterminal mit Trinkgelddialog
  • TSE angebunden, GoBD-konforme Rollen/Rechte

Best Practice:

  • Artikelpflege mit Modifikatoren (Garstufen, Beilagen)
  • Klare Storno-/Nachbonier-Policy je Rolle
  • Zeitgesteuerte Preise (Happy Hour) in der Software statt manuellem Rabatt
  • Tägliche Z-Abschlüsse mit digitalem Journal-Export

Hotellerie: Zentralabrechnung, Verbuchungen aus F&B und Mehrstationenbetrieb

Hotelkassen müssen Zimmerkonten, House Accounts und F&B-Posten sauber zusammenführen.

  • Zentralabrechnung: Konsumationen aus Restaurant/Bar auf Zimmer buchen, Sammelrechnungen für Firmenkunden, City-/Kurtaxen separat.
  • Verbuchungen aus F&B: Direkte Übergabe aus GastroSoft an die Hotelkasse; klare Kennzeichnung im Tagesabschluss.
  • Mehrstationenbetrieb: Rezeption, Spa, Bar, Restaurant – parallele Arbeitsplätze mit zentraler Artikel- und Preisverwaltung.
  • Fiskalität: Konsistente TSE-Protokolle auch bei Umbuchungen, lückenlose Journale für Kassenprüfungen.

Sinnvolle Hardware-Kombinationen:

  • Rezeption: All-in-One mit großem Touch, Bondrucker für Quittungen, A4-Drucker für Rechnungen.
  • F&B: Gastro-Setup mit Küchen-/Bardruckern und Mobilgeräten.
  • Mobile Zahlung: Terminal an Rezeption und zusätzliche Terminals im Service.

Beispiel-Setup (Boutique-Hotel):

  • Hauptkasse Rezeption mit Zimmer-/House-Accounts
  • GastroSoft in Restaurant/Bar, Übergabe an Zentralrechnung
  • Zwei mobile Terminals, TSE zentral angebunden
  • Rollen/Rechte: Rezeption, Service, Management

Best Practice:

  • Trennung von Privat-/Firmenrechnungen mit sauberer Steuerschlüsselung
  • Spätes Checkout? Vorkonfigurierte Teilzahlungen und Pfand/Depot-Funktionen
  • Täglicher Kassensturz pro Station, konsolidierter Tagesabschluss

Apotheken & Krankenhäuser: Rollen, Datenschutz, Ausfallsicherheit, Revision

Hier stehen Compliance, Datensicherheit und Verfügbarkeit im Fokus.

  • Rollen/Rechte: Fein granulierte Berechtigungen (Abgabe, Rezeptur, Kassenabschluss, Admin). Vier-Augen-Prinzip für kritische Vorgänge.
  • Datenschutz: Minimalprinzip bei Patientendaten, getrennte Speicherung sensibler Informationen, verschlüsselte Übertragung.
  • Ausfallsicherheit: USV, redundante Datenträger, Offline-Betrieb mit späterer TSE-Nachsignierung, regelmäßige Wiederherstellungs-Tests.
  • Revisionssichere Protokolle: Lückenlose Änderungsjournale, Aufbewahrungsfristen, DSFinV-K-Exportsätze pro Kasse/Station.

Sinnvolle Hardware-Kombinationen:

  • Stationär: Robuste Touch-Kasse, Bondrucker, Barcode- und Matrize-Scanner (z. B. für Rezept-/Chargenerfassung).
  • Mobil: Handhelds für Stationsverkäufe, mobile Visiten mit optionalem Druck.
  • Sicherheit: Abschließbare Kassenschubladen, gesicherte Netzwerksegmente.

Beispiel-Setup (Apotheke/Krankenhausshop):

  • Hauptkasse mit Rollen/Rechte-Profilen
  • 2D-Scanner für Arzneimittel- und Rezeptcodes
  • USV, tägliche Offsite-Backups, TSE-Statusmonitoring
  • Protokollierte Retax-/Storno-Prozesse

Best Practice:

  • Klar definierte Verantwortlichkeiten und Adminzugriffe
  • DSGVO-konforme Einwilligungs- und Löschkonzepte
  • Monatliche DSFinV-K-Exporte und Testimporte in Prüfsoftware

So setzt Du TSE, DSFinV-K und GoBD sauber um

  • Einrichtung: TSE-Modul anbinden, Zeit/Zeitzone prüfen, Zertifikatslaufzeiten im Blick behalten.
  • Prozesse: Kein Verkauf ohne TSE-Status „bereit“. Fallback-Prozess für Offlinebetrieb definieren (Belege gekennzeichnet, Nachsignierung).
  • Dokumentation: Verfahrensdokumentation erstellen/aktualisieren (Kassenprozesse, Rechte, Backups, Updates).
  • Exporte: Regelmäßige, automatisierte DSFinV-K-Exportsnapshots erstellen und unveränderbar archivieren.
  • Schulung: Team auf Storno-/Retoure-Regeln, Rollen und Abschlussprozesse briefen.

Unsere Fernwartungspakete überwachen TSE-Status, führen Updates kontrolliert durch und prüfen Backups – damit Du bei einer Prüfung entspannt bleibst.

Fernwartung, Service & schneller Betrieb

  • Fernwartungspakete: Proaktive Systemchecks, Sicherheits- und Funktionsupdates, TSE-Monitoring, Prioritätssupport im Störfall.
  • Fachberatung: Branchenorientierte Einrichtung (PosSoft/GastroSoft), Tischpläne, Inventurworkflows, Rollen/Rechte – gemeinsam mit Dir abgestimmt.
  • Schneller Versand: Ersatzdrucker, Scanner oder Handhelds sind fix bei Dir, damit Du weiter kassierst.
  • Onboarding: Schulungen für Dein Team, Checklisten für Tages- und Monatsabschlüsse, Probe-„Betriebsprüfung“ im Safe-Mode.

Checkliste: So wählst Du Dein Kassensystem in 2026

  • Branche & Workflows: Passt die Software (PosSoft/GastroSoft) zu Deinen Abläufen?
  • Fiskalität: TSE-Schnittstelle, DSFinV-K-Export, GoBD-Verfahrensdoku – alles abgedeckt?
  • Hardware: Bondrucker, Scanner, mobile Terminals – robust genug und auf Deinen Use Case zugeschnitten?
  • Rechte & Sicherheit: Rollen, Protokolle, DSGVO, Backup-Strategie, USV?
  • Skalierung: Mehrstationenbetrieb, Filialfähigkeit, Spitzenlasten?
  • Integration & Daten: Import/Export von Stammdaten, Schnittstellen zu Peripherie (Waage, Küchenmonitor, Kundendisplay)?
  • Betrieb: Fernwartung, SLA, Ersatzteilverfügbarkeit, Update-Plan?
  • Kosten & Finanzierung: Transparent, planbar – inkl. Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung?
  • Service: Fachberatung, Schulung, Konfiguration, schneller Versand?

Hake diese Punkte vor der Entscheidung ab – wir führen Dich gern durch jeden Schritt.

Beispiel-Setups und Finanzierung: schnell startklar

  • Einzelhandel Starter
    • PosSoft auf All-in-One, 80 mm-Bondrucker, 2D-Präsentationsscanner, Kundendisplay, Kartenterminal, TSE
    • Plus Handheld für Inventur
    • Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder 24–36 Monate Ratenzahlung
  • Gastro Mobil
    • GastroSoft Hauptstation, 2–3 Bestellhandhelds, Küchen- und Bardrucker, mobiles Kartenterminal, TSE
    • Optional Küchenmonitor
    • Finanzierung: Ratenzahlung mit Servicepaket (Fernwartung) kombiniert
  • Hotel Kompakt
    • Rezeption-All-in-One, F&B-Station mit GastroSoft, 2 Mobile Terminals, zentraler Tagesabschluss, TSE
    • Finanzierung: Kauf auf Rechnung für Hauptsystem, Raten für Mobilgeräte
  • Apotheke/Spital Sicher
    • Touch-Kasse, 2D-Scanner, Bondrucker, USV, tägliche Backups, TSE-Statusmonitoring
    • Finanzierung: Ratenmodell inklusive Wartung

Dein Vorteil mit MagicPOS:

  • Wettbewerbsfähige Preise, die zum Budget passen
  • Schneller Versand, damit Du ohne Ausfallzeiten loslegst
  • Exzellenter Kundenservice: Fachberatung, passgenaue Einrichtung, starke Fernwartungspakete

Wenn Du möchtest, planen wir gemeinsam in einem kurzen Call Dein ideales Setup – branchenspezifisch, fiskalkonform und zukunftssicher.