2025 ist kein „neues“ Stichtagsjahr, aber es ist das Jahr, in dem Betriebsprüfungen knallhart abprüfen, ob deine Kasse die Vorgaben aus KassenSichV, TSE, DSFinV-K und GoBD sauber erfüllt. Heißt für dich: TSE aktiv, Belegausgabepflicht eingehalten, Daten im DSFinV-K-Format exportierbar, Prozesse dokumentiert – und das Ganze alltagstauglich in deinen Workflows. Genau hier setzt MagicPOS an: mit kassensicheren Komplettsystemen, GastroSoft bzw. PosSoft als Software, bewährter Hardware und Services, die dich vom Rollout bis zum laufenden Betrieb entlasten.

Hinweis vorweg: Das ist kein Ersatz für steuerliche Beratung. Es ist ein Praxisleitfaden, damit du schneller aufs richtige Setup kommst und typische Fehler vermeidest.

Die 4 Rechtsbausteine kompakt: KassenSichV, TSE, DSFinV-K, GoBD

  • KassenSichV

    • Pflicht zur Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), Belegausgabepflicht, definierte Anforderungen an Kassensysteme, Möglichkeit der Kassen-Nachschau ohne Voranmeldung.
    • Praxis: Jede Transaktion muss durch die TSE signiert werden; Belege müssen die geforderten Angaben enthalten.

  • TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)

    • Gibt’s als Hardware (z. B. USB/SD) oder Cloud. Jede Buchung wird manipulationssicher protokolliert. TSE hat Seriennummer, Zertifikat, Laufzeit, regelmäßige Updates.
    • Praxis: TSE aktivieren, an die Kasse binden, Ausfälle protokollieren, rechtzeitig verlängern/tauschen.

  • DSFinV-K

    • Standardisiertes Exportformat für Kassendaten (u. a. Journal, Stammdaten, Zahlungsarten). Wird bei Kassen-Nachschau bzw. Betriebsprüfung angefordert.
    • Praxis: Export jederzeit auf Knopfdruck bereitstellen können – inklusive TSE-TAR-Dateien.

  • GoBD

    • Grundsätze für Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Aufbewahrung (i. d. R. 10 Jahre) und Datenzugriff der Finanzverwaltung.
    • Praxis: Verfahrensdokumentation führen (von Belegerfassung bis Archivierung), Rollen/Rechte sauber trennen, Änderungen nachvollziehbar halten.

Zusätzlich wichtig: Meldepflichten nach §146a AO (Kassen/TSE an das Finanzamt). Der genaue Prozess ist je nach Bundesland organisiert – prüfe deinen Status und halte Seriennummern/Standorte griffbereit.

So rechnest du mit MagicPOS gesetzeskonform ab

MagicPOS liefert dir ein Setup, das die Vorgaben nicht nur erfüllt, sondern sich in deinen Alltag einfügt:

  • TSE-ready: Integration zertifizierter TSE (Hardware oder Cloud), Aktivierung inkl. Prüfprotokoll.
  • DSFinV-K-Export: Vollständige, strukturierte Exporte inkl. TSE-Daten; Beleg- und Journalzugriff auf Knopfdruck.
  • Belege & Pflichtangaben: Kassenbelege mit den geforderten Informationen (u. a. TSE-Seriennummer, Signaturwerte).
  • GoBD-Praxis: Benutzerrechte, Storno-/Rabattregeln, Kassenbuchfunktionen, tägliche Z-Abschlüsse, Protokollierung.
  • Dokumentation: Vorlagen und Hilfen für deine Verfahrensdokumentation.
  • Service: Fachberatung, schnelle Fernwartung, Updates – damit du bei Prüfungen gelassen bleibst.

Ob Einzelhandel, Gastro, Hotel oder medizinische Einrichtung: Du bekommst branchenspezifische Workflows, ohne die Compliance aus den Augen zu verlieren.

Gastronomie: Tischmanagement, Gänge, Split – mit GastroSoft

In der Gastro zählt Tempo – bei voller Nachvollziehbarkeit:

  • Tischplan & Laufwege: Tische, Bereiche und Umsätze in Echtzeit; Zusammenlegen/Wechseln ohne Datenchaos.
  • Bestelllogik: Gänge, Modifier (z. B. „ohne Zwiebeln“), Küchendrucker/Küchenmonitor, Bar-/Service-Stationen.
  • Payment & Split: Getrennte Rechnungen, Rechnungsaufsplitten nach Artikeln/Personen, Trinkgeld korrekt abbilden.
  • Stornos/Korrekturen: Berechtigungspflichtig, protokolliert und TSE-sicher.
  • Bewirtungsbeleg/Bon-Design: Pflichtangaben, optional QR-Codes, individuelle Layouts.

GastroSoft ist dafür gemacht: schnell an der Station, mobil am Tisch, mit sauberer Übergabe an Bondrucker/Küchenbons – und natürlich DSFinV-K-konform. So bleibt dein Service flott und prüfungssicher.

Hotellerie: Mehrplatz-Betrieb, House-Accounts, Frühstück & Bar

Hotels brauchen Kasse plus Teamwork:

  • Mehrplatz-Betrieb: Rezeption, Bar, Restaurant – parallel arbeiten, mit klaren Rollen/Rechten.
  • Zimmer-/Gastkonten: Leistungen auf House-Account oder Gastkonto buchen; Tagesabschluss sauber trennen.
  • Frühstück/Packages: Artikel und Steuersätze regelkonform abbilden, Paketbestandteile nachvollziehbar erfassen.
  • Externe Systeme: Optionaler Datenaustausch mit Hotelsoftware, wenn vorhanden – wir beraten zur passenden Anbindung.
  • Kassen-Nachschau-ready: Z-Abschluss, Journal, DSFinV-K-Export jederzeit abrufbar.

So vermeidest du Medienbrüche zwischen Front Office und F&B und lieferst im Prüfungsfall saubere, vollständige Daten.

Einzelhandel: Scannerprozesse, Inventur, Warengruppen – mit PosSoft

Im Retail zählen Artikelstamm und Geschwindigkeit an der Kasse:

  • Barcodes & Artikelstamm: PZN/EAN/GTIN scannen, Varianten und Warengruppen sauber pflegen.
  • Preise & Aktionen: Staffelpreise, Rabatte, Gutscheine, Pfand – alles protokolliert und prüfbar.
  • Inventur: Zähllisten, MDE-/Scanner-Workflows, Differenzen dokumentieren; revisionssichere Protokolle.
  • Kassenplatz: Schnelles Scannen, Kundendisplay, Zahlungsarten (Bar, Karte, Gutschein).
  • DSFinV-K: Strukturierte Exporte inkl. Stammdaten- und Bewegungsdaten.

PosSoft spielt seine Stärken im Waren- und Scanner-Handling aus – mit klarer Benutzerführung und tagesfähigen Reports, die dem Prüfer standhalten.

Apotheken & medizinische Einrichtungen: PZN-/Rezept-Handling, Zuzahlungen

Besondere Anforderungen erfordern klare Prozesse:

  • PZN-Handling: Artikel mit PZN scannen, Preis-/Steuersätze hinterlegen, Chargen/Hinweise optional dokumentieren.
  • Rezept-/Fallzuordnung: Zuordnung im Kassiervorgang, Belegvermerke und praxisgerechte Belegdarstellung.
  • Zuzahlungen & Mischkörbe: Bar-/Kartenzahlung, Rezeptanteile, Freiwahl – sauber getrennt und nachvollziehbar.
  • Klinik-/Praxisumfeld: Kassen für Cafeteria, Shop, Kiosk; unterschiedliche Steuersätze korrekt verbuchen.
  • Datenschutz: Rollen-/Rechtekonzept, sensible Informationen nur, wenn prozessbedingt nötig.

Wir stimmen die Kasse auf deine bestehende Branchensoftware und Abläufe ab, damit alles harmoniert – ohne Abstriche bei KassenSichV, TSE und DSFinV-K.

GastroSoft oder PosSoft? So wählst du die richtige Software

  • Nimm GastroSoft, wenn:
    • du Tischservice, Gänge, Küchenbons, mobile Order brauchst,
    • Split-Rechnungen, Bewirtungsbelege und Trinkgeldlogik täglich anstehen,
    • Bar/Restaurant/Hotelbar im Mehrplatz-Betrieb laufen.
  • Nimm PosSoft, wenn:
    • Scanner-/Inventurprozesse im Vordergrund stehen,
    • du große Artikelstämme, Warengruppen und Etikettierung brauchst,
    • Aktionen, Pfand, Gutscheine und schnelle Checkout-Flows entscheidend sind.

Beide Lösungen sind TSE- und DSFinV-K-fähig. Wir zeigen dir im Screening, wo deine Anforderungen liegen, und richten das System exakt darauf aus – inklusive Benutzerrollen, Bonlayouts und Exportpfaden.

Hardware-Setups, die im Alltag funktionieren

  • Bondrucker
    • 80-mm-Thermodrucker am Tresen; in der Gastro zusätzlich Küchen-/Thekendrucker (robust, ggf. Spritzschutz).
    • Anschluss per USB, LAN oder WLAN – je nach Infrastruktur.
  • Barcodescanner
    • 2D-Handscanner für EAN/GTIN/PZN; Präsentationsscanner für schnellen Checkout; optional MDE-Geräte für Inventuren.
  • Kassenlade & Kundendisplay
    • Stabile, verschließbare Laden; Kundendisplay für Preis-/Summenanzeige und Transparenz.
  • Touch-Clients & Mobilgeräte
    • Stationäre Touch-Terminals oder Tablets für Service am Tisch; rutschfest, mit Netzteil/PoE.
  • TSE
    • Hardware-TSE (USB/SD) oder Cloud-TSE – wir beraten zu Laufzeit, Verlängerung, Filial-/Mehrplatzbetrieb und Fallback.
  • Netzwerk & USV
    • Sauberes LAN/WLAN, segmentiert nach Bedarf; kleine USV, damit Kasse/TSE bei kurzen Stromausfällen stabil bleiben.

Alle Komponenten kommen vorkonfiguriert, werden aufeinander abgestimmt ausgeliefert und sind sofort einsetzbar – inklusive schneller Versandoptionen.

Rollout-Checkliste, Fernwartung, Finanzierung – so gelingt der Umstieg

  • Planung
    • Ist-Analyse: Anzahl Plätze, Belege, Artikelstamm, Schnittstellen, Zahlungsarten.
    • Rechtscheck: TSE-Typ wählen, Meldepflichten klären, Pflichtangaben für Belege prüfen.
  • Setup
    • Softwarewahl (GastroSoft vs. PosSoft), Benutzerrollen, Steuersätze, Warengruppen.
    • Bonlayouts inkl. TSE-Angaben, Logo, Pflichttexte.
    • TSE aktivieren, binden und Testbeleg/Journale prüfen.
  • Daten & Tests
    • Artikelimport, Tische/Zimmer/Stationen anlegen.
    • Testläufe: Tagesgeschäft simulieren (Storno, Rabatt, Split, Gutschein, Inventur).
    • DSFinV-K-Export + TSE-TAR erzeugen und ablegen.
  • Go-live
    • Schulung deines Teams (kurz, praxisnah).
    • Erster Z-Abschluss dokumentiert, Kassenbuchprozesse einüben.
  • Betrieb
    • Regelmäßige Updates, TSE-Laufzeit im Blick, Datensicherung/Archiv.
    • Verfahrensdokumentation aktuell halten (Änderungen, Verantwortliche, Systeme).

Service & Finanzierung bei MagicPOS:

  • Fachberatung und Fernwartungspakete: Wir helfen bei Einrichtung, Updates, Prüfungs-Exports und akuten Fragen – schnell per Remote.
  • Schneller Versand: Vorkonfiguriert, damit du ohne Leerlauf startest.
  • Flexible Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder in Raten – budgetschonend planbar, auch bei mehreren Stationen oder Filialen.

Wenn du willst, begleiten wir dich von der Auswahl bis zur ersten Prüfung – mit klaren To-dos, fixen Ansprechpartnern und einem Setup, das in deinem Alltag läuft und den rechtlichen Rahmen 2025 sicher erfüllt.