Fragen zu Kassensystemen.
Verständlich beantwortet.
Antworten zu Kassensystemen, Kosten, Kassensoftware, Druckern, Scannern, TSE und Support. Finden Sie praktische Hilfe und die passenden MagicPOS-Serviceangebote.
Fragen zu Ihrer Kasse – nach Themen geordnet.
Auswahl & Kosten
Welches Kassensystem passt zu Gastronomie oder Einzelhandel?
Entscheidend sind Ihre Abläufe: In der Gastronomie zählen beispielsweise Tischverwaltung, getrennte Rechnungen und Bestellungen an Küche oder Theke. Im Einzelhandel sind Artikelvarianten, Barcodes und Warenbestände häufig wichtiger. Notieren Sie Branche, Arbeitsplätze, Stoßzeiten und gewünschte Anbindungen, bevor Sie Systeme vergleichen. Kassensystem zusammenstellen
Was kostet ein Kassensystem insgesamt?
Vergleichen Sie das vollständige Angebot: Hardware, Softwarelizenzen oder Abonnements, TSE, Einrichtung, Datenübernahme und laufender Service. Zahlungsanbieter und zusätzliche Schnittstellen können eigene Gebühren berechnen. Ein aussagekräftiges Angebot nennt einmalige und wiederkehrende Kosten getrennt; aktuelle Preise finden Sie im Shop oder in Ihrem individuellen Angebot.
Ist eine Cloud-Kasse oder eine lokale Kasse besser?
Das hängt von Ihrem Betrieb ab. Klären Sie bei einer Cloud-Lösung, welche Funktionen eine Internetverbindung benötigen und wie Daten exportiert werden. Bei einer lokalen Installation sind unter anderem Rechnerbetrieb, Datensicherung und Fernzugriff zu planen. Lassen Sie sich für beide Varianten Ausfallszenarien, Lizenzkosten und Datenzugriff erklären.
Funktioniert eine Kasse auch ohne Internet?
Das ist von Software, Lizenzierung und eingesetzten Diensten abhängig. Eine lokal installierte Kasse kann andere Voraussetzungen haben als eine Cloud-Anwendung; Kartenzahlung, Cloud-TSE und Synchronisation sind gesondert zu prüfen. Besprechen Sie vor dem Kauf, welche Funktionen bei einer Unterbrechung verfügbar bleiben und wie der Betrieb fortgesetzt wird.
Kann ich ein vorhandenes Kassensystem auf neue Software umstellen?
Grundsätzlich kommt ein Wechsel infrage, wenn Hardware und Betriebssystem unterstützt werden. Zuerst prüfen wir Schnittstellen, Drucker, Scanner, TSE und benötigte Lizenzen. Planen Sie Datenexport, Sicherung, Test und Umstellungstermin gemeinsam. Alte steuerrelevante Aufzeichnungen dürfen durch die Umstellung nicht verloren gehen. Umstellung mit MagicPOS besprechen
Welche Angaben braucht MagicPOS für ein passendes Angebot?
Nennen Sie Branche, Anzahl der Kassen und Standorte, vorhandene Geräte und Software sowie Ihre wichtigsten Abläufe. Hilfreich sind außerdem Angaben zu Kartenzahlung, Warenwirtschaft, mobilen Bestellungen und Ihrem gewünschten Starttermin. So können wir die benötigten Komponenten und Leistungen gezielt zusammenstellen.
Kassensoftware & Bedienung
Wie sichere ich meine Kassendaten?
Nutzen Sie die Sicherungsfunktion der passenden Softwareversion und bewahren Sie Sicherungen getrennt vom Kassenrechner auf. Prüfen Sie auch die Wiederherstellung. Bei automatisierten Sicherungen unterstützt Sie unser ServicePLUS-Angebot.
Was ist der Unterschied zwischen X-Bericht und Z-Bericht?
Ein X-Bericht ist eine Zwischenübersicht. Er ist vom Z-Bericht beziehungsweise Tagesabschluss zu unterscheiden. Verwenden Sie die Berichtsfunktion Ihrer Version und führen Sie nicht versehentlich einen endgültigen Abschluss aus.
Wie lege ich Haupt- und Unterwarengruppen an?
Warengruppen werden in der Artikelverwaltung angelegt und anschließend den Artikeln zugeordnet. Planen Sie zuerst eine übersichtliche Struktur. Die genaue Menüführung hängt von Ihrer Version ab.
Wie vergebe ich Mitarbeiterberechtigungen?
Legen Sie für Ihr Team eigene Benutzer und passende Rollen an. Freigaben für Storno, Preisänderungen oder Berichte sollten gezielt vergeben werden. Wir helfen bei der Einrichtung.
Wo stelle ich das Drucklayout ein?
Das Drucklayout wird in der Drucker- beziehungsweise Belegkonfiguration der Software zugeordnet. Modell, Papierbreite und gewünschte Ausgabe müssen zusammenpassen.
Wie richte ich ein Kundendisplay ein?
Die Anzeige wird in der unterstützten Geräte- oder Displaykonfiguration eingerichtet. Nennen Sie uns Softwareversion und Anzeigemodell, damit wir die passende Ansteuerung prüfen können.
Wie ändere ich Mitarbeiterpasswörter?
Ändern Sie Zugangsdaten über die Benutzerverwaltung mit den dafür vorgesehenen Rechten. Verwenden Sie eigene Zugangsdaten für die Mitarbeiter und geben Sie keine Passwörter im Anfrageformular an.
Wie lege ich neue Artikel an?
Artikel werden mit Bezeichnung, Preis, Steuersatz und Warengruppe in der Artikelverwaltung angelegt. Barcodes und weitere Optionen ergänzen Sie passend zu Ihrem Sortiment. Die steuerliche Zuordnung stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab.
Wie drucke ich einen Beleg erneut aus?
Suchen Sie den ursprünglichen Beleg in der Belegverwaltung und verwenden Sie die Nachdruckfunktion Ihrer Version. Nachdruck und Storno sind unterschiedliche Vorgänge.
Kann ich die Kassensoftware testen?
Ja. Auf unserer Testversionsseite finden Sie die verfügbaren Windows-Downloads und den ORDA-Download. Testumfang und spätere Datenübernahme klären wir passend zur Version.
Wie gehe ich mit Demodaten um?
Trennen Sie Testinstallation und Produktivbetrieb. Setzen Sie keine Datenbank mit echten Geschäftsvorfällen zurück. Vor einer Bereinigung klären wir Softwarestand, Sicherung und den betroffenen Datenbestand mit Ihnen.
Wie storniere ich eine Buchung?
Nutzen Sie die vorgesehene Stornofunktion mit einem berechtigten Benutzer. Bereits abgeschlossene Belege und noch offene Positionen werden unterschiedlich behandelt. Ein Storno muss nachvollziehbar bleiben.
Wie lege ich Mitarbeiter an?
Benutzer werden in der Mitarbeiterverwaltung angelegt und mit den benötigten Rechten versehen. Stimmen Sie Rollen und persönliche Zugänge vor dem Start im Team ab.
Ist eine Offlineaktivierung möglich?
Das hängt von Produkt, Lizenzmodell und Version ab. Fragen Sie eine benötigte Offlineaktivierung vor dem Kauf an. Onlinefunktionen und externe Zahlungsdienste benötigen gegebenenfalls weiterhin eine Verbindung.
Wie aktiviere ich meine Softwarelizenz?
Nutzen Sie die für Ihre Lizenz vorgesehene Aktivierungsfunktion. Halten Sie Lizenzangaben bereit und prüfen Sie, ob das gewählte Gerät unterstützt wird. Teilen Sie Lizenzschlüssel nur über einen abgestimmten sicheren Weg mit unserem Team.
Wo finde ich das Handbuch?
Prüfen Sie den Hilfe-Bereich Ihrer installierten Version oder die Dokumentation des Herstellers. Wenn Sie uns die genaue Softwareversion nennen, helfen wir bei der Zuordnung.
Wie richte ich Rabatt oder Pfand ein?
Pfand und Rabatte werden je nach Version an Artikeln oder über dafür vorgesehene Funktionen eingerichtet. Abrechnung, Belegdarstellung und Steuersätze sollten vorab geklärt werden.
Wie verwende ich variable Artikeltexte oder Preise?
Sofern Ihre Version dies unterstützt, aktivieren Sie die entsprechende Artikeloption. Legen Sie fest, wer Preise oder Texte ändern darf, und testen Sie die Belegausgabe.
Was bringt die Vorprogrammierung durch MagicPOS?
Wir können nach Vereinbarung Stammdaten, Artikel und grundlegende Einstellungen vorbereiten. Umfang, Datenformat und Einweisung legen wir vorab mit Ihnen fest.
Kann ich vorhandene Android-Handys für GastroDroid nutzen?
Vorhandene Android-Geräte können je nach Modell und Softwarestand geeignet sein. Für GastroDroid prüfen wir zusätzlich die GastroSoft-Version, Lizenzen und Ihr Netzwerk.
Welche Lizenzen benötige ich für mehrere Kassen?
Die Lizenzierung richtet sich nach Produkt und Einsatz. Nennen Sie uns alle Kassen, mobilen Geräte und Filialen; wir stellen den benötigten Umfang zusammen.
Wie teile ich eine Tischrechnung auf?
Die Aufteilung erfolgt über die unterstützte Split-Funktion. Artikelaufteilung und Teilzahlung sind unterschiedliche Abläufe. Nutzen Sie die passende Anleitung für Ihre Version oder vereinbaren Sie eine Einweisung.
Kann ich meinen vorhandenen Rechner verwenden?
Das ist bei geeigneter Hardware möglich. Entscheidend sind unterstütztes Betriebssystem, Leistung, Anschlüsse und Softwareversion. Wir prüfen Ihre vorhandene Ausstattung vor der Installation.
Wie importiere ich Artikel aus Excel?
Prüfen Sie zuerst Importformat, Pflichtfelder und Zeichencodierung. Sichern Sie die Daten und testen Sie die Zuordnung mit einer kleinen Beispieldatei. Wir unterstützen Sie beim Artikelimport.
Wie bereite ich ein Softwareupdate vor?
Prüfen Sie Lizenz, Systemvoraussetzungen und Versionshinweise. Erstellen Sie vorher eine geeignete Sicherung und planen Sie ein Wartungsfenster. Bei angebundenen Geräten sollten auch Schnittstellen geprüft werden.
Wie öffne ich eine Kassenlade manuell?
Verwenden Sie die für Ihr Modell vorgesehene manuelle Öffnung laut Herstelleranleitung. Bei einer elektrischen Störung prüfen wir Anschluss, auslösendes Gerät und Modell.
Wie verbinde ich die Kasse mit meiner Warenwirtschaft?
Eine Synchronisation setzt eine passende Schnittstelle voraus. Wir benötigen Namen und Version der Warenwirtschaft sowie Angaben dazu, welche Daten in welche Richtung übertragen werden sollen.
Wie kann ich Gutscheine ausgeben und einlösen?
Die Verfügbarkeit und Bedienung richten sich nach Ihrer Softwareversion. Stimmen Sie Gutscheintyp, Nummerierung, Einlösung und steuerliche Behandlung vorab ab.
Wie unterscheiden sich Light, Standard und Professional?
Die Editionen unterscheiden sich im freigeschalteten Umfang. Da Funktionen und Angebote versionsabhängig sind, vergleichen wir Ihre Anforderungen mit der aktuellen Produktbeschreibung im Shop.
Wie werte ich verkaufte Artikel aus?
Wenn die entsprechende Berichtsfunktion vorhanden ist, können Sie Verkäufe nach Zeitraum oder Artikel auswerten. Datenqualität, Benutzerrechte und gewählte Filter beeinflussen die Ansicht.
Wie richte ich Arbeitsbons für Küche oder Theke ein?
Legen Sie den Arbeitsdrucker und die gewünschte Zuordnung in der Software fest. Bei GastroSoft können Vorlagen den Ausgabebereich bestimmen – etwa Theke, Küche oder Pizzastation.
Wie führe ich einen Z-Bericht durch?
Ein Z-Bericht schließt den vorgesehenen Abrechnungszeitraum ab. Prüfen Sie vor dem Abschluss offene Vorgänge und verwenden Sie die dokumentierte Funktion Ihrer Version. Für eine bloße Zwischenübersicht ist der X-Bericht vorgesehen.
Einrichtung & Datenübernahme
Kann ich Artikel und Kunden aus meiner bisherigen Kasse übernehmen?
Eine Übernahme hängt von Exportmöglichkeiten und Zielformat ab. Prüfen Sie zunächst, welche Daten verfügbar sind und welche Felder benötigt werden. Ein Testimport mit wenigen Datensätzen zeigt, ob Barcodes, Preise, Steuersätze und Varianten richtig zugeordnet werden. Historische Buchungen lassen sich nicht automatisch wie Stammdaten übernehmen.
Wie lange dauert die Einrichtung einer neuen Kasse?
Das richtet sich nach Geräten, Artikelumfang und Anbindungen. Eine vorbereitete Einzelkasse benötigt einen anderen Ablauf als mehrere Standorte mit Datenübernahme. Vereinbaren Sie zuerst den Leistungsumfang und einen realistischen Termin; planen Sie anschließend einen Funktionstest und die Einweisung Ihres Teams vor dem ersten Verkauf.
Was sollte ich vor der Eröffnung mit der Kasse testen?
Prüfen Sie Artikel und Steuersätze, Belegausgabe, Scanner, Drucker und Benutzerrechte. Testen Sie außerdem die vereinbarten Abläufe für Kartenzahlung, Storno, Tagesabschluss, Datensicherung und Export. Verwenden Sie dafür den vorgesehenen Testbetrieb und klären Sie, wie Sie anschließend sauber in den Produktivbetrieb wechseln.
Wie bereite ich mehrere Kassen oder Filialen vor?
Erfassen Sie je Standort die Arbeitsplätze, Geräte und Netzwerkverbindungen. Legen Sie fest, welche Artikel, Preise und Benutzer zentral verwaltet werden sollen. Ob Bestände und Auswertungen standortübergreifend verfügbar sind, hängt von Software, Lizenzen und Schnittstellen ab. Eine zweite Kasse bedeutet nicht automatisch eine vollständige Filialverwaltung.
Bondrucker & Küchendruck
Warum druckt mein Bondrucker falsche Zeichen?
Häufig passen Treiber, Zeichensatz oder Schnittstelleneinstellungen nicht zusammen. Notieren Sie Modell, Anschluss und Software. Ändern Sie Konfigurationen gezielt anhand der Herstelleranleitung.
Welche Bonbreite brauche ich?
Papierbreite, Rollendurchmesser und Kern müssen zu Ihrem Modell passen. Angaben aus der Herstelleranleitung oder die exakte Modellbezeichnung helfen bei der Auswahl.
Was ist ein serieller Druckeranschluss?
Eine serielle Verbindung überträgt Daten über eine entsprechende Schnittstelle. Stecker, Kabelbelegung und Kommunikationsparameter müssen zwischen Drucker und Rechner zusammenpassen.
Warum druckt mein Bondrucker keinen Bon?
Prüfen Sie zuerst Stromversorgung, Papier, geschlossenen Deckel und angezeigte Fehler. Kontrollieren Sie anschließend Verbindung und gewählten Drucker in der Software. Ein Selbsttest nach Herstelleranleitung hilft, Gerät und Software als Fehlerquelle zu unterscheiden. Notieren Sie Modell und Fehlermeldung, bevor Sie Treiber oder Einstellungen ändern.
Kann ich Bons auf verschiedene Drucker verteilen?
Bei passender Software können Artikel oder Vorlagen bestimmten Druckern und Arbeitsplätzen zugeordnet werden, zum Beispiel Getränken an der Theke und Speisen in der Küche. Wir stimmen Geräte, Netzwerk und gewünschte Zuordnung mit Ihnen ab. Prüfen Sie dabei auch, was bei Ausfall eines Druckers geschehen soll.
Barcodescanner & Artikelerfassung
Was unterscheidet 1D- und 2D-Scanner?
1D-Scanner lesen unterstützte Strichcodes. Ein geeigneter 2D-Scanner kann zusätzlich zweidimensionale Codes wie QR-Codes erfassen. Die unterstützten Codearten sind modellabhängig.
Wie schließe ich einen Scanner an?
Prüfen Sie Anschluss, Stromversorgung und den gewünschten Datenmodus. Bei USB-Geräten kann etwa eine Tastaturemulation vorgesehen sein; andere Betriebsarten benötigen passende Treiber oder Softwareeinstellungen.
Warum wird ein Barcode gelesen, aber kein Artikel gefunden?
Ein erfolgreicher Scan bedeutet zunächst nur, dass der Code gelesen wurde. Prüfen Sie, ob derselbe Code in den Artikelstammdaten gespeichert ist, und beachten Sie führende Nullen sowie Varianten. Auch Scannerpräfixe oder ein fehlendes Abschlusszeichen können die Übergabe beeinflussen. Testen Sie die Ausgabe in einem einfachen Textfeld ohne vertrauliche Daten.
Kann ein Barcodescanner Codes vom Smartphone lesen?
Dafür muss das Modell Bildschirmcodes unterstützen. Prüfen Sie die Herstellerangaben und testen Sie den tatsächlich verwendeten Code auf dem Display. Codegröße, Helligkeit und Spiegelungen können das Lesen erschweren. Für QR-Codes benötigen Sie einen Scanner, der den entsprechenden zweidimensionalen Codetyp unterstützt.
TSE, KassenSichV & Kassenmeldung
Wo finde ich Informationen zu TSE und Belegen?
Unser Fachbereich erklärt die wichtigsten Pflichten rund um TSE, Belegausgabe, Meldefristen und Kassen-Nachschau. Dort finden Sie ausführliche Antworten mit Rechtsstand und Links zu amtlichen Quellen. TSE und KassenSichV: ausführliche FAQ
Übernimmt MagicPOS die Kassenmeldung beim Finanzamt?
Ja. MagicPOS übernimmt die beauftragte Kassenmeldung über unser Cloud-Portal. Sie ist im Finanzamt-Sicherheitspaket ohne Aufpreis enthalten und auch als Einzelbuchung möglich. Wir stimmen die erforderlichen Angaben und die Bevollmächtigung mit Ihnen ab. Kassenmeldung durch MagicPOS
Wo finde ich Meldefristen und Hinweise zu einem TSE-Ausfall?
Auf unserer TSE-Seite sind Meldefristen und das Vorgehen bei einer Störung in eigenen Antworten erklärt. Halten Sie für eine technische Anfrage Softwareversion, TSE-Angaben, Fehlermeldung und Zeitpunkt der Störung bereit. Hinweise zu Belegen und TSE-Ausfällen
Kartenzahlung & Schnittstellen
Kann mein Kartenterminal mit der Kasse verbunden werden?
Das hängt von Terminal, Zahlungsdienst, Softwareversion und Schnittstelle ab. Bei einer unterstützten Anbindung kann der Betrag von der Kasse an das Terminal übergeben werden. Wir prüfen Ihre konkrete Kombination und die erforderlichen Freischaltungen. Kartenterminals und Anbindung
Was ist der Unterschied zwischen einem angebundenen und einem separaten Kartenterminal?
Bei einem separaten Terminal wird der Betrag in der Regel manuell eingegeben. Eine unterstützte Kassenanbindung kann Betrag und Ergebnis zwischen den Geräten übertragen. Welche Informationen tatsächlich ausgetauscht werden und wie Erstattungen ablaufen, hängt von der Schnittstelle und den beteiligten Systemen ab.
Was tun, wenn die Kartenzahlung unklar ist oder die Verbindung abbricht?
Prüfen Sie zuerst den Transaktionsstatus am Terminal beziehungsweise beim Zahlungsanbieter und vergleichen Sie ihn mit dem Kassenbeleg. Starten Sie nicht ungeprüft eine zweite Belastung. Dokumentieren Sie die betroffene Transaktion und stimmen Sie die weitere Bearbeitung mit dem zuständigen Support ab; Zahlungsdaten gehören nicht in ein allgemeines Anfrageformular.
Datensicherung & Support
Was sollte ich vor einer Fernwartung vorbereiten?
Halten Sie Modell, Softwareversion und eine genaue Fehlerbeschreibung bereit. Notieren Sie, seit wann die Störung auftritt und welche Änderungen vorausgegangen sind. Starten Sie die Fernwartung erst nach Absprache mit unserem Team und schließen Sie nicht benötigte vertrauliche Unterlagen. MagicPOS-Serviceportal
Was ist der Unterschied zwischen Datensicherung und Archivierung?
Eine Datensicherung hilft, Daten nach einem Fehler oder Ausfall wiederherzustellen. Eine Archivierung muss die langfristige Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit der aufzubewahrenden Daten sicherstellen. Prüfen Sie deshalb getrennt, welche Daten gesichert werden, ob eine Wiederherstellung funktioniert und ob die erforderlichen Exporte und Unterlagen dauerhaft verfügbar bleiben.
Welche Unterstützung bietet MagicPOS nach der Einrichtung?
Je nach vereinbartem Umfang unterstützen wir bei Softwarebedienung, technischen Störungen, Einrichtung und Datensicherung. Für laufende Betreuung und Einweisung finden Sie unsere Serviceangebote auf der ServicePLUS-Seite. Umfang, Termine und Kosten werden passend zu Ihrem Betrieb vereinbart. ServicePLUS, BackupPLUS und Onboarding
Bestellung & Hardware
Wo finde ich Preis und Verfügbarkeit?
Aktuelle Artikelangaben finden Sie im Onlineshop. Für eine abgestimmte Zusammenstellung nutzen Sie unser Anfrageformular. Lieferzeit, enthaltene Lizenzen und Einrichtungsleistungen sollten im konkreten Angebot geprüft werden.
Kann ich Neuware und generalüberholte Geräte vergleichen?
Ja. Nennen Sie uns Anforderungen und Budget. Wir vergleichen geeignete Angebote nach Zustand, Anschlüssen und Lieferumfang. Bei generalüberholten Geräten sind insbesondere die konkrete Zustandsbeschreibung und die für das Angebot geltenden Garantiebedingungen wichtig.
Passen vorhandene Drucker, Scanner und Kassenladen an eine neue Kasse?
Nicht automatisch. Prüfen Sie Modell, Anschluss, Treiber und die Freigabe für das neue System. Ein passender Stecker allein garantiert keine Funktion. Kassenladen werden häufig über einen Bondrucker angesteuert; auch Kabelbelegung und elektrischer Anschluss müssen zum Gerät passen.
Ein Auszug unserer zufriedenen Kunden
Mehr als 20.000 Kunden vertrauen uns.
Was können wir für Sie tun?
Nennen Sie uns Ihr Vorhaben oder das Gerät, zu dem Sie eine Frage haben. Das MagicPOS-Team kümmert sich persönlich um Ihre Anfrage.
