2025 ist das Jahr, in dem du deine Kasse nicht nur „irgendwie“ fiskalkonform betreiben solltest, sondern smart, effizient und perfekt auf deinen Alltag zugeschnitten. Ob Einzelhandel, Gastro, Hotellerie oder medizinische Einrichtung: Die gesetzlichen Vorgaben sind für alle verbindlich – die Workflows sind es nicht. In diesem Leitfaden bekommst du die Basics zu KassenSichV, TSE und DSFinV‑K auf den Punkt und erfährst, welche Funktionen in deiner Branche wirklich zählen. Plus: passende Hardware, Software-Optionen (PosSoft/GastroSoft), Checkliste für die Auswahl – und wie du mit Finanzierung, schnellem Versand und Servicepaketen von Anfang an entspannt startest.
Gesetzliche Basics in 3 Minuten: KassenSichV, TSE, DSFinV‑K, GoBD
Damit bist du 2025 auf der sicheren Seite:
- TSE-Pflicht: Jede elektronische Kasse braucht eine BSI-zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Sie signiert steuerrelevante Vorgänge und verhindert Manipulation. Es gibt Hardware‑TSE (Steckmodul) und Cloud‑TSE. Wichtig: Wartung, Updates und Zertifikatslaufzeiten im Blick behalten.
- KassenSichV-Konformität: Deine Kassenlösung muss alle Vorgaben der Kassensicherungsverordnung erfüllen – inklusive Protokollierung, Unveränderbarkeit und Sicherheitsmechanismen.
- DSFinV‑K-Export: Auf Anforderung musst du die DSFinV‑K‑Daten vollständig exportieren können (Prüferexport). Teste das frühzeitig – ein Probelauf spart Stress bei der Kassennachschau.
- Belegausgabepflicht: Du musst Belege ausgeben (digital oder gedruckt). Der Bon enthält u. a. TSE-Informationen (z. B. Signatur/QR).
- GoBD: Ordnungsgemäße, nachvollziehbare und unveränderbare Aufzeichnungen. Dazu gehören Kassenbuch, tägliche Abschlüsse (Z‑Berichte), Stornoprotokolle, Benutzerrechte und revisionssichere Archivierung.
- Kassennachschau: Sei bereit für unangekündigte Prüfungen. Ein klarer Bedienleitfaden, DSFinV‑K‑Export auf Knopfdruck und sauber dokumentierte Prozesse sind Gold wert.
- Registrierung/Meldepflicht: Für Kassen und TSE sind Meldeprozesse vorgesehen. Prüfe den aktuellen Stand bei deinem Finanzamt bzw. deiner Steuerberatung und halte deine Systemdaten bereit.
Pro‑Tipp: Plane Updates als festen Prozess ein (TSE, Software, Zahlungsanbindungen). Das reduziert Ausfallzeiten und sichert die Compliance langfristig.
Einzelhandel: Tempo an der Kasse, Übersicht im Lager
Im Retail zählt jeder Scan. Deine Kasse sollte Verkaufsprozesse beschleunigen und gleichzeitig Lager, Preise und Aktionen sauber abbilden.
Das brauchst du 2025:
- Artikel- und Variantenverwaltung: Größen, Farben, Sets/Bundles, Staffelpreise, Aktionen. Schneller Zugriff per Touch‑PLU.
- Barcode-Workflows: 1D/2D-Scanner (auch für Gutscheine, Kundenkarten, mobile Coupons). Optional: Waagenintegration für Gewichtsartikel.
- Etikettendruck: Preis- und Regaletiketten direkt aus der Kasse oder dem Backend – inklusive EAN‑Erzeugung.
- Lager & Inventur: Bestände in Echtzeit, Mindestmengen, Wareneingang, Inventur mit MDE/Scanner, Retouren/RMA.
- Mehrsteuersätze & Pfand: Saubere Steuerlogik für gemischte Körbe, Pfandartikel, Pfandrückgabe, Gutschriften.
- Gutscheine & Kundenbindung: Gutscheinverkauf/-einlösung, Rabatte nach Regelwerk, Kundenprofile, Aktionen.
- Schneller Beleg: Bondruck mit TSE‑Infos, E‑Bon per Mail/QR, Storno mit Begründung, Umtauschprozesse sauber protokolliert.
- DSFinV‑K & Reports: Tages-/Monatsabschlüsse, Filialberichte, Kassenbuch, Export für Steuerberatung.
Hardware-Tipp: Stationärer 2D‑Scanner für die Kasse plus mobiler Handscanner für Lager/Inventur. Robuster 80‑mm‑Bondrucker für zügigen Bon ausstoß.
Mit PosSoft bekommst du im Einzelhandel eine stabile, TSE‑fähige Lösung mit klarer Artikelstruktur, Etikettendruck und performanten Scanner-Workflows.
Gastronomie: Tischpläne, Gänge, Split – und alles bleibt konform
In der Gastro geht es um Geschwindigkeit, Übersicht und flexible Zahlungen – vom Café bis zum Full‑Service‑Restaurant.
Darauf solltest du achten:
- Tisch- und Raumpläne: Intuitive Layouts, Tischangebot, Tischwechsel, Zusammenlegen/Teilen, Statusfarben.
- Bestelllogik & Gänge: Kurs-/Gangsteuerung, Modifier (z. B. „ohne Zwiebeln“), Allergene/Hinweise auf dem Bon.
- Küchendrucker & Bonrouten: Bonwege pro Station (Küche, Bar, Patisserie), konsistente Tischnummern, Re‑Fire.
- Zahlungen & Split: Teilzahlungen, Split nach Artikel/Person, Trinkgeldverwaltung, nahtlose Kartenzahlung.
- Rollen & Rechte: Kellnerschlösser, PIN/Transponder, Schichtmanagement, Storno- und Nachbuchungsprotokoll.
- Take‑away & Delivery: „To‑Go“-Steuersätze, Abholbons, Kundendaten, zeitgesteuerte Angebote/Happy Hour.
- DSFinV‑K & Kassenbuch: Fiskalkonform und prüferfreundlich – inkl. sauberer Z‑Abschlüsse.
Mit GastroSoft arbeitest du genau so: visuelle Tischpläne, schnelle Erfassung, Küchendrucker im Takt – natürlich mit TSE‑Signatur und DSFinV‑K‑Export. Für Küchenumgebungen empfehlen wir hitze- und feuchtigkeitsresistente Drucker sowie stabile Netzwerkverbindungen (LAN/WLAN mit VLAN).
Hotellerie: PMS‑Workflows an Rezeption und Bar
Hotel‑POS muss mit dem PMS zusammenspielen, damit der Gastfluss stimmt – vom Frühstück bis zur Barrechnung am Abend.
Wichtige Punkte:
- PMS‑Integration: Buchungen/House Charge auf Zimmer, Folio‑Transfer, City‑Tax, Debitoren. Klare Kostenstellen (Frühstück/Bar/Minibar).
- Rezeption & Bar: Ein System oder nahtlose Schnittstelle zwischen Front Desk und F&B‑Kassen.
- 24/7‑Betrieb & Night Audit: Schichtwechsel, Tagesabschlüsse, Journale, Export an Buchhaltung.
- Preislogiken & Bundles: Arrangements, Rabatte, Mitarbeiterverpflegung, Gastgruppen/Events.
- Belege & DSFinV‑K: TSE‑konforme Bons, Rechnungsaufteilung nach Firmen-/Privatanteil, digitale Belege für Businessgäste.
- Payment: Multizahlungsarten, Währungshinweise, sichere Kartenzahlung am Front Desk.
Ein POS mit TSE‑Schnittstelle, der sich an dein PMS andockt, reduziert Doppelpflege und Fehler. GastroSoft punktet im F&B‑Bereich; für Shop‑/Lobby‑Verkauf und Bar harmoniert die Kombination mit passender POS‑Hardware besonders gut.
Medizinische Einrichtungen: Apotheke und Klinikverkauf sicher und zügig abwickeln
In Apotheken und Klinikshops ist neben der Geschwindigkeit vor allem die rechtssichere Abbildung von Artikeln und Steuern entscheidend.
Das brauchst du:
- Sichere Bonerstellung: TSE‑Signatur, Belegausgabepflicht, eindeutige Artikel-/Rezeptzuordnung, klarer Storno‑Workflow.
- Mehrsteuersätze: Unterschiedliche Steuersätze pro Kategorie (z. B. OTC, Hilfsmittel, Verpflegung) – sauber hinterlegt und prüfsicher.
- Scanner-Workflows: 2D‑Scanner für PZN, Chargen/Seriennummern und Mindesthaltbarkeitsdaten, schnelle Mehrfachscans.
- Set-/Abgabe-Logik: Artikelsets, Alternativen, Hinweise/Informationspflichten abbilden.
- Backoffice & Nachvollziehbarkeit: Kassenbuch, DSFinV‑K‑Export, Benutzerrechte, Protokolle.
Für den HV‑Tisch empfehlen sich leise, schnelle Bondrucker und leistungsstarke 2D‑Scanner. PosSoft bietet dir dafür eine stabile, TSE‑fähige Basis mit klaren Scannerprozessen und sauberer Steuerlogik.
Hardware, die trägt: Bondrucker, Scanner, Küchendrucker und mehr
Die beste Software wirkt nur mit passender Hardware richtig gut:
- Bondrucker (80 mm): Schnell, zuverlässig, mit gutem Papiertransport für lange Bons inkl. TSE‑Infos/QR. Für die Küche: robuste, spritzwassergeschützte Modelle, gern mit Signalgeber.
- Barcodescanner: Stationär (Freihand) für die Kasse, Handscanner/MDE für Lager/Inventur. 2D‑fähig (QR, Gutscheine, PZN).
- Kassen-Terminals: All‑in‑One‑Touchsysteme oder modulare Setups. Achte auf genug Schnittstellen (LAN, USB, serielle Ports) – besonders für TSE, Drucker, Scanner, Kassenlade.
- Kundendisplay: Transparenz für Preise, Aktionen und digitale Belege.
- Netzwerk: Stabiles LAN/WLAN mit separaten Netzen für Küche/Bar/Backoffice. USV für kritische Stationen.
Bei MagicPOS bekommst du geprüfte Kombinationen, die zusammen funktionieren – plus schnellen Versand, damit du nicht wochenlang auf Komponenten wartest.
Software-Optionen: PosSoft und GastroSoft
Zwei bewährte Wege, je nach Branche:
-
PosSoft (Einzelhandel, medizinische Einrichtungen)
- Artikel- und Variantenverwaltung, Etikettendruck, Lager/Inventur
- Leistungsfähige Scanner-Workflows, Mehrsteuersätze
- TSE‑Schnittstelle, DSFinV‑K‑Export, GoBD‑konforme Berichte
-
GastroSoft (Gastronomie, F&B in Hotels)
- Tisch- und Raumpläne, Gangsteuerung, Küchendrucker
- Split‑Zahlungen, Trinkgeld, Schichten
- TSE‑Signatur, DSFinV‑K‑Export, prüfsichere Journale
Beide lassen sich mit geeigneter TSE (Cloud oder Hardware) betreiben. Wir beraten dich, welche Variante zu deinem Betrieb, deinen Standorten und deinem Budget passt.
Checkliste: So triffst du die richtige Systementscheidung
Arbeite diese Liste durch, bevor du kaufst:
- Compliance
- BSI‑zertifizierte TSE (Cloud/Hardware), DSFinV‑K‑Export, GoBD‑Konformität
- Storno-/Nachbuchungsprotokoll, Benutzerrechte, Belegausgabepflicht abgebildet
- Branchenfunktionen
- Einzelhandel: Varianten, Etikettendruck, Lager/Inventur, Pfand/Gutscheine
- Gastro: Tischpläne, Gänge, Küchendrucker, Split‑Zahlungen
- Hotellerie: PMS‑Anbindung, Night Audit, Kostenstellen
- Medizinisch: Mehrsteuersätze, PZN/Scanner-Workflows, revisionssichere Belege
- Schnittstellen & Erweiterungen
- Zahlungsanbieter, PMS/Warenwirtschaft, E‑Bon, Waagen, Kundendisplay
- Bedienung & Workflow
- Schnelle Oberfläche, Mobilgeräte, Rollen/Rechte, Schulungsaufwand
- Hardware‑Kompatibilität
- Drucker/Scanner/TSE getestet, Netzwerk‑Setup, Ersatzgeräte/Failover
- Reporting & Export
- Z‑Berichte, DATEV/CSV, DSFinV‑K auf Knopfdruck
- Betrieb & Service
- Updates, Fernwartung, Reaktionszeiten, Vor‑Ort/Remote‑Support
- Kosten & Finanzierung
- Lizenzen, TSE‑Laufzeiten, Zubehör, Kauf auf Rechnung/Raten, Gesamtbetriebskosten
Wenn du bei mehreren Punkten unsicher bist: Ein kurzes Beratungsgespräch spart später viel Zeit und Geld.
Finanzierung, Versand, Service: So startest du ohne Bauchweh
Investitionen sollen planbar sein – und dein Betrieb darf nicht stillstehen.
- Finanzierung
- Kauf auf Rechnung: Transparent und schnell.
- Ratenzahlung: Verteilt die Investition, schont die Liquidität.
- Schneller Versand
- Standardkomponenten wie Bondrucker und Scanner schnell lieferbar, damit du zügig live gehst.
- Servicepakete
- Fachberatung: Analyse deiner Branche und Workflows, Auswahl der passenden Kassen‑/TSE‑Kombi.
- Einrichtung & Schulung: Vorkonfiguration, Datenübernahme, Einweisung deines Teams.
- Fernwartung: Schnelle Hilfe per Remote, Updates, proaktive Checks.
- Optional: Vor‑Ort‑Service nach Absprache.
MagicPOS Kassen IT Fachhandel GmbH ist seit 2016 auf fiskalkonforme Kassensysteme spezialisiert – mit Hauptsitz am Bodensee. Wir kombinieren wettbewerbsfähige Preise, schnellen Versand und ehrliche Fachberatung. Ob PosSoft für Retail/Medizin oder GastroSoft für F&B: Wir schnüren dir ein Paket aus Software, TSE und Hardware, das heute passt und morgen mitwächst.
Fazit: Deine Kasse 2025 – konform, schnell, branchensmart
Halte die gesetzlichen Basics ein (TSE, DSFinV‑K, GoBD, Belegausgabe), wähle die Funktionen, die deinen Alltag wirklich schneller machen, und setze auf getestete Hardware plus verlässlichen Service. Mit PosSoft und GastroSoft hast du zwei starke Optionen – und mit den Finanzierungsmöglichkeiten, schnellem Versand und Fernwartungspaketen von MagicPOS startest du ohne Reibungsverluste.
Wenn du willst, gehen wir deine Anforderungen in 15 Minuten gemeinsam durch – dann weißt du genau, welche Kasse 2025 die richtige für dich ist.