2025 fiskalkonform kassieren: KassenSichV, GoBD & TSE im Griff – mit MagicPOS

Du willst rechtssicher kassieren und gleichzeitig deinen Betrieb effizienter machen? 2025 ist das gar nicht so schwer – wenn du die Spielregeln kennst und die richtige Lösung einsetzt. In Deutschland sind KassenSichV, GoBD und TSE die drei Säulen, die bestimmen, wie deine Kasse arbeiten muss. MagicPOS unterstützt dich dabei mit passenden Software- und Hardware-Bausteinen, schneller Lieferung und Services, damit du ohne Stress auf dem aktuellen Stand bist.

KassenSichV, GoBD, TSE – kurz und konkret

• KassenSichV (Kassensicherungsverordnung): Regelt die technischen Anforderungen an elektronische Kassensysteme. Kernelemente:
  • TSE-Pflicht: Jede Buchung muss durch eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE, Hardware oder Cloud) abgesichert werden.
  • Belegausgabepflicht: Du musst für jeden Vorgang einen Beleg ausgeben (Papier oder digital).
  • Einheitliche Schnittstelle: Datenexport im DSFinV-K-Format für Prüfungen.
• GoBD: Organisatorische Regeln für Buchführung und Aufbewahrung.
  • Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit.
  • Verfahrensdokumentation: Beschreibt, wie du kassierst, buchst, änderst, archivierst.
  • Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre digitale Belege/Journale.
• TSE in der Praxis:
  • BSI-zertifiziert (wichtig bei Auswahl).
  • Zeichnet Start/Updates/Abschluss von Vorgängen, Stornos und Trainingsbuchungen auf.
  • Erzeugt Signaturen, die auf dem Beleg sichtbar bzw. im Export enthalten sind.
  • Fällt die TSE aus, darfst du weiterarbeiten – aber Vorfall dokumentieren und umgehend beheben.

Kurz: Deine Kasse muss jeden relevanten Vorgang einzeln erfassen, revisionssicher speichern und im Standardformat exportieren können.

Branchenanforderungen: Was du konkret beachten solltest

Jede Branche tickt ein bisschen anders. Gute Kassensoftware bildet diese Prozesse so ab, dass sie gleichzeitig GoBD- und KassenSichV-konform bleiben.

• Gastronomie (Restaurant, Bar, Café)
  • Tischmanagement: Tische eröffnen/splitten/zusammenführen, Teilrechnungen, Bewirtungsbelege.
  • Bonierprozesse: Gangfolge, Kurssteuerung, Stornos nur mit Grund und Referenz.
  • Mobil bonieren: Orderpads/Smartphones, automatische Zuweisung zu Tischen und Mitarbeitern.
  • Trinkgeld und Bediengeld korrekt getrennt ausweisen.
  • Lieferservice/To-Go: Differentierte Steuersätze, Lieferzonen, Fahrerabrechnungen.
• Hotellerie
  • Zimmerbuchung mit Nebenleistungen: Minibar, Wellness, Parken, City-Tax separat ausweisen.
  • Folgebuchungen: Leistungen auf laufende House-Accounts, spätere Gesamtrechnung.
  • Schnittstellen zu PMS/Front-Office sinnvoll, oder integriertes Zimmer- und Kassenhandling.
  • Rechnungsaufteilung für Geschäfts- vs. Privatanteil, korrekte Steuersätze.
• Gesundheitswesen (Apotheken, Kliniken, MVZ)
  • Rezepturprozesse: Chargen- und Haltbarkeitsangaben, Dokumentationspflichten in der Warenwirtschaft.
  • PZN-Scan, BtM-spezifische Workflows in der Fachsoftware (wo vorgesehen).
  • Eigen- und Fremdrezepte, Zuzahlungen, Privat-/Kassenrezepte differenziert abrechnen.
  • Im Kassenkontext wichtig: eindeutige Artikel-/Chargenbezüge und belegbare Stornos.
• Einzelhandel
  • MHD- und Chargenhandling: Abverkauf nach Charge, Rückverfolgbarkeit.
  • Scanning-Prozesse: EAN/GTIN, Aktionspreise, Staffelpreise, Pfand und Leergut.
  • Retouren und Umtausch: Belegbezug, Grundpflicht, Warenrückführung ins Lager.
  • Inventur- und Abschriftenprozesse revisionssicher dokumentieren.

In allen Branchen gilt: Rollen- und Rechtekonzept, lückenlose Transaktionsjournale, klare Stornoregeln und ein sauberer DSFinV-K-Export sind Pflicht.

Checkliste: So wählst du ein fiskalkonformes System

• Recht & Technik
  • BSI-zertifizierte TSE (Cloud oder Hardware) kompatibel
  • Vollständiger DSFinV-K-Export inkl. TSE-Informationen (TAR-Dateien)
  • Belegausgabepflicht (Papier und digital) unterstützt
  • GoBD-Funktionen: Unveränderbarkeit, Protokolle, Verfahrensdokumentation
• Branchenfunktionen
  • Gastronomie: Tisch-/Gang-/Split-Logik, Mobilbonierung
  • Hotellerie: Zimmer- und Nebenleistungsmanagement
  • Gesundheitswesen: PZN/Chargen/Rezepte-Workflows in Verbindung mit der Fachsoftware
  • Einzelhandel: MHD/Charge, Pfand, Etikettendruck, Inventur
• Hardware & Peripherie
  • Bondrucker (schnell, zuverlässig), Barcodescanner (1D/2D), Kassenlade, Kundendisplay
  • Stabiler Offlinebetrieb, Akku-Optionen für mobile Geräte
• Betrieb & Service
  • Remote-Wartung, Update- und Backup-Konzept
  • Schulung, Onboarding, deutschsprachiger Support
  • SLA/Servicepakete mit klaren Reaktionszeiten
• Wirtschaftlichkeit
  • Klare Preise ohne versteckte Kosten
  • Flexible Finanzierung: Kauf auf Rechnung, Ratenzahlung
  • Zukunftsfähigkeit: Skalierbar, integrationsfähig

Hake mental jedes Feld ab – wenn etwas fehlt, später wird’s teuer.

Integrierte Lösungen: GastroSoft, PosSoft und passende Hardware

MagicPOS setzt auf erprobte Software-Bausteine und abgestimmte Hardware, damit alles wie aus einem Guss läuft:

• GastroSoft (Gastronomie)
  • Intuitives Tisch- und Boniermanagement, Mobilbonierung, Küchenmonitor/Bonsteuerung.
  • TSE-Anbindung, klare Stornoprozesse, Tagesabschluss/Z-Berichte.
  • Digitale Belege, Gutscheinverwaltung, Trinkgeld-Handling.
• PosSoft (Einzelhandel und branchennahe Szenarien)
  • Leistungsfähige Artikelverwaltung mit MHD-/Chargenbezug.
  • Schnelles Scannen, Aktionen, Pfand/Leergut, Retouren mit Belegbezug.
  • Saubere Journale, DSFinV-K-Export, Berichte für Kassenprüfung.
• Hardware, die einfach funktioniert
  • Bondrucker: Thermodrucker mit hoher Druckgeschwindigkeit und stabiler Schnittstelle.
  • Barcodescanner: 1D/2D, kabelgebunden oder kabellos – ideal für Kassenplatz und Lager.
  • Optionale Kundendisplays, Kassenschubladen, Tablets/Orderterminals.
• Zusammenspiel
  • Software und Peripherie sind so abgestimmt, dass Belege korrekt signiert, schnell gedruckt und Daten vollständig gespeichert werden.
  • Durchgängiger Workflow vom Artikel- oder Tischauswahl bis zum signierten Bon, inkl. digitalem Beleg.

Mit MagicPOS bekommst du die Einzelteile nicht nur geliefert, sondern betriebsbereit eingerichtet – inklusive TSE-Registrierung und Funktionscheck.

Umstiegsfehler vermeiden – und DSFinV-K richtig exportieren

Diese Stolpersteine sehen wir beim Wechsel am häufigsten:

• TSE zwar gekauft, aber nicht aktiviert oder nicht jedem Kassenarbeitsplatz korrekt zugewiesen.
• DSFinV-K-Export nie getestet: Erst im Prüfungsfall fällt auf, dass Zeiträume, Filialen oder Kassen nicht sauber exportierbar sind.
• Fehlende Verfahrensdokumentation: Prozesse, Rollen, Stornos, Backups nicht beschrieben.
• Steuersätze und Warengruppen falsch konfiguriert (z. B. Gastronomie: Vor-Ort/Take-away, 19%/ermäßigt), was zu falschen Belegen führt.
• Offene Preisfunktionen ohne Freigaberegeln, keine Stornopflichtgründe, fehlender Belegbezug bei Retouren.
• Keine Backups, kein Notfallplan bei TSE- oder Bondrucker-Ausfall.

So machst du’s richtig:

• DSFinV-K-Export regelmäßig prüfen:
  • Monatliche Test-Exporte fahren, Archiv öffnen, Vollständigkeit checken (Journal, Stammdaten, TSE-TARs).
  • Exporte zeit- und kassenbezogen ziehen können (Z3-Datenbereitstellung).
• Belege sauber halten:
  • Signaturmerkmale, TSE-Seriennummer und Transaktionszähler auf dem Bon sichtbar oder maschinenlesbar.
• Storno- und Trainingsprozesse:
  • Nur mit Begründung, mit Benutzerreferenz, nachvollziehbar im Journal.
• Dokumentation & Schulung:
  • Kurze Verfahrensdoku anlegen, Team in 30–60 Minuten auf die neuen Abläufe briefen.
• Prüfbarkeit sicherstellen:
  • Kassen-Nachschau: Sofortige Vorzeigbarkeit von Journalen und Export-Dateien am Standort.

MagicPOS unterstützt dich beim Erst-Setup, bei der Exportprüfung und mit klaren Rollen-/Stornoregeln, damit deine Daten prüfungssicher sind.

Remote-Wartung in der Praxis: schnell Hilfe bekommen

Fernwartung spart dir Zeit und Nerven. So läuft’s mit den MagicPOS-Paketen typischerweise ab:

• Sicherer Zugriff: Du startest die Freigabe, wir verbinden uns verschlüsselt – ohne dauerhafte Hintergrundverbindungen.
• Sofort-Hilfe: Troubleshooting bei Druckern/Scannern, TSE-Statuscheck, Updates einspielen, Konfigurationen anpassen.
• Proaktive Pflege: Regelmäßige Software-Updates, TSE-Zertifikatslaufzeiten im Blick, Backups testen.
• Transparenz: Jede Änderung wird protokolliert; du siehst, was passiert.

Ergebnis: Kurze Ausfallzeiten, weniger Vor-Ort-Termine und jederzeit ein aktuelles System.

Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung?

Welche Option passt zu deiner Situation?

• Kauf auf Rechnung
  • Gut, wenn Liquidität vorhanden ist oder du Investitionen zügig abschließen willst.
  • Vorteil: Oft günstiger insgesamt, Abschreibung klar planbar.
  • Ideal bei einmaligen Projekten mit überschaubarem Umfang.
• Ratenzahlung
  • Schont Cashflow, Kosten verteilen sich auf planbare Monate.
  • Ideal, wenn du mehrere Kassenplätze oder Zusatzhardware brauchst.
  • Passt, wenn du gleichzeitig in Schulung, Zubehör und Servicepakete investierst.

MagicPOS bietet beides – transparent, ohne komplizierte Hürden. Wir beraten dich, was betriebswirtschaftlich sinnvoll ist.

Praxisbeispiele: So sieht’s im Alltag aus

• Café am See (GastroSoft + mobiler Bondrucker)
  • Bedienung nimmt am Tisch die Bestellung auf, Küche erhält automatisch den Bon, Änderungen werden korrekt als Update verbucht.
  • Teilzahlung? Kein Problem: Ein Gast zahlt bar, der andere per Karte. Beide Belege signiert, Trinkgeld sauber ausgewiesen.
  • Tagesabschluss mit Z-Bericht und DSFinV-K-Export in wenigen Klicks.
• Boutique im Stadtzentrum (PosSoft + Barcodescanner)
  • Rabattaktion mit zeitgesteuerten Preisen, Pfandartikel und Retouren mit Belegbezug.
  • MHD/Chargen für Kosmetikartikel dokumentiert, Inventur mittels Scanner beschleunigt.
  • DSFinV-K-Export monatlich automatisiert ins Archiv.
• Familienhotel (Kasse + Nebenleistungen)
  • Minibar, Spa und Parkplatz werden auf das jeweilige Zimmer gebucht, später gesammelt fakturiert.
  • City-Tax separat, korrekte Steuersätze je Leistung, Rechnungsaufteilung für Firmenkunden.
  • Fernwartung sorgt dafür, dass Updates außerhalb der Check-in-Zeiten laufen.
• Apotheke (PosSoft-Umfeld + Scanner)
  • PZN-Scan, Chargenbezug, Zuzahlungen ordentlich auf dem Beleg.
  • Stornos nur mit Grund und Benutzerfreigabe, lückenlos im Journal.
  • Monatsabschluss: Export für Steuerbüro plus DSFinV-K-Archiv.

Warum MagicPOS: schneller Start, faire Preise, starker Service

• Wettbewerbsfähige Preise: Du zahlst nur, was du wirklich brauchst – Software, TSE, Bondrucker, Scanner und Services frei kombinierbar.
• Schnelle Lieferzeiten: Hardware und TSE kommen fix zu dir, auf Wunsch vorkonfiguriert.
• Fachberatung: Wir hören zu, verstehen deine Prozesse und richten die Lösung passend ein (Einzelhandel, Gastro, Hotel, Gesundheitswesen).
• Servicepakete: Von der Erstinstallation über Schulung bis zur laufenden Fernwartung – klar definierte Leistungen und Reaktionszeiten.
• Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung – so passt die Lösung auch zum Cashflow.
• Standortnähe: Hauptsitz in Mühlingen am Bodensee, gegründet 2016, seit 2021 als GmbH – ein Team, das weiß, wie man Kassensysteme in der Praxis zum Laufen bringt.

Wenn du 2025 fiskalkonform, effizient und zukunftssicher kassieren willst, ist die Kombination aus GastroSoft oder PosSoft, zertifizierter TSE, schnellen Bondruckern und zuverlässigen Scannern der pragmatische Weg. MagicPOS begleitet dich von der Auswahl über die Einrichtung bis zum laufenden Betrieb – damit du dich auf dein Geschäft konzentrieren kannst.