Fiskalkonformität ist längst kein “IT-Projekt am Rande” mehr – sie ist betrieblicher Alltag. 2025 zählt: Deine Kasse muss TSE-gesichert sein, DSFinV‑K-Exporte liefern, Belege ordnungsgemäß ausgeben und einer Kassenprüfung jederzeit standhalten. Klingt nach viel? Mit dem richtigen Setup ist es klar strukturiert – und genau dabei hilft Dir dieser Praxisleitfaden für Handel, Gastro, Hotellerie und Apotheken/Kliniken.
Was jetzt wichtig ist:
- TSE im Einsatz und gültig (Zertifikatslaufzeit im Blick behalten).
- DSFinV‑K-Export jederzeit abrufbar und getestet.
- Belegausgabepflicht erfüllt – gedruckt oder digital, inklusive TSE‑Informationen.
- Prozesse dokumentiert (Verfahrensdoku), Personal geschult.
- Für Kassen-Nachschau gewappnet: Kassenjournal, Z-Bons, DSFinV‑K-Export, Zugriffsrechte.
2. KassenSichV & TSE: Pflichten kompakt
- TSE-Pflicht: Jede relevante Transaktion an der Kasse wird durch eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) protokolliert und signiert. Fällt die TSE aus, darfst Du weiterkassieren, musst die Störung aber dokumentieren und zügig beheben.
- DSFinV‑K-Export: Auf Anforderung der Finanzverwaltung exportierst Du Deine Kassendaten maschinell auswertbar. Tipp: Regelmäßig Testexporte fahren, um Datenkonsistenz und Vollständigkeit zu prüfen.
- Belegausgabepflicht: Du musst jedem Geschäftsvorfall einen Beleg bereitstellen – Papier oder digital (z. B. QR‑Code/eBon). Der Beleg enthält gesetzlich geforderte Angaben inklusive TSE‑Daten.
- Kassenprüfung/Kassen-Nachschau: Unangekündigt möglich. Wichtig sind nachvollziehbare Prozesse, plausibles Kassenbuch, korrekte Stornos/Retouren und ein vollständiger DSFinV‑K‑Export. Halte außerdem Rollen- und Rechtekonzepte bereit (wer darf was?).
Praxis-Hinweis: Lege eine kompakte Verfahrensdokumentation an (Systemlandschaft, Verantwortlichkeiten, Prozesse, Datenablagen, Backup/Restore, Störfallhandling). Das reduziert Rückfragen und beschleunigt Prüfungen.
3. Einzelhandel: Barcode- und Inventurabläufe sicher im Griff
Typische Szenarien und was fiskalisch zählt:
- Barcode-Scanning am POS: Artikel werden via EAN/PZN/individuelle Barcodes erfasst. Achte auf eindeutige Artikelstammdaten (Steuersätze, Preise, Warengruppen). Preisänderungen dokumentieren (ab wann gültig, wer freigibt).
- Retouren und Stornos: Retouren sind eigene Vorgänge (negativer Umsatz), eindeutig als Retoure markieren, mit Bezug zum Originalbon, Grund hinterlegen. Stornos vor Abschluss des Bons ebenfalls protokollieren. Die TSE zeichnet beides revisionssicher auf.
- Rabatte und Aktionen: Rabattarten (Positions-/Belegerabatt) sauber unterscheiden. Aktionen wie “2+1 gratis” müssen mit korrekter Steuerlogik verbucht werden. Dokumentiere Kampagnenzeiträume für die Nachvollziehbarkeit.
- Inventurprozesse: Nutze MDE/Scanner für Stichtags- oder permanente Inventur. Unterschiedsbuchungen (Schwund, Umbuchungen) getrennt erfassen und rollenbasiert freigeben. Protokolle und Zählbelege aufbewahren.
- Tagesabschluss: Z‑Bericht täglich ziehen, Kassendifferenzen begründen (Einlage/Entnahme/Wechselgeld). Regelmäßig DSFinV‑K Testexporte durchführen und archivieren.
Hardware-Tipps:
- 80‑mm‑Bondrucker mit stabiler ESC/POS‑Kompatibilität.
- 2D‑Barcodescanner (lesen EAN, QR, DataMatrix) – wichtig für moderne Couponing‑ und eBon‑Prozesse.
- Robuste Kassenlade mit Rollenprüfung (Schlüsselaufbewahrung, Zählprotokoll).
4. Gastronomie: Tischverwaltung, Courses und Split‑Bill
Was im Service zählt:
- Tischverwaltung: Eröffnen, Umbuchen, Zusammenlegen – jeder Schritt wird als Vorgang protokolliert. Kellnerwechsel/Trinkgeldregelungen rollenbasiert steuern.
- Courses und Küchenbons: Gänge korrekt trennen, Produktionsbons zeitnah ausgeben. Stornierungen (z. B. Fehlbon) mit Grund erfassen, damit die TSE die Abweichung rechtssicher ablegt.
- Split‑Bill: Rechnungen sauber aufteilen (Gast A/B, Tisch splitten). Achte darauf, dass Rabatte und Gutscheine eindeutig dem Teilbon zugeordnet werden.
- Happy Hour/Spezialpreise: Zeitgesteuerte Preislisten im System pflegen. Dadurch sind Steuer- und Rabattlogiken transparent.
- Trinkgeld: Unterscheide freiwillige Trinkgelder der Gäste (ggf. steuerlich begünstigt) und Servicepauschalen. Im System getrennt erfassen und im Tagesabschluss ausweisen.
Praxis-Setup:
- Mobile Bestellterminals beschleunigen Bestell- und Umbuchprozesse.
- Bondrucker in Küche/Bar getrennt ansteuern.
- Digitaler Beleg (QR‑Code) am Tisch spart Laufwege und erfüllt die Belegausgabepflicht.
5. Hotellerie: PMS- und Front‑Office‑Integration
Im Hotel treffen KassenSichV und PMS‑Prozesse aufeinander:
- Posting aufs Zimmer: Bar- oder Restaurantumsätze werden auf Zimmerkonten gebucht. Der POS-Beleg ist TSE‑gesichert; die Übergabe an das PMS erfolgt mit Belegreferenz.
- Rechnungsaufteilung: Firmen-/Privatrechnung, City‑Tax, Frühstück vs. Logis – sauber trennen und mit korrekten Steuersätzen verbuchen. Split‑Rechnungen klar dokumentieren.
- No‑Show/Spätanreise/Minibar: Einheitliche Regelwerke definieren (z. B. No‑Show‑Gebühr, Minibar‑Erfassung), damit TSE‑Vorgänge vollständig sind und DSFinV‑K nachvollziehbar bleibt.
- Schnittstellen: PMS‑Integration (z. B. via standardisierten Protokollen) sorgt dafür, dass Front‑Office, Restaurant und Kasse konsistent arbeiten. Wichtig: Bei Systemwechseln Schnittstellen testen und Verfahrensdoku aktualisieren.
Best Practice:
- Tagesabschlüsse in POS und PMS synchronisieren.
- Rollen und Rechte für Rezeption, Service, Buchhaltung trennen.
- Archivierung: Belege, Journale und DSFinV‑K‑Exporte strukturiert ablegen.
6. Apotheken und Kliniken: Rezept- und Heilmittel‑Workflows
Besondere Anforderungen an Transparenz und Nachvollziehbarkeit:
- Rx vs. OTC: Rezeptpflichtige und freiverkäufliche Artikel mit korrekten Steuersätzen und Kennzeichen führen. PZN‑Scanning sorgt für Eindeutigkeit.
- Rezeptabwicklung: Zuzahlungen, Befreiungen und Eigenanteile regelkonform erfassen. Rücknahmen dokumentieren (z. B. Falschabgabe/Defekt), mit Belegbezug und Grund.
- Heilmittel/Leistungen: In Kliniken oder Praxen Leistungen (z. B. Hilfsmittel, Zuzahlungen) als Leistungspositionen abrechnen, differenziert nach Kostenträger vs. Selbstzahler.
- Schnittstellen zur Branchenlösung: Übergabe an Apotheken-/Kliniksoftware und Warenwirtschaft konsistent halten; Preisänderungen und Rabattverträge nachvollziehbar dokumentieren.
- Datensicherheit: Rollenbasierte Zugriffe, Protokollierung sensibler Vorgänge, revisionssichere Archivierung von Belegen und Journals.
Praxis-Plus:
- 2D‑Scanner sind Pflicht für PZN/Datamatrix.
- Klare Rückgabe- und Stornoprozesse inkl. Dokumentationspflichten verringern Prüfungsrisiken.
7. Cloud‑TSE oder Hardware‑TSE? Entscheidungshilfe
Beide Varianten sind zulässig, solange sie zertifiziert sind. Wähle nach Einsatzszenario:
Cloud‑TSE – Stärken:
- Zentrale Verwaltung für mehrere Standorte/Terminals.
- Automatische Updates und Zertifikatswechsel.
- Schneller Roll‑out, besonders bei Filialisierung.
- Skalierbar bei saisonalen Peaks.
Cloud‑TSE – Beachte:
- Stabile Internetverbindung erforderlich (Offline‑Fälle klären: Pufferung, Fallback).
- Klare SLAs/Verfügbarkeit und Datenspeicherort vertraglich regeln.
Hardware‑TSE (z. B. USB/Netzwerk/SAM) – Stärken:
- Lokal im Haus, unabhängig von der Cloud.
- Einfaches, überschaubares Setup pro Kasse/Standort.
- Funktioniert auch bei Internetstörungen (sofern lokal erreichbar).
Hardware‑TSE – Beachte:
- Zertifikatslaufzeit im Blick, rechtzeitig erneuern/tauschen.
- Planung von Austausch/Roll‑over und Backup‑Geräten.
Entscheidungskriterien:
- Anzahl Standorte/Kassen, Internetqualität, IT‑Ressourcen, gewünschte Roll‑out‑Geschwindigkeit, Budgetmodell (OPEX vs. CAPEX).
8. Software‑Kompatibilität und passende Hardware
Kompatibilität:
- GastroSoft/PosSoft: Beide Lösungen sind in der Praxis bewährt und unterstützen die TSE‑Anbindung sowie DSFinV‑K‑Exporte. Prüfe Versionsstände und aktivierte Module (Tischverwaltung, Inventur, Gutschein, PMS‑Connector, Branchenmodule).
- TSE‑Connector: Stelle sicher, dass die Kasse korrekt mit der TSE “spricht” (Signaturen, Transaktionszähler, Störfallhandling). Testbons und Protokolle regelmäßig prüfen.
Hardware-Bausteine:
- Bondrucker: 80‑mm‑Thermodrucker, zuverlässig, mit Cutter. Netzwerkanbindung vereinfacht den Mehrstationsbetrieb (Küche/Bar/Front).
- Scanner: 2D‑Imager für EAN/QR/Datamatrix; Stand- vs. Handscanner je nach Platz/Ergonomie.
- Kundendisplay: Transparente Anzeige des Vorgangs unterstützt Vertrauen und Belegannahme (auch digitaler Beleg via QR).
- Kassenlade und Peripherie: Robuste Mechanik, klare Zugriffsregeln, Zählprotokolle.
- Netzwerke/USV: Saubere Verkabelung, VLANs bei Bedarf, kleine USV für Schutz vor Stromausfällen (verhindert Datenverlust im Kassenabschluss).
9. Deine Migrations‑Checkliste für 2025
- Bestandsaufnahme:
- Welche Kassen/Terminals/Standorte? Welche Softwarestände (GastroSoft/PosSoft Versionen)?
- Welche TSE‑Variante im Einsatz? Zertifikatsablauf prüfen.
- Rechtskonformität:
- Beleglayout checken (alle Pflichtangaben incl. TSE‑Infos).
- DSFinV‑K‑Export testen (Zeitraum, Vollständigkeit, Lesbarkeit).
- Rollen‑/Rechtekonzept und Verfahrensdokumentation aktualisieren.
- Prozesse:
- Storno/Retoure/Rabattprozesse standardisieren (mit Belegbezug und Grund).
- Tagesabschluss inkl. Kassenkontrolle und Kassenbuch festlegen.
- Störfallprozesse (TSE‑Ausfall, Druckerdefekt, Netzwerkausfall) definieren.
- Schnittstellen:
- PMS/Branchenlösung/Warenwirtschaft/FiBu‑Export testen (z. B. DATEV‑Formate).
- E‑Bon/QR‑Belegprozess erproben.
- Hardware:
- Drucker/Scanner/Kundendisplay prüfen; Ersatzgeräte/Verbrauchsmaterial (Bonrollen) bevorraten.
- Netzwerkkonfiguration dokumentieren; USV einplanen.
- Schulung:
- Kassenkräfte auf TSE‑Hinweise, Storno‑Gründe, Split‑Bill, Retouren schulen.
- Admins auf DSFinV‑K‑Exporte, Backup/Restore, Updateprozesse schulen.
- Go‑Live:
- Testumgebung/Abendtestlauf, Parallelbetrieb, Roll‑back‑Plan.
- Abnahmeprotokoll und Start der produktiven Archivierung.
10. Schnell, sicher, begleitet: So reduziert MagicPOS Dein Risiko
Wenn Du zügig rechtskonform live gehen willst, hilft Dir ein Partner, der beides beherrscht: Fiskalregeln und Praxisabläufe.
Was Du von MagicPOS erwarten kannst:
- Fachberatung mit Branchenfokus: Seit 2016 im Markt, heute als MagicPOS Kassen IT Fachhandel GmbH mit Sitz am Bodensee. Wir kennen die Abläufe im Einzelhandel, in der Gastro, Hotellerie und im Gesundheitsbereich – inklusive Tischverwaltung, Split‑Bill, PMS‑Anbindung und Rezept‑/Heilmittel‑Workflows.
- Fiskalkonforme Komplettsysteme: Voll integrierte Kassen mit TSE (Cloud oder Hardware), DSFinV‑K‑Export, Belegausgabe (Papier/eBon) und passender Branchen‑Software – u. a. auf Basis von GastroSoft und PosSoft.
- Passende Hardware ohne Rätselraten: Bondrucker, 2D‑Scanner, Kundendisplays und Zubehör, abgestimmt auf Deinen Use‑Case (Küche/Bar, Front Office, HV‑Tisch, Inventur).
- Schnelle Lieferzeiten: Minimiert Ausfallzeiten, beschleunigt Roll‑outs – wichtig bei Filialen oder Saisonstarts.
- Flexible Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung – so passt das Projekt zu Deinem Cashflow.
- Strukturierter Go‑Live:
- Vorkonfiguration nach Deinen Stammdaten.
- Testbetrieb und Check der DSFinV‑K‑Exporte.
- Schulungen für Team und Admins (Präsenz/Remote).
- Fernwartungspakete für Updates, TSE‑Zertifikatswechsel, Troubleshooting.
- Dauerhafter Support:
- Proaktive Hinweise zu Versionsständen und Zertifikatslaufzeiten.
- Schnelle Hilfe bei Kassen-Nachschau‑Anforderungen (Export, Protokolle, Verfahrensdoku).
Das Ergebnis: weniger Risiko, klarere Prozesse, schnellere Abnahme – und ein Go‑Live, der im Tagesgeschäft funktioniert.
Zum Mitnehmen:
- Prüfe jetzt TSE‑Status, DSFinV‑K und Beleglayout.
- Entscheide Cloud vs. Hardware‑TSE nach Standort- und Netzsituation.
- Standardisiere Storno/Retouren und trainiere Dein Team.
- Plane den Go‑Live mit Tests, Backup und Fernwartung.
Wenn Du die Punkte angehst, bist Du 2025 nicht nur regelkonform, sondern vor allem schneller, transparenter und entspannter unterwegs.