Schnell, rechtssicher und kundennah kassieren – das geht heute einfacher als je zuvor. Moderne, fiskalkonforme Kassensysteme mit PosSoft und TSE nehmen dir Routinen ab, reduzieren Fehler und sorgen dafür, dass du bei einer Kassennachschau entspannt bleibst. Ob im Modegeschäft, im Fachhandel oder in der Apotheke mit PZN-Artikelstamm: Vom ersten Barcode-Scan bis zum Tagesabschluss läuft alles in klaren, schlanken Prozessen. Gleichzeitig bleibst du flexibel für Aktionen, Retouren, Inventur und elektronische Belege.
PosSoft + TSE: Vom Barcode-Scan bis zum Beleg in Sekunden
PosSoft bildet den gesamten Checkout-Prozess durchgängig ab – mit direkter TSE-Anbindung für die rechtssichere Protokollierung jeder Transaktion. Das bedeutet für dich:
- Einfache Bedienung: Barcode scannen, Position prüfen, optional Rabatt wählen, Zahlung entgegennehmen – fertig.
- Fiskalkonformität im Hintergrund: Jede Transaktion wird TSE-signiert, relevante Daten landen strukturiert im System.
- Belegausgabe nach Wahl: Papierbeleg per Bondrucker oder digitaler Beleg – du erfüllst die Belegausgabepflicht in jedem Fall.
- Klarheit für Apotheken: PZN-Scans, differenzierte Artikelkategorien (RX/OTC), Eigenmarken und Nebenleistungen lassen sich sauber trennen und abrechnen.
- Revisionssicherer Abschluss: Der Z-Bericht fasst den Tag zusammen; Exporte (z. B. DSFinV-K) stehen für Steuerbüro und Prüfung bereit.
Kurz: Du kassierst so schnell wie gewohnt – nur sicherer, transparenter und mit weniger manuellem Aufwand.
TSE- und Belegpflicht-Checkliste: Schnell geprüft, sauber dokumentiert
Damit du im Alltag nichts vergisst, hier eine kompakte Checkliste. Sie ist bewusst praxisnah gehalten und orientiert sich an den in Deutschland üblichen Anforderungen.
- TSE aktiv und erreichbar
- TSE-Hardware oder -Cloud ist installiert und mit PosSoft verbunden.
- Kasse zeigt den TSE-Status (bereit/aktiv) an; Störungen werden gemeldet.
- Transaktionen werden signiert
- Jeder Bon/Vorgang erhält die TSE-relevanten Angaben (z. B. Transaktionsnummer, Start/Ende, Signaturhinweis).
- Belegausgabepflicht erfüllt
- Du bietest Kundinnen und Kunden einen Beleg an – gedruckt oder elektronisch.
- Belege enthalten die gesetzlich geforderten Inhalte, inkl. TSE-Informationen.
- Datenbereitstellung
- DSFinV-K-/Prüfexports sind mit wenigen Klicks verfügbar.
- Aufbewahrung und Datensicherung sind geregelt (regelmäßige Backups).
- Prozesse dokumentiert
- Interne Anweisungen für Storno, Retoure, Preisänderungen und Tagesabschluss.
- Rollen und Rechte für Mitarbeiter/-innen (z. B. wer darf stornieren?) sind festgelegt.
- Notfallplan
- Vorgehen bei TSE-Ausfall oder Druckerdefekt (Weiterkassieren, Nachdruck/Belegnachreichung, Störungsprotokoll) ist bekannt.
Tipp: Prüfe die Liste regelmäßig – idealerweise monatlich oder bei Personalwechsel.
Barcode-Scanning: Best Practices für Shop und Offizin
Ein schneller Checkout steht und fällt mit dem Scan. Das klingt banal, spart aber täglich Minuten – und Nerven.
- Der richtige Scanner für deinen Einsatz
- Präsentationsscanner an der Kasse für hohen Durchsatz.
- Handheld-Scanner (kabelgebunden oder kabellos) für sperrige Artikel oder die Sichtwahl in der Apotheke.
- 2D-Imager lesen neben EAN/GTIN auch QR- und Datamatrix-Codes – wichtig für PZN auf kleineren Packungen.
- Etiketten- und Platzierungsqualität
- Klare, kontrastreiche Etiketten; ausreichend „Ruhezone“ um den Code.
- Einheitliche Ablage/Fronten in der Offizin: So triffst du den Code schneller.
- PZN und Sonderfälle in Apotheken
- Prüfe, ob dein Artikelstamm sauber gepflegt ist (PZN, Packungsgrößen, Varianten).
- Eigenetiketten für Rezepturen und Sichtwahl klar unterscheiden.
- Scan-Feedback
- Akustisches und optisches Feedback am Scanner aktivieren.
- In PosSoft eine Farbcodierung für Preis-/Rabatt-Hinweise aktivieren (falls verfügbar), damit du Abweichungen sofort siehst.
- Hygiene und Ergonomie
- In Apotheken: Reinigungsvorgaben beachten, vor allem im HV-Bereich.
- Positioniere Präsentationsscanner so, dass natürliche Bewegungen unterstützt werden – weniger Greifen, mehr Durchlauf.
Preise, Aktionen, Rabatte: sauber gepflegt, schnell kassiert
Preis- und Rabattpflege entscheidet darüber, ob du am POS lange suchen musst – oder einfach scannst und kassierst.
- Zentrale Preislistenpflege
- Preise in PosSoft zentral pflegen und zeitgesteuert aktivieren (z. B. für Wochenaktionen).
- Einheitliche Rundungsregeln definieren, damit der Bon aussieht, wie kommuniziert.
- Rabatte klar regeln
- Pro Artikel, pro Warengruppe oder pro Bon – richte feste Rabattlogiken ein, statt ad hoc zu improvisieren.
- Rollenrechte: Nur autorisierte Nutzer dürfen manuelle Preisänderungen vornehmen.
- Apotheke: Differenzierte Preislogik
- OTC-Promotions vs. preisgebundene Artikel klar trennen.
- Sichtwahl-Aktionen und Eigenmarken transparent auszeichnen und im System abbilden.
- Transparente Kommunikation
- Auf dem Beleg sollten Rabattarten nachvollziehbar benannt sein.
- Aktionen an der Kasse anzeigen lassen (z. B. Hinweise wie „3 für 2“), um Upselling zu ermöglichen.
So bleibt der Checkout flott – ohne böse Überraschungen bei der Abrechnung.
Retouren und rechtssichere Stornos
Hier trennt sich guter Kassenprozess von „wird schon passen“. Mit PosSoft lässt sich beides sauber abbilden – wichtig für Kundenvertrauen und Kassenprüfung.
- Retoure (Warenrücknahme)
- Originalbeleg scannen oder Kundendaten/Belegnummer suchen.
- Artikel als Rücknahme verbuchen; Betrag negativ ausweisen.
- Rückzahlung entsprechend der ursprünglichen Zahlart (oder nach interner Policy) abwickeln.
- Storno (Korrektur eines Vorgangs)
- Offene Bons: Position löschen oder Vorgang abbrechen – die TSE protokolliert.
- Bereits abgeschlossene Bons: Storno als Gegenbuchung anlegen; klaren Storno-Grund hinterlegen.
- Rechte und Gründe
- Definiere Storno-Rechte nur für autorisierte Rollen.
- Gründe als Auswahl pflegen (Falschartikel, Falschpreis, Kundenwunsch, Defekt…), damit Auswertungen später Sinn ergeben.
- Apotheke: Besonderheiten
- Keine Rücknahme bei bestimmten Artikeln nach gesetzlichen Vorgaben und Hygieneanforderungen – Systemseitig sperren/kennzeichnen.
- Rezeptpflichtige Vorgänge getrennt dokumentieren; Rückgaben nur nach interner Compliance.
- Dokumentation
- Jeder Vorgang TSE-konform mit Zeitstempel und Benutzerzuordnung.
- Kassenjournal regelmäßig prüfen, Auffälligkeiten zeitnah klären.
Inventur und Tagesabschluss (Z-Bericht) ohne Stress
Mit der richtigen Vorbereitung wird Inventur nicht zum Showstopper – und der Tagesabschluss dauert wenige Minuten.
- Laufende Bestandsführung
- Wareneingänge sauber buchen, Retouren/Abschriften korrekt erfassen.
- Regelmäßige Stichproben (Cycle Counts) vermeiden große Überraschungen am Inventurtag.
- Mobile Erfassung
- Mit Handscannern oder MDEs Lager- und Sichtwahlregale scannen.
- Differenzenliste prüfen, dann Bestand fortschreiben.
- Inventurprotokoll
- Export für Steuerbüro/Prüfung vorhalten; Änderungen sind nachvollziehbar.
- Tagesabschluss (Z-Bericht)
- Kassensturz inkl. Bargeld-Soll/Ist-Abgleich.
- Z-Bericht erzeugen; TSE-Status prüfen; Daten sichern (Backup).
- Optional: Automatisierte Reports per E-Mail ans Management/Steuerbüro.
- Apotheke: Nachtkasse/Notdienst
- Eigene Zyklen oder definierte Teilabschlüsse nutzen, damit Tag/Nacht sauber getrennt sind.
Passende Hardware: Barcodescanner & Bondrucker, die einfach funktionieren
Die beste Software braucht zuverlässige Hardware. Für einen reibungslosen Alltag empfehlen sich:
- Barcodescanner
- 2D-Imager für EAN/GTIN, PZN und QR-Codes – zukunftssicher und robust.
- Präsentationsscanner an der Kasse für Geschwindigkeit; Handscanner für Lager/Inventur.
- Anschluss je nach Umgebung: USB (einfach), Bluetooth (mobil), Ethernet/PoE (fix und stabil).
- Bondrucker
- Thermodrucker 80 mm für schnelle, gut lesbare Belege.
- Zuverlässige Cutter und hohe Druckgeschwindigkeit sparen Sekunden pro Kunde.
- Anschluss flexibel (USB, LAN, WLAN). Für E-Belege QR-Code-Unterstützung.
- Kassenperipherie
- Kassenlade mit robuster Mechanik.
- Kundendisplay für Preis-/Rabatttransparenz und E-Beleg-Hinweis.
- Optional: Etikettendrucker für Eigenmarken/Rezepturen in der Apotheke.
Alle Komponenten lassen sich nahtlos mit PosSoft und der TSE-Anbindung betreiben – wichtig ist die saubere Einrichtung und ein kurzer Funktionstest nach jeder Änderung.
So begleitet dich MagicPOS beim Umstieg – planbar, schnell, entspannt
MagicPOS Kassen IT Fachhandel GmbH wurde 2016 von Tobias Oswald gegründet, firmiert seit 2021 als GmbH und hat seinen Hauptsitz in Mühlingen am Bodensee. Unser Fokus: fiskalkonforme Kassensysteme für Einzelhandel und Apotheken – mit PosSoft, TSE-Schnittstelle und passender Hardware. Was du davon hast:
- Fachberatung, die zu deinem Betrieb passt
- Bedarfsklärung nach Branche: Sortiment, Frequenz, Apotheken-spezifische Anforderungen (PZN, Sichtwahl, Notdienst).
- Klare Empfehlung zu Softwaremodulen, TSE-Variante (Hardware/Cloud) und Peripherie.
- Reibungsloser Start
- Schnelle Lieferung der vorkonfigurierten Hardware.
- Ersteinrichtung, Datenübernahme (Artikelstamm, Preislisten), Benutzer-/Rollenanlage.
- Schulung deines Teams – kurz, praxisnah, auf euren Alltag zugeschnitten.
- Fernwartung & laufender Support
- Wartungspakete für schnelle Hilfe ohne Vor-Ort-Termin.
- Proaktive Checks (z. B. TSE-Status, Backups), damit alles stabil läuft.
- Flexible Zahlungsmodelle
- Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung – so passt der Umstieg in dein Budget.
- Wettbewerbsfähige Preise & schneller Versand
- Du bekommst starke Leistung ohne Preisschmerzen – und die Technik ist schnell bei dir.
Der Umstieg folgt einem klaren Plan: Analyse, Konfiguration, Testbetrieb, Go-Live – und wir bleiben dran, bis wirklich alles sitzt. So kassierst du schneller, sicherer und entspannter – vom ersten Barcode-Scan bis zum Z-Bericht.