Wenn du im Einzelhandel, in der Gastro oder in einer Apotheke arbeitest, kommst du am Thema fiskalkonforme Kassenlösungen nicht vorbei. Seit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) müssen elektronische Aufzeichnungssysteme in Deutschland strenge Anforderungen erfüllen. Das Ziel: Manipulationen verhindern, Abläufe transparent machen und Prüfungen der Finanzverwaltung vereinfachen. Klingt trocken, ist aber machbar – vor allem, wenn Hard- und Software sauber zusammenspielen.
Hinweis vorab: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Er gibt dir einen praxisnahen Überblick, worauf es ankommt und wie du mit MagicPOS eine Lösung findest, die genau zu deinem Betrieb passt.
Gesetzliche Grundlagen kompakt – was die Kasse leisten muss
Die wichtigsten Bausteine, die du kennen solltest:
- KassenSichV und § 146a AO: Regelt Anforderungen an elektronische Kassensysteme.
- TSE-Pflicht: Jede Kasse braucht eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung.
- GoBD: Vorgaben zur ordnungsgemäßen Buchführung, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit.
- DSFinV-K: Standardisierte Export-Schnittstelle für Betriebsprüfungen.
- Belegausgabepflicht: Du musst einen Beleg anbieten – gedruckt oder elektronisch (mit Zustimmung).
- Kassen-Nachschau: Unangekündigte Prüfungen sind möglich – auch während des laufenden Betriebs.
- Aufbewahrungspflichten: Aufzeichnungen und Belege bis zu 10 Jahre aufbewahren.
Was heißt das konkret? Jede Transaktion muss einzeln, vollständig, zeitgerecht und unveränderbar erfasst werden. Deine Kasse muss Daten standardisiert exportieren können (DSFinV-K) und jederzeit kassensturzfähig sein – also Bargeldbestand und Aufzeichnungen müssen sofort zueinander passen. Tagesabschlüsse (z. B. Z-Berichte) gehören fest in den Ablauf.
Zur Meldepflicht: Die An- und Abmeldung deiner Kasse beim Finanzamt ist gesetzlich vorgesehen. Das elektronische Meldeverfahren der Finanzverwaltung wird zentral bereitgestellt. Prüfe regelmäßig den Stand beim Steuerberater oder in den offiziellen Informationen – deine Kasse sollte die nötigen Stammdaten dafür parat haben.
TSE verständlich erklärt – Herzstück der Fiskalsicherheit
Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist der manipulationssichere Tresor deiner Kassendaten. Sie besteht aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und der einheitlichen digitalen Schnittstelle und ist vom BSI zertifiziert. Jede relevante Transaktion wird von der TSE mit Start-, Beleg- und Abschlussinformationen protokolliert und signiert.
Was du wissen solltest:
- Varianten: Hardware-TSE (z. B. Steckmodul) oder Cloud-TSE. Beide sind zulässig, wenn BSI-zertifiziert.
- Laufzeit und Zertifikate: Zertifikate haben Gültigkeitszeiträume. Plane rechtzeitig Wechsel/Updates ein.
- Ausfallkonzept: Fällt die TSE aus, darfst du weiter kassieren – aber du musst die Störung dokumentieren, sie schnellstmöglich beheben und sicherstellen, dass alle Vorgänge vollständig nachvollziehbar bleiben.
- Beleginhalte: Bestimmte Felder (z. B. Signaturzähler) sind auf dem Beleg oder im elektronischen Beleg bereitzustellen.
MagicPOS liefert Kassensysteme mit integrierter TSE-Schnittstelle und sorgt dafür, dass die TSE korrekt eingebunden, aktiviert und dokumentiert wird – inklusive Updates und Wartung, damit du im Tagesgeschäft Ruhe hast.
Was deine Kasse praktisch können muss – die Checkliste
Damit du bei einer Prüfung entspannt bleibst, achte auf diese Funktionen und Prozesse:
- TSE-Integration: Aktivierte, BSI-zertifizierte TSE; korrekte Signierung relevanter Vorgänge.
- DSFinV-K-Export: Vollständiger, testbarer Export auf Abruf (Betriebsprüfung, Kassen-Nachschau).
- GoBD-Konformität: Unveränderbarkeit, Protokollierung, zeitnahe Erfassung, Versionierung von Stammdaten.
- Belegausgabe: Papier und optional eBon; Pflichtangaben vollständig.
- Nutzer- und Rechtekonzept: Rollen, PIN/Benutzer, Nachvollziehbarkeit pro Mitarbeitenden.
- Kassenabschluss: Tägliche Z-Abschlüsse, Kassenberichte, Kassensturzfähigkeit.
- Datensicherung: Automatisierte Backups, sichere Aufbewahrung, revisionssichere Archivierung.
- Updates: Regelmäßige Software- und TSE-Updates, dokumentiert.
- Verfahrensdokumentation: Beschreibung deines Systems und deiner Prozesse – gehört in jeden Betrieb.
- Schnittstellen: Optional DATEV-Export, Warenwirtschaft, Zahlungsanbieter, Gutscheinsysteme – spart Zeit in der Buchhaltung.
Mit MagicPOS bekommst du diese Punkte aus einer Hand: Hardware (z. B. Touchkassen, Bondrucker, Barcodescanner), erprobte Kassensoftware von GastroSoft und PosSoft, plus Einrichtung, Schulung und Fernwartungspakete.
Einzelhandel: Schnell, fehlerarm, prüfungssicher
Im Store-Alltag müssen Scans sitzen, Preise stimmen und Retouren sauber laufen – und zwar fiskalsicher.
Deine Vorteile mit einer passenden Lösung:
- Barcode- und Artikelmanagement: Schneller Kassiervorgang, Varianten, Staffelpreise, Aktionen.
- Retouren und Umtausch: Nachvollziehbar, mit Verweis auf den Originalbeleg.
- Gutscheine und Gutscheinkarten: Verkauf, Einlösung und Restwert gesetzeskonform abbilden.
- Inventur und Bestände: Live-Bestandsführung, Inventurlisten, Schwundkontrolle.
- Zahlungen: Kartenzahlung, Mobile Payment, Tax Free optional; Trinkgelder getrennt ausweisbar, wenn relevant.
- DSFinV-K auf Knopfdruck: Zeitersparnis bei Prüfung und Buchhaltung.
MagicPOS setzt im Retail auf PosSoft und abgestimmte Hardware. Ergebnis: Kurze Wartezeiten, weniger Fehler und ein sauberer Datenhaushalt – plus schneller Versand und wettbewerbsfähige Preise, damit du ohne lange Vorlaufzeit starten kannst. Finanzierung? Geht bei uns auch per Rechnung oder in Raten.
Gastronomie: Tischpläne, Bonsplitting und Küche im Flow
In der Gastro entscheidet der Workflow: Tisch besetzen, Bestellungen aufnehmen, an Küche/Bar senden, splitten, zusammenführen – alles muss sitzen.
Worauf es ankommt:
- Tisch- und Raumpläne: Intuitiv, auch für Terrassen- oder Eventflächen.
- Bestelllogik: Gänge, Modifier (z. B. “ohne Zwiebeln”), Allergene-Hinweise.
- Küchen- und Barbons: Gesteuerte Drucker/Displays für schnellere Produktion.
- Rechnungen: Bonsplitting, Zusammenführen, getrennte Zahlungen, Trinkgeldprozesse.
- Liefer- und Abholgeschäft: Optional mit Abholzeiten und Fahrerübersicht.
- Personalrollen: Schichtwechsel, Zugriffsrechte, Storno-Workflows lückenlos dokumentiert.
- Fiskalexport: DSFinV-K, TSE-Status, Tagesabschlüsse.
Mit GastroSoft und MagicPOS bekommst du eine Gastro-Kasse, die genau diese Prozesse sauber abbildet – inklusive Fernwartung und Unterstützung bei Spitzenzeiten, wenn es drauf ankommt. Wir kümmern uns um TSE, Updates und Schulung, damit dein Team sofort loslegen kann.
Apotheken und Krankenhäuser: Nachvollziehbarkeit und Sicherheit an erster Stelle
Medizinische Einrichtungen haben zusätzliche Anforderungen: hohe Belegdichte, sensible Daten und oft komplexe Workflows.
Worauf du achten solltest:
- Klare Trennung von Rollen und Rechten: Wer darf was? Lückenlose Nachvollziehbarkeit.
- Präzise Einzelaufzeichnung: Auch bei Rezeptanteilen, Zuzahlungen oder Mischwarenkörben.
- E-Bons optional: Papier sparen – mit Einwilligung der Kundschaft/Patienten.
- Kassensturzfähigkeit trotz Schichtbetrieb: Reibungslose Übergaben, dokumentierte Kassenführung.
- Schnittstellen: Anbindung an Warenwirtschaft oder Abrechnungssysteme kann Prozesse enorm beschleunigen.
- Datenschutz: Minimalprinzip bei personenbezogenen Daten im Kassiervorgang, sichere Archivierung.
MagicPOS stellt dir geprüfte Kassenhardware, die passende Kassensoftware und die TSE-Integration bereit. Für spezifische Anforderungen unterstützen wir dich mit Fachberatung – von der Auswahl geeigneter Softwaremodule bis zur Anbindung an bestehende Systeme. So bleibt dein Fokus auf Versorgung und Service, nicht auf Technik.
So arbeitet MagicPOS mit dir – von der Analyse bis zur Fernwartung
Damit aus Anforderungen ein funktionierendes System wird, gehen wir strukturiert vor:
1) Bedarf klären
- Branchenprofil, Filialanzahl, Belegvolumen, Zahlungsarten, Schnittstellen.
- Fiskal-Statuscheck: TSE, DSFinV-K, Prozesse, Dokumentation.
2) Lösung vorschlagen
- Hardware-Setup (Kasse, Bondrucker, Scanner, Kassenlade, Kundendisplay).
- Softwareauswahl (GastroSoft, PosSoft) mit passenden Modulen.
- Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung – transparent und planbar.
3) Implementieren
- Installation vor Ort oder per Remote.
- TSE-Einrichtung und -Aktivierung, Beleglayout, Artikel- und Benutzeranlage.
- Schulung für dich und dein Team.
4) Dranbleiben
- Fernwartungspakete, schnelle Hilfe im Supportfall.
- Updates und Wartung, Ersatzteile mit schnellem Versand.
- Erweiterungen bei Wachstum (Filialen, neue Stationen, zusätzliche Drucker/Terminals).
Unsere USPs: wettbewerbsfähige Preise, schneller Versand und exzellenter Service mit echter Fachberatung – genau auf deine Branche zugeschnitten.
Dein kurzfristiger To-do-Plan zur Fiskalkonformität
Wenn du heute starten willst, geh diese Punkte durch:
- Prüfe, ob deine Kasse eine aktive, BSI-zertifizierte TSE nutzt (inkl. Gültigkeit).
- Teste den DSFinV-K-Export – stichprobenartig mit Steuerberatung durchgehen.
- Stelle sicher, dass Belege alle Pflichtangaben enthalten (auch bei eBons).
- Dokumentiere deine Prozesse in einer kurzen Verfahrensdokumentation.
- Sichere tägliche Z-Abschlüsse und die Kassensturzfähigkeit.
- Plane regelmäßige Updates und Backups ein – schriftlich festhalten.
- Kläre den Status der Kassenmeldung beim Finanzamt mit deiner Steuerberatung.
- Vereinbare, wenn nötig, eine Beratung mit MagicPOS und lege einen Umsetzungsfahrplan fest.
Wenn du eine Lösung willst, die dich nicht nur durch die nächste Prüfung bringt, sondern deinen Alltag spürbar beschleunigt: Melde dich bei MagicPOS. Wir kombinieren moderne, fiskalkonforme Kassensysteme mit Hardware, Software und Service aus einer Hand – passgenau für Einzelhandel, Gastronomie und medizinische Einrichtungen.