Fiskalkonform kassieren: Der Praxis-Guide mit Checklisten für Einzelhandel, Gastronomie, Hotellerie sowie Apotheken & Kliniken

Du willst rechtssicher kassieren, stressfrei durch eine Kassen-Nachschau kommen und Deine Prozesse dabei schlank halten? Dann führt kein Weg an fiskalkonformen Kassensystemen vorbei. Seit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) müssen elektronische Aufzeichnungssysteme Transaktionen unveränderbar protokollieren, eine TSE nutzen und Daten strukturiert exportierbar bereitstellen. Klingt nach viel Bürokratie – ist in der Praxis mit der richtigen Lösung aber problemlos machbar.

MagicPOS unterstützt Dich genau dabei: mit integrierten Kassenlösungen inklusive TSE-Schnittstelle, Kassensoftware von GastroSoft bzw. PosSoft sowie passender Hardware wie Bondruckern und Barcodescannern. On top bekommst Du schnelle Inbetriebnahme, Remote‑Wartung, Schulungen und flexible Zahlungsmodelle wie Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung. In diesem Leitfaden findest Du die wichtigsten Regeln kurz erklärt und vier kompakte Checklisten für Deine Branche.

Die Regeln kurz und verständlich: KassenSichV, TSE, DSFinV‑K, Belegausgabe, Kassen‑Nachschau

• KassenSichV

  • Regelt die Sicherung elektronischer Aufzeichnungen (z. B. Kassen).
  • Ziel: Manipulationsschutz, Nachvollziehbarkeit, revisionssichere Daten.
  • Konsequenz: Jede buchungsrelevante Aktion muss vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar dokumentiert sein.

• TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)

  • Hardware- oder Cloud-Modul, das jeden Vorgang kryptografisch signiert.
  • Liefert u. a. Signaturzähler, Seriennummern und Zeitstempel – damit sind nachträgliche Änderungen erkennbar.
  • Muss vom System bei Start, Belegen, Stornos und Tagesabschluss korrekt angesprochen werden.

• DSFinV‑K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme)

  • Standard für strukturierte Exporte von Kassendaten.
  • Beinhaltet Transaktionen, Stammdaten, Tagesabschlüsse und TSE‑Informationen in maschinenlesbarer Form.
  • Wichtig für Betriebsprüfungen und Kassen‑Nachschau: Export auf Knopfdruck bereitstellen.

• Belegausgabepflicht

  • Zu jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg angeboten werden – digital (eBon) oder Papier.
  • Pflicht ist die Ausgabe, nicht die Annahme durch den Kunden.
  • Belege müssen die TSE‑Informationen enthalten (z. B. Signatur, Seriennummer, Zeitraum).

• Kassen‑Nachschau

  • Unangekündigte Kontrolle durch die Finanzverwaltung direkt im Betrieb.
  • Du musst Belege, Tagesabschlüsse, TSE‑Status und DSFinV‑K‑Export unmittelbar bereitstellen können.
  • Tipp: Verfahrensdokumentation, Bedienanleitungen und Ansprechpartner bereithalten. Mit MagicPOS klappt der Export und die Statusanzeige direkt aus dem System; bei Bedarf hilft die Remote‑Wartung.

So setzt Du die Vorgaben mit MagicPOS um

• Integrierte TSE‑Schnittstelle

  • MagicPOS‑Systeme sprechen die TSE zuverlässig an – unabhängig davon, ob Du eine Hardware‑TSE oder eine Cloud‑TSE nutzt.
  • Vorgänge, Stornos, Trainings- und Kassenabschlüsse werden korrekt signiert und protokolliert.

• Kassensoftware: GastroSoft und PosSoft

  • Für Gastronomie/Hotellerie (GastroSoft) und Einzelhandel/Healthcare (PosSoft) stehen branchenspezifische Workflows bereit.
  • DSFinV‑K‑Export per Klick, konforme Belegdrucke, klare Bon‑Layouts mit TSE‑Infos.

• Hardware, die mitdenkt

  • Bondrucker, Barcodescanner und Kassenladen sind nahtlos integriert.
  • Schnelle Belegausgabe, robuste Scanner‑Workflows, zuverlässiger Tagesabschluss.

• Services, die Dich entlasten

  • Fachberatung, schnelle Lieferung und optionale Fernwartungspakete.
  • Schulungen für Team und Admins – online oder vor Ort.
  • Flexible Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung – ideal für planbare Investitionen.

Kurz: Du bekommst ein Paket, das in der Praxis funktioniert – vom ersten Scan bis zum DSFinV‑K‑Export.

Checkliste Einzelhandel: Barcode‑Workflows, Warengruppen, Gutscheine

Stell sicher, dass Dein System Folgendes sauber abdeckt:

• Barcode‑Workflows

  • Artikelstamm mit EANs, variable Gewichts-/Preis‑Barcodes (falls Frischetheke).
  • Schnelles Nachscannen für Mengen, automatische Mengenerkennung.
  • Handling von nicht erfassten Codes inkl. schneller Artikelanlage (mit Berechtigung).

• Warengruppen und Preise

  • Saubere Warengruppenstruktur (für Auswertungen, DSFinV‑K).
  • Staffelpreise, Rabatte, Aktionen mit Gültigkeitszeiträumen.
  • Preisänderungen protokolliert (Historie).

• Gutscheine und Guthabenkarten

  • Verkauf, Einlösung, Restwertverwaltung – transparent und TSE‑konform.
  • Seriennummerntracking und DSFinV‑K‑Abbildung.

• Rückgaben und Stornos

  • Rückgabe mit Referenz zum Originalbon (Barcode auf Beleg).
  • Gutschriftprozesse klar getrennt von Stornos; alles signiert und nachvollziehbar.

• Belege und eBons

  • TSE‑Infos, Fiskaltexte, QR‑Code für schnellen Abruf.
  • Optional digitaler Belegversand (E‑Mail/App), papierlos wenn passend.

• Tagesabschluss und Export

  • Z‑Bericht mit TSE‑Daten, Kassenbuchfunktionen.
  • DSFinV‑K‑Export tages-/zeitraumbezogen, inklusive Stammdatenstand.

• Hardware‑Fit

  • Scanner mit guter Performance für EAN/QR, Bondrucker mit stabilem Cutter.
  • Ersatzrollen und Backup‑Drucker für Stoßzeiten.

Mit MagicPOS + PosSoft bekommst Du diese Punkte out of the box – inklusive schneller Erstkonfiguration und Barcode‑Scanner‑Tuning.

Checkliste Gastronomie: Tischverwaltung, Split‑Payment, Küchenbons

In der Gastro zählen Tempo, Übersicht und fehlerfreie Abrechnung:

• Tisch‑ und Raumverwaltung

  • Flexible Tischpläne, Tischsplit, Tischmerge.
  • Gangfolge, Kursverwaltung, Saal-/Terrassen‑Layouts.

• Bestellaufnahme

  • Mobil am Tisch oder stationär; Modifier (ohne Zwiebeln, extra scharf), Menüs/Combos.
  • Happy‑Hour/Zeitzonenpreise, Aktionslogik mit klarer Ausweisung am Bon.

• Küchen- und Thekenbons

  • Drucker/Routing nach Station (Küche, Bar, Patisserie).
  • Re‑Fire/Re‑Print mit Kennzeichnung, keine Doppelbons ohne Protokoll.

• Zahlungsprozesse

  • Split‑Payment (bar, Karte, gemischt), Rechnungsaufteilung nach Artikel/Gast.
  • Trinkgeld erfasst und korrekt fiskalisch verbucht.

• Stornos und Retouren

  • Berechtigungsbasiert, mit Grund und TSE‑Signatur.
  • No‑Show/Fehlbonierungen sauber dokumentiert.

• Tagesabschluss und Export

  • Schichtberichte, Kellner‑Abrechnungen, Z‑Bericht mit TSE‑Infos.
  • DSFinV‑K‑Export inkl. Tischbewegungen und Zahlarten.

• Hardware‑Fit

  • Bondrucker in der Küche (hitzebeständig, laut), Funkhandgeräte am Service.
  • Ausfallszenarien: Ersatzdrucker, Netzwerk‑Fallback.

GastroSoft in Kombination mit MagicPOS deckt diese Abläufe ab – schnell, stabil, gesetzeskonform.

Checkliste Hotellerie: Front‑Office‑ und Restaurant‑Prozesse

Hotellerie verbindet Front‑Office, Restaurant und oft Tagungsgeschäft:

• Front‑Office

  • Rechnungslegung mit korrekter Steuersatz‑Trennung (Logis, Frühstück, City‑Tax).
  • Firmenraten, Packages, Debitorenabrechnung.
  • Teilrechnungen (z. B. für Geschäfts- vs. Privatanteil).

• Restaurant/Bar

  • Buchung „aufs Zimmer“ mit sicherem Transfer ins Gäste‑Folio.
  • Split‑Payment und Sammelrechnungen für Gruppen.
  • Küchen-/Thekenrouting für Service‑Tempo.

• Kassenseitig wichtig

  • Klare Rollen und Rechte (Rezeption, Service, Nachtportier).
  • Storno/Discount nur mit Berechtigung und Begründung.
  • Z‑Berichte je Kostenstelle, konsolidiert fürs Haus.

• DSFinV‑K & TSE

  • Alle Front‑Office‑Verkäufe, Restauranterlöse und Stornos vollständig im Export.
  • TSE‑Signaturen auf Rechnungen/Belegen klar sichtbar.

• Hardware‑Fit

  • Bondrucker an Rezeption und Bar, eventuell A4‑Rechnungsdruck.
  • Scanner für Minibar‑Artikel oder Shop‑Ecke.

Mit MagicPOS orchestrierst Du diese Bereiche einheitlich – inklusive sauberer Abschlüsse und prüfsicherer Exporte.

Checkliste Apotheken & Kliniken: Benutzerrechte, sichere Transaktionen, revisionssichere Exporte

Im Gesundheitswesen sind Compliance und Nachvollziehbarkeit essenziell:

• Benutzer- und Rollenrechte

  • Feingranulare Rechte (Verkauf, Rezeptur, Storno, Rabatt).
  • Benutzerwechsel am Platz dokumentiert, optional mit PIN/Chip.

• Sichere Transaktionen

  • Storno nur mit Grund, Preisänderungen protokolliert.
  • Abbildung spezieller Artikel (Rx/OTC) mit Warengruppen und Steuersätzen.

• Beleganforderungen

  • Vollständige Positions‑, Serien-/Chargenangaben (falls relevant), TSE‑Infos.
  • Datenschutzkonforme eBon‑Optionen.

• Inventur und Kontrolle

  • Bestandsbuchungen nachvollziehbar (Wareneingang, Umbuchung, Abschreibung).
  • Protokolle revisionssicher, getrennt von Verkaufsvorgängen.

• DSFinV‑K‑Export

  • Lückenlos für Prüfungen, inklusive Stammdaten‑Snapshots.
  • Prüfpfade für hochpreisige/abgabepflichtige Produkte.

• Hardware‑Fit

  • Scanner für kleinste Codes (DataMatrix), zuverlässige Bondrucker.
  • Optional: Etikettendrucker für interne Kennzeichnung.

PosSoft mit MagicPOS sorgt dafür, dass diese Anforderungen schlank und prüfsicher umgesetzt werden.

Praxis: schnelle Inbetriebnahme, Remote‑Wartung, Schulung, Datenexport

So startest Du reibungslos und bleibst revisionssicher:

• Inbetriebnahme in Tagen statt Wochen

  • TSE aktivieren und koppeln.
  • Stammdaten importieren (Artikel, Preise, Warengruppen).
  • Beleglayouts inkl. TSE‑Blöcken einrichten.
  • Testverkauf, Storno‑Test, Z‑Bericht – alles dokumentieren.

• Remote‑Wartung und Support

  • Updates, TSE‑Zertifikatsprüfungen, Backup‑Checks per Fernwartung.
  • Schnelle Hilfe bei Kassen‑Nachschau: Exportbereitstellung live mit Support.

• Schulung

  • Kompakttrainings für Kasse, Admins und Filialleitung.
  • Fokus auf Tagesgeschäft: Verkauf, Storno, Z‑Abschluss, Export.

• Datenexport und Archiv

  • DSFinV‑K‑Exporte nach Tagen/Monaten, sicher archiviert.
  • Wiederherstellbare Backups (lokal/Cloud), Export‑Protokolle ablegen.

• Flexible Finanzierung

  • Kauf auf Rechnung für klare Liquidität.
  • Ratenzahlung für planbare Budgets.
  • Schneller Versand, damit Du ohne Leerlauf startest.

Von der Bedarfserhebung bis zum Go‑Live: Dein Fahrplan

1. Ziele klären
   • Welche Standorte, Kassenplätze, Zahlarten, Schnittstellen? Welche Branchenfunktionen sind Pflicht?
2. Ist‑Bestand aufnehmen
   • Hardware prüfen, Netzwerk, Druckerplätze, TSE‑Option (Hardware/Cloud).
3. Lösung auswählen
   • MagicPOS mit GastroSoft oder PosSoft je Branche, passende Drucker/Scanner.
4. Finanzierung festlegen
   • Kauf auf Rechnung oder Ratenmodell – inkl. Servicepaket/Remote‑Wartung.
5. Stammdaten vorbereiten
   • Artikel, Warengruppen, Preise, Tische, Räume, Benutzerrechte.
6. TSE einrichten
   • Initialisierung, Seriennummern dokumentieren, Testsignaturen prüfen.
7. Layouts & Prozesse
   • Bon‑Layouts, Küchenrouting, Barcode‑Workflows, Gutscheine/Packages.
8. Schulung & Test
   • Teamtraining, Testtag mit echten Buchungen, Storno‑/Split‑Proben, Z‑Abschluss.
9. Go‑Live
   • Produktiv schalten, Supportfenster mit Fernwartung, Monitoring.
10. Nachlauf & Audit‑Bereitschaft
    • Verfahrensdokumentation finalisieren, DSFinV‑K‑Exportplan, Backup‑Routine.

Mit diesem Plan, den passenden Checklisten und einer integrierten MagicPOS‑Lösung setzt Du die KassenSichV, TSE und DSFinV‑K praxistauglich um – rechtssicher, effizient und mit dem guten Gefühl, für jede Kassen‑Nachschau gewappnet zu sein. Wenn Du möchtest, begleiten wir Dich von der ersten Bedarfserhebung bis zum Go‑Live – inklusive Fachberatung, schnellem Versand und flexibler Finanzierung.