Fiskalkonformität heißt: Deine Kasse erfüllt die gesetzlichen Anforderungen der KassenSichV, der GoBD und nutzt eine zertifizierte TSE. Ziel ist, dass Umsätze lückenlos, unveränderbar und nachvollziehbar aufgezeichnet werden. Konkret betrifft dich das bei jedem Kassiervorgang, bei Stornos, beim Tagesabschluss und sobald das Finanzamt Daten sehen will (Kassen-Nachschau/Betriebsprüfung).
Kurz zu den Begriffen:
- KassenSichV: Regelt u. a. die technische Absicherung von Kassen (TSE), die Belegausgabepflicht und die digitale Schnittstelle für Kassendaten.
- GoBD: Legt fest, wie Aufzeichnungen ordnungsgemäß, vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar zu führen und aufzubewahren sind – inkl. Verfahrensdokumentation.
- TSE: Die Technische Sicherheitseinrichtung signiert relevante Vorgänge kryptografisch und macht Manipulationen erkennbar.
- DSFinV-K: Das standardisierte Exportformat, in dem Kassendaten für Prüfungen bereitgestellt werden müssen.
Hinweis: Dieser Leitfaden ist eine praktische Orientierung, ersetzt aber keine Rechts- oder Steuerberatung. Kläre Details im Zweifel mit deinem Steuerbüro.
Die Kernanforderungen auf einen Blick
Das musst du in der Praxis abdecken:
- Zertifizierte TSE: Jede Kasse ist an eine BSI-zertifizierte TSE (Hardware oder Cloud) angebunden. Relevante Vorgänge werden signiert.
- Belegausgabepflicht: Zu jedem Geschäftsvorfall wird ein Beleg ausgegeben – inkl. TSE-relevanter Angaben (z. B. Signatur/Zeitstempel).
- Unveränderbarkeit & Nachvollziehbarkeit: Journalführung, klare Bedienerrechte, lückenlose Protokollierung von Stornos, Rabatten, Trainingsbuchungen etc.
- DSFinV-K-Export: Ad-hoc und periodisch (z. B. monatlich) erstellbar; prüfungssicher abgelegt.
- GoBD-Verfahrensdokumentation: Beschreibt Systeme, Prozesse, Verantwortlichkeiten und wie du Änderungen/Störungen handhabst.
- Tagesabschluss (Z-Bericht) & Kassensturz: Tägliche Abstimmung von Kassenbestand und Umsatz.
- Datenzugriff für die Prüfung: Du kannst Daten zeitnah und vollständig bereitstellen (Kassen-Nachschau/Betriebsprüfung).
- Melde- und Aufbewahrungspflichten: Behalte den Stand behördlicher Meldeverfahren und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen im Blick.
DSFinV-K & GoBD in der Praxis – so bleibst du souverän
- Export-Routine etablieren: Lege dir einen festen Turnus (z. B. monatlich) für DSFinV-K-Exporte an. Sichere Exporte zusätzlich extern (z. B. WORM-Speicher).
- Stichprobe fahren: Prüfe Exporte regelmäßig, öffne sie mit Prüf-Tools und dokumentiere die Checks in deiner Verfahrensdokumentation.
- Rechte & Rollen: Definiere Benutzerrollen (z. B. Bedienung, Schichtleitung, Admin) und vergib Berechtigungen nach dem Need-to-know-Prinzip.
- Storno- und Rabattregeln: Schreibe klare Regeln fest, nutze PIN-/Schlüssel-Freigaben und protokolliere Begründungen.
- Zeit & Systemuhr: Stelle sicher, dass die Kasse (und ggf. die TSE) korrekt synchronisierte Zeitquellen nutzt.
- Verfahrensdokumentation lebendig halten: Dokumentiere Softwareversionen, TSE-Seriennummern, Prozesse bei Ausfällen und das Vorgehen bei Systemwechseln.
TSE ohne Kopfzerbrechen – Hardware oder Cloud?
- Wahl der TSE:
- Hardware-TSE (z. B. USB/SD/Netzwerk) ist lokal, robust und offline-fähig.
- Cloud-TSE bietet zentrale Verwaltung und einfache Skalierung, benötigt aber verlässliche Internetanbindung.
- Inbetriebnahme: TSE anbinden, initialisieren, Betriebsparameter setzen, eine Testsignatur erzeugen und einen Testbeleg prüfen. Seriennummern und Startzeitpunkt dokumentieren.
- Betrieb & Wartung: Firmware-/Zertifikats-Updates rechtzeitig einplanen, TSE-Status überwachen (Füllstand, Fehlermeldungen), Wechsel sauber dokumentieren.
- Export & Aufbewahrung: Bei Wechsel oder Außerbetriebnahme DSFinV-K- und TSE-Exporte sichern. Nichts löschen, was aufbewahrungspflichtig ist.
Best Practices im Einzelhandel – Barcode-Flow, der einfach läuft
- Barcode-first: Artikel mit EAN/PZN sauber pflegen, Barcodescanner ergonomisch platzieren, Waagen und Preisetikettierer integrieren.
- Lückenloser Checkout: Scannen statt Tippen – reduziert Fehler und beschleunigt den Durchsatz. Rabatte regelbasiert und rollenbasiert freigeben.
- Storno-Disziplin: Teilstornos vs. Gesamtstorno unterscheiden, Gründe erfassen, Managerfreigabe für risikoreiche Vorgänge.
- Kassenbuch & Tagesabschluss: Z-Berichte täglich, Kassensturz protokolliert; Differenzen nachverfolgen und begründen.
- DSFinV-K ready: Exportfunktion regelmäßig testen, idealerweise per Monatsroutine mit automatischer Ablage.
- Hardware-Setup: Schneller Bondrucker, langlebige Kassenlade, zuverlässiger Scanner – und Ersatzrollen direkt an der Kasse.
- Offline-Strategie: Fällt das Netz aus, müssen Verkauf und TSE-Signatur weiterlaufen (bei Cloud-TSE Offline-Puffer klären).
Best Practices in der Gastronomie – Tische, Bons, Küche im Griff
- Tisch- und Gangmanagement: Tische, Plätze, Gänge/Kurse und Split-Billing sauber abbilden. Zusammenlegen/Trennen als geführter Workflow.
- Bonrouting: Küche, Bar, Pizzaofen, Theke – Drucker/Displays je Station definieren, mit klaren Bons (Zeit, Tisch, Items, Allergene/Notizen).
- Storno & Mitarbeiterrechte: Void/Löschen nur mit Begründung und Berechtigung. Nachträgliche Änderungen sichtbar protokollieren.
- Trinkgelder & Bewirtungsbelege: Trinkgeld-Workflows transparent und GoBD-konform. Bewirtungsbelege mit Pflichtangaben bereitstellen.
- Happy Hour & Set-Menüs: Zeit- und regelbasierte Preise; Set-Artikel mit Komponenten für Wareneinsatz und Steuerlogik.
- Tagesabschluss: Schichtschluss, Z-Berichte, Kassensturz; Kassenlade-Zugriffe dokumentieren.
- Mobil kassieren: Funkbonieren/Handhelds integrieren, damit TSE-Signatur und Benutzerkontext erhalten bleiben.
Best Practices in der Hotellerie – Front Office trifft Kasse
- PMS-Integration: Restaurant-/Bar-Umsätze auf Zimmer buchen, sauber getrennt nach Kostenstellen/Steuersätzen abrechnen.
- Rechnungs-Splitting: Firmen-, Privatanteile und City-Tax korrekt aufteilen; Storno-/Rechnungsänderungen sauber protokollieren.
- Mehrere Outlets: Spa, Bar, Frühstück – je Outlet klare Kassenprozesse und separate Z-Berichte.
- Debitorik & Langläufer: Offene Posten managen, Anzahlungen und No-Show-Gebühren korrekt behandeln.
- Belege & GoBD: Rechnungsfortlauf, Pflichtangaben, DSFinV-K-Exportfähigkeit für alle Outlets sicherstellen.
Best Practices in Apotheken – sichere Workflows, sensible Daten
- PZN & Seriennummern: Barcodegescannte Abgabeprozesse mit PZN, Chargen-/Seriennummern dort, wo erforderlich. Fehlerquellen minimieren.
- Rollen & Datenschutz: Rolle HV, Backoffice, Filialleitung; datensparsame Prozesse, Zugang nur für Berechtigte.
- Rezept-Workflows: Zuzahlungen, Befreiungen, Retax-sichere Dokumentation; Belege mit klarer Positionierung der Pflichtangaben.
- Kombikäufe: Rx, OTC, Freiwahl – unterschiedliche Steuerlogik sauber abbilden; Kassenjournal nachvollziehbar halten.
- Hardware: Desinfizierbare Scanner, zuverlässige Bondrucker, ggf. Kunden-Displays für transparente Beträge.
Integrierte Lösung mit GastroSoft/PosSoft, TSE und starker Hardware
Mit integrierten Lösungen von GastroSoft und PosSoft deckst du die Anforderungen der KassenSichV, GoBD und DSFinV-K praxisnah ab:
- TSE-Integration: Zertifizierte Hardware- oder Cloud-TSE nahtlos angebunden, Signaturen automatisch je Vorgang.
- DSFinV-K-Export auf Knopfdruck: Prüfungsfertige Exporte, inklusive Journal- und Stammdaten; ideal für Kassen-Nachschau und Betriebsprüfung.
- Branchenfeatures:
- Handel: Barcode-/Etikettier-Workflows, Variantenartikel, Retourenmanagement.
- Gastronomie: Tisch-/Bonmanagement, Küchenrouting, Split-Billing, Trinkgeld.
- Hotellerie: PMS- und Outlet-Workflows, Rechnungs-Splitting.
- Apotheken: PZN-Scanning, sensible Rollen, sichere Beleglogik.
- Hardware, die durchzieht: Bondrucker mit hoher Druckgeschwindigkeit, robuste Barcodescanner, Kassenladen – alles abgestimmt.
- Services, die Zeit sparen: Fachberatung, Remote-Setup, Fernwartungspakete, Schulung – damit dein Team schnell sicher arbeitet.
MagicPOS Kassen IT Fachhandel GmbH bringt das für dich zusammen: wettbewerbsfähige Preise, schneller Versand, exzellenter Kundenservice – und Lösungen, die auf die Bedürfnisse von Handel, Gastronomie, Hotellerie und Apotheken zugeschnitten sind.
Checkliste & risikoarmer Umstieg – so gehst du vor
Checkliste Entscheidung:
- Gesetzliche Basis
- BSI-zertifizierte TSE (Hardware oder Cloud) unterstützt?
- DSFinV-K-Export vollständig, ad-hoc und periodisch?
- GoBD-Funktionen: Rollen, Journal, Unveränderbarkeit, Verfahrensdoku?
- Branchenfit
- Passen Tisch-/Bon-Features (Gastro), Barcode/Retouren (Handel), PMS/Outlets (Hotel), PZN-/Datenschutz-Workflows (Apotheke)?
- Hardware-Kompatibilität
- Bondrucker, Barcodescanner, Kassenschublade, Kundendisplay – geprüft und getestet?
- Betrieb & Sicherheit
- Backup-Strategie, Offline-Fähigkeit (insb. bei Cloud-TSE), Update-Mechanismen?
- Service & Kosten
- Remote-Service/Fernwartung, Schulung, Rollout-Plan?
- Flexible Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder Raten?
- SLA/Supportzeiten passend zum Betrieb?
Risikominimierter Umstieg – empfohlener Fahrplan:
- Analyse: Bestandsaufnahme deiner aktuellen Kasse, Daten und Prozesse; Klärung von Sonderfällen (Filialen, Outlets, Zusatzgeräte).
- Planung: Hardware Stückliste, TSE-Wahl, Zeitplan ohne Betriebsunterbrechung. Testsystem parallel aufsetzen.
- Datenübernahme: Artikel-/Stammdaten, Tische/Layouts, Preise; Rechte/Rollen vorab definieren.
- Remote-Setup: Installation, TSE-Initialisierung, DSFinV-K-Testexport, Drucker-/Scanner-Checks via Fernwartung.
- Pilotbetrieb: Eine Schicht im Parallelbetrieb, Storno-/Rabattfälle testen, Belegprüfung inkl. TSE-Infos.
- Schulung: Kurztrainings für Team und Schichtleitungen mit Cheat-Sheets.
- Go-live: Rollout außerhalb der Stoßzeiten, Support im Stand-by; Tagesabschluss und erster Monats-Export dokumentieren.
- Nachlauf: Feintuning, Verfahrensdokumentation finalisieren, regelmäßige Exporte automatisieren.
Mit MagicPOS profitierst du von schnellem Versand, damit die Hardware rechtzeitig da ist, und von flexibler Finanzierung (Rechnung, Raten), um Budgetspitzen zu vermeiden. Dank Remote-Service und optionalen Fernwartungspaketen bleibt dein Betrieb während der Umstellung handlungsfähig – und du bist fiskalkonform aufgestellt, ohne dein Tagesgeschäft auszubremsen.