Wenn Du im Handel, in der Gastro, Hotellerie oder in der Apotheke arbeitest, kommst Du an KassenSichV, TSE und DSFinV‑K nicht vorbei. Das ist kein Bürokratie-Monster, sondern Dein Sicherheitsnetz: korrekt, prüffest und ausfallsicher kassieren – ohne schlaflose Nächte. In diesem Leitfaden erfährst Du, was die Vorgaben konkret im Alltag bedeuten, welche Workflows in Deiner Branche wichtig sind und wie Du Auswahl, Umstieg oder Nachrüstung schlau angehst. Mit Praxisbeispielen zu GastroSoft und PosSoft, klaren Hardware-Tipps und Empfehlungen für schnelle Inbetriebnahme, Finanzierung und Fernwartung. Ziel: rechtskonforme Prozesse, reibungsloser Betrieb und zufriedene Gäste, Kunden und Patienten.
Hinweis: Dieser Leitfaden ersetzt keine Rechtsberatung. Prüfe im Zweifel mit Deinem Steuerberater/BMF-Updates den aktuellen Stand (z. B. Meldepflichten).
KassenSichV, TSE, DSFinV‑K – was heißt das im Tagesgeschäft?
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KassenSichV (Kassensicherungsverordnung): Regelt, wie elektronische Aufzeichnungssysteme abgesichert sein müssen. Für Dich bedeutet das:
- Jede Transaktion wird manipulationssicher protokolliert.
- Es gilt Belegausgabepflicht (Papier oder elektronisch).
- Kassen-Nachschau kann unangekündigt stattfinden – Du musst Exportdaten bereitstellen.
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TSE (Technische Sicherheitseinrichtung): Das “Siegel” fürs Kassensystem.
- Zeichnet jede Vorgangskette auf (Start, Daten, Signatur, Ende).
- Kann lokal (USB/SD) oder cloudbasiert sein.
- Bei Ausfall weiterkassieren? Ja, aber Vorgang protokollieren und so bald wie möglich wieder TSE-gesichert arbeiten.
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DSFinV‑K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme):
- Standardisiertes Exportformat für Prüfungen (Kassen-Nachschau/Betriebsprüfung).
- Du musst jederzeit einen vollständigen, unveränderten Export liefern können – ohne Theater.
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Praxis-Regeln, die Du umsetzen solltest:
- Einzeldatenaufzeichnung ohne Lücken (auch Stornos, Trainings, Rabattierungen).
- Belege mit TSE-Info (Signatur/Seriennummer) ausgeben.
- Verfahrensdokumentation/Prozessbeschreibung bereithalten (GoBD-Kontext): Wer macht was, womit, wie gesichert, wie exportiert?
- Regelmäßige Updates für Kasse, TSE und Kassensoftware einplanen.
Branchen-Workflows: so bleibt’s rechtssicher und effizient
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Gastronomie
- Tischverwaltung: Tische eröffnen, splitten, zusammenführen – jede Aktion TSE-protokolliert.
- Gangfolge, Umbuchungen, Mitarbeiterwechsel, Stornos mit Grund.
- Bewirtungsbelege und Trinkgeld-Abwicklung korrekt buchen.
- Für Theke und Terrasse: schnelle Artikelwahl, Mobilkasse, Bondrucker in Küche/Bar.
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Hotellerie
- Zimmerverwaltung/Folios: Restaurant-Umsatz aufs Zimmer buchen, später über PMS abrechnen.
- City-Tax, verschiedene Steuersätze, Rechnungsaufteilung (privat/firmenbezogen).
- Late-Check-out/No-Show-Handling nachvollziehbar dokumentieren.
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Einzelhandel
- Barcode-Scanning, Preisaktionen, Set-Artikel/Varianten, Pfandrücknahme.
- Retoure mit Belegbezug, GS-Ausgabe, Inventur-Workflows.
- Schnellkassen für Stoßzeiten, stabile Scanner und Bondrucker, offline-fähige Prozesse.
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Apotheke
- PZN-Scanning, unterschiedliche Steuersätze (Rx/OTC/Apothekenpflichtiges).
- Rezepturverkauf und Dokumentation, ggf. Chargen-/Lot-Info.
- Kassenprozesse müssen dennoch TSE-/DSFinV‑K-konform sein; Warenwirtschaft/Abrechnung sauber getrennt und verzahnt.
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Krankenhäuser/medizinische Einrichtungen
- Kassenstellen (Cafeteria, Shop, Ticketing, Parken) mit TSE-gesicherten Vorgängen.
- Rollen/Rechte und klare Kassenführung wegen rotierendem Personal.
Praxis mit GastroSoft und PosSoft: was gut funktioniert
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GastroSoft (Gastronomie/Hotellerie)
- Tisch-/Raumpläne, Split/Rejoin, Course-Management – alles TSE-relevant und protokolliert.
- Küchenbons, Thekenbons, Mobilkasse; stabile Workflows auch bei hohem Durchsatz.
- DSFinV‑K-Export per Knopfdruck; Storno-/Umbuchungsgründe verpflichtend konfigurierbar.
- Anbindung an Bondrucker/Küchenmonitore für schnelle Abläufe.
- Für Hotels: Übergabe an Zimmerrechnung und nachgelagerte Faktur.
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PosSoft (Einzelhandel/Apotheke)
- Schneller Barcode-Scan, Waagen-/Etikettieranbindung, Aktionspreise.
- Retouren mit Belegreferenz, GS/Umtausch, Inventur-Assistent.
- DSFinV‑K-Export, TSE-Infos auf dem Beleg; Protokollierung von Sonderfällen.
- Optionale Module für Apothekenbedarfe wie PZN-Handling, Rezepturartikel und Dokumentationsnotizen.
Beide Systeme sind in der Praxis bewährt, TSE-fähig und auf prüfsichere Exporte ausgelegt. Wichtig ist die korrekte Einrichtung: Stammdaten, Steuersätze, Beleglayouts und Benutzerrechte – das ist die halbe Miete.
Hardware, die in der Praxis trägt: Bondrucker, Scanner, TSE
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Bondrucker
- Thermodirektdrucker mit robuster Mechanik und gutem Papiertransport (z. B. 80 mm Breite).
- Schnittstellen passend zur Umgebung: USB/Ethernet/WLAN/Bluetooth.
- Für Küche: hitzefest, lautstarkes Signal, saubere Bontrennung.
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Barcodescanner
- 2D-Imager (liest EAN/QR/PZN), schnelle Erfassung auch bei schlechtem Druck.
- Hand-/Standmodus, desinfizierbar in med. Umgebungen.
- In der Gastro für Gutscheine/QR-Bestellungen praktisch.
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TSE-Formfaktor
- Hardware-TSE (USB/SD): lokal, robust, internetunabhängig.
- Cloud-TSE: flexibel skalierbar, ideal für Filialen/Mobilkassen; Internetverbindung nötig.
- Backup-Strategie: Ersatzgerät/Failover definieren, Ausfallzeiten protokollieren.
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Kassenstation/Touch
- All-in-One-POS mit kapazitivem Touch, lüfterlos, geringe Ausfallquote.
- Zweitdisplay für Kundentransparenz, Kassenlade mit solider Mechanik.
- Optional Tablet-Mobilkasse für Terrasse, Messe, Nebenstationen.
Tipp: Wähle Hardware nach Einsatzprofil (Lautstärke, Temperatur, Mobilität, Hygienestandards) – nicht nur nach Datenblatt.
Auswahl, Umstieg oder Nachrüstung – Dein 8‑Schritte‑Plan
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Ist-Analyse
- Welche Kassen, Schnittstellen, TSE, Workflows nutzt Du heute? Wo hakts?
- Prüfungsrelevanz checken: DSFinV‑K-Export testweise ziehen, Belegdaten prüfen.
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Anforderungsprofil
- Pflicht: KassenSichV/TSE/DSFinV‑K, Belegausgabe, Benutzerrechte.
- Branche: Tisch-/Zimmerverwaltung, PZN/Barcode, Inventur, Gutscheine, Trinkgeld, PMS/Wawi-Anbindung.
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TSE-Strategie
- Einzelstandort: Hardware-TSE oder Cloud-TSE.
- Mehrfiliale/mobil: eher Cloud-TSE mit zentralem Management.
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Systemwahl
- Gastronomie/Hotellerie: GastroSoft mit Tisch-/Küchenworkflows.
- Handel/Apotheke: PosSoft für Barcode/PZN/Retouren/Inventur.
- Live-Demo mit Deinen Abläufen – nicht nur Feature-Liste.
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Hardware-Matching
- Bondrucker, Scanner, Touch-Kasse, Kassenlade, ggf. Küchenmonitore.
- Kompatibilitätsliste beachten; Kabel-/WLAN-Planung vorab klären.
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Datenmigration
- Stammdaten bereinigen (Artikel, Steuersätze, Benutzer).
- Historische Daten sichern; Migrationsplan mit Testumgebung.
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Go-Live & Schulung
- TSE-Aktivierung und Signaturtest; Beleglayout final.
- Team schulen: Buchung, Storno, Split, Retoure, Export.
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Nachlauf & Dokumentation
- Verfahrensdoku aktualisieren, Backup/Update-Plan fixieren.
- Probe-Export DSFinV‑K, Notfallhandbuch (TSE-Ausfall, Druckerausfall, Offlinebetrieb).
Schnellstart, Inbetriebnahme und Fernwartung ohne Stolpersteine
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Vorabkonfiguration
- Kasse mit Deinen Stammdaten, Beleglayout, Steuersätzen, TSE-Vorbereitung ausliefern.
- Plug-and-Play: Auspacken, anschließen, TSE aktivieren, Testbon drucken.
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Standardisierte Checkliste am Go-Live
- Netzwerk stabil? Drucker erreichbar? TSE-Zeit synchron?
- Testläufe: Barverkauf, Tischbuchung, Retoure, Beleg mit TSE-Infos.
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Fernwartung und Monitoring
- Remote-Zugriff für schnelle Hilfe, Update-Management, Log-Checks.
- Proaktive Hinweise bei TSE-Warnungen, Bondruckerfehlern, Speicherständen.
- Schulungsvideos/Kurz-Guides für Dein Team in der Einarbeitungsphase.
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Ausfallsicherheit
- Ersatzdrucker/Scanner in kritischen Peaks.
- Offline-Szenarien definiert (Cloud-TSE-Timeouts). Protokoll nicht vergessen.
- Regelmäßige Backups und Wartungsfenster außerhalb der Stoßzeiten.
Finanzierung und Service: so bleibt Dein Cashflow entspannt
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Flexible Finanzierung
- Kauf auf Rechnung für klare CAPEX-Planung.
- Ratenzahlung, wenn Du Kosten über die Nutzungsdauer strecken willst.
- Kombinierbar mit Servicepaketen (Wartung, Updates, Fernsupport).
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Schneller Versand und Setup
- Vorab konfektionierte Bundles verkürzen Liefer- und Inbetriebnahmezeit.
- Mindeststillstand: Altanlage bis zum Abend, neues System am nächsten Morgen startklar.
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Fachberatung, die spart
- Branchenspezifische Beratung zahlt sich aus: Die richtige TSE-Strategie, passende Drucker/Scanner und sauber aufgesetzte Workflows verhindern spätere Nachbesserungen.
- Fernwartungspakete sichern Deinen Betrieb – besonders in Saisonspitzen oder bei Schichtbetrieb.
MagicPOS Kassen IT Fachhandel GmbH begleitet seit 2016 Unternehmen aus Handel, Gastronomie, Hotellerie und Apotheken mit genau diesen Bausteinen: wettbewerbsfähige Preise, schneller Versand, Fachberatung, vorkonfigurierte Systeme, flexible Finanzierung und Fernwartung – damit Du dich auf Dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.
Kompakte Checkliste für 2025
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Pflichten klären
- KassenSichV/Belegausgabe/TSE/DSFinV‑K verstanden und umgesetzt.
- DSFinV‑K-Export testbar; Verfahrensdoku vorhanden.
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Lösung festzurren
- Gastronomie/Hotel: GastroSoft mit Tisch-/Zimmer-Workflows.
- Handel/Apotheke: PosSoft mit Barcode/PZN/Retouren/Inventur.
- TSE: Hardware vs. Cloud – je nach Standort- und Filialkonzept.
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Hardware fit machen
- Bondrucker, Scanner, Touch-POS, Kassenlade, ggf. Küchenmonitor.
- Ersatz und Kabel-/WLAN-Konzepte parat.
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Go-Live sauber planen
- Datenmigration, TSE-Aktivierung, Schulung, Testläufe.
- Notfallprozesse dokumentiert (TSE-/Druckerausfall, Offlinebetrieb).
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Betrieb absichern
- Updates und Backups im Plan.
- Fernwartungspaket und feste Ansprechpartner.
- Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung wählen.
Wenn Du diese Punkte abhakst, arbeitest Du 2025 rechtskonform, effizient und ausfallsicher – ob an der Kasse im Laden, am Tisch im Restaurant, an der Rezeption im Hotel oder am HV-Tisch in der Apotheke.