Du führst ein Restaurant, Café oder eine Bar und willst bei KassenSicherheit, Geschwindigkeit und Service nichts dem Zufall überlassen? 2025 wird es noch wichtiger, gesetzliche Anforderungen sauber zu erfüllen und deinen Betrieb gleichzeitig effizienter zu machen. Gute Nachrichten: Mit einer fiskalkonformen Kasse auf Basis von GastroSoft, einer zertifizierten TSE und passender Hardware aus einer Hand bringst du beides zusammen – Rechtssicherheit und Praxisvorteile am Gast.
In diesem Leitfaden bekommst du einen kompakten Überblick, was KassenSichV, GoBD, TSE und DSFinV-K in der Praxis bedeuten, welche Funktionen in der Gastronomie wirklich zählen und wie du den Umstieg ohne Ausfall planst – inklusive Remote-Setup, Fernwartung und flexibler Finanzierung. Ob kleine Bar oder großer Betrieb mit mehreren Bereichen: Du bekommst einen klaren Fahrplan, ohne Juristendeutsch.
Fiskalkonform in Alltagssprache: KassenSichV, GoBD, TSE, DSFinV-K
Damit du bei Kassennachschau oder Betriebsprüfung entspannt bleibst, brauchst du vier Begriffe auf dem Zettel. Hier die Übersetzung in Alltagssprache:
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KassenSichV (Kassensicherungsverordnung)
Das ist der „Rahmen“, der sicherstellt, dass Kassendaten nicht nachträglich manipuliert werden können. Kernelemente sind:- Pflicht zur Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
- Belegausgabepflicht (du musst Belege anbieten)
- Standardisierte Datenbereitstellung für Prüfungen
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GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in elektronischer Form)
Heißt im Klartext: Deine Kassen- und Buchführungsdaten müssen vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und zeitnah erfasst werden. Dazu gehören:- Jeder Geschäftsvorfall ist lückenlos dokumentiert
- Änderungen werden protokolliert, nicht überschrieben
- Aufbewahrungspflichten beachten (in der Regel 10 Jahre)
- Ein internes „Verfahrensdokument“ beschreibt, wie du buchst und sicherst
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TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)
Das ist die „Versiegelung“ deiner Kasse. Jede Transaktion (Bons, Stornos, Trinkgelder, Splitvorgänge) wird mit einer digitalen Signatur gesichert. Die TSE kann als Hardware (z. B. USB/SD) oder als Cloud-Lösung betrieben werden – wichtig ist die BSI-Zertifizierung. -
DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme)
Der „Export-Koffer“ für Prüfungen. Deine Kassendaten müssen auf Knopfdruck in einem standardisierten Format exportierbar sein. So kann die Finanzverwaltung sie maschinell prüfen.
Was heißt das für dich konkret?
- Du arbeitest immer „aufzeichnen statt überschreiben“.
- Auf jedem Beleg stehen Pflichtangaben, u. a. TSE-Informationen.
- Du kannst jederzeit einen DSFinV-K-Export ziehen.
- Du hältst Prozesse in einer kurzen Verfahrensdokumentation fest.
- Bei Änderungen (z. B. Preise, PLUs) bleibt die Historie nachvollziehbar.
Funktionen, die in der Gastronomie wirklich zählen
Eine gute Gastro-Kasse macht deinen Alltag schneller, fehlerärmer und gastfreundlicher. Folgende Funktionen sind 2025 Must-haves:
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Tisch- und Bereichsverwaltung
Räume, Terrassen, Etagen, Events – alles übersichtlich. Du siehst auf einen Blick, was offen, bestellt und abgerechnet ist. -
Rechnungen splitten
Pro Person, pro Artikel oder frei – ohne Taschenrechnerakrobatik, inklusive korrekter TSE-Signatur. -
Trinkgeld-Workflows
Bar oder elektronisch, mit klarer Zuordnung zu Mitarbeitern und sauberer Dokumentation für die Buchhaltung. -
Bewirtungsbeleg auf Knopfdruck
Pflichtangaben für Geschäftsessen schnell ergänzt und direkt am Tisch oder an der Theke ausgedruckt. -
Mobile Bestellungen
Kellner nehmen am Tisch via Tablet/Smartphone auf – Bestellungen gehen direkt in Küche/Bar, Laufwege schrumpfen, Fehler auch. -
Küchen- und Bondruck
Gänge, Prioritäten, separate Drucker für Küche, Patisserie, Bar. Optional Kitchen Display Systems (KDS) für papierarme Abläufe. -
Artikel- und Rezepturmanagement
Varianten (z. B. Vegan, Extra Shot), Menüs, Happy-Hour-Preise, Warengruppen – alles logisch gepflegt. -
Rollen & Rechte
Manager, Service, Bar, Schichtleiter – jeder sieht und kann, was er soll. Kritische Funktionen (Storno, Nachbuchung) sind geschützt. -
Auswertungen in Echtzeit
Umsätze, Topseller, Deckungsbeiträge (optional), Auslastung nach Tageszeit – damit du Entscheidungen aus Daten triffst.
GastroSoft deckt genau diese Punkte ab und ist seit Jahren in Gastronomie, Hotellerie und Bars etabliert.
GastroSoft + zertifizierte TSE + Hardware aus einer Hand
Das Zusammenspiel ist entscheidend: Software, TSE und Hardware müssen reibungslos miteinander reden. So sieht das in der Praxis aus:
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GastroSoft als Bedienoberfläche
Schnelle, intuitive Touch-Oberfläche, perfekt auf Serviceabläufe getrimmt. Von Tischplan bis Splitten – alles in wenigen Taps. -
TSE-Integration
Jede Transaktion wird automatisch über eine BSI-zertifizierte TSE gesichert. Du siehst den Status, bekommst Hinweise (z. B. bei Zertifikatslaufzeiten) und erstellst DSFinV-K-Exporte auf Knopfdruck. -
Passende Hardware
- Kassen-Terminals mit Touchscreen (robust für Theke/Küche)
- Mobile Geräte für Service
- Bondrucker/Küchendrucker, optional KDS
- Barcodescanner (z. B. für Shop-Artikel, Take-away)
- Kassenlade, Kundendisplay
MagicPOS liefert alles aus einer Hand – vorkonfiguriert, getestet und auf deinen Betrieb abgestimmt. So minimierst du Einrichtungszeit und Inkompatibilitäten.
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Erweiterungen
Schnittstellen zu Zahlungsterminals, Warenwirtschaft und ggf. Buchhaltung sowie Funktionen wie Gutscheinverwaltung, Liefer-/Abholprozesse.
Ergebnis: Du bekommst ein stimmiges Gesamtpaket, das schnell läuft, prüfungssicher ist und mit deinem Betrieb mitwächst.
Praxis-Checkliste: Umstieg ohne Ausfall
Mit guter Planung wechselst du ohne Stress. Diese Checkliste führt dich durch:
1) Vorbereitung
- Ist-Analyse: aktuelle Kasse, Peripherie, Netzwerk, Druckerstandorte
- Menü- und Artikelstamm strukturieren (Warengruppen, Varianten, Preise)
- Rollen/Rechte definieren (wer darf stornieren, rabattieren, Tagesabschluss?)
- Zahlungsarten festlegen (bar, Karte, mobil, Gutscheine, Trinkgeldprozesse)
- Beleg-Layout inklusive Pflichtangaben und Bewirtungsbeleg-Konfiguration
2) Technik & TSE
- Hardware auswählen (Stationär + Mobil, Drucker, Kassenlade, Displays)
- TSE-Typ festlegen (Hardware oder Cloud) – jeweils BSI-zertifiziert
- TSE initialisieren, Zeit synchronisieren, Testtransaktionen auslösen
- DSFinV-K-Testexport erstellen und prüfen
3) Daten und Workflows
- Artikelstamm importieren oder neu anlegen (PLUs, Steuersätze, Rezepte)
- Tischplan und Bereiche anlegen (Innen, Außen, Eventflächen)
- Druckrouten definieren (Küche, Bar, Patisserie, nach Gängen)
- Split- und Trinkgeldprozesse durchspielen
4) Schulung & Go-Live-Plan
- Team schulen (Service, Bar, Schichtleiter) – kurz, praxisnah, auf deinen Betrieb zugeschnitten
- Fallback definieren (z. B. Notfallbelege bei Strom-/Netzausfall)
- Go-Live-Zeitfenster wählen (z. B. nach Dienstschluss, vor ruhigem Tag)
- Live-Checkliste bereithalten (Belegausgabe, TSE-Status, Tagesabschluss)
5) Go-Live & Nachlauf
- Parallelbetrieb kurz zulassen (altes System nur als Backup, wenn nötig)
- Tagesabschlüsse dokumentiert fahren, erste Woche eng begleiten
- Frühfeedback sammeln, kleine Layout-/Workflow-Feinschliffe umsetzen
- Verfahrensdokumentation finalisieren und ablegen
MagicPOS unterstützt dich bei jedem Schritt – von der Planung bis zur Nachbetreuung.
Remote-Setup und Fernwartung: Schnell startklar, sicher im Betrieb
Zeit ist Geld – und Ausfallzeiten sind Gift. Deshalb setzt du idealerweise auf Remote-Services:
- Vorkonfiguration vor Versand: Hardware, GastroSoft, TSE, Beleglayouts
- Remote-Inbetriebnahme: Bildschirmfreigabe, Telefon/Video, Schritt-für-Schritt
- Fernwartungspakete: schnelle Hilfe bei Anpassungen, Updates, Druckerrouten, Benutzerrechten
- Proaktive Checks: TSE-Zertifikatslaufzeiten im Blick, regelmäßige Backups, Updates planen
- Support für DSFinV-K-Export und Prüfungsmodus: damit du bei Kassennachschau vorbereitet bist
So reduzierst du Vor-Ort-Termine auf das Nötigste, bleibst flexibel und sicher.
Finanzierung, die zu deinem Cashflow passt
Investitionen in die Kasse müssen bezahlbar und planbar sein. MagicPOS bietet dir:
- Kauf auf Rechnung – transparent und direkt
- Ratenzahlung – planbare monatliche Belastung
- Paketpreise für Systemlösungen – Kassensoftware, TSE und Hardware aus einer Hand
Dazu kommt: schneller Versand, damit deine Umstellung nicht an Lieferzeiten scheitert. Gerade bei anstehenden Saisons oder Umbauten ein echter Vorteil.
Warum MagicPOS: die USPs auf einen Blick
Es gibt viele Kassenanbieter. Diese Punkte zeichnen MagicPOS aus:
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Wettbewerbsfähige Preise
Du bekommst starke Hardware und GastroSoft-Lizenzen zu fairen Konditionen – ohne versteckte Überraschungen. -
Schneller Versand
Vorkonfiguriert verschickt, damit du zügig live gehst. -
Fachberatung und Servicepakete
Beratung durch Spezialisten, die Gastronomie verstehen. Von der Bedarfserhebung über die Auswahl bis zur Go-Live-Begleitung. Mit Fernwartungspaketen, die dir im Alltag wirklich helfen. -
Branchenfokus
Lösungen, die auf Restaurants, Cafés und Bars zugeschnitten sind – inklusive Bewirtungsbeleg, Trinkgeldlogik, Splitten, Küchen-/Bondruck und mobilen Bestellungen. -
Ein Ansprechpartner
Software, zertifizierte TSE, Drucker, Scanner, Terminals – alles aus einer Hand, sauber integriert.
Das Ergebnis: weniger Abstimmungsaufwand, mehr Betriebssicherheit, schnellerer Start.
Dein nächster Schritt: sauber umstellen, Vorteile nutzen
- Prüfe deinen aktuellen Stand: Welche Funktionen fehlen dir heute? Wo hakt es am meisten (Splitten, Druckrouten, Trinkgeld, Auswertungen)?
- Plane den Umstieg: Wähle ein Go-Live-Fenster, definiere Rollen und Druckrouten, bereite den Artikelstamm vor.
- Entscheide dich für das passende Paket: GastroSoft mit BSI-zertifizierter TSE und abgestimmter Hardware.
- Sichere dir Unterstützung: Remote-Setup, Schulung, Fernwartung – damit der Übergang reibungslos läuft.
- Nutze die Finanzierung, die passt: Rechnung oder Raten – und profitiere vom schnellen Versand.
Mit der richtigen Kombination aus GastroSoft, zertifizierter TSE und Hardware von MagicPOS machst du deine Kasse 2025 nicht nur fiskalkonform, sondern vor allem schnell, stabil und gastfreundlich. Und genau das spürt dein Team im Alltag – und deine Gäste an jedem Tisch.