Wenn Du in Deutschland kassierst, führt am Thema Fiskalisierung kein Weg vorbei. Drei Begriffe sind dabei entscheidend:
- TSE: Die Technische Sicherheitseinrichtung signiert jede Transaktion manipulationssicher.
- KassenSichV: Die Kassensicherungsverordnung legt fest, wie Dein Kassensystem abgesichert sein muss – inkl. Belegausgabepflicht und Exportmöglichkeiten.
- DSFinV‑K: Das ist das standardisierte Datenformat für Betriebsprüfungen und die Kassen-Nachschau. Deine Kasse muss die Daten jederzeit im geforderten Format exportieren können.
Worauf es praktisch ankommt:
- TSE an Bord: Ob als Hardware (z. B. USB/LAN-Modul) oder Cloud-TSE – Hauptsache, die TSE ist zertifiziert und korrekt eingebunden.
- Lückenlose Protokollierung: Jeder Vorgang wird signiert, Stornos, Trinkgelder, Rabatte etc. nachvollziehbar dokumentiert.
- Sauberer Export: DSFinV‑K-Export und TSE-Export müssen auf Knopfdruck verfügbar sein.
- Verfahrensdokumentation: Beschreibe kurz, wie Kassenvorgänge bei Dir ablaufen. Das macht die Kassen-Nachschau stressfrei.
- Belege: Belegausgabepflicht beachten – gedruckt oder digital.
MagicPOS liefert Kassensysteme mit integrierter TSE-Schnittstelle, sorgt für eine KassenSichV-konforme Einrichtung und unterstützt Dich bei Exporten und Dokumentation per Fachberatung und Fernwartung.
Welche Software passt? Klare Entscheidungswege pro Branche
Es gibt zwei starke Optionen: GastroSoft und PosSoft. Beide sind TSE-fähig und lassen sich mit typischer Kassenhardware kombinieren. Die Wahl hängt von Deinem Einsatzszenario ab.
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Gastronomie
- Nimm GastroSoft, wenn Du Tische, Räume, Kellner-Stationen, Gangfolgen, Splitten und Zusammenführen von Rechnungen, Kellner-Abrechnungen oder Kitchen-Order-Printing brauchst.
- Ideal für: Restaurants, Cafés, Bars, Foodtrucks, Kantinen.
- Pluspunkte: Schneller Bon‑Workflow, Trinkgeld-Handling, zeitgesteuerte Preise/Happy Hour.
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Hotellerie (F&B, Bar, Frühstück, Konferenz)
- Für alle Gastronomieflächen im Hotel ist GastroSoft die richtige Wahl.
- Optional: Wenn Du einen Hotelshop oder Minishop betreibst, ergänzt PosSoft den Retail-Teil.
- Tipp: Zimmer-/Hausgast-Verkauf als Prozess sauber definieren (z. B. auf Zimmer buchen vs. direkt kassieren).
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Einzelhandel
- Nimm PosSoft, wenn Du Artikelstammdaten, Varianten/Größen/Farben, Etikettendruck, Warengruppen, Inventur mit Scanner, Gutscheine und Rabattregeln brauchst.
- Ideal für: Boutiquen, Elektronik, Feinkost, Bäckerei-Filialverkauf, Kioske.
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Medizinische Einrichtungen
- Apotheke: Für OTC-/Non‑Rx‑Verkauf sowie Nebensortimente ist PosSoft die pragmatische Kassenlösung. Bei speziellen Apotheken-Anforderungen (z. B. tiefe Branchensoftware-Integration) prüfen wir gemeinsam Schnittstellen und Prozesse.
- Krankenhaus/Medizinische Betriebe: Kantinen, Cafeterien und Shops mapst Du mit GastroSoft (Gastrobereich) und/oder PosSoft (Retail) ab – je nach Fläche.
- Tipp: Mitarbeiterpreise, Subventionen oder Kostenstellen im Vorfeld definieren.
Unsicher? Mit einem kurzen Prozess-Check klären wir, welche Module Du wirklich brauchst – ohne Overkill.
Hardware, die den Alltag einfacher macht
Eine Kassensoftware ist nur so gut wie ihr Setup. Das ist in der Praxis sinnvoll:
- Bondrucker: Thermodrucker mit hohem Durchsatz und Cutter. Für Küche/Produktion eignen sich robuste Modelle mit gutem Paper‑Handling.
- Barcodescanner: Handscanner oder Präsentationsscanner für schnelles Scannen. Im Retail Pflicht, in der Gastro nützlich für Artikel mit Barcodes (Getränke, Snacks).
- Kassenlade: Stabil und abschließbar; idealerweise über den Drucker ansteuerbar.
- Kundendisplay: Für Preistransparenz und rechtssichere Anzeige von Positionen und Summen.
- All‑in‑One oder Tablet: Stationär mit Touch für den Tresen; mobil für Service am Tisch.
- Netzwerk/TSE: LAN‑Stabilität schlägt WLAN, vor allem bei mehreren Stationen. TSE als USB oder Cloud – wir beraten, was für Deinen Betrieb besser passt.
- Zusatzgeräte: Etikettendrucker (Retail), Küchenmonitore oder Küchenbons, Waagenanbindung bei Bedarf.
MagicPOS liefert passende Komponenten abgestimmt auf Deine Umgebung – inkl. schneller Versand, damit Dein Rollout nicht ins Stocken gerät.
Integration in Deinen Betrieb: So greift alles ineinander
- Artikel- und Preislogik: Warengruppen, Varianten, Sets/Menus (Gastro) oder Bundles (Retail) sauber anlegen, damit Kassierer:innen schnell und fehlerfrei arbeiten.
- Rollen und Rechte: Bedienerrollen definieren (Kasse, Schichtleitung, Admin). Das senkt Fehler und schützt sensible Funktionen.
- Beleg- und Steuerlogik: MwSt.-Sätze korrekt hinterlegen (z. B. 7%/19%, ermäßigt in der Gastronomie nach geltender Rechtslage) und Belegtexte konsistent pflegen.
- Workflows: Storno, Retoure, Trinkgeld, Gutscheinverkauf/-einlösung, Tischwechsel, Lieferservice, Room‑Charge – Prozesse schriftlich festhalten.
- Buchhaltung: DSFinV‑K‑Export und Auswertungen so einrichten, dass Dein Steuerbüro regelmäßig Daten bekommt. DATEV‑Austausch praxisnah organisieren.
- Peripherie: Druckerpfade, Küchenläufe, Scanner-Trigger testen. Bei WLAN: Roaming und Kanäle sauber planen.
- Schulung: Kurztrainings für Kassenkräfte und Schichtleitungen – 60 Minuten sparen Wochen an Nacharbeit.
Mit Fernwartung durch MagicPOS lassen sich Einstellungen, Updates und Fehleranalysen schnell klären, ohne vor Ort zu warten.
Schnell startklar: Fachberatung, Fernwartung, Go‑Live
So kommst Du zügig an den Start – ohne Chaos am ersten Tag:
- Bedarfscheck: 30‑Minuten‑Call, um Kassenplätze, Prozesse und Pflichtfunktionen zu klären.
- Vorkonfiguration: Wir spielen Stammdaten, Layout, Steuern, TSE‑Anbindung und Belegdesign ein.
- Testbetrieb: 1–2 Tage mit Testbons, Stornos, DSFinV‑K‑Export, Schichtabschluss. So erkennst Du Lücken früh.
- Schulung: Kurz und praxisnah – Fokus auf Tagesgeschäft und Sonderfälle.
- Go‑Live-Betreuung: Remote‑Begleitung in den ersten Schichten für schnelle Hilfe.
Pro‑Tipp: Eine kurze Verfahrensdokumentation (max. 2–3 Seiten) und ein Test‑DSFinV‑K‑Export ins Archiv legen – das schafft Ruhe bei Prüfungen.
Kostenplanung ohne Überraschungen
Transparenz zahlt sich aus. So setzt Du das Budget realistisch auf:
- Einmalig:
- Hardware (Kasse, Drucker, Scanner, Lade, Displays)
- Installation/Vorkonfiguration
- Schulung
- Laufend:
- Softwarelizenzen (GastroSoft oder PosSoft)
- TSE (Kauf/Cloud/Service)
- Support-/Fernwartungspaket
- Optionen:
- Erweiterungsmodule (z. B. Küchenmonitor, Etikettendruck, mobile Kassen)
- Austauschgeräte/Hot‑Swap
Mit MagicPOS bleibst Du finanziell flexibel: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung sind möglich. Wir legen Dir die Posten sauber offen und planen mit Dir Puffer für Ausbau und Saisonspitzen ein.
Rollout-Checkliste für Deinen Betrieb
- Ziele definieren: Was muss die Kasse können – heute und in 12 Monaten?
- Software wählen: GastroSoft (Gastro/Hotel‑F&B) oder PosSoft (Retail/Shop).
- Hardware festlegen: Kassenplätze, Drucker, Scanner, Lade, Displays, TSE‑Art.
- Stammdaten aufbereiten: Artikel, Preise, Steuern, Warengruppen, Tische/Räume.
- Benutzer/Rollen anlegen: Rechte, Passwörter, Schichtregeln.
- Beleglayout prüfen: Pflichtangaben, Logo, QR/Infozeilen.
- TSE einrichten: Signaturprüfung, Seriennummern dokumentieren.
- Exporte testen: DSFinV‑K‑Export erstellen und archivieren.
- Prozesse dokumentieren: Storno, Retoure, Trinkgeld, Gutschein, Room‑Charge.
- Peripherie testen: Bondruck, Küchendruck, Scanner, Netzwerkstabilität.
- Schulung durchführen: Kurztrainings für Kasse und Leitung.
- Go‑Live planen: Datum, Personalbesetzung, Supportfenster.
- Nachlauf sichern: Erste Woche eng begleiten, Feedback einsammeln, Feinschliff.
Drucke die Liste aus, hake ab – fertig.
Kurze Praxisbeispiele
- Restaurant am See: Zwei Kassenplätze, ein mobiler Tablet‑Client, Küchenbon für Grill und Dessert. GastroSoft regelt Tische, Gangfolgen und das Splitten großer Runden. Trinkgeld wird korrekt verbucht, DSFinV‑K‑Export jeden Montag ans Steuerbüro – Go‑Live an einem Vormittag mit Remote‑Begleitung.
- Boutique in der City: PosSoft mit Artikelvarianten (Größe/Farbe), Barcodescanner und Etikettendruck. Saisonpreise und Gutscheine sind hinterlegt, Retouren laufen über einen klaren Workflow. Die Inhaberin nutzt Monatsraten für die Hardware und hat so Liquidität für die neue Kollektion.
- Hotelbar + Frühstück: GastroSoft für Bar und Frühstück, optionaler Posten „Auf Zimmer buchen“ mit klarer Berechtigung. Ein zusätzlicher PosSoft‑Platz im Lobby‑Shop. Gemeinsamer Bondrucker fürs Backoffice spart Kosten, Support via Fernwartung.
- Krankenhaus‑Cafeteria: GastroSoft für Thekenverkauf und Menülogik, Stoßzeiten mit zusätzlichem Tablet. Mitarbeiterpreise per Preisregel, Kassenlade über den Bondrucker gesichert. TSE als Cloud‑Variante, weil mehrere Stationen im Haus verteilt sind.
Warum MagicPOS die Umsetzung entspannt macht
- Wettbewerbsfähige Preise: Faire Pakete ohne versteckte Kosten – vom Einzelplatz bis zur Filiallösung.
- Schneller Versand: Hardware und Zubehör sind kurzfristig bei Dir, damit Dein Zeitplan hält.
- Persönlicher Support: Fachberatung vorab, saubere Vorkonfiguration, Remote‑Einrichtung und Fernwartungspakete für den Betrieb.
- Branchenfokus: Lösungen, die sich an den Anforderungen von Einzelhandel, Gastronomie, Hotellerie sowie medizinischen Einrichtungen orientieren – nicht umgekehrt.
- Flexible Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung – passend zu Deinem Cashflow.
Wenn Du Deine Kasse fiskalsicher, praxistauglich und planbar aufsetzen willst, ist der Weg klar: Anforderungen definieren, passendes Setup wählen, sauber integrieren – und mit einem Partner arbeiten, der Dich vor, während und nach dem Go‑Live begleitet. Genau dafür ist MagicPOS da.