2025 ist das Jahr, in dem Prüfsicherheit, Geschwindigkeit und Flexibilität an der Kasse zusammenkommen müssen. KassenSichV, TSE-Pflicht und DSFinV-K sind längst Standard – doch die Finanzverwaltung prüft genauer, Abläufe sind komplexer geworden und Kundinnen und Kunden erwarten nahtlose Prozesse von der Bestellung bis zum Beleg. Die gute Nachricht: Mit integrierten Lösungen wie MagicPOS plus GastroSoft (Gastro) und PosSoft (Einzelhandel) bringst Du beides unter einen Hut: reibungslose Workflows und saubere Fiskaldaten – inklusive TSE, DSFinV-K-Export, schneller Hardware und Remote-Support.
Hinweis: Dieser Beitrag bietet praktische Orientierung, ersetzt aber keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Kläre individuelle Fragen mit Deinem Steuerbüro.
KassenSichV, TSE und DSFinV-K – was Du 2025 konkret brauchst
Kurz und knackig:
- TSE-Pflicht: Deine Kasse muss über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (Hardware- oder Cloud-TSE) verfügen, korrekt initialisiert und regelmäßig synchronisiert.
- Belegausgabepflicht: Für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg erstellen (Papier oder digital), mit allen vorgeschriebenen Angaben.
- DSFinV-K: Exportformat für Kassendaten; jederzeit vollständig, unverändert und maschinell auswertbar exportierbar (u. a. für Kassen-Nachschau).
- GoBD/Verfahrensdokumentation: Dokumentiere, wie Deine Kasse eingesetzt wird (Abläufe, Rechte, Änderungen, Archivierung).
- Kassen-Nachschau: Unangekündigte Prüfung möglich – prüfsichere Abläufe und Zugriff auf TSE- und DSFinV-K-Daten sind Pflicht.
- Stornos, Retouren, Trinkgelder, Gutscheine: Vorgänge müssen korrekt erfasst, nachvollziehbar protokolliert und – wo nötig – TSE-signiert sein.
MagicPOS-Setup: TSE-Schnittstelle integriert, DSFinV-K-Export auf Knopfdruck, Beleg-Templates konform, plus Hardware wie Bondrucker und Barcodescanner für stabile Abläufe am POS.
Branchen-Checklisten: Was Deine Kasse 2025 können muss
Einzelhandel
- Barcodescanning mit Artikel-/Variantenverwaltung (Größe, Farbe), Preisaktionen und Staffelpreisen.
- Retouren mit eindeutiger Referenz zum Originalbeleg; Gutschriften DSFinV-K-konform.
- Gutscheine (Kauf/Einlösung), Pfand, Rabattarten (Positions-/Warenkorb-Rabatt) korrekt verbuchen.
- Tagesabschluss (Z-Bon), Kassenbuch, Bargeldzählprotokoll; Differenzen dokumentieren.
- Inventur/Wareneingang, Bestandsführung und Serien-/Chargennummern (falls relevant).
- TSE-signierte Vorgänge, Export DSFinV-K inklusive Stamm-/Bewegungsdaten.
- Optional: Kundendisplay und digitale Belege für schnelleren Checkout.
Mit PosSoft + MagicPOS-Hardware: Scanner, Bondrucker, Kassenlade – schnell, robust und prüfsicher.
Gastronomie
- Tischverwaltung, Splitten/Mergen von Bons und Rechnungen, Gangfolge/Kurssteuerung.
- Bon-Splitting nach Positionen, Personen oder Zahlungsarten; Teilzahlungen sauber erfassen.
- Stornos/Retouren mit Begründung und Berechtigungen (z. B. Manager-Freigabe).
- Trinkgeldverwaltung (bar/kartengebunden) GoBD-konform.
- Liefer-/Abholgeschäft mit getrennten Workflows; Kitchen-Printer/Routing je Station.
- Gutscheine, Rabattaktionen/Happy Hour mit eindeutiger Nachvollziehbarkeit.
- Tagesabschlüsse, TSE-Statusmonitoring, DSFinV-K-Export jederzeit abrufbar.
Mit GastroSoft auf MagicPOS: Perfekte Tisch- und Bonlogik, Kitchendruck, schnelle Belegerstellung inklusive TSE-Signatur.
Hotellerie
- Zimmer-/Leistungsverrechnung: Restaurant, Spa, Minibar, Tagung auf Zimmer umbuchen.
- Split-Rechnungen (z. B. privat vs. Firma), City-Tax/Ortstaxe korrekt handhaben.
- Debitoren-/House-Accounts und Anzahlungen; Teilrechnungen und Sammelrechnungen.
- Schnittstellen zu PMS/Hotelsoftware (z. B. für Folio-Transfer) – Daten konsistent.
- Gutscheine, Packages/Bundles (Übernachtung + Leistung) rechtssicher abbilden.
- TSE-Signatur am POS, DSFinV-K-Export inkl. Zuordnung zu Zimmer/Leistung.
- Nachtabschluss/Roll-Over-Prozesse dokumentiert und reproduzierbar.
MagicPOS + GastroSoft/PosSoft spielen mit Hotel-Workflows zusammen und halten Kassen- und Foliodaten prüffest.
Apotheken
- Rezeptur, Defektur und Warenausgabe mit Chargen-/Verfallsdaten und Protokollierung.
- Abgabe-/Abrechnungslogik nach Rezeptart (GKV/PKV/Selbstzahler); Kassenbelege mit Pflichtangaben.
- Sicht-/Freiwahl getrennt verbuchen; Rx-/OTC-Preisregeln korrekt abbilden.
- Retouren/Umtausch mit pharma-spezifischer Dokumentation.
- TSE-Signatur aller relevanten Vorgänge; DSFinV-K-Export jederzeit möglich.
- Optional: Etikettendruck, Scanner für PZN/Datamatrix, digitale Belege.
Mit MagicPOS-Hardware (Scanner, Bondrucker) und passender Software integrierst Du Rezeptur- und Kassenprozess nahtlos.
Kliniken und medizinische Einrichtungen
- Stationsbedarf: Abgabe an Stationen/Einheiten mit Kostenstellen-/Kostenträgerzuordnung.
- Interne Verrechnungen, Umlagerungen und Inventurprozesse dokumentiert.
- Patientennahe Verkäufe (Kiosk, Cafeteria) getrennt von internen Bedarfen führen.
- Rollen-/Rechtekonzept: Freigaben für Storno/Preisänderung, Audit-Trail vollständig.
- TSE-Integrität, DSFinV-K-Exportszenarien für interne/externe Prüfungen.
- Barcode-gestützte Warenausgabe für Geschwindigkeit und Fehlerreduktion.
MagicPOS unterstützt gemischte Szenarien – von Stationsbedarf bis Retail/Café – in einer prüfsicheren Systemlandschaft.
So beschleunigt MagicPOS Deine Workflows und erhöht die Prüfsicherheit
- Durchgängiges System: Kassensoftware (GastroSoft, PosSoft) plus TSE, Bondrucker und Barcodescanner – alles aus einer Hand.
- Performance am POS: Schneller Bondruck, zuverlässiges Scanning, stabile Kassenhardware – weniger Wartezeiten, weniger Fehler.
- TSE- und DSFinV-K-Ready: Automatisierte Signaturen, Export- und Archivfunktionen für die Kassen-Nachschau.
- Rollenkonzepte: Rechte für Storno, Preisänderung, Rabatt – Änderungen sind nachvollziehbar.
- Digitale Belege und Reports: Spart Papier, beschleunigt die Dokumentation und hilft bei Auswertungen.
- Fachberatung und Fernwartung: Konfiguration, Updates und Fehleranalyse ohne Vor-Ort-Termin – schnell wieder arbeitsfähig.
- Branchenlogik out of the box: Tischverwaltung, Bon-Splitting, Rezeptur, Stationsbedarf, Zimmerverrechnung – passend konfiguriert.
Roadmap: Migration oder Upgrade – so kommst Du 2025 sauber live
- Bestandsaufnahme: Welche Kassen/Peripherie? Welche TSE (Laufzeit/Typ)? Welche Workflows? Welche Schnittstellen (PMS/Warenwirtschaft)?
- Daten & Dokumentation sichern: Artikelstämme, Benutzerrechte, Historie; Verfahrensdokumentation auf Stand bringen.
- Hardware-Check: Kompatible Bondrucker/Scanner übernehmen oder neu beschaffen; Netzwerk (LAN/WLAN) prüfen.
- TSE-Strategie: Hardware- oder Cloud-TSE wählen, zertifizierte TSE beschaffen, initialisieren und an die Kasse binden.
- Software-Setup: GastroSoft/PosSoft installieren, Beleglayouts, Steuersätze, Zahlarten, Rechte, Tisch-/Zimmerlogik konfigurieren.
- DSFinV-K & Belegausgabe: Exportpfade, Zeitpläne, Testexport durchführen; Belegpflicht (Papier/digital) festlegen.
- Mitarbeiterschulung: Kurztrainings remote oder vor Ort – Fokus auf Storno, Split, Abschlüsse, Z-/X-Berichte.
- Testbetrieb: Echtnahe Szenarien (Retouren, Split, Gutschein, Trinkgeld) durchspielen, TSE-/Export prüfen.
- Go-Live: Produktivschaltung außerhalb Peak-Zeiten; Support telefonisch/remote auf Standby.
- Nachlauf & Audit-Ready: Erste Z-Bons und DSFinV-K-Exports archivieren, Verfahrensdoku finalisieren.
MagicPOS unterstützt Dich dabei mit Remote-Onboarding, Checklisten und Fernwartungspaketen.
Remote-Onboarding, Support und Fernwartung
- Remote-Installation & -Konfiguration: Schnell handlungsfähig, ohne Anfahrt.
- Geführtes Onboarding: Wir gehen mit Dir durch Stammdaten, TSE-Initialisierung, Beleglayouts und Rollen.
- Schulungen für Dein Team: Kurz und praxisnah – direkt in Euren Live-Workflows.
- Fernwartungspakete: Priorisierter Zugriff, proaktive Updates, schnelle Fehlerdiagnose.
- Schneller Versand: Hardware zügig bei Dir, vorkonfiguriert, damit Du direkt starten kannst.
- Persönliche Fachberatung: Deine Branche, Deine Anforderungen – wir passen das System an, nicht umgekehrt.
Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder Raten – mit Beispielkalkulationen
Mehr Liquidität für Dein Tagesgeschäft: Du entscheidest zwischen Kauf auf Rechnung und Ratenzahlung. Zwei unverbindliche Beispiele zur Orientierung:
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Beispiel Handel (1 Kasse):
- Paket: PosSoft-Lizenz, Kassen-PC, TSE, Bondrucker, Barcodescanner
- Einmal-Kauf: 2.490 € netto
- Ratenzahlung: 36 Monate, ca. 89 € netto/Monat (angenommener Effektivzins; Richtwert)
- Optional: Fernwartungspaket ab z. B. 29 € netto/Monat
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Beispiel Gastro (1 Station + Kitchen-Printer):
- Paket: GastroSoft-Lizenz, Kassen-Tablet/PC, TSE, Bondrucker + Kitchen-Printer
- Einmal-Kauf: 3.190 € netto
- Ratenzahlung: 36 Monate, ca. 115 € netto/Monat (angenommener Effektivzins; Richtwert)
- Optional: Fernwartungspaket ab z. B. 39 € netto/Monat
Wichtig:
- Die Zahlen sind Beispiele und abhängig von Ausstattung, Laufzeit und Bonität. Wir erstellen Dir gerne ein genaues Angebot.
- TSE hat Laufzeiten; plane rechtzeitig Verlängerung/Wechsel (Hardware- vs. Cloud-TSE).
- Prüfe zusammen mit Deinem Steuerbüro, welche Kosten wie abzugsfähig sind.
Schnell und kosteneffizient live gehen – Best Practices
- Klarer Scope: Welche Stationen/Kassen gehen zuerst live? Was kann später folgen?
- Re-use statt Replace: Kompatible Drucker/Scanner weiterverwenden, wenn sinnvoll.
- Standard statt Sonderweg: Nutze Branchen-Templates (z. B. Tischpläne, Artikelgruppen), um Konfigzeit zu senken.
- Testliste abarbeiten: Storno, Split, Gutschein, Trinkgeld, Retouren, Abschlüsse – alles einmal durchspielen.
- DSFinV-K-Export proben: Einen Testexport ziehen und prüfen lassen – beruhigt beim ersten Besuch der Kassen-Nachschau.
- Schulung kurz & knackig: 60–90 Minuten pro Team – die wichtigsten Handgriffe sitzen.
- Go-Live außerhalb Peak: Montagvormittag statt Samstagabend; Support im Hintergrund bereit.
- Dokumentation parat: Verfahrensdoku, Bedienhandbuch, TSE-Infos – an einem Ort griffbereit.
Mit MagicPOS profitierst Du von:
- Wettbewerbsfähigen Preisen und flexibler Finanzierung (Kauf auf Rechnung, Ratenzahlung),
- schnellem Versand vorkonfigurierter Hardware,
- persönlicher Fachberatung für Handel, Gastro, Hotellerie und Medizin,
- integrierter TSE-Schnittstelle und prüfsicheren DSFinV-K-Exports,
- Remote-Onboarding und Fernwartung, die Dir Ausfallzeiten spart.
Fazit: 2025 ist nicht nur „fiskal fit bleiben“, sondern „besser verkaufen und sicher prüfen lassen“. Mit MagicPOS, GastroSoft/PosSoft und der passenden Hardware beschleunigst Du Deine Abläufe – und bist für jede Prüfung gelassen vorbereitet. Wenn Du möchtest, erstellen wir Dir auf Basis Deiner Branche und Filialgröße eine konkrete Roadmap inklusive Angebot und Zeitplan.