TSE und KassenSichV leicht gemacht: Fiskalkonform kassieren ohne Stress

Kurz gesagt: Jede digitale Kasse in Deutschland muss Belege ausgeben, jeden relevanten Vorgang unveränderbar protokollieren und eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) einsetzen. Die KassenSichV regelt das „Wie“, die TSE sorgt für die fälschungssichere Signatur. Zusätzlich musst du deine Kassendaten über die DSFinV‑K strukturiert exportieren können, damit Betriebsprüfungen oder Kassen‑Nachschauen reibungslos laufen.

Das betrifft dich konkret:

• Belegausgabepflicht: Jeder Verkaufsvorgang bekommt einen Beleg (digital oder papier). Darauf: u. a. TSE‑Seriennummer, Signaturzähler, Zeitstempel.
• TSE‑Pflicht: Hardware‑TSE (z. B. USB/SD) oder Cloud‑TSE, BSI‑zertifiziert, korrekt angebunden und aktiv.
• Unveränderbare Protokollierung: Stornos, Retours, Trinkgelder, Rabatte – alles wird revisionssicher dokumentiert.
• DSFinV‑K: Standardisierter Export für die Finanzverwaltung, jederzeit abrufbar.
• Kassen‑Nachschau: Spontane Prüfung? Deine Kasse muss sofort auskunftsfähig sein.

Mit MagicPOS bekommst du Komplettlösungen, die diese Bausteine abdecken: Kassensoftware (GastroSoft oder PosSoft), TSE‑Anbindung, Bondrucker, Barcodescanner, plus Service und Schulung – alles aus einer Hand, schnell lieferbar und zu fairen Konditionen.

Dein TSE‑Fahrplan in 7 Schritten

1) Bedarf klären

• Branche, Filialanzahl, Plätze/Tische, Theken, mobile Geräte.
• Zahlungsarten (bar, Kartenterminals), Bondruckeranzahl (Theke, Küche, Backoffice).
• Zubehör: Barcodescanner, Kassenlade, evtl. Waagenintegration im Handel.

2) TSE wählen und anbinden

• Hardware‑TSE vs. Cloud‑TSE – wir beraten dich, was zu Standort, Internetanbindung und Filialstrategie passt.
• BSI‑Zertifizierung prüfen, TSE aktivieren, Signaturtest durchführen.

3) Software einrichten (GastroSoft/PosSoft)

• Steuersätze und Artikel anlegen (inkl. Pfand, Varianten, Menüs, Leistungen).
• Rollen/Rechte, Bedieneranmeldung (z. B. Kellnerschlüssel oder PIN).
• Beleglayout mit TSE‑Daten, Logo, rechtlichen Pflichtangaben.

4) Hardware installieren

• Bondrucker an Kasse/Küchenstation(en) anbinden, Testdruck.
• Barcodescanner konfigurieren (EAN/QR/PPN, je nach Branche).
• Netzwerkkonfiguration, USV/Backup‑Konzept für Ausfallsicherheit.

5) Rechtliche Basics absichern

• Belegausgabe (Papier/Digital) aktivieren.
• Kassenbuch-/Kassensturz‑Routine definieren.
• Kassensystem und TSE gemäß aktueller Vorgaben bei deinem Finanzamt registrieren (z. B. via ELSTER‑Portal, soweit vorgesehen).

6) DSFinV‑K & Export

• Exportprofile einrichten, regelmäßige automatisierte Exporte (monatlich/vierteljährlich).
• Export-Test mit Prüferansicht durchführen und revisionssicher archivieren (Aufbewahrung i. d. R. 10 Jahre).

7) Schulung & Notfallplan

• Team schulen: Verkaufsabläufe, Stornos, Tagesabschluss, Export.
• Fallback‑Prozesse: Was tun bei Strom-/Netzausfall? Kontakt zum Remote‑Service.

Handel: vom Barcode bis zur Retoure – so bleibst du fiskalkonform

Im Einzelhandel zählt Tempo an der Kasse – ohne die Fiskalregeln zu vernachlässigen. PosSoft mit MagicPOS‑Hardware sorgt für reibungslose Abläufe.

Praxis‑Setup

• Barcodescanner: EAN/QR scannen, Variantenartikel (Größe/Farbe) sauber abbilden.
• Bondrucker: Leiser, schneller Druck an Kasse; optional zusätzlicher Drucker fürs Backoffice.
• Waagen: Wenn nötig, integrierte Gewichtserfassung für Frischetheke.

Fiskal‑Feinheiten

• Pfand, Gutscheine, Rabatte: korrekt als eigene Vorgänge/Artikel mit passendem Steuerschlüssel.
• Retoure/Storno: als eigener Vorgang, mit Grund, Bedienernachweis, TSE‑Signatur.
• Belegausgabe: Papier oder digital, immer mit TSE‑Daten.

Checkliste Handel

• [ ] Artikel- und Preislisten importiert/abgeglichen
• [ ] Pfand/Gutscheine sauber konfiguriert
• [ ] Retourenprozess mit Stornoprotokoll getestet
• [ ] DSFinV‑K‑Export und Kassensturz täglich geprüft
• [ ] Mitarbeiterrollen (Kassenleitung, Verkäufer) mit Rechten hinterlegt

Mit PosSoft und der MagicPOS‑TSE‑Anbindung bist du in Sekunden startklar, Exporte sind per Klick verfügbar, und unser Remote‑Team hilft bei Fragen sofort weiter.

Gastronomie: Tische, Bons, Trinkgeld – alles sauber protokolliert

GastroSoft ist für die Gastronomie gemacht – vom Café bis zur Full‑Service‑Gastronomie.

Praxis‑Setup

• Tisch- und Raumplanung, Laufwege, mobile Geräte für den Service.
• Küchen‑/Thekenbons: getrennte Drucker je Station; klare Produktzuordnung.
• Splitting: Rechnungen teilen, Zusammenlegen, auf Zimmer buchen (Hotelkooperationen).

Fiskal‑Feinheiten

• Stornos/Änderungen mit Bedienernamen und Grund protokollieren.
• Trinkgeld: Art der Erfassung (bar/kartengestützt) definieren und korrekt behandeln.
• Bewirtungsbelege: Pflichtangaben auf Knopfdruck.

Checkliste Gastronomie

• [ ] Tischplan, Artikel, Menüs, Modifier (Extras/Gares) eingerichtet
• [ ] Küchen- und Thekenrouting getestet (Bonlauf)
• [ ] Bewirtungsbeleg, Splitting und Tagesabschluss trainiert
• [ ] TSE‑Bon geprüft (Seriennummer/Signaturzähler sichtbar)
• [ ] DSFinV‑K‑Export monatlich automatisiert

MagicPOS liefert Gastro‑Kassen mit vorkonfigurierten Bondruckern und TSE – du konzentrierst dich aufs Service, wir auf die Compliance.

Hotellerie: Zwischen Pauschalen und Steuern – korrekt buchen, klar abrechnen

Hotels kombinieren Leistungen: Übernachtung, Frühstück, Spa, City‑Tax, Restaurant. Du brauchst saubere Trennungen – und eine Kasse, die das kann.

Praxis‑Setup

• Buchungen auf Gastkonten, ggf. Übergabe aus PMS/Frontoffice (Schnittstellen optional).
• Aufteilung nach Leistungsart mit passenden Steuertasten.
• Rechnungssplitting: Gast privat, Firma übernimmt, oder umgekehrt.

Fiskal‑Feinheiten

• Mischleistungen korrekt trennen und ausweisen.
• City‑Tax/Abgaben separat führen.
• Restaurant-/Barumsätze aus GastroSoft sauber in die Kasse integriert oder getrennt verbucht.

Checkliste Hotellerie

• [ ] Leistungsarten und Steuerschlüssel konfiguriert
• [ ] Splitting an der Rezeption getestet (Privat/Firma)
• [ ] Übergabe aus Restaurant/Bar mit Protokoll
• [ ] DSFinV‑K‑Export inkl. aller Kassenplätze
• [ ] Kassen‑Nachschau‑Mappe mit Kurzanleitung fürs Team

Mit MagicPOS bekommst du eine Lösung, die sowohl Frontdesk‑Anforderungen als auch F&B‑Abläufe abdeckt – inklusive schneller Hilfe per Fernwartung.

Gesundheitswesen: Apotheken, Kliniken, Praxen – sensible Prozesse, klare Kassen

Medizinische Einrichtungen haben besondere Anforderungen: teils abweichende Artikelkennzeichnungen, gemischte Steuersätze, hohe Frequenz.

Praxis‑Setup

• Apotheken: Handverkauf mit PZN/PPN‑Scan, klare Storno‑ und Retourenprozesse am HV‑Tisch.
• Klinik/Kantine/Kiosk: mehrere Kassenplätze, schnelle Bons, ggf. Mitarbeiterrabatte.
• Hygiene: robuste Hardware, leicht zu reinigende Oberflächen.

Fiskal‑Feinheiten

• Gemischte Steuersätze sauber gepflegt; Rabatt- und Zuzahlungslogik klar dokumentiert.
• Stornos mit Grund, Bedienernachweis und TSE‑Signatur.
• Datenschutz im Blick bei digitalen Belegen.

Checkliste Gesundheitswesen

• [ ] Scanner auf relevante Codes (PPN/EAN) konfiguriert
• [ ] Retouren-/Zuzahlungsprozesse definiert
• [ ] Bedienerrechte nach Verantwortlichkeiten
• [ ] Belegausgabe (papier/digital) datenschutzkonform
• [ ] DSFinV‑K‑Exportschema getestet und archiviert

MagicPOS hilft dir, sensible Abläufe sicher und schnell zu gestalten – ohne Abstriche bei der Fiskal‑Compliance.

DSFinV‑K und Prüfungsvorbereitung: so machst du’s revisionssicher

Damit die nächste Kassen‑Nachschau entspannt bleibt, empfehlen wir einen festen Rhythmus und klare Zuständigkeiten.

Best Practices

• Export‑Takt: Monatlich erstellen und extern sichern (netzwerkgetrennt, unveränderbar archiviert).
• Test‑Export: Regelmäßig mit einer Prüfansicht öffnen und Vollständigkeit prüfen.
• Kassensturz: Täglicher Soll‑Ist‑Vergleich, Zählprotokoll aufbewahren.
• Änderungsprotokoll: Updates, Konfigurationsänderungen, TSE‑Wechsel dokumentieren.
• Prüfungsstick: Vorbereiteten USB‑Stick mit letzter DSFinV‑K, Kurzleitfaden und Kontaktdaten vom MagicPOS‑Support bereithalten.

Mit GastroSoft/PosSoft sind DSFinV‑K‑Exporte standardisiert verfügbar. Unser Remote‑Service begleitet dich bei Bedarf live durch Export, Validierung und Datensicherung.

Schneller Start mit MagicPOS: von Auswahl bis Schulung – aus einer Hand

Warum MagicPOS?

• Komplettlösungen: Software (GastroSoft/PosSoft) + TSE + Bondrucker + Barcodescanner.
• Wettbewerbsfähige Preise und schnelle Lieferung, damit du ohne Leerlauf starten kannst.
• Fachberatung: Branchenspezifische Einrichtung, Steuertasten, Bonlayouts, Workflows.
• Fernwartungspakete: Schnelle Hilfe bei Störungen, Updates und Prüfungsbegleitung.
• Finanzierung: Kauf auf Rechnung und Ratenzahlung – Kosten planbar statt Investitionsbremse.

So startest du
1) Kurzberatung: Wir klären Branche, Setup und TSE‑Option (Hardware/Cloud).
2) Angebot & Finanzierung: Transparentes Paket, optional Ratenzahlung.
3) Vorkonfiguration: Artikelstamm, Steuertasten, Bonlayout, Bediener.
4) Lieferung & Remote‑Inbetriebnahme: Einstecken, verbinden, Testsignatur – fertig.
5) Teamschulung: Rollenbasiert, kompakt, mit Checklisten und Video‑Guides.
6) Betrieb & Support: Updates, Export‑Routine, schnelle Hilfe per Fernwartung.

Kosten im Griff, Ausfallzeiten minimieren – praktische Tipps

• Plane Reserve‑Hardware ein: zweiter Bondrucker reduziert Ausfallrisiken in Stoßzeiten.
• Cloud‑TSE? Prüfe Internet‑Fallback (LTE/5G) für Signaturverfügbarkeit.
• Automatisiere Exporte und Backups – weniger manuelle Fehler, mehr Compliance.
• Schaffe Klarheit im Team: Kurzanleitungen an jedem Kassenplatz, Storno‑Regeln schwarz auf weiß.
• Nutze Ratenzahlung, um Cashflow zu schonen, und investiere in Schulung – das amortisiert sich durch weniger Fehler und schnellere Abläufe.

Fazit: Mit dem richtigen Set‑up ist Fiskalkonformität kein Bremsklotz, sondern ein stabiler Unterbau für deinen Umsatz. MagicPOS bringt Software, Hardware, TSE und Service zusammen – damit du schnell, sicher und gelassen kassierst.