Wenn du 2025 mit Bargeld oder Kartenzahlung arbeitest, führt an der KassenSichV und der DSFinV‑K kein Weg vorbei. Ziel: Deine Umsätze fälschungssicher erfassen, jederzeit prüfbar exportieren und bei einer Kassen-Nachschau stressfrei bestehen. Das Herzstück ist die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) – als Cloud-Variante oder lokal per Hardware (z. B. USB/SD). Sie protokolliert jeden relevanten Vorgang, signiert Belege und bildet den Audit-Trail.
Was für dich praktisch bedeutet:
- Belegausgabepflicht: Du musst jedem Kunden einen Beleg anbieten – eBon ist zulässig und spart Papier.
- Beleginhalte: U. a. TSE-Informationen (Seriennummer, Signatur, Vorgangsnummer) müssen drauf.
- DSFinV‑K-Export: Bei Prüfungen lieferst du standardisierte Exportdaten – vollständig und fristgerecht.
- TSE immer aktiv: keine Buchung ohne TSE, Ausfälle müssen dokumentiert werden.
- Änderungen am System (Steuersätze, Artikel, Preise) revisionssicher protokollieren.
MagicPOS setzt genau hier an: Kassensysteme mit integrierter TSE-Schnittstelle, sauberem DSFinV‑K-Export und praxisnahen Workflows für Handel, Gastro, Hotellerie und Apotheken – inklusive schneller Inbetriebnahme, Remote-Support und fairer Finanzierung.
KassenSichV & DSFinV‑K im Praxischeck
Klingt trocken, wird aber mit der richtigen Lösung unkompliziert:
- TSE-Varianten: Cloud-TSE ist flexibel und wartungsarm, Hardware-TSE ist offline-tauglich – beide sind BSI-zertifiziert und erfüllen die KassenSichV.
- Fiskalbeleg: Die Kasse erzeugt automatisch signierte Bons; bei eBons per QR-Code, E-Mail oder Link.
- DSFinV‑K-Exporte: Ein Klick genügt, um prüfsichere Datensätze zu erzeugen (z. B. Zeitraum, Z-Bons, Journal).
- Rechte & Rollen: Nutzerrechte trennen (Kasse, Schicht, Management), damit Buchungen nachvollziehbar bleiben.
- Melde- und Aufbewahrungspflichten: Prüfe interne Prozesse, damit du bei Prüfungen schnell liefern kannst (TSE-Exporte, DSFinV‑K-Pakete, Belegkopien).
Tipp: Plane regelmäßige Test-Exporte und eine kurze “Prüfungs-Übung” im Team. So weiß jeder, was im Ernstfall zu tun ist.
Gastro & Hotellerie: Workflows mit GastroSoft, die einfach sitzen
In der Gastronomie zählt Tempo – ohne Abstriche bei der Fiskalisierung. GastroSoft bildet typische Abläufe ab und hängt die TSE gleich mit dran:
- Tischverwaltung: Tische anlegen, teilen, zusammenführen, Gänge/Reihenfolge, Zwischendrucke für Küche/Bar.
- Bonsteuerung: Küchen- und Thekendrucker, optionale Küchenmonitore, klare Produktzuordnung.
- Zahlungen: Splitten nach Artikeln/Personen, Mischzahlungen (Bargeld + Karte), Trinkgeld sauber verbuchen.
- Rabatte: Happy Hour, Mitarbeiter-, Mengen- oder Aktionsrabatte – mit Rechtevergabe und Protokoll.
- Lager & Rezepturen: Wareneinsatz, Rezepturen für Cocktails/Speisen, automatische Bestandsabzüge.
- Bewirtungsbeleg & GoBD: Formate und Export routiniert aus der Kasse.
- Hotel-Use-Case: Über Schnittstellen/Module ist die Zimmerverbuchung machbar (z. B. Restaurant auf Zimmer buchen, Tagesabschluss mit Hotelfrontdesk synchronisieren). Wichtig: saubere Trennung von Umsatzarten, damit die DSFinV‑K stimmt.
Für Hotels ist zusätzlich relevant:
- Zimmerverwaltung: Ratecodes, Pakete (z. B. Frühstück inklusive), City-Tax – die Kasse muss Beträge korrekt ausweisen.
- Schicht- und Tagesabschlüsse: Reibungslose Übergaben zwischen Rezeption und F&B.
- E-Bon für Businessgäste: Spart Papier, bringt dir plus bei Nachhaltigkeit und Geschwindigkeit am Check-out.
Einzelhandel mit PosSoft: Rabatte, Lager, Filialen – alles im Griff
Im Handel brauchst du scan-basiertes Tempo, klare Prozesse und revisionssichere Daten. PosSoft bringt die Bausteine mit:
- Barcode-Workflows: 1D/2D-Scanner, schnelle Artikelsuche, Varianten (Größe/Farbe), Etikettendruck.
- Preisaktionen & Rabatte: Staffelpreise, Coupons, Aktionszeiträume – rollen- und rechtebasiert, TSE-protokolliert.
- Lagerfunktionen: Bestände live, Mindestmengen, Wareneingang, Inventur mit MDE, Filialtransfer.
- Gutscheine & Pfand: Verkauf, Einlösung und Restwert – sauber im Journal.
- Mehrwertsteuer & Mischwarenkorb: Netto-/Brutto-Logik, korrekte Steuerkennzeichnung pro Artikel.
- Kundendaten: DSGVO-konform, wenn du Kundenkarten oder Stammkundenvorteile einsetzt.
- DSFinV‑K/DATEV: Stimmige Exporte, damit dein Steuerbüro happy ist.
In Filialen lohnt sich zentral gesteuertes Pricing und Reporting. Achte auf stabile Netzwerkverbindungen und die passende TSE-Architektur (Cloud-TSE ist hier oft die flexibelste Wahl).
Apotheken-Praxis: Rezeptur, PZN-Scan und rechtssichere Belege
Apotheken haben Sonderanforderungen – von Rezeptur bis Preisbindung. Entscheidend sind:
- PZN-Scanning: 2D-Imager lesen Datamatrix-Codes schnell und zuverlässig, inkl. Chargen-/Serieninfos wo verfügbar.
- Rezepturprozesse: Rezepturbestandteile, Chargenverwaltung, Herstellungsprotokoll, Etikettendruck – nachvollziehbar und revisionssicher.
- Preislogik: Preisgebundene Artikel vs. Freiwahl – saubere Trennung und dokumentierte Rabatte/Aktionen im Freiwahlbereich.
- Bestände & Haltbarkeit: MHD- und Chargenüberwachung, Rückrufe handhabbar.
- Bar-/Kartenzahlung mit TSE: Jeder Verkauf wird signiert; eBon hilft, Diskretion und Nachhaltigkeit zu verbinden.
- Schnittstellen: Abrechnungssysteme, Waagen und Scanner – die Kasse muss sauber integriert sein.
MagicPOS liefert passende Kassen-Hardware, Apotheken-taugliche Scanner und richtet Workflows so ein, dass KassenSichV, DSFinV‑K und Datenschutz zusammenpassen.
Hardware, die zu deinen Szenarien passt
Die beste Software braucht passende Geräte. Ein kurzer Spickzettel:
- Bondrucker
- Gastro/Küche: 80 mm Thermodrucker, spritzwassergeschützt, LAN/WLAN, akustische Signale; ggf. Bon-Duplex für Küche/Bar.
- Handel/Kasse: 80 mm für Kundentempo; 58 mm für mobile Stände. Achte auf Cutter-Qualität und Treiberstabilität.
- Hotellerie: Leise Drucker an der Rezeption; eBon + QR reduziert Wartezeit beim Check-out.
- Barcodescanner
- Einzelhandel: 2D-Handscanner oder Präsentationsscanner am Tresen, hohe Scanrate für dichtes Kassieren.
- Apotheke: 2D-Imager mit Datamatrix-Fokus, robuste Stative, zuverlässiges Lesen von kleinen Codes.
- Gastronomie: Optional für Strichcodes auf Getränken/Snacks; sonst Fokus auf Touchbedienung.
- Kassenlade & Kundendisplay: Robuste Stahl-Laden, schlossgesichert; Kundendisplays für Preis- und eBon-Hinweise.
- Terminal & Tablet: Stationäre All-in-One-Kassen für Theke; Tablets für Service mobil im Saal. Wichtig: genügend USB/LAN-Ports für TSE/Peripherie.
- TSE: Cloud für Filialen/Mobilität; Hardware-TSE, wenn du offline-robust sein musst. Beide Varianten sind mit MagicPOS integrierbar.
eBon und Fiskal-Exports: digital, schnell, prüfsicher
- eBon-Optionen: Ausgabe per QR-Code, Link oder E-Mail. Vorteil: weniger Papier, schnellere Kassiervorgänge, bessere Kundenerfahrung.
- Fiskal-Exports:
- DSFinV‑K: Zeitraum- und Vorgangsbezogene Exporte für Betriebsprüfung, inkl. Z-Bons, Journale, Stammdatenstände.
- TSE-Export: Bei Prüfungen oder Störfällen. Stelle sicher, dass Signaturen und Seriennummern nachvollziehbar sind.
- Archivierung: Sicherer, redundanter Speicher (lokal + Cloud empfohlen). Definiere Aufbewahrungsfristen und Zugriffskonzepte.
- Datenschutz: eBon nur mit Einwilligung per E-Mail; QR-/Link-Varianten kommen ohne personenbezogene Daten aus.
MagicPOS setzt dir diese Prozesse so auf, dass Exporte, Backups und Belegketten mit wenigen Klicks funktionieren – und im Auditfall schnell verfügbar sind.
Rollout in Rekordzeit: Best Practices mit Fernwartung
So kommst du zügig und sicher live:
- Anforderungsaufnahme: Branche, Workflows, Peripherie, Rollen, eBon-Strategie, TSE-Variante festlegen.
- Konfiguration im Backoffice: Steuersätze, Warengruppen, Zahlarten, Rabatte, Benutzerrechte, Bondesign.
- Datenübernahme: Artikel-/Zimmer-/Rezepturlisten importieren, Filialstrukturen abbilden, Preisaktionen vorbereiten.
- Hardware-Setup: Drucker, Scanner, Kassenlade, Terminals testen; TSE koppeln; Bonwege (Küche/Bar/Frontdesk) prüfen.
- Schulung: Kurz und praxisnah. Kassierer-Training (Tagesgeschäft), Manager-Training (Reports, DSFinV‑K).
- Testbetrieb: 1–3 Tage Pilot mit Echtbelegen; Checkliste abarbeiten; Feedback iterieren.
- Go-Live mit Fallback: Altsystem parallel lesend vorhalten, Notfall-Bonblock bereitlegen, Supportfenster einplanen.
- Aftercare & Monitoring: Erste Woche eng begleiten, Remote-Checks, Exportproben, Feineinstellungen.
Mit den Fernwartungspaketen von MagicPOS bekommst du schnelle Hilfe, Updates und proaktives Monitoring – oft ohne Vor-Ort-Termin. Der Versand erfolgt zügig, damit du keine Downtime riskierst.
Finanzierung, Migration & ROI: so rechnet sich der Wechsel
Flexibel bleiben und Liquidität schonen:
- Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung. Ideal, wenn du mehrere Stationen oder Filialen ausstattest.
- Betriebskosten: Cloud-TSE/Softwarewartung planbar kalkulieren; Hardware langlebig auswählen.
- ROI-Ansatz:
- Zeitersparnis je Kassiervorgang (Sekunden x Vorgänge/Tag x Personalkosten)
- Fehlerreduktion (Rabatt-/Preisfehler, Inventurdifferenzen)
- Schnellere Inventur dank Scanner/MDE
- Vermeidung von Bußgeldern/Beanstandungen durch saubere Fiskal-Exporte
- Mehrumsatz durch schnellere Abwicklung, eBon-Opt-in, Wiederkäuferprogramme
Beispiel-Quickcheck: Spart dir das neue System 10 Sekunden pro Verkauf bei 300 Vorgängen/Tag, sind das ~50 Minuten/Tag. Rechne das gegen deinen Stundensatz – plus weniger Stornos und Prüfungsstress.
Migrations-Checkliste:
- Altdaten: Artikel/Rezepte/Zimmer/Warengruppen exportieren; Kundendaten DSGVO-konform prüfen.
- Fiskalabschluss Alt: Z-Bon, DSFinV‑K- und TSE-Export ziehen, Archiv prüfen.
- Steuersätze & Rabatte: Abgleichen und testbonieren.
- Peripherie: Drucker-/Scannerkompatibilität checken, Notfallpapier bereitstellen.
- Rechte & Prozesse: Rollen verteilen, Kassenleitfaden ans Team kommunizieren.
- eBon live testen: QR/E-Mail/Link in realen Kassiervorgängen.
- Notfallplan: Strom-/Netzausfall, TSE-Störung, Offline-Betrieb dokumentieren.
Warum MagicPOS?
- Seit 2016 spezialisiert auf fiskalkonforme Kassen, seit 2021 als GmbH, mit Hauptsitz am Bodensee.
- Branchenfokus: Handel, Gastro, Hotellerie, Apotheken – Workflows, die wirklich passen.
- USPs: Wettbewerbsfähige Preise, schneller Versand, exzellenter Kundenservice mit Fachberatung und Fernwartungspaketen.
- Softwarekompetenz: GastroSoft und PosSoft inklusive TSE-Integration, eBon, DSFinV‑K-Export.
- Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder Raten – planbar und fair.
Wenn du 2025 ohne Bauchschmerzen durch jede Kassenprüfung willst, setzt du auf ein System, das deine Branche versteht, die Fiskalpflichten automatisch erfüllt und beim täglichen Arbeiten Geschwindigkeit bringt. Genau das liefern die Lösungen von MagicPOS – und du hast den Kopf frei für dein Business.