Gute Nachrichten: Fiskalkonformität ist kein Selbstzweck und muss dich im Tagesgeschäft nicht ausbremsen. Mit der richtigen Kombination aus Kassensoftware, TSE und passender Hardware erledigt dein System die Pflichtaufgaben im Hintergrund – du konzentrierst dich auf Gäste, Umsatz und Abläufe. Genau hier setzt ein GastroSoft-basiertes Kassensystem von MagicPOS an: praxiserprobt, konform und ohne unnötigen Mehraufwand.
KassenSichV, TSE, DSFinV-K und Bonpflicht – kurz erklärt, praxisnah gedacht
- KassenSichV: Die Kassensicherungsverordnung schreibt vor, dass du jede relevante Kassentransaktion manipulationssicher erfassen musst. Das betrifft Restaurant, Café und Bar gleichermaßen.
- TSE-Pflicht: Die Technische Sicherheitseinrichtung (BSI-zertifiziert, als Cloud- oder Hardware-TSE) protokolliert Vorgänge unveränderbar. Quittungen enthalten TSE-Merkmale (u. a. Seriennummer, Signatur).
- DSFinV-K: Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme ist das standardisierte Exportformat für Prüfungen. Dein System muss auf Knopfdruck DSFinV-K-Daten bereitstellen können.
- Bonpflicht: Du musst Belege ausgeben – gedruckt oder elektronisch. Elektronische Belege (z. B. QR-Code/eReceipt) sind erlaubt, sofern der Gast sie akzeptiert.
Was bedeutet das für dich? Du brauchst ein System, das:
1) TSE-konform signiert, 2) DSFinV-K-Exporte liefert, 3) Belege automatisch korrekt ausgibt und 4) dir einfache Tagesabschlüsse ermöglicht. GastroSoft + TSE bei MagicPOS deckt das ab – ohne, dass du zum IT-Profi werden musst.
Hinweis: Umsatzsteuersätze (z. B. Essen vor Ort vs. To-go) bitte mit deinem Steuerbüro abstimmen. GastroSoft bildet unterschiedliche Steuersätze je Artikel und Verkaufsart ab.
Schritt für Schritt: So setzt du Fiskalkonformität ohne Mehraufwand um
1) System einrichten
- MagicPOS liefert dir ein vorkonfiguriertes GastroSoft-System mit angebundener TSE (Cloud oder Hardware).
- Stammdaten anlegen/importieren: Artikel, Warengruppen, Steuersätze, Tische, Mitarbeiterrechte.
- Beleglayout inkl. TSE-Angaben und ggf. QR-eReceipt konfigurieren.
2) TSE aktivieren und testen
- TSE initialisieren, Zertifikate synchronisieren, Testbuchung durchführen.
- Kontrollbeleg prüfen: TSE-Seriennummer, Zeitstempel und Signatur müssen sichtbar sein.
3) DSFinV-K sicherstellen
- In GastroSoft den Exportpfad und Berechtigungen festlegen.
- Testexport starten (z. B. für einen Zeitraum) und Archivierungsroutine definieren.
4) Arbeitsalltag automatisieren
- Tagesgeschäft läuft mit TSE-Signatur im Hintergrund; Bediener merken davon wenig.
- Bonpflicht komfortabel lösen: Standardmäßig drucken; auf Wunsch eReceipt anbieten.
5) Abschlüsse & Prüfungsvorbereitung
- Tagesabschluss (Z-Bericht) am Ende der Schicht erstellen, TSE-Log prüfen.
- Monatliche DSFinV-K-Exporte archivieren; Zugriff für Steuerbüro/Prüfer dokumentieren.
6) Support & Updates
- MagicPOS-Fernwartungspaket nutzen: Updates, TSE-Zertifikatslaufzeiten, Sicherheits-Patches.
- Regelmäßig Nutzerrechte, Backups und Netzwerk prüfen.
Fazit: Einmal sauber aufgesetzt, läuft der Pflichtteil weitgehend automatisch mit.
Bewährte Hardware-Setups für Restaurant, Café und Bar
1) Stationärer Tresen
- Touchterminal (robust, spritzwassergeschützt), Windows- oder Android-basiert.
- BSI-zertifizierte TSE: Cloud-TSE (flexibel, wenig Wartung) oder Hardware-TSE (USB/SD).
- 80-mm-Bondrucker (schnell, leise) + stabile Kassenlade.
- Barcodescanner (ideal für Flaschenverkauf, Merch, Take-away-Artikel).
- Optional: Kundenanzeige, um Transparenz beim Checkout zu erhöhen.
2) Service auf der Fläche
- Mobile Ordergeräte (Android-Handhelds oder Tablets) mit GastroSoft-Anbindung via WLAN.
- Küchen- oder Thekendrucker pro Station (Bar, Küche, Dessert) – Bons kommen automatisch an.
- Alternative: Küchenmonitor (KDS), wenn du papierlos arbeiten möchtest.
3) To-go/Quick-Service
- Kompakter POS am Ausgabefenster, Bondrucker + ggf. Etikettendrucker für Becher/Boxen.
- Barcodescanner für schnelle Artikel-Erfassung und vorbereitete To-go-Sets.
- Kontaktloses Bezahlen per Karten-Terminal, kurze Belegausgabe oder eReceipt.
MagicPOS liefert die passende Kombination aus Bondruckern, Scannern und mobilen Geräten – abgestimmt auf deine Raumlogik, dein Aufkommen und dein Budget.
Workflows, die zählen: Tischverwaltung, Split-Bill, To-go
Tischverwaltung
- Live-Übersicht mit Tischstatus (frei, belegt, bestellt, serviert).
- Tischwechsel & Zusammenlegen per Drag & Drop; Rundgänge nach Zone oder Kellner.
- Laufende Bons automatisch an Küche/Bar; Nachbestellungen werden sicher zugeordnet.
- Trinkgeld-Optionen und Kellner-Abrechnungen am Schichtende übersichtlich.
Split-Bill (Getrennt zahlen, Teilrechnungen)
- Einzelpositionen per Touch auswählen und auf separate Rechnungen ziehen.
- Mischzahlungen möglich: Bar + Karte + Gutschein – TSE-konform verbucht.
- Pro-Kopf-Teilung oder gruppenweise Aufteilung; Belege jeweils mit TSE-Daten.
To-go & Delivery
- Verkaufsart am Artikel oder am Bon umschalten (Vor Ort/To-go) – korrekte Steuersätze inklusive.
- Schnelle Artikelbuttons, Kombis/Up-Sells (z. B. Kaffee + Croissant).
- Optional: Etiketten mit Produktname, Allergenen oder Abholcode.
- DSFinV-K-Export erfasst To-go genauso sauber wie Eat-in.
Profi-Tipp: Lege Rollenrechte fest (Service, Bar, Manager), um Änderungen, Stornos und Rabatte sauber nachverfolgbar zu machen – das reduziert Fehler und sichert die Kassenführung.
Checkliste für Umstieg oder Neueröffnung
Planung
- Konzept definieren: Bedienrestaurant, Café, Bar, Quick-Service, Mischbetrieb.
- Steuersätze & Artikelstruktur mit dem Steuerbüro abstimmen.
- Netzwerkinfrastruktur prüfen (WLAN für mobile Geräte, abgesicherter Router).
Hardware
- Touchkasse am Tresen, Bondrucker, Kassenlade.
- Mobile Ordergeräte + Küchen-/Thekendrucker oder KDS.
- TSE-Variante wählen (Cloud vs. Hardware) – MagicPOS berät zur passenden Option.
- Optional: Barcodescanner, Etikettendrucker, Kundenanzeige, Kartenterminal.
Software & Setup
- GastroSoft-Lizenzen, Module (Tischplan, mobile Bestellungen, Gutscheine etc.).
- Benutzerrollen, Rechte, Schichtmodell, Trinkgeldregeln.
- Beleglayout inkl. rechtlicher Pflichtangaben und TSE-Infos.
Fiskal & Compliance
- TSE initialisieren, Testbeleg prüfen.
- DSFinV-K-Export testen, Archivkonzept festlegen.
- Notfallplan bei Ausfall (Ersatzdrucker, Offline-Workflows, Kontakt zum Support).
Schulung & Go-live
- Team-Onboarding (Bestellen, Split-Bill, Storno-Regeln, Tagesabschluss).
- Testtag im Soft-Opening, Feedbackschleife, Feintuning der Artikelbuttons.
- Go-live mit Fernwartungsbereitschaft und Backup-Gerät, falls verfügbar.
Finanzierung ohne Bauchschmerzen: Kauf auf Rechnung und Ratenzahlung
Gerade in der Gastro ist Liquidität entscheidend. MagicPOS bietet flexible Finanzierung:
- Kauf auf Rechnung: Sichere Planung, Ware kommt schnell, Zahlung gemäß Konditionen.
- Ratenzahlung: System sofort nutzen, Kosten über planbare Raten verteilen.
Das hilft beim Umstieg oder bei der Neueröffnung – ohne die Kasse der Kasse zu opfern.
Servicevorteile, die den Unterschied machen
- Fachberatung statt Bauchgefühl: MagicPOS kennt die Anforderungen von Gastronomie, Hotellerie und Retail – wir empfehlen Setup und TSE-Variante passend zu deinem Betrieb.
- Fernwartungspakete: Updates, TSE-Zertifikatslaufzeiten, Sicherheitsfixes – proaktiv gemanagt. Bei Bedarf schaltet sich der Support auf und löst Probleme schnell.
- Schneller Versand: Ersatzdrucker, Handheld oder Scanner defekt? Ersatz geht fix raus, damit dein Betrieb läuft.
- Preis-Leistung: Wettbewerbsfähige Bundle-Preise und modulare Erweiterungen statt Overkill.
- Branchenorientiertes Marketing: Vorkonfigurierte Layouts, Artikelgruppen und Workflows sparen dir Zeit im Setup.
Kurz: Du bekommst ein Gesamtsystem, das in der Praxis funktioniert – nicht nur auf dem Papier.
Häufige Fragen – kurz beantwortet
- Cloud- oder Hardware-TSE? Cloud ist flexibler (geringer Wartungsaufwand, ideal bei mehreren Kassen). Hardware kann sinnvoll sein, wenn du offline-lastig arbeitest. MagicPOS hilft bei der Wahl.
- Reicht ein Bondrucker? Für Küche/Bar empfehlen wir je Station einen Drucker oder einen KDS-Monitor, damit nichts liegen bleibt.
- Elektronische Belege erlaubt? Ja, wenn der Gast einverstanden ist. Standard bleibt der Ausdruck; eReceipt spart Papier und ist schnell.
- Wie läuft die Prüfung? Du erzeugst DSFinV-K-Exporte auf Zeitraum-Basis und stellst sie digital bereit. Die TSE-Logs sichern Unveränderbarkeit.
Dein nächster Schritt
Wenn du 2025 ohne Frust fiskalkonform kassieren willst, stelle dein System so auf, dass Pflicht und Praxis Hand in Hand gehen: GastroSoft als stabile Basis, BSI-zertifizierte TSE, passende Drucker und mobile Ordergeräte – sauber eingerichtet, fernwartbar und finanzierbar. Mit MagicPOS bekommst du genau das: ein Setup, das die Vorschriften automatisch erfüllt und dir im Alltag Zeit spart – für das, was zählt: zufriedene Gäste und ein reibungsloser Service.