2025 ist kein „neues Gesetz“-Jahr, aber ein „alles-sicher-im-Griff“-Jahr. Die KassenSichV ist etabliert, TSEs laufen im Regelbetrieb und Betriebsprüfungen schauen genauer hin, ob Abläufe wirklich revisionssicher gelebt werden. Genau hier setzt dein TSE-Fahrplan 2025 an: Prozesse glätten, Risiken senken, Zeit sparen – mit System.
Kurz erklärt:
- KassenSichV: Regelt, dass alle baren und bargeldähnlichen Vorgänge an einer elektronischen Kasse manipulationssicher erfasst werden. Dazu gehören auch Belegausgabepflicht, Kassen-Nachschau-Bereitschaft und saubere Dokumentation (GoBD).
- TSE (Technische Sicherheitseinrichtung): Signiert und protokolliert relevante Vorgänge (Start, Ende, Stornos, Training, etc.). Wichtig: Laufzeit/Zertifikate im Blick haben, Störungen dokumentieren, Backups ziehen.
- DSFinV-K: Standardisiertes Exportformat für Betriebsprüfungen (u. a. Z3-Prüfung). Du solltest jederzeit per Zeitraum einen vollständigen Export erzeugen können – inklusive Stammdaten und TSE-Infos.
Mit MagicPOS bekommst du das Ganze als Paket: GastroSoft/PosSoft mit integrierter TSE-Schnittstelle, passende Hardware (Bondrucker, Barcodescanner), schnelle Einrichtung, Remote-Services und Schulungen. Dazu flexible Finanzierung (Kauf auf Rechnung, Ratenzahlung), damit dein Budget planbar bleibt.
Was das im Alltag bedeutet: Compliance ohne Kopfzerbrechen
Dein Tagesgeschäft soll laufen – und die Kasse macht den Rest verlässlich im Hintergrund. Auf diese Punkte kommt es an:
- Belegausgabepflicht: Du musst jedem Kunden einen Beleg anbieten (gedruckt oder elektronisch). Ablehnen darf der Kunde, anbieten musst du.
- Z-Abschluss/Schichtabschluss: Täglich sauber abschließen – das sichert vollständige TSE-Protokolle und klare Kassenstürze.
- Stornos, Retouren, Rabatte: Immer mit Grund dokumentieren. Idealerweise mit Benutzerrechten so steuern, dass nur Berechtigte das dürfen.
- Trainings-/Testbuchungen: Deutlich getrennt von Live-Verkäufen (eigenes Profil/Modus). Häufige Fehlerquelle!
- DSFinV-K-Exports: Regelmäßig Test-Exports ziehen und archivieren. So bist du im Fall der Fälle sofort lieferfähig.
- Verfahrensdokumentation: Kurz und praxisnah halten (Wer macht was, womit, wie? Notfallprozesse?). GoBD-konform ist kein Hexenwerk, wenn du es einmal sauber aufsetzt.
- TSE-Störung: Vorfall dokumentieren, Belege weiter ausgeben, schnell beheben. Danach prüfen, ob alle Buchungen wieder im Regelbetrieb signiert werden.
MagicPOS unterstützt dich dabei mit klaren Workflows, Signaturhinweisen auf dem Bon und Exportfunktionen, die du wirklich auf Knopfdruck bedienen kannst.
Checkliste Einzelhandel: Belegausgabe-Workflow und tägliche Routinen
So stellst du im Shop-Alltag alles fiskalkonform auf:
- Artikel- und Preisstammdaten: Zentral pflegen, Preisänderungen mit Begründung protokollieren.
- Barcodescanner: Sauber gemappte EANs, um manuelle Eingaben (Fehlerquelle) zu vermeiden.
- Belegausgabepflicht: Standardmäßig Druck oder E-Beleg anbieten. QR- oder TSE-Daten sichtbar auf dem Bon.
- Retouren/Umtausch: Wo möglich per Belegreferenz (Bonnummer/QR). Ohne Beleg: klar definierter Prozess (Identitätsprüfung, Kulanzregel, Dokumentation).
- Rabatte/Gutscheine: Trennen zwischen Rabatt (Umsatzminderung) und Gutscheinverkauf/-einlösung (Verbindlichkeit). Cashflow ≠ Umsatz!
- Stornos/Fehlbuchungen: Nur für berechtigte Nutzer, Grundpflicht aktivieren. Kurze Schulungsroutine für neue Kräfte.
- Bargeldmanagement: Wechselgeldbestand, Kassensturz, Einlagen/Entnahmen dokumentieren (Kassenbuchfunktion).
- Tagesabschluss (Z): Jeden Tag fix, danach keine Buchungen mehr in der Schicht. DSFinV-K-Testexport 1x monatlich.
- Inventur/Bestandskorrekturen: Nicht über den Verkauf „korrigieren“, sondern über eigene Prozesse mit Protokoll.
Mit MagicPOS + PosSoft richtest du Artikel, Etiketten, Scanner und Bondrucker in einem Rutsch ein. Der TSE-Status ist sichtbar, und Retourenprozesse sind mit Referenzprüfung schlank abbildbar.
Checkliste Gastronomie & Hotellerie: Tische, Zimmer und saubere Abschlüsse
Gastro und Hotel haben dynamische Abläufe – wichtig ist, dass jede Änderung protokolliert wird und am Ende sauber abgeschlossen ist.
- Tische eröffnen/zusammenführen/splitten: Jede Aktion wird TSE-relevant. Nutze klare Tisch-/Bereichslogik, damit nichts „verloren“ geht.
- Laufende Bons: Zwischenbons sind ok, aber erst der Abschluss erzeugt den Fiskalbeleg. Achte auf eindeutige Bedienerzuordnung.
- Storno/Küchenfehler: Grundpflicht aktivieren (z. B. „Küchenfehler“, „Gast storniert“). Keine „freien“ Stornos ohne Begründung.
- Trinkgeld: Prozess definieren (bar/kartengestützt). In der Kasse gesondert erfassen.
- Splitting und Sammelrechnungen: Raum für Fehler. Teste typische Fälle (Tisch teilt Rechnung, später Zusammenfassung auf Zimmer).
- Room-Charge (Hotel): Übergabe an PMS sauber einstellen (MwSt.-Sätze, Leistungszeitpunkt). Spätestens beim Check-out TSE-Beleg erzeugen.
- Nachtabschluss/Shift-Wechsel: Täglich durchführen, offene Tische prüfen, danach Abschluss fahren.
- Lieferservice/Abholung: Kassenprozess für Lieferplattformen sauber trennen (Provisionen, Fremdumsätze, Stornos).
Mit MagicPOS + GastroSoft bekommst du Tischpläne, Kursfolgen, Split-Funktionen und PMS-Schnittstellen in einem System. Bondrucker in Küche/Bar und TSE-Beleg am Serviceplatz sorgen für durchgehend revisionssichere Abläufe.
Checkliste Apotheken & Krankenhäuser: Rezepte, Zuzahlungen, Stationen
Medizinische Einrichtungen haben besondere Anforderungen – vom Rezept bis zur Stationsversorgung.
- Rezeptabrechnung vs. OTC: Prozesse trennen, korrekte MwSt.-Logik und Kostenträger berücksichtigen.
- Zuzahlungen/Mehrkosten: Immer separat erfassen, auf dem Bon klar ausweisen.
- Stationsprozesse: Belieferungen per Kostenstelle/Station, Sammelrechnungen, Übergabe an Abrechnungssystem – alles nachvollziehbar protokollieren.
- Betäubungsmittel/Besondere Präparate: Eigene Freigabe-/Dokumentationsschritte festlegen, Rollenrechte eng halten.
- Retouren/Fehlabgaben: Nur mit Freigabe und Begründung. Referenz auf Ausgangsbeleg, falls möglich.
- Bar/Karte/Abschläge: Zahlungsarten klar trennen, Ausgleichsbuchungen vermeiden.
- Tagesabschluss: Vollständige TSE-Abschlüsse, DSFinV-K-Testexport in regelmäßigen Abständen.
- Datenschutz: Beim E-Beleg und bei Rezeptdaten auf minimal notwendige Informationen achten.
Mit MagicPOS + PosSoft lassen sich Rezept- und Kassenprozesse integriert steuern. Barcodescanner reduzieren Eingabefehler, Bondrucker liefern die erforderlichen Nachweise, und die TSE-Signatur macht Vorgänge prüfsicher.
So hilft dir MagicPOS konkret: Software, Hardware, Services, Finanzierung
Du willst keine Insellösungen, sondern ein Paket, das funktioniert:
- Software: GastroSoft/PosSoft mit integrierter TSE-Schnittstelle, DSFinV-K-Export, Rollen- und Rechtekonzept, Begründungspflichten, Trainingsmodus mit klarer Trennung.
- Hardware: Bondrucker für Front/Küche/Backoffice, robuste Barcodescanner (auch 2D/QR), Kassenladen, Tablets/Terminals – alles aus einer Hand, schnell versendet.
- Remote-Services: Einrichtung, Konfiguration, Firmware-/Software-Updates, TSE-Aktivierung, DSFinV-K-Tests, Backup-Strategie – viel per Fernwartung, ohne deinen Betrieb zu stören.
- Schulungen: Kurz, praxisnah, rollenbasiert (Kasse, Leitung, Backoffice). Handouts und Checklisten inklusive.
- Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung – glättet Budgetspitzen, erleichtert Modernisierung ohne Cashflow-Schock.
- Support: Fachberatung, Fernwartungspakete, schneller Austausch im Störungsfall.
Ergebnis: Revisionssichere Abläufe, die im Alltag wirklich funktionieren – ohne dass du zum Fiskalexperten werden musst.
Best Practices 2025: So bleibst du audit-ready
- DSFinV-K on demand: 1x pro Monat einen Test-Export fahren und archivieren.
- Rollen & Rechte: Storno/Preisänderung nur für Berechtigte, Begründungspflicht aktiv.
- Z-Abschluss-Routine: Täglich zur festen Zeit. Offene Vorgänge vorher prüfen.
- Verfahrensdokumentation: Kurz, aktuell, mit Screenshots und Notfallprozess (TSE-Störung, Stromausfall).
- TSE-Gesundheit: Zertifikatslaufzeiten und Speicher im Blick, rechtzeitig erneuern/wechseln.
- Schulung on the job: 15-Minuten-Refresh für neue Teammitglieder, jährlicher Update-Check.
- Backups: Automatisiert und getestet. Wiederherstellung einmal pro Quartal üben.
- E-Belege nutzen: Spart Papier, beschleunigt Ausgabe, trotzdem TSE-konform.
Fehlerquellen-Check (und wie du sie vermeidest):
- Training statt Live gebucht: Trainingsmodus eindeutig kennzeichnen, Rechte einschränken.
- Belege ohne TSE-Hinweis: Drucklayout prüfen, TSE-Status im Blick behalten.
- Preisänderungen „still“: Pflicht zur Begründung aktivieren, Änderungsprotokoll regelmäßig sichten.
- Offene Tische/Zimmer über Nacht: Report vor Abschluss, offene Vorgänge bereinigen.
- Retouren ohne Referenz: Scanner für Bon-QR nutzen, klare Kulanzregeln definieren.
- Gemischte Zahlungsarten „wild“: Saubere Zuordnung und Dokumentation; Mischzahlungen nur, wenn der Prozess geschult ist.
- Cloud-TSE offline: Fallback dokumentieren, Internetstabilität verbessern, Störungen protokollieren und zeitnah beheben.
Der Migrationsplan: In 10 Schritten zum schnellen, ausfallsicheren Go-live
- Aufnahme & Zielbild: Welche Standorte, Kassenplätze, Geräte, Schnittstellen? Welche Branche-spezifischen Fälle (Split, Retouren, Rezepte, Stationen)?
- Datenvorbereitung: Artikel/Warengruppen, Tische/ Zimmer, Rezepte/Kostenträger, Steuersätze. Dubletten bereinigen.
- Testumgebung: MagicPOS richtet eine Sandbox ein – mit TSE-Test, Bondruck, Scanner, Zahlungsarten.
- Hardware-Rollout: Drucker/Scanner vorkonfiguriert liefern, per Remote begleiten. Minimaler Eingriff vor Ort.
- TSE-Aktivierung: Seriennummern registrieren, Zertifikate prüfen, Beleglayouts mit TSE-Infos finalisieren.
- Prozessdesign: Retouren, Stornos, Split/Room-Charge, Stationsbelieferung – als kurze, bebilderte SOPs dokumentieren.
- Schulung: Rollenbasiert (Kasse, Leitung, Backoffice). Kurze Lerneinheiten, Checklisten, Q&A.
- Pilotbetrieb/Parallelphase: 3–7 Tage parallel oder in ruhigen Zeiten live testen. DSFinV-K-Export prüfen.
- Go-live-Fenster: Cutover außerhalb der Peak-Zeiten. Support standby, Rollback-Option definiert (falls nötig).
- Hypercare & Übergabe: 1–2 Wochen enges Monitoring, Feintuning, Abschlussdokumentation (inkl. DSFinV-K-Musterexport, TSE-Protokolle, Verfahrensdoku).
Mit Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung verteilst du die Investition – und bleibst operativ flexibel. Schneller Versand sorgt dafür, dass dein Zeitplan hält.
Dein Nutzen: Weniger Risiko, mehr Tempo, schneller ROI
- Zeitersparnis: Schlanke Workflows, weniger Nacharbeit, schnellere Abschlüsse.
- Geringere Risiken: TSE- und DSFinV-K-Sicherheit, klare Nachweise, audit-ready.
- Produktivität: Weniger Kassenfehler, schnellere Retouren, reibungsloses Splitten/Room-Charge/Stationsprozess.
- Planbare Kosten: Finanzierung und Remote-Setup reduzieren Vor-Ort-Aufwand und Spitzen im Budget.
- Schneller ROI: Kürzere Transaktionszeiten, weniger Stornos/Fehlbuchungen, weniger Papier, weniger Ärger bei Prüfungen.
Wenn du 2025 als „Sicherheits- und Effizienzjahr“ denkst, ist der TSE-Fahrplan kein Bürokratie-Thema mehr, sondern ein echter Business-Booster. MagicPOS liefert dir dafür die Bausteine: Software, Hardware, Services und ein Team, das dich mit Fachberatung und Fernwartungspaketen zuverlässig begleitet – vom ersten Test bis zum stabilen Regelbetrieb.