2025 ist kein „neues“ Stichtagsjahr, aber es ist das Jahr, in dem Betriebsprüfungen knallhart abprüfen, ob deine Kasse die Vorgaben aus KassenSichV, TSE, DSFinV-K und GoBD sauber erfüllt. Heißt für dich: TSE aktiv, Belegausgabepflicht eingehalten, Daten im DSFinV-K-Format exportierbar, Prozesse dokumentiert – und das Ganze alltagstauglich in deinen Workflows. Genau hier setzt MagicPOS an: mit kassensicheren Komplettsystemen, GastroSoft bzw. PosSoft als Software, bewährter Hardware und Services, die dich vom Rollout bis zum laufenden Betrieb entlasten.
Hinweis vorweg: Das ist kein Ersatz für steuerliche Beratung. Es ist ein Praxisleitfaden, damit du schneller aufs richtige Setup kommst und typische Fehler vermeidest.
Die 4 Rechtsbausteine kompakt: KassenSichV, TSE, DSFinV-K, GoBD
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KassenSichV
- Pflicht zur Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), Belegausgabepflicht, definierte Anforderungen an Kassensysteme, Möglichkeit der Kassen-Nachschau ohne Voranmeldung.
- Praxis: Jede Transaktion muss durch die TSE signiert werden; Belege müssen die geforderten Angaben enthalten.
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TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)
- Gibt’s als Hardware (z. B. USB/SD) oder Cloud. Jede Buchung wird manipulationssicher protokolliert. TSE hat Seriennummer, Zertifikat, Laufzeit, regelmäßige Updates.
- Praxis: TSE aktivieren, an die Kasse binden, Ausfälle protokollieren, rechtzeitig verlängern/tauschen.
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DSFinV-K
- Standardisiertes Exportformat für Kassendaten (u. a. Journal, Stammdaten, Zahlungsarten). Wird bei Kassen-Nachschau bzw. Betriebsprüfung angefordert.
- Praxis: Export jederzeit auf Knopfdruck bereitstellen können – inklusive TSE-TAR-Dateien.
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GoBD
- Grundsätze für Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Aufbewahrung (i. d. R. 10 Jahre) und Datenzugriff der Finanzverwaltung.
- Praxis: Verfahrensdokumentation führen (von Belegerfassung bis Archivierung), Rollen/Rechte sauber trennen, Änderungen nachvollziehbar halten.
Zusätzlich wichtig: Meldepflichten nach §146a AO (Kassen/TSE an das Finanzamt). Der genaue Prozess ist je nach Bundesland organisiert – prüfe deinen Status und halte Seriennummern/Standorte griffbereit.
So rechnest du mit MagicPOS gesetzeskonform ab
MagicPOS liefert dir ein Setup, das die Vorgaben nicht nur erfüllt, sondern sich in deinen Alltag einfügt:
- TSE-ready: Integration zertifizierter TSE (Hardware oder Cloud), Aktivierung inkl. Prüfprotokoll.
- DSFinV-K-Export: Vollständige, strukturierte Exporte inkl. TSE-Daten; Beleg- und Journalzugriff auf Knopfdruck.
- Belege & Pflichtangaben: Kassenbelege mit den geforderten Informationen (u. a. TSE-Seriennummer, Signaturwerte).
- GoBD-Praxis: Benutzerrechte, Storno-/Rabattregeln, Kassenbuchfunktionen, tägliche Z-Abschlüsse, Protokollierung.
- Dokumentation: Vorlagen und Hilfen für deine Verfahrensdokumentation.
- Service: Fachberatung, schnelle Fernwartung, Updates – damit du bei Prüfungen gelassen bleibst.
Ob Einzelhandel, Gastro, Hotel oder medizinische Einrichtung: Du bekommst branchenspezifische Workflows, ohne die Compliance aus den Augen zu verlieren.
Gastronomie: Tischmanagement, Gänge, Split – mit GastroSoft
In der Gastro zählt Tempo – bei voller Nachvollziehbarkeit:
- Tischplan & Laufwege: Tische, Bereiche und Umsätze in Echtzeit; Zusammenlegen/Wechseln ohne Datenchaos.
- Bestelllogik: Gänge, Modifier (z. B. „ohne Zwiebeln“), Küchendrucker/Küchenmonitor, Bar-/Service-Stationen.
- Payment & Split: Getrennte Rechnungen, Rechnungsaufsplitten nach Artikeln/Personen, Trinkgeld korrekt abbilden.
- Stornos/Korrekturen: Berechtigungspflichtig, protokolliert und TSE-sicher.
- Bewirtungsbeleg/Bon-Design: Pflichtangaben, optional QR-Codes, individuelle Layouts.
GastroSoft ist dafür gemacht: schnell an der Station, mobil am Tisch, mit sauberer Übergabe an Bondrucker/Küchenbons – und natürlich DSFinV-K-konform. So bleibt dein Service flott und prüfungssicher.
Hotellerie: Mehrplatz-Betrieb, House-Accounts, Frühstück & Bar
Hotels brauchen Kasse plus Teamwork:
- Mehrplatz-Betrieb: Rezeption, Bar, Restaurant – parallel arbeiten, mit klaren Rollen/Rechten.
- Zimmer-/Gastkonten: Leistungen auf House-Account oder Gastkonto buchen; Tagesabschluss sauber trennen.
- Frühstück/Packages: Artikel und Steuersätze regelkonform abbilden, Paketbestandteile nachvollziehbar erfassen.
- Externe Systeme: Optionaler Datenaustausch mit Hotelsoftware, wenn vorhanden – wir beraten zur passenden Anbindung.
- Kassen-Nachschau-ready: Z-Abschluss, Journal, DSFinV-K-Export jederzeit abrufbar.
So vermeidest du Medienbrüche zwischen Front Office und F&B und lieferst im Prüfungsfall saubere, vollständige Daten.
Einzelhandel: Scannerprozesse, Inventur, Warengruppen – mit PosSoft
Im Retail zählen Artikelstamm und Geschwindigkeit an der Kasse:
- Barcodes & Artikelstamm: PZN/EAN/GTIN scannen, Varianten und Warengruppen sauber pflegen.
- Preise & Aktionen: Staffelpreise, Rabatte, Gutscheine, Pfand – alles protokolliert und prüfbar.
- Inventur: Zähllisten, MDE-/Scanner-Workflows, Differenzen dokumentieren; revisionssichere Protokolle.
- Kassenplatz: Schnelles Scannen, Kundendisplay, Zahlungsarten (Bar, Karte, Gutschein).
- DSFinV-K: Strukturierte Exporte inkl. Stammdaten- und Bewegungsdaten.
PosSoft spielt seine Stärken im Waren- und Scanner-Handling aus – mit klarer Benutzerführung und tagesfähigen Reports, die dem Prüfer standhalten.
Apotheken & medizinische Einrichtungen: PZN-/Rezept-Handling, Zuzahlungen
Besondere Anforderungen erfordern klare Prozesse:
- PZN-Handling: Artikel mit PZN scannen, Preis-/Steuersätze hinterlegen, Chargen/Hinweise optional dokumentieren.
- Rezept-/Fallzuordnung: Zuordnung im Kassiervorgang, Belegvermerke und praxisgerechte Belegdarstellung.
- Zuzahlungen & Mischkörbe: Bar-/Kartenzahlung, Rezeptanteile, Freiwahl – sauber getrennt und nachvollziehbar.
- Klinik-/Praxisumfeld: Kassen für Cafeteria, Shop, Kiosk; unterschiedliche Steuersätze korrekt verbuchen.
- Datenschutz: Rollen-/Rechtekonzept, sensible Informationen nur, wenn prozessbedingt nötig.
Wir stimmen die Kasse auf deine bestehende Branchensoftware und Abläufe ab, damit alles harmoniert – ohne Abstriche bei KassenSichV, TSE und DSFinV-K.
GastroSoft oder PosSoft? So wählst du die richtige Software
- Nimm GastroSoft, wenn:
- du Tischservice, Gänge, Küchenbons, mobile Order brauchst,
- Split-Rechnungen, Bewirtungsbelege und Trinkgeldlogik täglich anstehen,
- Bar/Restaurant/Hotelbar im Mehrplatz-Betrieb laufen.
- Nimm PosSoft, wenn:
- Scanner-/Inventurprozesse im Vordergrund stehen,
- du große Artikelstämme, Warengruppen und Etikettierung brauchst,
- Aktionen, Pfand, Gutscheine und schnelle Checkout-Flows entscheidend sind.
Beide Lösungen sind TSE- und DSFinV-K-fähig. Wir zeigen dir im Screening, wo deine Anforderungen liegen, und richten das System exakt darauf aus – inklusive Benutzerrollen, Bonlayouts und Exportpfaden.
Hardware-Setups, die im Alltag funktionieren
- Bondrucker
- 80-mm-Thermodrucker am Tresen; in der Gastro zusätzlich Küchen-/Thekendrucker (robust, ggf. Spritzschutz).
- Anschluss per USB, LAN oder WLAN – je nach Infrastruktur.
- Barcodescanner
- 2D-Handscanner für EAN/GTIN/PZN; Präsentationsscanner für schnellen Checkout; optional MDE-Geräte für Inventuren.
- Kassenlade & Kundendisplay
- Stabile, verschließbare Laden; Kundendisplay für Preis-/Summenanzeige und Transparenz.
- Touch-Clients & Mobilgeräte
- Stationäre Touch-Terminals oder Tablets für Service am Tisch; rutschfest, mit Netzteil/PoE.
- TSE
- Hardware-TSE (USB/SD) oder Cloud-TSE – wir beraten zu Laufzeit, Verlängerung, Filial-/Mehrplatzbetrieb und Fallback.
- Netzwerk & USV
- Sauberes LAN/WLAN, segmentiert nach Bedarf; kleine USV, damit Kasse/TSE bei kurzen Stromausfällen stabil bleiben.
Alle Komponenten kommen vorkonfiguriert, werden aufeinander abgestimmt ausgeliefert und sind sofort einsetzbar – inklusive schneller Versandoptionen.
Rollout-Checkliste, Fernwartung, Finanzierung – so gelingt der Umstieg
- Planung
- Ist-Analyse: Anzahl Plätze, Belege, Artikelstamm, Schnittstellen, Zahlungsarten.
- Rechtscheck: TSE-Typ wählen, Meldepflichten klären, Pflichtangaben für Belege prüfen.
- Setup
- Softwarewahl (GastroSoft vs. PosSoft), Benutzerrollen, Steuersätze, Warengruppen.
- Bonlayouts inkl. TSE-Angaben, Logo, Pflichttexte.
- TSE aktivieren, binden und Testbeleg/Journale prüfen.
- Daten & Tests
- Artikelimport, Tische/Zimmer/Stationen anlegen.
- Testläufe: Tagesgeschäft simulieren (Storno, Rabatt, Split, Gutschein, Inventur).
- DSFinV-K-Export + TSE-TAR erzeugen und ablegen.
- Go-live
- Schulung deines Teams (kurz, praxisnah).
- Erster Z-Abschluss dokumentiert, Kassenbuchprozesse einüben.
- Betrieb
- Regelmäßige Updates, TSE-Laufzeit im Blick, Datensicherung/Archiv.
- Verfahrensdokumentation aktuell halten (Änderungen, Verantwortliche, Systeme).
Service & Finanzierung bei MagicPOS:
- Fachberatung und Fernwartungspakete: Wir helfen bei Einrichtung, Updates, Prüfungs-Exports und akuten Fragen – schnell per Remote.
- Schneller Versand: Vorkonfiguriert, damit du ohne Leerlauf startest.
- Flexible Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder in Raten – budgetschonend planbar, auch bei mehreren Stationen oder Filialen.
Wenn du willst, begleiten wir dich von der Auswahl bis zur ersten Prüfung – mit klaren To-dos, fixen Ansprechpartnern und einem Setup, das in deinem Alltag läuft und den rechtlichen Rahmen 2025 sicher erfüllt.