Wenn Du heute Kassen betreibst – egal ob im Einzelhandel, in der Gastro, in der Hotellerie oder in medizinischen Einrichtungen – kommst Du an fiskalkonformen Systemen nicht vorbei. Die KassenSichV und die GoBD setzen klare Leitplanken: Jede Transaktion muss manipulationssicher erfasst werden, Daten müssen vollständig und unveränderbar aufbewahrt werden, und im Prüfungsfall muss alles schnell und strukturiert exportierbar sein. Klingt nach Bürokratie? Muss es nicht. Mit der richtigen Kombination aus Software, Hardware und Service läuft das im Tagesgeschäft mit – ohne Dich zu bremsen.
TSE, KassenSichV, GoBD – verständlich erklärt
- TSE – Technische Sicherheitseinrichtung: Herzstück der Fiskalkonformität. Jede Buchung wird kryptografisch signiert und revisionssicher protokolliert. Es gibt Hardware‑TSE (z. B. USB/SD) und Cloud‑TSE. Beide Varianten müssen BSI-zertifiziert sein.
- KassenSichV: Regelt, dass elektronische Aufzeichnungssysteme mit einer TSE betrieben werden. Dazu kommen u. a. Belegausgabepflicht, strukturierter Datenexport (DSFinV‑K) und Anforderungen an die Protokollierung.
- GoBD: Beschreibt, wie digitale Geschäftsunterlagen zu führen und aufzubewahren sind. Wichtig für Dich: Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, zeitgerechte Erfassung, Verfahrensdokumentation und 10‑jährige Aufbewahrung.
- Meldung Deiner Kasse: Für Kassensysteme/TSE besteht eine Anzeigepflicht nach §146a AO. Je nach Bundesland erfolgt das über ein Online-Portal. Kläre die konkrete Vorgehensweise mit Deinem Steuerbüro/Finanzamt.
- Prüfungsfall: Deine Kasse muss DSFinV‑K‑Exporte liefern (auf Anforderung bspw. im Rahmen einer Kassen-Nachschau). Gute Kassensoftware bildet das mit wenigen Klicks ab.
Praxis-Tipp: Halte eine kurze Verfahrensdokumentation bereit (Aufbau Deiner Kassenlösung, Verantwortlichkeiten, Backup‑Regeln, Umgang mit Stornos/Trinkgeldern/Trinkgeldauszahlungen, Notfallprozesse bei TSE‑Ausfall). Das spart im Prüfungsfall viel Zeit.
Branchen im Fokus: So setzt Du Fiskalkonformität effizient um
- Retail/Einzelhandel:
- Schnelle Barcodescans, Variantenartikel, Aktionen/Preisänderungen, Retouren – alles sauber signiert und lückenlos dokumentiert.
- Filialfähigkeit, rollenbasierte Rechte (Kasse, Leitung, Revision) und revisionssichere Tagesabschlüsse.
- DSFinV‑K‑Export, Lagerbewegungen und Inventuren nachvollziehbar verknüpft.
- Gastronomie:
- Tischverwaltung, Splitting (Rechnungen teilen), Gangsteuerung, Happy-Hour-Preise – sauber in TSE‑Journale eingebettet.
- Küchen-/Thekendruck, Mobilkasse für den Service, Kellner-Abrechnungen, Trinkgeldregelungen GoBD-konform.
- Notbetrieb bei TSE‑Störung mit späterer Nacherfassung – dokumentiert und prüfungssicher.
- Hotellerie:
- Zimmer-/Housekeeping‑Prozesse, Bewirtungsbelege, auf’s Zimmer buchen, City‑Tax – sauber getrennt und nachvollziehbar.
- Integration zur Hotelsoftware (PMS) für konsistente Gastkonten und steuerlich korrekte Abrechnungen.
- Apotheken und Krankenhäuser:
- Frontshop-/Kantinenkassen mit PZN-/EAN‑Scanning, Rezept-/Privatverkauf, Altersfreigaben, Kassenlade- und Safelogik.
- Kostenstellen, Debitoren-/Mitarbeiterverkauf, ggf. Anbindung an bestehende Branchen-ERP/Abrechnungssysteme.
Wichtig: Nicht jede Spezialfunktion ist per se eine Kassenfunktion. Oft ist die saubere Schnittstelle zwischen Kasse, WaWi/PMS/Apotheken-ERP der Effizienzhebel – und zugleich der Schlüssel zur GoBD-konformen Gesamtdokumentation.
GastroSoft vs. PosSoft: Welche Software passt zu Deinem Alltag?
Beide Lösungen, die wir bei MagicPOS führen, sind TSE‑fähig und auf professionelle Umgebungen ausgelegt. Die Entscheidung hängt von Deinen Prozessen ab:
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Wenn Dein Schwerpunkt Gastro/Hotellerie ist:
- GastroSoft spielt seine Stärken in der Tisch- und Raumverwaltung aus. Typische Szenarien wie:
- Tische zusammenlegen/teilen, Gänge steuern, Splitten nach Artikeln/Anzahl/Personen
- Küchen-/Thekendruck oder Küchenmonitor, Laufzettel, Storno-Workflows
- Bedienerwechsel, Schichtabschlüsse, Trinkgeldverwaltung
- Aufs-Zimmer-buchen und Übergabe an die Hotelabrechnung
- Ziel: Schneller Service, weniger Laufwege, klare Abrechnung – und alle Vorgänge sauber TSE‑protokolliert.
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Wenn Dein Schwerpunkt Retail/Apotheke/Shop ist:
- PosSoft punktet bei artikellastigen Prozessen. Typische Szenarien wie:
- Varianten- und Setartikel, Etikettendruck, Preisaktionen, Pfandrücknahmen
- Barcode- und PZN-Scanning, Retouren mit Belegbezug, Inventuren
- Kunden- und Rabattregeln, Gutscheinprozesse, Kassenbuch
- Ziel: Hoher Durchsatz an der Kasse, transparente Bestände und schnelle DSFinV‑K‑Exporte.
Du bist hybrid unterwegs (z. B. Hotel mit Restaurant, Klinik mit Shop/Kantine)? Wir beraten Dich, ob eine Lösung beide Welten abdeckt oder eine Kombination mit sauberer Schnittstelle sinnvoller ist.
Hardware smart integrieren: Bondrucker, Scanner & Co.
Die schönste Software bremst, wenn die Peripherie nicht passt. So gelingt die Integration:
- Bondrucker:
- ESC/POS‑kompatible Geräte sind de facto Standard. Für mehrere Arbeitsplätze empfehlen wir Netzwerk‑ oder WLAN‑Drucker.
- Achte auf Belegausgabepflicht (digital oder Papier) und auf satzkonformen Beleg mit TSE‑Informationen.
- Für Küche/Bar: robuste Thermodirektdrucker, ggf. mit Signalton und Spritzschutz.
- Barcodescanner:
- Handscanner mit Standfuß für den Checkout, kabellose Geräte für Laufwege, 2D‑Scanner für QR/Datamatrix (PZN/GS1).
- In Apotheken/Med-Bereich auf saubere Erkennung von PZN/Chargen-Codes achten.
- Kassenlade, Kundendisplay, Zahlterminals:
- Lade über Bondrucker ansteuerbar, Display für Preistransparenz (und Marketing), Terminals integriert für schnelle Kartenzahlung.
- Wichtig: Paymentschnittstelle mit TSE‑Konzept abstimmen (betriebswirtschaftlicher Vorgang vs. Zahlungsfluss).
- TSE (Cloud oder Hardware):
- Cloud‑TSE: ideal für Filialen/Skalierung, zentrale Verwaltung, weniger Vor-Ort‑Hardware.
- Hardware‑TSE: lokal/Offline‑fähig, planbar in Umgebungen mit eingeschränkter Konnektivität.
- Backup & Stabilität:
- USV für zentrale Kassen/Server, tägliche Datensicherung, Monitoring. Damit bist Du bei Prüfungen und Ausfällen auf der sicheren Seite.
MagicPOS liefert Dir erprobte Kombinationen aus Druckern, Scannern und TSE, die zu Deiner Software passen – inklusive schneller Versandabwicklung.
Dein Einführungsfahrplan: Schlank, sicher, kalkulierbar
So bringen wir Dein System ohne Chaos live:
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Analyse & Konzept
- Aufnahme Deiner Prozesse, Belege, Rollen, Standorte.
- Auswahl Software (GastroSoft/PosSoft), TSE‑Modell, Hardware-Setup.
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Datenübernahme
- Artikel-/Preislisten, Tisch-/Raumpläne, Zimmer-/Kostenstellen, Kunden-/Lieferantenstämme.
- Bereinigung und strukturierte Migration – revisionssicher protokolliert.
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Konfiguration & Tests
- Steuersätze, Beleglayouts, Zahlarten, Rechte, Küchen-/Bondruck-Routing.
- Testabschlüsse, DSFinV‑K‑Proben, Storno-/Trinkgeld-Workflows, Notfallroutinen.
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Schulung
- Kompakttrainings nach Rolle: Kasse/Service, Schichtleitung, Administration.
- Cheatsheets und kurze Video-Snippets für den schnellen Einstieg.
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Go‑Live mit Fernwartung
- Begleitetes Onboarding, schnelle Reaktionszeiten, Feintuning im Betrieb.
- Remote‑Supportpakete sorgen dafür, dass Fragen im Tagesgeschäft nicht liegen bleiben.
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Dokumentation & Audit‑Bereitschaft
- Verfahrensdokumentation, Backup‑Plan, Rechte-/Rollenmatrix.
- Check auf GoBD‑Konformität und vorbereitetes Prüfungsset (DSFinV‑K‑Export).
Mit diesem Plan minimierst Du Downtime, erhöhst Akzeptanz im Team und startest rechtssicher.
Finanzierung & TCO: Clever investieren statt teuer improvisieren
Fiskalkonformität ist Pflicht – aber wie bleibt das budgetschonend? Denke in Total Cost of Ownership (TCO):
- Einmalkosten:
- Hardware (Kasse, Drucker, Scanner, TSE‑Hardware), Lizenzen, Installation.
- Laufende Kosten:
- Softwarepflege/Updates, Cloud‑TSE‑Gebühren, Fernwartung, Backup/Monitoring.
- Prozesskosten:
- Schulung, Einarbeitung, Ausfallzeiten – durch gutes Onboarding deutlich reduzierbar.
- Risiko- und Prüfkosten:
- Fehlerhafte Kassenführung kann teuer werden. Ein sauberes System spart im Zweifel fünfstellige Beträge.
Unsere flexiblen Zahlungsmodelle:
- Kauf auf Rechnung: Volle Kontrolle, sofortiges Eigentum – gut planbar bei klaren Budgets.
- Ratenzahlung: Entlastet die Liquidität, deckt sich mit dem Nutzen über die Laufzeit.
- TCO‑Sicht: Oft ist die Kombination aus günstiger Hardware, passender Softwarelizenz und einem Fernwartungspaket die wirtschaftlichste Lösung – weniger Ausfälle, schnellere Hilfe, sichere Updates.
Wir rechnen Dir transparent vor, wie sich beides im Vergleich über 3–5 Jahre auswirkt – inklusive TSE‑Laufzeiten und eventueller Ersatzinvestitionen.
Warum MagicPOS: Mehrwerte, die Du jeden Tag spürst
- Wettbewerbsfähige Preise:
- Du zahlst für das, was Du wirklich brauchst. Keine überfrachteten Pakete, klare Kalkulation.
- Schneller Versand:
- Gerade bei Defekten oder Standorterweiterungen zählt Geschwindigkeit. Wir liefern zügig und vorbereitet.
- Fachkundige Beratung:
- Branchenspezifische Szenarien statt Produkt-Blabla. Ob Tischsplits, Zimmer‑Charge oder PZN‑Prozesse – wir sprechen Deine Sprache.
- Remote‑Service & Wartung:
- Fernwartungspakete, die im Alltag den Unterschied machen: Updates, Fehleranalyse, Optimierung ohne Vor-Ort‑Termine.
- Branchenfokus:
- Retail, Gastro, Hotellerie, Apotheken/Krankenhäuser – wir kennen die Unterschiede und konfigurieren entsprechend.
Unser Ziel ist simpel: eine Kasse, die läuft, die prüfungssicher ist und die Deinen Betrieb spürbar schneller macht.
Nächste Schritte: Dein schneller Praxis-Check
- Hast Du bereits eine TSE im Einsatz und ist sie BSI‑zertifiziert?
- Erstellst Du DSFinV‑K‑Exporte mit wenigen Klicks?
- Gibt es eine aktuelle Verfahrensdokumentation inklusive Notfallprozess bei TSE‑Ausfall?
- Sind Belege vollständig (inkl. TSE‑Infos) und die Belegausgabepflicht geregelt (Papier oder digital)?
- Passen Software und Hardware zu Deinen realen Prozessen (Tisch/Zimmer, PZN, Filialen)?
- Sind Schulungen und Fernwartung organisiert – auch für neue Mitarbeitende?
Wenn Du drei oder mehr Fragen mit „nein“ beantwortest, lohnt sich ein kurzer Austausch. Wir zeigen Dir, wie Du mit GastroSoft oder PosSoft, der passenden Peripherie und einem schlanken Einführungsfahrplan fiskalkonform und zukunftssicher aufstellst – ohne Dein Tagesgeschäft auszubremsen.