Kurz gesagt: Du musst deine Kassendaten so erfassen, sichern und ausgeben, dass sie jederzeit unveränderbar, vollständig und für die Finanzverwaltung maschinell auswertbar sind. Dazu gehören fünf zentrale Bausteine:
- KassenSichV: Verordnung, die technische Sicherheit, Belegausgabe und Exporte regelt (§ 146a AO).
- TSE (Technische Sicherheitseinrichtung): Signiert jeden relevanten Vorgang an der Kasse und protokolliert ihn unveränderbar.
- DSFinV‑K: Standardisiertes Exportformat für Kassendaten, das die Prüfer:innen maschinell einlesen.
- GoBD: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung für die digitale Welt (z. B. Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Verfahrensdoku).
- Belegausgabepflicht: Du musst für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg bereitstellen (Papier oder digital). Kund:innen müssen ihn nicht annehmen, du musst ihn aber anbieten.
Wichtig: Fiskalkonformität ist kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Prozess aus sauberer Einrichtung, konsequenter Nutzung, regelmäßigen Exports/Backups und gepflegter Verfahrensdokumentation.
Revisionssicher auf die Kassen‑Nachschau vorbereitet
Die Kassen‑Nachschau kommt unangekündigt. Mit diesem Fahrplan bist du cool und compliant:
- Verantwortlichkeiten benennen: Wer empfängt die Prüfer:in? Wer führt Exporte durch? Wer hat Admin-Rechte?
- Verfahrensdokumentation bereithalten: Systemübersicht, Prozesse (z. B. Storno, Trinkgeld, Retouren), Rollen, Archivierung, Kassenabschlüsse.
- TSE-Status prüfen: Seriennummer, Zertifikatslaufzeit, letzter Selbsttest, Time‑Sync, aktive Journalisierung.
- DSFinV‑K/IDEA‑Export testen: Regelmäßig Probe-Exports erstellen und verifizieren, inkl. TSE‑Tar/Logdateien.
- Belege checken: Pflichtangaben drauf? TSE‑Signatur/Transaktionsnummer sichtbar?
- Kassenabschlüsse: Tages- und Monatsabschlüsse konsistent, Kassendifferenzen dokumentiert.
- Fernzugriff vorbereiten: Falls die Nachschau Remote‑Einsicht erfordert, Zugänge (read-only) parat haben.
- Notfallplan: Was tun bei Netzausfall/TSE‑Störung? Offline‑Betrieb dokumentiert? Störungsprotokoll?
Praxis-Tipp: Lege eine „Prüfungsmappe“ an (digital/physisch) mit Anleitungen für den DSFinV‑K‑Export, Kontakt der Systembetreuung, Seriennummern, Lizenznachweisen und TSE‑Infos. So sparst du Zeit und Nerven.
Cloud‑TSE vs. Hardware‑TSE: Welche Lösung passt zu dir?
Beide Varianten sind zertifiziert möglich – die Entscheidung hängt von deinem Setup, deiner Branche und deinem Betriebsalltag ab.
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Verfügbarkeit und Netz:
- Cloud‑TSE: Ideal bei stabiler Internetverbindung; moderne Systeme puffern kurzzeitige Ausfälle. Vorteil bei vielen Standorten.
- Hardware‑TSE (z. B. USB/SD, Terminal‑intern): Läuft lokal, unabhängig vom Netz; gut für Standorte mit wackeligem Internet.
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Skalierung und Administration:
- Cloud‑TSE: Zentrale Verwaltung, Roll‑out über viele Kassen/Filialen schneller, Zertifikatswechsel meist automatisch.
- Hardware‑TSE: Pro Kassenplatz ein Gerät; klare physische Trennung, aber mehr Gerätepflege.
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Performance und Durchsatz:
- Cloud‑TSE: Gut für viele parallele Transaktionen, wenn Bandbreite stimmt.
- Hardware‑TSE: Sehr geringe Latenz lokal; bewährt bei High‑Speed‑Scans.
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Kostenmodell:
- Cloud‑TSE: Monatliche/jährliche Gebühren, planbar, wenig Einmalaufwand.
- Hardware‑TSE: Einmalinvest plus gelegentliche Austauschzyklen.
Branchenspezifische Entscheidungshilfe:
- Gastronomie/Hotellerie (Tisch-/Zimmerverwaltung): Wenn du Reservierungen, Tische/Zimmer und mehrere Mobilgeräte nutzt, punktet Cloud‑TSE bei zentralem Management. Bei ländlichen Häusern mit Funklöchern ist Hardware‑TSE stressfreier.
- Apotheken (Rezeptur/Rezeptabrechnung): Wegen hohem Datenschutzbedarf und stabilen LAN‑Netzen ist Hardware‑TSE oft beliebt. Cloud‑TSE kann sinnvoll sein, wenn du mehrere Kassenplätze filialübergreifend konsistent managen willst.
- Einzelhandel (Mehrplatzkassen, Scanner‑Flows): Bei hohem Scan‑Durchsatz und Self‑Checkout-Zonen überzeugt Hardware‑TSE durch lokale Latenz. Filialverbünde profitieren häufig von Cloud‑TSE wegen zentraler Administration.
- Krankenhäuser (Kassenplätze in Ambulanzen/Kantinen): Heterogene Infrastruktur, viele Kassen – hier ist die Cloud‑TSE oft im Vorteil (Roll‑out, Wartung, Zertifikatswechsel), sofern das Kliniknetz stabil ist.
Praxis mit GastroSoft und PosSoft: Workflows, die im Alltag tragen
So setzt du mit GastroSoft (Gastro/Hotel) und PosSoft (Einzelhandel/Apotheke) fiskalkonform um – inklusive passender Hardware.
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Gastro/Hotel mit GastroSoft
- Tisch-/Zimmerverwaltung: Tische splitten, zusammenführen, Zimmerbuchung verknüpfen – alle relevanten Buchungen werden TSE‑signiert.
- Mobile Bestellungen: Tablets/Handhelds funken an die Hauptkasse; TSE‑Signatur erfolgt transaktionssicher, Belegausgabe am Station‑ oder Mobil‑Drucker.
- Belege digital oder gedruckt: QR‑Belege sparen Papier und erfüllen die Belegausgabepflicht.
- Hardware-Tipp: 80‑mm‑Bondrucker mit Auto‑Cutter für Küchen- und Gastbelege, robuste Funk‑Handhelds, Kassenschublade mit RJ11‑Trigger.
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Einzelhandel mit PosSoft
- Mehrplatzbetrieb: Parallele Kassenplätze mit zentraler Artikel- und Preisverwaltung; TSE‑Signatur je Transaktion.
- Scanner-Flows: Freihand‑Scanner (Presentation) für Kassen mit hohem Durchsatz; 2D‑Scanner für QR/EAN‑13/EAN‑128.
- Retouren/Preisänderungen: Rollenbasiert und protokolliert (GoBD‑konform), nachvollziehbar im DSFinV‑K‑Export.
- Hardware-Tipp: 1D/2D‑Barcodescanner (stationär + Handheld), line‑interactive USV für Kasse+TSE, schnelle Thermodrucker (≥ 200 mm/s).
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Apotheke mit PosSoft
- Rezeptabrechnung: Eindeutige Vorgangsarten, TSE‑Signatur für relevante Transaktionen, getrennte Kassenberichte für Rx/OTC möglich.
- Rezeptur: Dokumentierte Herstellungsprozesse lassen sich in der Verfahrensdoku referenzieren; Kasse bildet Abgabe/Verkauf ab.
- Scans: 2D‑Scanner lesen PZN und Rezept‑Codes sicher.
- Hardware-Tipp: 2D‑Area‑Imager mit Ständer, leiser 80‑mm‑Drucker für Rezeptbelege.
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Krankenhaus
- Kassenplätze in Ambulanz/Kantine/Shop: Einheitliches Setup, zentrale Rechteverwaltung.
- TSE-Strategie: Cloud für viele Stationen, Hardware für sensible Offline‑Bereiche.
- Hardware-Tipp: Hygienefähige Scanner (abwischbar), robuste Drucker mit Ethernet für zentrale Verwaltung.
Hinweis: Wir begleiten dich bei Auswahl, Einrichtung und Tests – inklusive Fernwartungspaketen, damit der Live‑Betrieb reibungslos läuft.
Migration ohne Reibungsverluste: Die Checkliste
1) Bestandsaufnahme
- Welche Kassenplätze, welche Zahlungsarten, welche Schnittstellen (Warenwirtschaft, PMS, DATEV, Payment, E‑Com)?
- Welche TSE ist im Einsatz, welche Zertifikatslaufzeit?
- Welche Beleg- und Berichtslayouts nutzt du aktuell?
2) Datenexport
- Artikel/Warengruppen, Preise, Kundendaten, Benutzerrollen aus Altsystem exportieren.
- DSFinV‑K‑Voll‑Export und TSE‑Archiv sichern (Aufbewahrungspflichten!).
- Dokumentierte Z‑Berichte/Tagesabschlüsse übernehmen.
3) Schnittstellen klären
- Zahlterminals (ZVT/OPI), Buchhaltung (z. B. DATEV‑ASCII), Hotel‑PMS, Lieferdienste, Gutscheinsysteme.
- Teststammdatensatz und Testtransaktionen definieren.
4) Schulung
- Kassenprozesse (Verkauf, Storno, Retoure, Trinkgeld), Sonderfälle (Rabatte, Preisfehler) trainieren.
- Rollen & Rechte, Kassenabschlüsse, Exportabläufe schulen.
5) Testbetrieb
- Pilotkasse einrichten, TSE koppeln, DSFinV‑K‑Export ziehen und prüfen.
- Stresstest: Mehrplatz, Netzunterbrechung, Druckerausfall simulieren.
- Abnahmeprotokoll unterschreiben, Go‑Live‑Plan fixieren.
Extra: Lege dir Checklisten in der Kasse an (To‑Do‑Listen pro Schicht), damit nichts untergeht.
TCO/ROI klarziehen: Was kostet’s wirklich – und was bringt’s?
Transparenz hilft bei Entscheidungen. Denke an:
- Einmalig: Hardware (Kasse, Drucker, Scanner, TSE ggf.), Einrichtung, Schulung.
- Laufend: Softwarelizenzen, TSE‑Gebühren (Cloud) oder Austauschzyklen (Hardware), Support/SLA, Papier, Wartung.
- Indirekt: Ausfallzeiten, Schulungsaufwand bei Personalwechsel, Fehlbonierungen.
Mini‑Beispielrechnung:
- Durch schnellere Scan‑Flows sparst du 3 Sekunden pro Bon, bei 400 Bons/Tag sind das 20 Minuten täglich. Bei 20 Arbeitstagen/Monat ca. 400 Minuten (~6,7 Stunden). Rechnet man mit 25 € Personalkosten/Stunde, ergibt das 167,50 €/Monat Effizienzgewinn – oft mehr als eine TSE‑Monatsgebühr.
Budgetschonend finanzieren:
- Kauf auf Rechnung: Liquidität bleibt geschont, buchhalterisch sauber trennbar.
- Ratenzahlung: Investition über die Nutzungsdauer strecken, TCO planbar machen.
- Schneller Versand: Minimiert Übergangszeiten und sichert die Kasse bei Defekten/Erweiterungen ab – weniger Downtime, weniger Umsatzverlust.
Bei MagicPOS bekommst du wettbewerbsfähige Preise, flexible Finanzierung (Kauf auf Rechnung, Ratenzahlung) und schnellen Versand – damit dein Upgrade planbar und ohne Leerlauf passiert.
Service, der mitdenkt: Fachberatung, Fernwartung, SLA
- Fachberatung: Wir analysieren deinen Betrieb, empfehlen TSE‑Strategie, Hardware‑Mix und Software‑Setup – branchenspezifisch.
- Fernwartung: Updates, Konfigchecks, Export‑Tests, Fehleranalyse – ohne Anfahrt, schnell im Zugriff.
- SLA (Service Level Agreement): Definierte Reaktionszeiten, Priorisierung im Störfall, proaktive Health‑Checks.
- Dokumentation: Wir unterstützen bei Verfahrensdoku, Mustervorlagen und Schulungsunterlagen.
Ziel: Du konzentrierst dich auf dein Geschäft, wir halten deine Kassenwelt sicher und compliant.
Compliance‑Checkliste (zum Download) und Musterdokumente
Du kannst den folgenden Inhalt direkt kopieren und als PDF/DOC speichern. So hast du sofort eine belastbare Basis.
Compliance‑Kurzcheck (täglich/wöchentlich)
- [ ] Belegdruck/QR‑Beleg aktiv, Pflichtangaben vollständig
- [ ] TSE‑Status OK (Selbsttest/LED/Monitoring), Uhrzeit synchron
- [ ] Tagesabschluss (Z‑Bericht) erstellt, Abweichungen dokumentiert
- [ ] Backup/Export‑Routine gelaufen (gemäß Plan)
- [ ] Benutzerwechsel/Schichtwechsel protokolliert
Monats‑/Quartalscheck
- [ ] DSFinV‑K‑Export testweise erzeugt und verifiziert
- [ ] TSE‑Zertifikatslaufzeit geprüft, Austauschfenster geplant
- [ ] Verfahrensdokumentation aktualisiert (Version/Änderungen)
- [ ] Schulungen/Neueinweisungen dokumentiert
- [ ] Schnittstellen‑Logs (Payment, Buchhaltung) geprüft
Musterdokument 1: Deckblatt Verfahrensdokumentation
- Unternehmen: [Name, Rechtsform]
- Standort(e): [Adresse]
- Kassensystem: [Softwareversion, TSE‑Typ/Seriennr.]
- Gültig ab: [Datum], Version: [x.y]
- Verantwortlich: [Rolle/Name/Kontakt]
- Geltungsbereich: [Filialen/Abteilungen]
- Letzte Änderung: [Datum, Kurzbeschreibung]
Musterdokument 2: Prozessbeschreibung Kassenbetrieb (Auszug)
- Verkauf: Erfassung Artikel/Preis, Zahlung, Belegausgabe, TSE‑Signatur automatisch.
- Storno/Retoure: Nur mit berechtigten Rollen; verknüpft mit Originalbeleg; TSE‑protokolliert.
- Trinkgeld/Rabatte: Regeln, Limits, Freigaben; Dokumentation im Kassenabschluss.
- Tagesabschluss: Z‑Bericht, Kassensturz, Kassenbuch‑Eintrag; Archivierung.
- Exporte: DSFinV‑K monatlich/auf Anforderung; Speicherort und Verantwortliche.
Musterdokument 3: TSE‑Wechsel-/Störungsprotokoll
- Datum/Uhrzeit:
- Kassenplatz:
- TSE‑Seriennummer:
- Ereignis: [Wechsel/Zertifikatsablauf/Störung]
- Maßnahmen: [Neuinitialisierung/Supportticket/Workaround]
- Verantwortlich/Unterschrift:
- Wiederinbetriebnahme geprüft am:
Musterdokument 4: Kassen‑Nachschau‑Leitfaden (Aushang intern)
- Prüfer:in willkommen heißen, in den Backoffice‑Bereich begleiten.
- Ausweis/Verfügung sichten, Kontakt Systembetreuung informieren.
- DSFinV‑K‑Export starten (Anleitung beiliegt).
- Verfahrensdokumentation und TSE‑Infos vorlegen.
- Keine Löschungen/Änderungen während der Prüfung.
- Gesprächsnotizen führen, Exportkopie archivieren.
Wenn du möchtest, schicken wir dir die Vorlagen als formatiertes PDF – inklusive Platzhaltern und Checklisten zum Abhaken. Melde dich einfach bei MagicPOS.
Nächste Schritte: So kommst du 2025 gelassen durch jede Prüfung
- Entscheidung TSE‑Strategie treffen (Cloud vs. Hardware) – passend zu deinem Netz, deinen Standorten und Prozessen.
- Hardware auswählen: Bondrucker (80 mm, Auto‑Cutter), 2D‑Scanner je nach Einsatzzone, ggf. USV.
- Pilot aufsetzen, DSFinV‑K‑Export testen, Team schulen.
- Finanzierung wählen (Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung) – TCO transparent planen.
- Go‑Live mit SLA absichern – schneller Versand für Ersatz/Erweiterungen einplanen.
Du willst das komplett paketiert? MagicPOS begleitet dich von der Bestandsaufnahme über die Migration bis zum laufenden Betrieb – mit fairen Preisen, schneller Lieferung und einem Support, der ans Telefon geht, wenn’s zählt.