Du planst ein neues Kassensystem oder willst dein bestehendes Setup auf fiskale Standfestigkeit trimmen? Dann bist du hier richtig. Dieser Praxis‑Guide führt dich durch alle relevanten Anforderungen der KassenSichV inklusive TSE und DSFinV‑K, vergleicht branchenspezifische Must‑haves und hilft dir, die passende Software (GastroSoft oder PosSoft), Hardware und Finanzierung zu wählen. Dazu bekommst du einen erprobten Rollout‑Blueprint, eine Checkliste für die Anbieterauswahl und TCO‑Beispiele für Retail, Gastro, Hotel und medizinische Einrichtungen wie Apotheken.
KassenSichV, TSE, DSFinV‑K – was du wirklich brauchst, um revisionssicher zu bleiben
Kurz und praxisnah:
- KassenSichV: Regelt die manipulationssichere Aufzeichnung von Kassenvorgängen. Kernelement ist die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung).
- TSE: Signiert jeden relevanten Vorgang (Bon, Storno, Training etc.). Es gibt Hardware‑TSE (z. B. USB/SD) und Cloud‑TSE. Wichtig: Zertifizierung, regelmäßige Updates, Zeit‑Synchronisierung und ein dokumentiertes Ausfallkonzept.
- DSFinV‑K: Standardisierter Datenexport für Betriebsprüfungen und Kassen‑Nachschau. Dein System muss jederzeit einen vollständigen DSFinV‑K‑Export liefern können.
- GoBD & Verfahrensdokumentation: Beschreibe in einem kompakten Dokument, wie bei dir Belege erfasst, verarbeitet, gespeichert, gesichert und exportiert werden. Das gehört zur Revisionssicherheit dazu.
- Belegausgabepflicht: Kundenbelege (digital oder Papier) müssen ausgegeben werden.
- Z‑Berichte & Kassensturzfähigkeit: Täglicher Abschluss und jederzeit nachvollziehbarer Kassenbestand.
Best Practices:
- Wähle ein System mit zertifizierter TSE‑Schnittstelle, automatischen Signaturprüfungen und DSFinV‑K‑Export auf Knopfdruck.
- Plane ein TSE‑Monitoring (Ablauf Zertifikate, Update‑Fälligkeiten).
- Lege klare Prozesse für Ausfälle fest: Wie wird weiter kassiert (Offline‑Betrieb/Puffer), wie dokumentierst du Störungen, und wie holst du Signaturen nach?
- Sichere monatlich DSFinV‑K‑Exports plus Belegarchiv, und halte deine Verfahrensdokumentation aktuell.
Must‑haves nach Branche: Was wirklich zählt
Einzelhandel (Retail)
- Barcode‑/Etikettendruck, Varianten‑ und Set‑Artikel, Staffelpreise, Gutscheine
- Schnelle Kassenoberfläche mit Scannern (1D/2D), Kundendisplay
- Mehrfilial‑Inventur, Umlagerungen, Inventurlisten, mobile Erfassung
- Offline‑Betrieb bei Netzwerkausfällen, robuster Bondruck
- Schnittstellen zu Warenwirtschaft und Online‑Shop (optional)
Gastronomie
- Tisch‑ und Bereichsverwaltung, Splitting/Join, Gangfolge
- Mobile Bestellaufnahme (Tablet/Handheld), Küchenmonitor oder Küchendruck
- Happy‑Hour/Zeittarife, Rezepturen & Wareneinsatz
- Bondruck nach Station (Theke/Küche), Storno‑Workflows mit Berechtigungen
- Offline‑Fähigkeit, Trinkgeld‑Handling, Zahlartenmix
Hotellerie
- PMS‑Anbindung (Posten auf Zimmer/House Account, Tagesabschluss je Kostenstelle)
- Frühstück/Arrangement‑Logik, Revenue‑Center und Kostenstellenberichte
- F&B‑Features aus der Gastro plus zentrale Stammdatenpflege
- Mandanten/Standorte, Rollen & Rechte für Front‑Office/Service/Backoffice
- Offline‑Betrieb und reibungslose Night‑Audit‑Prozesse
Apotheken & medizinische Einrichtungen
- Barcode‑/PZN‑Scan, Etikettendruck, Chargen‑/Verfallsdaten (falls benötigt)
- Differenzierte Steuersätze, Rezept-/Eigenartikelverkauf, Kassenbuch
- Rollen & Rechte, Datenschutz und revisionssichere Protokolle
- Mehrfilial‑Inventur, dokumentationsfähige Reports
- Optional: Self‑Service/Kassenplatz im Shop/Kiosk, zuverlässiger Offline‑Modus
GastroSoft oder PosSoft? So triffst du die Wahl
- GastroSoft – wenn Gastronomie dein Kerngeschäft ist:
- Starke Tisch‑/Bereichsverwaltung, mobile Bestellaufnahme
- Küchenmonitoring, Gangsteuerung, komplexe Split‑/Join‑Funktionen
- Ideal für Restaurants, Bars, Cafés, Hotel‑F&B
- PosSoft – wenn du Retail‑DNA hast:
- Schneller Barcode‑Workflow, Varianten/Größen/Farben, Etikettendruck
- Mehrfilial‑Inventur, Umlagerungen, rabattfähige Kampagnen
- Ideal für Einzelhandel, Apotheken‑/Shop‑Bereiche, Krankenhaus‑Shops
Hotel‑Setup in der Praxis:
- F&B (Restaurant/Bar): GastroSoft
- Shop/Minimarket/Apotheke im Haus: PosSoft
- Gemeinsam stark durch PMS‑Anbindung und zentrale Auswertungen.
Beide Lösungen lassen sich fiskalkonform mit TSE betreiben, liefern DSFinV‑K‑Exports und erfüllen die Belegausgabepflicht. Die Entscheidung richtet sich nach deinem Hauptprozess an der Kasse.
Bewährte Hardware‑Sets, die einfach laufen
Core‑Set für Retail
- All‑in‑One‑Touch‑Terminal (lüfterlos, 15–16"), 80‑mm‑Thermo‑Bondrucker
- 2D‑Barcodescanner (kabelgebunden oder Bluetooth), Kassenlade, Kundendisplay
- Optional: Etikettendrucker, mobiler Inventur‑Scanner, Netzwerk‑Switch/USV
- TSE als Hardware (USB/SD) oder Cloud – je nach Filialstruktur
Core‑Set für Gastro/Hotel‑F&B
- Touch‑Terminal an Theke, Küchendrucker/Küchenmonitor je Produktionsbereich
- Mobile Ordergeräte (Android/iOS Handhelds), stabiles WLAN (VLAN getrennt)
- Kassenlade, Bon‑/Auftragsdruck nach Station, Spritzwasserschutz
- TSE‑Integration zentral oder je Kasse, Offline‑Puffer bei WLAN‑Drop
Core‑Set für Apotheken/medizinische Einrichtungen
- Touch‑Terminal, schneller 2D‑Scanner (PZN‑fähig), 80‑mm‑Bondrucker
- Etikettendrucker, optional Unterschriftenpad/Kundendisplay
- Gesicherte Netzwerkarchitektur, Rollenkonzepte, Backup‑Strategie
- TSE‑Cloud für flexible Filialen oder Hardware‑TSE für Stand‑alone
Tipps:
- Plane Ersatzrollen/Bonpapier und Ersatz‑Netzteile ein.
- Achte auf Ersatzteilverfügbarkeit und Treiber‑Support.
- Prüfe TSE‑Kompatibilität und Zertifikatslaufzeiten vor dem Go‑Live.
Finanzierung ohne Bauchweh: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung
Flexibilität zahlt sich aus:
- Kauf auf Rechnung: volle Kostenkontrolle, schneller Start, Bilanzierung als Anlagegut.
- Ratenzahlung: verteilt die Belastung (OPEX‑ähnlich), ideal bei Filial‑Rollouts.
- Kombis sinnvoll: Hardware kaufen, Software/Service monatlich.
- Denke TCO: Hardware, Software, TSE, Service/Support, Schulung, Ausfallrisiken. Eine transparente Gesamtkostenbetrachtung schlägt den reinen Anschaffungspreis.
MagicPOS unterstützt dich mit wettbewerbsfähigen Preisen, schneller Lieferung und Finanzierung, die zu deinem Cashflow passt.
Rollout‑Blueprint: Von der Idee zum stabilen Live‑Betrieb
- Bedarf & Scope
- Prozesse aufnehmen (Front‑Office, Backoffice, Finance), Compliance prüfen
- Zielbild definieren: Filialen, Schnittstellen, Rollen, KPIs
- Proof of Concept
- Testsystem mit Musterstammdaten, TSE‑Test, DSFinV‑K‑Export prüfen
- Pilotarbeitsplatz inkl. Bondrucker/Scanner durchspielen
- Daten & Konfiguration
- Artikel/Rezepte/Preise importieren, Rollen & Rechte, Zahlarten
- Tische/Bereiche (Gastro), PMS‑Anbindung (Hotel), Inventur‑Workflows (Retail)
- TSE‑Initialisierung
- TSE aktivieren, Belegtext/QR prüfen, Ausfallkonzept dokumentieren
- Verfahrensdokumentation finalisieren
- Schulung
- Fachtraining für Admins, kompaktes Kassentraining fürs Team
- Kurzanleitungen/Checklisten bereitstellen
- Go‑Live
- Stufenweise Inbetriebnahme, Parallelbetrieb falls nötig
- Test‑Z‑Bericht, DSFinV‑K‑Schnitttest, Belegausgabe
- Hypercare & Betrieb
- Fernwartungspaket buchen, Reaktionszeiten klären
- Monatliche Backups/Exports, Update‑Fenster planen
MagicPOS unterstützt dich mit Fachberatung, Remote‑Einrichtung, Schulungen, Fernwartung und schnellem Versand – besonders hilfreich bei engen Zeitfenstern oder Filial‑Rollouts.
Checkliste: So wählst du den richtigen Anbieter
Compliance & Sicherheit
- TSE‑Zertifizierung, DSFinV‑K‑Export, GoBD‑Konformität
- Offline‑Konzept, Ausfallsicherheit, Rechte/Rollen, Protokollierung
Branchennutzen
- Erfüllung deiner Must‑haves (Tischverwaltung, PMS‑Anbindung, Mehrfilial‑Inventur, Etikettendruck, Mobile Order)
- Skalierbarkeit (Filialen, Peak‑Zeiten, neue Standorte)
Integration
- Zahlungsarten/Terminals, PMS/ERP/WaWi/Shop, Reporting/BI
- Datenimporte/-exporte, API‑Verfügbarkeit
Service & Betrieb
- Fachberatung, Schulung, Fernwartung, SLAs
- Lieferzeiten, Ersatzteile, Austauschgeräte, Update‑Politik
Kosten & Finanzierung
- Transparente Lizenz‑/Servicekosten, TSE‑Modell (Cloud/Hardware)
- Kauf auf Rechnung, Ratenzahlung, Gesamtkosten über 36–60 Monate
Referenzen & Praxis
- Branchenreferenzen, Pilotstellung, Demos
- Dokumentierte Rollout‑Erfahrung, klare Roadmap
TCO‑Beispiele: So rechnest du realistisch
Hinweis: Die folgenden Berechnungen sind Beispielannahmen zur Orientierung. Konkrete Angebote können abweichen.
Einzelhandel – 2 Kassenplätze, 1 Filiale, 36 Monate
- Einmalig: Hardware‑Set pro Kasse (Terminal, Drucker, Scanner, Lade), Einrichtung & Schulung, TSE‑Initialisierung
- Laufend/Monat: Softwarelizenz PosSoft, Support/Fernwartung, TSE‑Service (Cloud oder Wartung Hardware‑TSE), Belegpapier/Verbrauch
- Beispielrechnung:
- Einmalig gesamt (z. B.): 2 × Hardware‑Set + Einrichtung ≈ X €
- Laufend pro Monat: 2 × Lizenz + Support + TSE ≈ Y €
- TCO 36 Monate: X € + 36 × Y €
Gastronomie – 3 Kassen, 4 mobile Geräte, Küchenmonitor, 36 Monate
- Einmalig: Theken‑Kasse(n), Küchenmonitor/Drucker je Station, Handhelds, WLAN, Einrichtung, Schulung, TSE‑Setup
- Laufend/Monat: GastroSoft‑Lizenzen (Stationen + Mobil), Support, TSE‑Service, Papier/Etiketten
- TCO‑Formel:
- Einmalig ≈ A €
- Laufend/Monat ≈ B €
- TCO 36 Monate: A € + 36 × B €
Hotel – 1 F&B‑Kasse, 1 Shop‑Kasse, PMS‑Anbindung, 48 Monate
- Einmalig: F&B (GastroSoft), Shop (PosSoft), PMS‑Connector, Einrichtung, Schulung, TSE‑Initialisierung
- Laufend/Monat: Lizenzen, PMS‑Schnittstelle, Support, TSE
- TCO‑Formel: C € + 48 × D €
Apotheke/medizinische Einrichtung – 2 Kassen, Etikettendruck, 36 Monate
- Einmalig: Terminals, 2D‑Scanner (PZN‑fähig), Etikettendrucker, Einrichtung, Schulung, TSE
- Laufend/Monat: PosSoft‑Lizenzen, Support, TSE‑Service, Verbrauchsmaterial
- TCO‑Formel: E € + 36 × F €
So vergleichst du fair:
- Rechne immer mit identischem Zeitraum (36/48/60 Monate).
- Berücksichtige Ausfallzeiten (Wertverlust pro Stunde) und ersparte Aufwände (Inventur, Fehlerreduktion).
- Prüfe, ob Support, Updates, TSE‑Kosten und Versand enthalten sind.
- Nutze Ratenzahlung, um TCO planbar zu machen und Cashflow zu glätten.
Nächste Schritte: Von der Anforderung zur Lösung
- Kläre deinen Hauptprozess (Retail vs. Gastro vs. Hotel‑F&B vs. Apotheke) und wähle entsprechend PosSoft oder GastroSoft – oder eine Kombination im Hotelbetrieb.
- Definiere deine Must‑haves (Tischverwaltung, PMS‑Anbindung, Mehrfilial‑Inventur, Etikettendruck, Offline).
- Entscheide dich für ein passendes Hardware‑Set (Scanner/Drucker/All‑in‑One‑Terminal) und TSE‑Modell (Cloud/Hardware).
- Wähle die Finanzierung: Kauf auf Rechnung für schnellen Start oder Ratenzahlung für planbare TCO.
- Plane den Rollout mit Schulung, Fernwartungspaket und zügigem Versand.
Wenn du es schlank und sicher angehen willst: MagicPOS bündelt fiskalkonforme Kassensysteme mit TSE‑Schnittstelle (GastroSoft und PosSoft), passende Hardware, wettbewerbsfähige Preise, schnellen Versand sowie Fachberatung, Schulung und Fernwartung. So bekommst du eine Lösung, die zu deiner Branche passt – und bleibst 2025 revisionssicher und zukunftsfähig.