Wenn Du in Einzelhandel, Gastronomie, Hotellerie oder einer Apotheke/Klinik verantwortest, dass an der Kasse alles sauber läuft, dann sind drei Abkürzungen entscheidend:
- KassenSichV: Die Kassensicherungsverordnung legt fest, wie elektronische Kassensysteme gegen Manipulation zu schützen sind. Dazu gehören u. a. Belegausgabepflicht, TSE-Pflicht und die Anforderungen an eine Kassen-Nachschau.
- TSE (Technische Sicherheitseinrichtung): Das „Sicherheitsmodul“ Deiner Kasse. Jede relevante Transaktion wird signiert und unveränderbar protokolliert. Es gibt TSE als Hardware (z. B. USB/SD, Netzwerktse) und als Cloud‑TSE.
- DSFinV‑K: Das einheitliche Exportformat, das die Finanzverwaltung bei Prüfungen und Kassen‑Nachschau erwartet. Dein System muss jederzeit einen vollständigen, plausiblen Export liefern.
Praktisch heißt das:
- Jeder Bon enthält Pflichtangaben inkl. TSE‑Signatur/Seriennummer.
- Dein System ist jederzeit kassensturzfähig und exportiert DSFinV‑K auf Knopfdruck.
- Bei einer Kassen‑Nachschau kannst Du Vorgänge lückenlos nachvollziehen und die TSE ist aktiv, korrekt konfiguriert und erreichbar.
Für Dich als Entscheider zählt: Wähle die passende TSE‑Variante, setze Software und Hardware so zusammen, dass Abläufe schnell bleiben, und stelle sicher, dass DSFinV‑K und Nachweise zuverlässig funktionieren – auch bei Filialbetrieb, Schichtwechseln oder Ausfall-Szenarien.
Cloud‑ vs. Hardware‑TSE: Entscheidungshilfe in klaren Kriterien
Beide Varianten sind BSI‑zertifiziert verfügbar und fiskalkonform nutzbar. Die Frage ist: Welche passt zu Deinem Betrieb?
Wichtige Kriterien:
- Standorte und Skalierung
- Mehrere Filialen, mobile Kassen, Saisonstandorte: Cloud‑TSE ist schnell skaliert, zentral administriert.
- Ein Standort mit stabiler Infrastruktur: Hardware‑TSE ist oft kalkulierbar und lokal autark.
- Internetverfügbarkeit
- Stabiles Internet vorhanden: Cloud‑TSE spielt ihre Stärken aus.
- Häufige Offline‑Phasen (Kellerbar, Messe, Schankwagen): Hardware‑TSE oder Netzwerktse am Standort reduziert Abhängigkeiten. Cloud‑TSE kann offline puffern, hat aber Grenzen – prüfe das Verhalten im Detail.
- Betrieb und Wartung
- Cloud‑TSE: Updates/Zertifikatswechsel erfolgen zentral, geringer Vor‑Ort‑Aufwand.
- Hardware‑TSE: Physische Verwaltung (Einbau, Austausch, PIN/PUK), dafür volle lokale Kontrolle.
- Redundanz und Ausfallkonzepte
- Cloud‑TSE: Provider‑Redundanz, aber Internet als Single Point of Failure. Offline‑Pufferung und Fallbacks klären.
- Hardware‑TSE: Ersatzmodule und Rotationskonzept (z. B. zweite TSE im Gerät oder im Netzwerk) einplanen.
- Kostenmodell
- Cloud‑TSE: Meist laufende Gebühren pro Kasse/Transaktion.
- Hardware‑TSE: Anschaffung + begrenzte Laufzeit (Zertifikat), danach Austausch/Verlängerung.
Kurzempfehlung:
- Multi‑Site/Gastro mit Terrasse, Eventcatering, Hotel mit mobilen Stationen: Eher Cloud‑TSE.
- Einzelhandel mit stabilem LAN, Apotheke mit hohem Offline‑Sicherheitsbedürfnis: Eher Hardware‑TSE oder Netzwerktse.
- Hybride Szenarien sind möglich (z. B. Hauptkasse Hardware‑TSE, mobile Kassen Cloud‑TSE).
MagicPOS berät Dich produktneutral zur passenden Variante und setzt beides ein – wichtig ist, dass es zu Deinen Prozessen passt.
So integrierst Du TSE, DSFinV‑K und KassenSichV mit GastroSoft und PosSoft
Mit GastroSoft (für Gastro/Hotellerie) und PosSoft (für Handel/Apotheken) lässt sich die TSE‑Pflicht sauber umsetzen. Typische Integrationsmuster:
GastroSoft (Gastronomie/Hotellerie)
- TSE‑Anbindung: Einrichtung der TSE (Cloud oder Hardware) in der Kassenkonfiguration, Aktivierung der Signatur pro Vorgang (Start, Zwischenbeleg, Abschluss, Storno).
- Abläufe: Tischverwaltung, Splitten, Außer‑Haus/Im‑Haus‑Steuersätze, Gutscheine – alles wird TSE‑konform protokolliert.
- Belege: TSE‑Signatur/Seriennummer, Transaktionszähler und Zeitstempel sind auf dem Bon verfügbar; optional QR‑Code für Prüfungen.
- Exporte: DSFinV‑K‑Exportschnittstelle inkl. Tagesabschluss, Periodenexport und Datenpaket für Kassen‑Nachschau.
- Hotel‑Schnittstellen: Bei verbundenen Systemen (z. B. Restaurant -> PMS) sauber definieren, welche Station „kassenführend“ ist und signiert.
PosSoft (Einzelhandel/Apotheke/Shop‑Floor)
- TSE‑Anbindung: Signatur aller relevanten Geschäftsvorfälle (Verkauf, Storno, Retouren, Anzahlungen).
- Artikel-/Steuerlogik: Korrekte MwSt.-Sätze, Warengruppen, Pfand, Rezept-/PZN‑Workflows in der Apotheke; nachvollziehbare Storno-/Retoure‑Prozesse.
- Scannen & Belege: 2D‑Scanning für EAN/Datamatrix, TSE‑Pflichtangaben auf Bons, Kundenanzeige optional.
- DSFinV‑K: Periodische Exporte, revisionssichere Ablage, klare Zuständigkeiten (wer erzeugt, wer prüft, wer liefert sie bei Nachschau).
Best Practice in beiden Systemen:
- Uhrzeit/Zeitzone synchronisieren (NTP), sonst meckert die TSE.
- Testmodus nutzen, um Belege mit Signatur zu prüfen, bevor Du live gehst.
- Verfahrensdokumentation (GoBD) erstellen: Wer macht was, womit, wann – inkl. Screenshots der TSE‑Einrichtung.
Hardware‑Empfehlungen: passende Bundles für Deinen Einsatz
Handel (Fashion, Convenience, DIY)
- Touch‑POS oder All‑in‑One‑Kassensystem (robust, lüfterarm)
- 80‑mm‑Thermobondrucker (USB/LAN), Cutter‑Mechanik, hoher Ausstoß
- 2D‑Area‑Imager (EAN‑13, QR, GS1/Datamatrix), standfest oder Handscanner
- Kassenschublade mit RJ11/12‑Anschluss
- Optional: Kundendisplay für Preis-/Totalsicht
Gastronomie/Hotellerie
- Spritzwassergeschütztes Touch‑POS (IP‑geschützt)
- Bon‑/Küchendrucker (LAN/WLAN), ggf. hitzebeständig und lautstarkes Signal
- Mobile Endgeräte (Orderpads) mit TSE‑Anbindung via Cloud‑TSE oder über zentrale Station
- Netzwerk‑TSE (bei Hardware‑TSE) für mehrere Kassen
- Optional: Bondrucker an Theke/Pass, Barcodescanner für Gutscheine
Apotheken/Krankenhäuser
- Leistungsfähiger Touch‑POS mit hygienefreundlicher Oberfläche
- Leiser 80‑mm‑Thermobondrucker, lange Rollen, klare Schrift
- 2D‑Area‑Imager mit sicherem Lesen von PZN/Datamatrix (auch auf kleinen Packungen)
- Optional: Kundendisplay, Unterschriftenpad je nach Workflow
- Redundante TSE‑Strategie (Hardware‑TSE mit Ersatzmodul oder Cloud‑Fallback)
MagicPOS stellt Dir abgestimmte Bundles aus Bondrucker, Scanner und Kasse zusammen – inklusive TSE‑Anbindung und Vorkonfiguration, damit Du schneller live bist.
Checkliste von Migration bis Go‑Live
1) Ist‑Analyse
- Welche Kassen/Filialen? Welche Softwareversionen? Welche Steuersätze und Sonderfälle (Außer‑Haus, Pfand, Gutscheine, Rezept)?
- Internet-/Netzwerklage und Stromversorgung prüfen.
2) TSE‑Variante wählen
- Cloud vs. Hardware anhand der oben genannten Kriterien; Redundanz planen.
3) Software vorbereiten
- GastroSoft/PosSoft auf aktuellen Stand bringen, benötigte Module freischalten.
- Rollen/Rechte, Bondesign (inkl. TSE‑Pflichtangaben) und Journale definieren.
4) Hardware auswählen
- Drucker/Scanner/Schublade/Displays gemäß Einsatz; Zubehör (Rollen, Halterungen) einplanen.
5) TSE einrichten
- Registrierung/Initialisierung, PIN‑Management, Zeitserver konfigurieren.
- Signaturprüfung im Testbetrieb (Probeverkauf, Storno, Tagesabschluss).
6) DSFinV‑K sicherstellen
- Testexport erzeugen, mit Prüftool öffnen, Vollständigkeit/Lesbarkeit checken.
- Sicherungskonzept: Wo werden Exporte archiviert, wer zeichnet verantwortlich?
7) GoBD‑Verfahrensdokumentation
- Prozesse, Systeme, Zuständigkeiten, TSE‑Setup, Backup und Änderungen dokumentieren.
8) Schulung
- Rollebasiert: Kassenkräfte (Bon, Storno, Z‑Bericht), Schichtleiter (Ein-/Auszahlungen, Tagesabschluss), Admin (Exporte, Wartung).
9) Generalprobe
- Realitätsnahe Tests im laufenden Betrieb (Spitzenzeiten simulieren), Notfallplan (Drucker/TSE‑Ausfall) durchspielen.
10) Go‑Live
- Echtbetrieb starten, erste DSFinV‑K‑Exporte terminieren, Monitoring aktivieren.
11) Nachlauf & Support
- Erste Woche engmaschiger Check, Tickets zeitnah lösen, Lessons Learned in die Doku übernehmen.
MagicPOS unterstützt Dich hier mit Vorkonfiguration, Remote‑Setup und Begleitung am Go‑Live‑Tag – je nach Paket.
Remote‑Wartung, Schulung, Versand und Finanzierung: die unterschätzten Erfolgsfaktoren
- Remote‑Wartung: Spart Zeit und Ausfallkosten. Viele Themen (TSE‑Status, Updates, Bondesign, DSFinV‑K‑Export) lassen sich per Fernzugriff klären – ohne Termin vor Ort.
- Schulung: Kurze, rollenbasierte Sessions erhöhen Akzeptanz und senken Fehlerquoten. Besonders wichtig vor steuerlich sensiblen Perioden.
- Schneller Versand: Ersatzdrucker/Scanner am nächsten Tag zu haben, ist bares Geld wert – gerade in Saisonspitzen.
- Finanzierung: Kauf auf Rechnung und Ratenzahlung helfen, CAPEX zu glätten und modernisieren ohne Liquiditätsdruck.
- Servicepakete: Kombiniere Hotline, SLA, Remote‑Wartung und jährlichen „Kassen‑Check“ (TSE‑Laufzeiten, Export‑Proben, Belegpflichten).
MagicPOS aus Mühlingen am Bodensee bietet Dir diese Bausteine modular – mit fachkundiger Beratung für Handel, Gastro, Hotellerie und medizinische Einrichtungen.
Typische Stolperfallen – und wie Du sie vermeidest
- TSE nicht initialisiert/aktiviert: Ohne Initialisierung signiert die Kasse nicht – unbedingt Checkliste befolgen.
- Falsche Uhrzeit/Zeitzone: Führt zu Prüfhinweisen. NTP synchronisieren, Zeitänderungen dokumentieren.
- Belegausgabepflicht vernachlässigt: Bons müssen Pflichtangaben inkl. TSE‑Merkmale enthalten; Bondesign testen.
- DSFinV‑K‑Export fehlerhaft/unvollständig: Früh Tests fahren, Verantwortlichkeiten festlegen.
- Keine Verfahrensdokumentation: Bei Nachschau ein klassischer Kritikpunkt. Kurz, aber vollständig halten.
- Storno-/Retoure‑Prozesse unklar: Schulung und klare Rechte verhindern Auffälligkeiten.
- Cloud‑TSE ohne Offline‑Konzept: Pufferung und Fallbacks definieren (z. B. zweites Netz, mobile Hotspot‑Option).
- Hardware‑TSE ohne Ersatz: Reserve‑TSE oder Netzwerktse mit Redundanz einplanen.
- Falsche Steuersätze (Außer‑Haus/Im‑Haus, Pfand): In GastroSoft/PosSoft sauber trennen, regelmäßige Stichproben.
- Terminal‑Anbindung (ZVT/OPI) nicht getestet: End‑to‑End‑Zahlung vor Go‑Live prüfen.
Messbare Effekte und Praxisnutzen – worauf Du achten solltest
Statt Bauchgefühl: Definiere klare Kennzahlen vor dem Projektstart und vergleiche vor/nach Go‑Live. Typische KPIs:
- Kassierdauer pro Bon (Sekunden) und Bons pro Stunde
- Fehler-/Stornoquote und Korrekturbons
- Zeit bis DSFinV‑K‑Export und Anzahl Supporttickets pro Woche
- Ausfallminuten pro Kasse/Monat
- Einarbeitungszeit neuer Mitarbeitender bis „sicherer Bon“
Erfahrungen aus MagicPOS‑Projekten zeigen:
- Saubere TSE‑Integration reduziert Nacharbeiten am Tagesabschluss spürbar.
- Vorkonfigurierte Hardware‑Bundles verkürzen die Einrichtungszeit und stabilisieren den Betrieb in Spitzenzeiten.
- Remote‑Wartung + kurze Schulungen senken Supportaufwände und erhöhen die Erstlösungsquote.
Diese Effekte kannst Du selbst belegen, wenn Du die KPIs vorab definierst und in den ersten 4–8 Wochen nach Go‑Live trackst.
So setzt Du das Ganze mit MagicPOS um
- Beratung mit Branchenfokus: Wir übersetzen KassenSichV, TSE und DSFinV‑K in Deine Prozesse – Handel, Gastro/Hotellerie oder Apotheke/Krankenhaus.
- Auswahl und Einrichtung: Cloud‑ oder Hardware‑TSE, Integration in GastroSoft/PosSoft, Hardware‑Bundles inkl. Drucker/Scanner – vorkonfiguriert.
- Go‑Live‑Begleitung: Checkliste, Testläufe, DSFinV‑K‑Proben, Notfallplan – auf Wunsch mit Remote‑ oder Vor‑Ort‑Support.
- Betrieb: Fernwartung, Schulungen, schneller Versand von Ersatzgeräten und flexible Finanzierung (Kauf auf Rechnung, Ratenzahlung).
Unterm Strich: Mit der richtigen Kombination aus TSE‑Variante, Software‑Integration und abgestimmter Hardware kassierst Du fiskalkonform – ohne Tempo und Servicequalität zu verlieren. Und falls Du wachsen willst, skalieren wir Deine Lösung mit.