Vom Preisschild bis zum Take-away-Etikett: Labels sind die leise Schaltzentrale deines Alltags. Sie helfen an der Theke, im Lager, in der Küche, im Backoffice – und sorgen dafür, dass Warenauszeichnung, Identifikation und Rückverfolgbarkeit reibungslos laufen. In GastroSoft und PosSoft kannst du Etikettenvorlagen direkt anlegen, Artikel zuweisen und mit einem Klick drucken – inklusive Barcodes, QR-Codes, Preisen, MHD und Allergenen. Das spart Zeit, vermeidet Fehler und macht Prozesse messbar schneller.
Typische Anwendungsfälle:
- Einzelhandel: Preis- und Regaletiketten, EAN/GTIN-Barcodes, Aktionslabels
- Gastronomie/Take-away: Produkt- und Zutatenetiketten, Küchen- und To-go-Labels mit Zeitstempel
- Hotellerie: Backoffice-Regal- und Lagerlabels, Minibar- und Inventar-Codes
- Apotheken/Krankenhäuser: Chargen- und MHD-Etiketten, PZN/Datamatrix für packungsbezogene Identifikation
Treiber und Druckerprofile: die technische Grundlage
Bevor du die ersten Vorlagen anlegst, steht die Technik. Das ist unkompliziert, wenn du ein paar Basics beachtest:
- Druckertreiber installieren: Nutze die Originaltreiber deines Labeldruckers (z. B. Zebra/GoDEX/TSC/Bixolon/Brother). Native Treiber stellen DPI, Schneideeinheit, Sensoren und Druckdichte sauber bereit.
- Druckersprachen kennen: Viele Etikettendrucker sprechen ZPL, TSPL, DPL oder ESC/POS. Mit dem herstellerspezifischen Treiber musst du dich selten darum kümmern – GastroSoft/PosSoft drucken dann über den Windows-Spooler oder RAW.
- Druckerprofil anlegen: Lege in GastroSoft bzw. PosSoft ein dediziertes Druckerprofil/Format an und verknüpfe es mit deinem installierten Drucker. Wichtige Parameter:
- Etikettengröße (Breite/Höhe in mm), Ausrichtung (Hoch/Quer)
- Ränder und Druckbereich
- Auflösung (z. B. 203/300 dpi) für scharfe Barcodes
- Schneiden/Peel-Funktion, Etikettenvorschub, Sensor (Black-Mark/Gap)
- Netzwerk vs. USB: Netzwerkdrucker (Ethernet/WLAN) sind ideal für mehrere Kassenplätze. Vergib feste IPs und halte die Freigabe-Berechtigungen sauber. USB eignet sich für Einzeldruckplätze an der Theke.
- Kalibrierung: Nach Rollenwechsel einmal kalibrieren (Gap/Black-Mark). Stelle Druckdichte und Geschwindigkeit so ein, dass Barcodes kontrastreich, aber nicht „ausgeblutet“ wirken.
Tipp: Verwende je Etikettentyp ein eigenes Druckerprofil (z. B. 58×40 mm Preis, 70×35 mm Take-away, 100×50 mm Prepack). So vermeidest du Formatkonflikte.
Vorlagendesign: Preise, Barcodes, QR, Take-away und Prepack
In GastroSoft und PosSoft nutzt du Vorlagen mit Platzhaltern aus dem Artikelstamm. Einige Design-Prinzipien, die sich bewährt haben:
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Preislabels
- Felder: Kurzname, Preis brutto, ggf. Grundpreis (€/kg/L), Mehrwertsteuerhinweis oder Warengruppe
- Schrift: Gut lesbare Sans-Serif, Preis prominent, Randabstand großzügig
- Barcode: EAN-13/GTIN falls vorhanden, andernfalls Code128 für interne IDs
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Barcode-/Ident-Etiketten
- Datenquelle: GTIN/EAN, Artikel-ID, Serien- oder Chargennummer
- Symbologie: EAN-13 für Verkauf, Code128 für interne Prozesse, DataMatrix für kompakte Infos
- Prüfe die Scannbarkeit mit deiner Scanner-Hardware und aus typischen Distanzen
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QR-Codes
- Inhalte: Produktinfos, Allergene/Spurenhinweise, Bestellverfolgung, Landingpage für Aktionen
- Best Practice: Kurze, saubere URLs (oder Kurz-URL), mittlerer Fehlerkorrekturgrad, Mindestgröße je nach Scanner
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Take-away-Labels
- Felder: Artikelname, Modifikatoren (z. B. ohne Zwiebeln), Kundennamen oder Abholnummer, Zeitstempel, Filiale/Kassen-ID
- Optional: QR für digitale Quittung oder Feedback-Formular
- Layout: Oben Produkt, rechts groß die Abholnummer, unten Datum/Uhrzeit – so lesen Küche und Theke das Label im Vorbeigehen
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Prepack-/Produktion
- Felder: Zutatenliste (geordnet nach Menge), Allergene hervorgehoben, MHD, Charge/Los, Nettogewicht, Hersteller/Filiale
- Für regulierte Umfelder (z. B. Apotheke/Medizin): ggf. PZN/Datamatrix, Batch, UDI-relevante Daten – beachte deine regulatorischen Anforderungen
Design-Tipp: Teste am echten Etikettenmaß. Skaliere nicht „am Bildschirm schön“, sondern prüfe reale Lesbarkeit, Barcode-Kontrast und Nutzbarkeit mit Handschuhen/Küchenhänden.
Artikelstammdaten: was auf Labels wirklich zählt
Saubere Stammdaten sind die halbe Miete. Achte auf:
- Identifikatoren: GTIN/EAN (falls vorhanden), interne Artikelnummer, PLU
- Benennungen: Kurzname für Label, Langname für Backoffice, Varianten (Größe, Farbe, Taste)
- Preise: Brutto/Netto, Preisstufen (Eat-in/Take-away), Grundpreisangaben
- Steuerkennzeichen: korrekte MwSt.-Sätze pro Verwendungsfall
- Allergene/Ingredienzen: klar gepflegt, Markierung in der Vorlage
- MHD/Charge: per Produktion zugeordnet oder automatisch generiert
- Gewicht/Variabler Preis: Feld für Tara/Bruttogewicht, falls du mit Waagen arbeitest
- Apotheke/Medizin: PZN, Charge, Verfallsdatum, ggf. zusätzliche Felder für interne Nachverfolgung
Praxis: Nutze Pflichtfelder oder Validierungen, damit kein Artikel ohne Barcode/Preis auf die Etikettenliste kommt. Einmal sauber – immer schnell.
Workflows von der Theke bis ins Backoffice
Jeder Kassenplatz tickt anders. So bringst du die Vorlagen in Fluss:
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Theke/Verkauf
- Schnelldruck direkt aus dem Artikel- oder PLU-Kontext
- Tastenkürzel/Touch-Button „Etikett drucken“ für zügige Nachdrucke
- Kleine Formate, hoher Durchsatz, Auto-Cutter aktivieren
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Küche/Produktion
- Batch-Druck aus Produktionslisten: X Stück pro Artikel, automatische Generierung von MHD/Charge
- Robuste, hitzefeste Etikettenmaterialien; Druckgeschwindigkeit etwas reduzieren für satte Lesbarkeit
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Take-away/Abholung
- Etiketten pro Bon/Order generieren, Modifikatoren und Abholcode groß
- Optional Zweitlabel für Tüte/Box; QR für digitale Belege
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Backoffice/Lager
- Regaletiketten und Promo-Wechsel: Filtern nach Warengruppe/Preisänderung
- Größere Formate (z. B. 100×50 mm) für Distanzlesbarkeit
- Netzwerkdrucker, damit alle Arbeitsplätze drucken können
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Apotheken/Krankenhaus
- Chargen-/MHD-Workflow mit verpflichtenden Feldern
- DataMatrix/2D-Codes für kompakte Informationen
- Freigabeprozess vor dem Batch-Druck (Vier-Augen-Prinzip)
Best Practices für fehlerfreien Etikettendruck
- Trenne Formate strikt: eigenes Profil pro Etikettengröße
- Nutze Platzhalter konsistent: einheitliche Feldnamen, keine „freien“ Texte dort, wo Daten variieren
- Kontrast ist König: schwarze Thermotransferbänder oder hochwertiges Thermo-Material verwenden
- Barcodes validieren: Testscans mit mehreren Scannern/Smartphones; Ziel: schnell und aus Winkeln scannbar
- Druckdichte/Speed feinjustieren: zu dunkel = „Schmier“, zu hell = schwacher Kontrast
- Label-IDs/Versionen: Vorlagen versionieren, damit Teams wissen, was aktuell ist
- Rechtekonzept: Nur befugte Rollen dürfen Vorlagen ändern; alle dürfen drucken
- Materialwahl: Küche/Feuchte? Nimm wasser- und fettresistente Etiketten. Tiefkühl? Spezieller Kleber.
- Archiv: Lege Muster als PDF/Foto ab, inklusive Drucker- und Materialangabe
Troubleshooting: die schnelle Checkliste
- Falsche Größe? Prüfe Etikettenmaß im Druckerprofil und in der Vorlage, kalibriere die Rolle.
- Barcodes scannen schlecht? Reduziere Geschwindigkeit, erhöhe Dunkelheit moderat, vergrößere X-Dimension in der Vorlage.
- Verschnitt/Abstand stimmt nicht? Sensor-Typ (Gap/Black-Mark) und Vorschub korrekt einstellen.
- Falscher Drucker zieht Jobs? Profil-Zuweisung in GastroSoft/PosSoft kontrollieren, Windows-Standarddrucker nicht blind überschreiben.
- Umlaute/ASCII-Fehler? Codepage im Treiber/Spooler prüfen; ideal: native Grafik-/Vektortexte nutzen.
- Netzwerkabbrüche? Feste IP vergeben, Energiesparmodi am Drucker/Router deaktivieren, Kabelqualität checken.
- Doppeldrucke/fehlende Jobs? Spooler leeren, Treiber aktualisieren, Firmware prüfen.
- QR/URL nicht lesbar? Fehlerkorrektur-Level senken, Kontrast erhöhen, kürzere Ziel-URL verwenden.
So unterstützt dich MagicPOS vom ersten Tag an
Damit dein Etikettendruck nicht nur „irgendwie“ läuft, sondern ab Tag eins sitzt, bekommst du von MagicPOS genau die Hilfe, die zählt:
- Remote-Einrichtung: Wir richten Druckertreiber, Druckerprofile und Vorlagen gemeinsam per Fernzugriff ein – inklusive Kalibrierung und Testdruck.
- Fernwartungspakete: Bei Änderungen (neue Etikettengröße, Logo-Update, neue Artikel-Felder) bist du nicht allein. Wir passen Layouts und Profile mit dir live an.
- Schnelle Hardwarebereitstellung: Labeldrucker, Bondrucker, Barcodescanner und das passende Etikettenmaterial sind zügig bei dir – inklusive Vorkonfiguration, damit du einstecken und losdrucken kannst.
- Fachberatung: Welche Druckersprache? Welches Material für Küche/Tiefkühlung? Wie groß sollten QR-Codes sein? Wir geben praxisnahe Empfehlungen, die in deinem Umfeld funktionieren.
- Skalierung für mehrere Kassenplätze: Von der Theke bis zum Backoffice – wir bauen dir ein konsistentes Profil-Set, damit jede Station das richtige Label im richtigen Format druckt.
Bonus: Wenn du mit GastroSoft oder PosSoft arbeitest, kennen wir die typischen Fallstricke. Wir liefern dir erprobte Beispielvorlagen (Preis, Take-away, Prepack), richten die Feldzuweisungen sauber auf deine Artikelstammdaten aus und dokumentieren jeden Schritt, damit dein Team selbständig nachziehen kann.
Fazit: Mit sauber gepflegten Stammdaten, klaren Vorlagen und passenden Druckerprofilen fügt sich der Etikettendruck nahtlos in deinen POS-Workflow ein. Und mit der Unterstützung von MagicPOS machst du vom ersten Tag an keine Kompromisse bei Qualität, Tempo und Zuverlässigkeit. Wenn du bereit bist, deine Labelprozesse auf das nächste Level zu heben, lass uns gemeinsam starten.