Wenn Du 2025 mit Bargeld, EC- oder Kreditkartenzahlungen arbeitest, kommst Du an fiskalkonformen Kassensystemen nicht vorbei. Sie schützen Dich vor teuren Beanstandungen, sparen Zeit in Prüfungen und machen Deine Abläufe messbar effizienter. Dieser Leitfaden erklärt Dir verständlich die wichtigsten Vorschriften (TSE, KassenSichV, DSFinV-K) und zeigt Dir in branchenspezifischen Checklisten, wie Du Software, Hardware und Services richtig auswählst – inklusive Tipps für Finanzierung, schnellen Rollout und Fernwartung.
Was die Gesetzeslage wirklich von Dir verlangt
- TSE (Technische Sicherheitseinrichtung): Das ist ein zertifizierter Manipulationsschutz, der jede relevante Kassenbuchung kryptografisch sichert und protokolliert. Es gibt Hardware‑TSE (z. B. Stick/Modul) und Cloud‑TSE. Wichtig: Zertifikate haben Laufzeiten – rechtzeitig erneuern/umstellen, damit es keine Lücken gibt.
- KassenSichV (Kassensicherungsverordnung): Regelt, dass die Kasse eine TSE nutzt, Belege ausgibt und Daten strukturiert bereitstellen kann. Dazu gehören auch Anforderungen an die Bedienbarkeit und Protokollierung.
- DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme): Das Format, in dem Du auf Knopfdruck prüfungstaugliche Exporte lieferst. Dein System muss das sauber und vollständig erzeugen können.
- GoBD & Kassen-Nachschau: Auch wenn hier oft die Software unterstützt: Du brauchst klare Prozesse (Rechte, Kassensturzfähigkeit, Verfahrensdokumentation). Spontane Kassen-Nachschau muss jederzeit bestanden werden.
- Meldungen & Belegausgabe: Prüfe die jeweils aktuellen Meldepflichten für eingesetzte Kassen/TSE in Deinem Bundesland sowie die Belegausgabepflicht. Bleib hier up-to-date – die Verfahren werden fortlaufend konkretisiert.
Kurz gesagt: Dein Kassensystem muss TSE-fähig sein, DSFinV-K-Exporte liefern, Belege korrekt ausgeben und Deine Abläufe revisionssicher abbilden.
So wählst Du das richtige System – Fahrplan in 7 Schritten
1) Anforderungen sammeln
- Welche Zahlarten? Welche Standorte/Kassenplätze? Offline-Fall wichtig? Welche Integrationen (Warenwirtschaft, PMS, KIS, DATEV)?
- Welche Rollen und Rechte? Welche Auswertungen brauchst Du täglich/wöchentlich?
2) Software prüfen
- Gastronomie: GastroSoft ist stark bei Tisch-/Bereichsverwaltung, Bestell-/Küchenprozessen, Split-Rechnung, Aktionen/Happy Hour.
- Einzelhandel: PosSoft deckt Filialfähigkeit, Artikel‑/Variantenmanagement, Inventur, Etikettendruck, Promotionen ab.
- Hotellerie: Achte auf PMS‑Schnittstellen (z. B. Zimmerbuchung, House‑Charge, Frühstücks- und Restaurantposten).
- Apotheken/Kliniken: Schnittstellen zur Warenwirtschaft/KIS, Batch-/Charge, ggf. securPharm im Apothekenumfeld, Kassenplätze in patientennahen Bereichen.
3) Hardware passend dimensionieren
- Bondrucker (schnell, stabil, Beleg-/Küchenbon), Barcodescanner (1D/2D, Hand-/Standfuß), Kassenlade, Kundendisplay, Tablets/Stations-PCs.
- EC-/Kartenterminals (ZVT/OPI), ggf. kontaktlos, mobile Terminals für Service am Platz.
- Netzwerk/Router absichern; bei Cloud‑TSE Internet-Verfügbarkeit sichern (Fallback/Hotspot).
4) TSE-Strategie festlegen
- Cloud‑TSE: Skalierbar, weniger vor Ort zu warten; braucht stabile Verbindung.
- Hardware‑TSE: Lokal, läuft auch bei Internetproblemen; regelmäßig Zertifikate/Wechsel einplanen.
5) Integration & Daten
- Schnittstellen zu ERP/WaWi, Buchhaltung (z. B. DATEV), PMS oder KIS klären.
- DSFinV‑K‑Export testen. Backups, Journal- und Exportablage definieren (revisionssicher).
6) Schulung & Prozesse
- Kassenleitfaden und Verfahrensdokumentation erstellen.
- Rollen/Rechte, Kassensturz, Tagesabschluss, Stornos/Gutschriften und Trainingsmodus festlegen.
- Kurzschulungen für neue Mitarbeitende.
7) Service & Finanzierung
- Fernwartungspaket, Reaktionszeiten (SLA), Ersatzgeräte-Optionen.
- Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung für planbare Kosten. Schneller Versand/rollender Rollout einplanen.
Tipp: Mit MagicPOS bekommst Du integrierte Systeme mit TSE‑Schnittstelle, GastroSoft/PosSoft, passende Hardware und Fernwartungspakete – inkl. flexibler Finanzierung und schnellem Versand.
Checkliste Einzelhandel: Vom Kassentisch bis Filiale 2
Must‑haves
- PosSoft mit Artikel-/Variantenverwaltung, Preisaktionen, Etikettendruck, Inventur
- DSFinV‑K‑Export, TSE aktiv, Belegausgabe (Papier oder eBon)
- 2D‑Barcodescanner (auch für Coupons/QR), schneller Thermo‑Bondrucker
- Kartenzahlung (ZVT/OPI), kontaktlos, ggf. Wallets
- Kassenlade, Kundendisplay, robustes Kassenterminal
Nice‑to‑have
- Filialverwaltung, Zentrallager, Click & Collect
- Gutschein-/Kundenkarten, Loyalty
- Offline‑Fähigkeit bei Netzproblemen
- Schnittstelle zu Buchhaltung/DATEV und WaWi
Prozess‑To‑dos
- Täglicher Abschluss mit Kassensturz
- Rollen/Rechte (Kassenführung, Admin, Filialleitung)
- Regelmäßige DSFinV‑K‑Testexporte und Backup‑Plan
- Verfahrensdokumentation pflegen
Checkliste Gastronomie: Schnell, fehlerfrei, küchenready
Must‑haves
- GastroSoft mit Tisch-/Bereichsverwaltung, Laufwegen, Splits/Transfers
- Bestellworkflow: Servicestationen, mobile Geräte; Küchen-/Thekenbons oder Küchenmonitore
- TSE aktiv, DSFinV‑K‑Export, Storno-/Nachbuchungsregeln
- Bondrucker spritzgeschützt (Küche/Bar), robuste WLAN-/LAN‑Abdeckung
- Kartenterminals am Tisch oder stationär, Trinkgeldprozesse
Nice‑to‑have
- Zeit-/Menüaktionen, Happy Hour, Set‑Menüs
- Selbstbedienung/QR‑Bestellung, eBon
- Lager/Wareneinsatz, Rezepturen, Allergene
- Schnittstelle zu Schankanlage/Küchenmonitoring
Prozess‑To‑dos
- Klarer Storno-/Gutscheinprozess
- Tagesabschluss inkl. Trinkgeldnachweis
- Einweisung saisonales Personal (Kurzschulung)
- Küchen- und Thekenrollen sauber trennen
Checkliste Hotellerie: PMS‑Anschluss und Multi‑Revenue im Griff
Must‑haves
- PMS‑Schnittstellen (Zimmerbuchen auf Rechnung, City‑Tax, Frühstück)
- Restaurant-/Bar‑POS (oft GastroSoft) mit TSE, DSFinV‑K
- Kartenzahlung an Rezeption/Bar, Nachtbetriebstauglichkeit
- Bondrucker Frontdesk/Backoffice, ggf. Mobile Devices für Service
Nice‑to‑have
- Kostenstellen/Profit-Center, Reports nach Outlets
- E‑Bon, digitale Unterschriften, Debitorenexport
- Schnittstellen zu Buchhaltung/DATEV
Prozess‑To‑dos
- House‑Charge‑Regeln (Wer darf was aufs Zimmer?)
- Tagesabschluss Rezeption vs. F&B synchronisieren
- Kassen-Nachschau‑Bereitschaft 24/7 organisieren
- Schulungen für Front‑Office und F&B separat
Checkliste Apotheken & Kliniken: Compliance trifft Effizienz
Must‑haves
- POS mit TSE und DSFinV‑K, Belegausgabe (auch datenschutzkonform im Patientenumfeld)
- 2D‑Scanner für Rx‑Codes/Chargen; Anbindung an Warenwirtschaft/KIS
- Ggf. Anbindung an securPharm‑Prozesse im Apothekenumfeld
- Robuste Terminals für HV‑Tisch/Kassenstationen, schnelle Bondrucker
Nice‑to‑have
- Kommissionierer‑Schnittstellen, Filial-/Heimversorgungsszenarien
- eBon für diskrete Ausgabe, Wartebereich‑Displays
- Zentralisierte Auswertungen/Controlling
Prozess‑To‑dos
- Datenschutz/DSGVO‑Hinweise an Kassenplätzen
- Storno-/Retax‑sichere Abläufe dokumentieren
- Notfallbetrieb bei Netzausfall (Cloud‑TSE‑Fallback)
- Regelmäßige Updates/Wartungsfenster fixieren
Hinweis: Ob und wo genau TSE‑Pflichten greifen, hängt vom jeweiligen Kasseneinsatz (Bargeld/Barverkauf) ab. Prüfe Deinen konkreten Anwendungsfall.
Integration, Export, Prüfung – so bleibst Du stressfrei prüfungssicher
- DSFinV‑K‑Export: Monatlich testweise ziehen und ablegen. So entdeckst Du früh Ausreißer und bist im Ernstfall in Minuten exportbereit.
- Journale/Protokolle: Unveränderbar aufbewahren, klare Ablage (z. B. je Standort/Monat).
- Backups: Automatisiert, extern, mit Rücksicherungstest.
- TSE‑Monitoring: Zertifikatslaufzeit im Blick; Austausch/Verlängerung frühzeitig planen.
- Schnittstellen: DATEV/FiBu-Export, Warenwirtschaft/PMS/KIS. Teste Buchungstexte/Steuerschlüssel mit Deinem Steuerbüro.
- Verfahrensdokumentation: Kurz, aber konkret – Systemlandschaft, Prozesse, Rollen, Kassenabschluss. Bei Änderungen sofort aktualisieren.
Rollout in Rekordzeit: Von Bestellung zu Go‑Live
- Vorab-Checkliste: Standorte, Netz, IP‑Ranges, Druckerplätze, Zahlterminals, TSE‑Art festlegen.
- Vorkonfiguration: Artikel/Warengruppen/Steuersätze, Layouts (Beleg/Küchenbon), Rechte.
- Testbetrieb: 1–2 Tage mit Testdaten, Kassenabschluss simulieren, Export prüfen.
- Schulung: 60–120 Minuten je Team (Kernprozesse, Storno, Tagesabschluss).
- Go‑Live: Enges Monitoring der ersten Woche, schnelle Fernwartung bei Fragen.
- Rollender Ausbau: Weitere Kassen/Filialen identisch klonen – spart Zeit und Fehler.
Mit MagicPOS bekommst Du vorkonfigurierte Bundles, schnellen Versand und optional Remote‑Onboarding inkl. Fernwartungspaket. So minimierst Du Ausfallzeiten und bist schneller abrechnungsfähig.
Finanzierung, Service, Planbarkeit – so bleiben Kosten im Rahmen
- Kauf auf Rechnung: Liquidität schonen, sauber planbar für die Buchhaltung.
- Ratenzahlung: Ideal bei Filialausbau oder mehreren Kassenplätzen – Kosten über die Nutzungszeit strecken.
- Servicepakete: Fixe Reaktionszeiten, Priorisierung, jährlicher Systemcheck inkl. TSE‑Status, Update-Management.
- Ersatzgeräte & Vorabaustausch: Für Kassen, Drucker, Terminals – vermeidet lange Downtime.
- Wettbewerbsfähige Preise + schneller Versand: Weniger Wartezeit, schneller ROI.
- Fachberatung: Branchenfokus (Einzelhandel, Gastro, Hotellerie, Apotheken/Kliniken) sorgt dafür, dass Du nur kaufst, was Du wirklich brauchst.
MagicPOS kombiniert Kassensoftware (GastroSoft, PosSoft), TSE‑Schnittstellen und Hardware wie Bondrucker und Barcodescanner zu durchdachten, branchenspezifischen Paketen – inklusive Fernwartung und klaren Finanzierungsmöglichkeiten.
Dein nächster Schritt
- Anforderungen notieren (3–5 Kernthemen).
- Entscheidung Software: GastroSoft (Gastro/Hotellerie F&B), PosSoft (Einzelhandel) – plus benötigte Integrationen.
- TSE‑Variante wählen (Cloud vs. Hardware) und Netz-/Fallback klären.
- Hardwareliste fixieren (Drucker, Scanner, Terminals, Kartenzahlung).
- Rollout- und Schulungsplan ansetzen, Servicepaket auswählen.
Wenn Du willst, stellen wir Dir bei MagicPOS ein passendes Komplettpaket zusammen – fiskalkonform, schnell lieferbar und auf Deine Branche zugeschnitten. So erfüllst Du Prüfanforderungen, beschleunigst Abläufe und behältst die Kosten im Griff.