Ob Laden, Restaurant, Hotel oder medizinische Einrichtung: Fiskalkonformität ist keine Kür, sondern Pflicht. Wer die KassenSichV, TSE, DSFinV-K und GoBD von Anfang an richtig umsetzt, spart später Zeit, Kosten und Nerven – besonders bei Betriebsprüfungen. Mit MagicPOS bekommst Du dafür nicht nur kassensichere Software und passende Hardware, sondern auch klare Prozesse, praxistaugliche Checklisten und einen schlanken Rollout-Plan, damit Dein Start rechtssicher und kosteneffizient gelingt.
Die Basics verständlich erklärt: KassenSichV, TSE, DSFinV-K und GoBD
- KassenSichV: Die Kassensicherungsverordnung schreibt vor, dass elektronische Kassensysteme gegen Manipulation geschützt sein müssen. Kern davon ist die TSE.
- TSE (Technische Sicherheitseinrichtung): Zeichnet jede relevante Transaktion manipulationssicher auf. Es gibt Hardware-TSEs (z. B. USB/SD) und Cloud-TSEs. Wichtig: System muss TSE-fähig sein und ordnungsgemäß eingerichtet werden.
- DSFinV-K: Das standardisierte Exportformat, in dem Kassendaten bei Prüfungen bereitgestellt werden müssen. Gute Systeme machen den Export mit wenigen Klicks möglich.
- GoBD: Regeln für die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung digitaler Unterlagen. Dazu gehören Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Protokollierung und eine revisionssichere Archivierung. Praxisempfehlung: Kassendaten 10 Jahre aufbewahren und jederzeit maschinell auswertbar halten.
Mit MagicPOS bist Du auf der sicheren Seite: GastroSoft und PosSoft unterstützen TSE, DSFinV-K-Export und GoBD-konforme Prozesse – inklusive lückenloser Protokollierung.
Die optimale Systemauswahl: GastroSoft oder PosSoft – was passt zu Dir?
- Gastronomie: GastroSoft punktet mit Tischverwaltung, Gangfolge, Split-Zahlungen, Reservierungen und Küchenmonitoring – alles TSE-fähig und praxiserprobt.
- Einzelhandel: PosSoft überzeugt mit schnellem Kassenbetrieb, Barcodescanning, Wareneingang, Inventur, Preisschildern/Etiketten und Variantenartikeln.
- Hotellerie: Kombination aus Hotelverwaltungssoftware (PMS) und Kasse. Die Kasse übernimmt Bar- und Kartenzahlungen, Postings auf Zimmer, Minibar und Zusatzleistungen.
- Medizinische Einrichtungen: Workflows für Rx/OTC-Verkäufe, Rezeptabrechnung, Kassen- und Kartenzahlungen, Kundendaten und steuerliche Besonderheiten.
MagicPOS hilft Dir bei der Auswahl, installiert, konfiguriert und schult – auf Wunsch komplett per Fernwartungspaket. Dazu kommen wettbewerbsfähige Preise, schnelle Lieferung und flexible Finanzierung (Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung).
Gastronomie: Tischverwaltung, Split-Zahlungen und Kassenprüfung im Griff
Typische Workflows:
- Tisch- und Platzverwaltung mit Bereichen (Innen, Terrasse, Bar)
- Bons an Theke/Küche, Gänge und Zubereiter
- Split-Zahlungen pro Person/Artikel, Rechnungszusammenlegung
- Storno-/Retourenprozesse mit Begründung und TSE-Protokoll
- Tagesabschluss (Z-Bon), Trinkgeldregelungen, DATEV/Export
Checkliste Gastro:
- [ ] TSE aktiv und zertifiziert, Belegdruck mit TSE-Info
- [ ] Artikel, Steuersätze, Warengruppen sauber angelegt
- [ ] Rollen und Rechte (Service, Bar, Management) definiert
- [ ] Tischplan, Split-Funktionen, Storno-Workflows getestet
- [ ] DSFinV-K-Export und Journalabruf geübt
- [ ] Schnittstellen (Zahlungsterminal, Küche/Monitor) eingerichtet
- [ ] GoBD-Verfahrensdokumentation erstellt und abgelegt
- [ ] Backup-Plan und Fernwartungszugang eingerichtet
Pro-Tipp: Schul das Team auf „Korrektur statt Löschen“. Jede Änderung muss protokolliert erfolgen – so bleibst Du GoBD-sauber.
Einzelhandel: Inventur, Wareneingang und Barcodes – schnell und rechtssicher
Typische Workflows:
- Wareneingang mit Einkaufspreis, Lieferant und Chargen/Serien (falls nötig)
- Etikettendruck mit EAN/GTIN, Preisänderungen, Aktionen
- Lagerverwaltung, Mindestbestände, Inventur mit MDE/Scanner
- Umtausch, Teilrückgaben und Rabatte mit Begründung
- Tägliche Kassenabschlüsse, Tagesumsatzberichte, DSFinV-K-Export
Checkliste Handel:
- [ ] PosSoft mit TSE verbunden und geprüft
- [ ] Artikelstamm, EANs, Steuersätze, Varianten gepflegt
- [ ] Bon-Layout inkl. Pflichtangaben (Firma, TSE, Datum/Uhrzeit)
- [ ] Retouren-/Reklamationsprozess dokumentiert
- [ ] Inventurprozess (Stichtag, Zähllisten, Differenzen) festgelegt
- [ ] DSFinV-K-Export getestet, Zugriff für Prüfer geplant
- [ ] Zahlungsarten (Bar, EC/Karte, Gutschein) sauber konfiguriert
- [ ] Datensicherung und Rechte/Rollen organisiert
Pro-Tipp: Nutze Barcodescanner konsequent – reduziert Fehler, beschleunigt den Verkauf und hält die Bestände verlässlich.
Hotellerie: Zimmerposten, Leistungen und Kasse – alles aus einem Guss
Typische Workflows:
- Leistungen auf Zimmer buchen (Restaurant, Spa, Parking)
- Tagesabschläge: offenen Posten prüfen, Rechnungsstellung
- City-Tax, unterschiedliche Steuersätze, Firmen-/Kostenstellen
- Split-Billing: Privat/Firma, Teilrechnungen
- Integration PMS ↔ Kasse (z. B. über Schnittstelle)
Checkliste Hotel:
- [ ] Kasse und PMS sauber integriert (Zimmer-/Gästelookup)
- [ ] Steuerschlüssel für Leistungen korrekt (7/19 % etc.)
- [ ] Postings auf Zimmer + Storno-Prozess TSE-konform
- [ ] Sammel- und Einzelrechnungen, Währungen geprüft
- [ ] Night Audit/Schichtabschluss standardisiert
- [ ] DSFinV-K-Export und Journale abrufbar
- [ ] Chip-/Kartenterminals eingebunden
- [ ] Verfahrensdokumentation und Berechtigungskonzept vorhanden
Pro-Tipp: Definiere klare Regeln für Stornos nach Check-out – das spart Diskussionen bei Prüfungen.
Medizinische Einrichtungen: Rezepte, Kassenabrechnung und Besonderheiten
Typische Workflows:
- Rx-/OTC-Verkauf, Zuzahlungen, Heil-/Hilfsmittel
- Rezept- und Kassenabrechnung (Apotheke/Krankenhaus-Kiosks)
- Mischbetrieb: Bargeld, Karte, Rechnung, Lieferverträge
- Chargen-/Verfallsdaten, dokumentationspflichtige Artikel
- Tagesabschluss, Korrekturen mit Begründung, Audit-Trail
Checkliste Medizin:
- [ ] TSE aktiv, Bon mit Pflichtangaben (inkl. TSE-Seriennr.)
- [ ] Artikel/Pharmazentralnummern, Steuern, Zuzahlungslogik gepflegt
- [ ] Prozess für Rezeptannahme/-prüfung dokumentiert
- [ ] Abrechnungsdaten exportierbar, DSFinV-K getestet
- [ ] Chargen-/Verfallsdokumentation eingerichtet
- [ ] Rollen/Berechtigungen (Apotheke, Backoffice) getrennt
- [ ] Fernwartung und Backup gesichert
- [ ] Verfahrensdokumentation und Aufbewahrungsfristen geregelt
Pro-Tipp: Trenne Rezeptabrechnung und Kassenumsätze logisch in Berichten – das erhöht Transparenz bei internen und externen Prüfungen.
Hardware, die funktioniert: Bondrucker, Barcodescanner und Co.
Für fiskalkonforme Prozesse brauchst Du zuverlässige Peripherie:
- Bondrucker: Schnell, leise, mit stabiler Schnittstelle (USB/LAN/WLAN). Achte auf saubere Bonlayouts inkl. TSE-Daten.
- Barcodescanner: Hand- oder Präsentationsscanner, 1D/2D je nach Artikelstruktur. Für Inventuren ideal in Kombination mit MDE.
- Kassenlade, Kundendisplay, Küchenmonitore: Klar strukturierte Abläufe reduzieren Fehler.
- TSE-Hardware oder Cloud-TSE: Je nach Standortanzahl, Ausfallsicherheit und IT-Strategie. MagicPOS berät Dich, was passt.
MagicPOS liefert schnell, zu wettbewerbsfähigen Preisen – und unterstützt Dich bei der Installation, auch per Fernwartung. So ist Dein System zügig einsatzbereit.
DSFinV-K-Exporte und Prüfungen: so gehst Du entspannt in die Betriebsprüfung
- Standardisierte Exporte: In GastroSoft/PosSoft startest Du den DSFinV-K-Export für Tages-, Monats- oder Prüfungszeiträume mit wenigen Klicks.
- Prüfer-Zugriff: Stelle einen read-only Zugang oder Exportdatenträger bereit. Halte Verfahrensdokumentation und Bedienungsanleitung griffbereit.
- Journal und Belege: Jede Transaktion ist TSE-signiert und im Journal nachvollziehbar. Stornos werden nicht gelöscht, sondern korrekt storniert und dokumentiert.
- Aufbewahrung: Sichere Exporte und Journale regelmäßig, ideal mit automatisierten Backups. Empfohlen: Datenspeicherung für 10 Jahre in revisionssicherer Struktur.
Mini-Check:
- [ ] DSFinV-K-Export getestet
- [ ] Ansprechpartner benannt
- [ ] Verfahrensdoku aktuell
- [ ] Datensicherung nachweisbar
Service, Fernwartung und Finanzierung: schlank, schnell, fair
Mit MagicPOS bekommst Du mehr als nur Hardware und Software:
- Fachberatung: Branchenfokus für Handel, Gastro, Hotellerie, medizinische Einrichtungen – passgenau statt „One-size-fits-all“.
- Service- und Fernwartungspakete: Updates, TSE-Checks, Datensicherung, Remote-Hilfe – planbar und schnell verfügbar.
- Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder bequeme Ratenzahlung – schont Liquidität.
- Schnelle Lieferung und faire Preise: Damit Du ohne Stillstand starten oder erweitern kannst.
Der schlanke Rollout-Plan für einen rechtssicheren und kosteneffizienten Start
- Bedarf klären
- Branche, Anzahl Arbeitsplätze/Filialen, Zahlungsarten, Schnittstellen (PMS, Warenwirtschaft, Payment).
- Systemauswahl
- GastroSoft für Gastronomie-Workflows, PosSoft für den Handel; Hotel- und Medizin-Add-ons nach Bedarf. Entscheidung für Hardware- oder Cloud-TSE.
- Angebot und Finanzierung
- Passendes Paket wählen, Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung festlegen. Liefer- und Installationsfenster planen.
- Installation und Grundkonfiguration
- Software aufspielen, TSE anbinden, Steuersätze/Artikel/Warengruppen anlegen, Bonlayout einrichten, Rollen und Rechte definieren.
- Datenübernahme
- Artikel- und Kundenstämme importieren, ggf. Zimmer-/Leistungskatalog einrichten, Zahlungsarten und Terminals koppeln.
- Testbetrieb
- Typische Workflows durchspielen: Tisch-Splits, Wareneingang/Inventur, Zimmerposten, Rezeptverkauf. DSFinV-K-Export und Journale prüfen.
- Schulung
- Kurztrainings für Kassenkräfte, Vertiefung für Admin/Backoffice. Verfahrensdokumentation erstellen und verteilen.
- Go-Live
- Begleiteter Start mit Supportfenster und Fernwartungsbereitschaft. Tägliche Backups und Abschlussberichte kontrollieren.
- Nachjustieren
- Feedback sammeln, Berichtswesen verfeinern, Automatisierungen (Etikettendruck, Küchenmonitore, Inventur-Workflows) aktivieren.
- Laufender Betrieb
- Updates, TSE-Zertifikatslaufzeiten im Blick, regelmäßige Exporte/Backups, kurze Refresh-Schulungen und jährlicher Systemcheck.
Mit diesem Plan startest Du fiskalkonform, effizient und zukunftssicher – und hast alle Prüfprozesse von Anfang an im Griff. Wenn Du willst, begleitet Dich MagicPOS dauerhaft mit Service- und Fernwartungspaketen, damit Dein Team sich auf das Wesentliche konzentriert: starke Gästeerlebnisse, zufriedene Kunden und stabile Abläufe.