Du hast eine Kasse im Einsatz oder planst den Umstieg? Dann kommst Du an diesen vier Abkürzungen nicht vorbei: KassenSichV, TSE, DSFinV‑K und GoBD. Kurz und praxisnah:
- KassenSichV: Verordnung, die elektronische Aufzeichnungssysteme in Deutschland absichert. Kernforderung: Jede Transaktion muss über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt und unveränderbar protokolliert werden.
- TSE: Hardware- oder Cloud-Komponente, die Belege mit einer Signatur versieht und alle Vorgänge (u. a. Start/Ende, Stornos, Trainings) manipulationssicher speichert.
- DSFinV‑K: Standardisiertes Exportformat, das das Finanzamt bei Prüfungen (Kassen‑Nachschau, Außenprüfung) verlangt. Damit sind Deine Kassendaten vergleichbar und revisionssicher aufbereitet.
- GoBD: Regeln für ordnungsgemäße Buchführung in der digitalen Welt. Entscheidend sind Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, vollständige Einzelaufzeichnung, zeitgerechte Erfassung und eine Verfahrensdokumentation.
Wichtig: 2026 ist weniger ein “neues Gesetz”, sondern eine Deadline, bis zu der viele Betriebe ihre Systeme modernisieren, TSE‑Zertifikate erneuern und Prozesse prüfen. Heißt für Dich: rechtzeitig Kompatibilität checken, Export und Belegaustausch testen, Schulungen und Backups fix machen.
Prüfungsrelevant ohne Schnickschnack: Darauf schaut die Finanzverwaltung
- Belegausgabepflicht: Für jeden Geschäftsvorfall muss ein Beleg erstellt und dem Kunden angeboten werden – Papier oder digital. Der Beleg braucht u. a. TSE‑Signaturdaten, Datum/Uhrzeit, Steuersätze, Zahlart. Tipp: Digitale Belege sparen Papier und sind schneller – aber nur, wenn sie technisch sauber hinterlegt sind.
- DSFinV‑K‑Export: Muss jederzeit zeitnah möglich sein. Prüfer fragen häufig nach einem Zeitraum (z. B. letzter Monat) und erwarten einen vollständigen, strukturierten Export inkl. Stammdaten, Transaktionsdaten und TSE‑Informationen.
- Kassen‑Nachschau: Kann unangekündigt erfolgen. Du solltest in wenigen Minuten Zugriff auf Kasse, TSE‑Status, DSFinV‑K‑Export, Bedienungsanleitung, Verfahrensdokumentation und Z‑Berichte zeigen können. Wenn dann noch die Belege stimmen, ist die Nachschau in der Regel schnell erledigt.
Mit einer gut konfigurierten, TSE‑integrierten Kasse und klaren Prozessen bist Du hier auf der sicheren Seite. Systeme von MagicPOS mit GastroSoft bzw. PosSoft sorgen dafür, dass die TSE sauber eingebunden ist, der DSFinV‑K‑Export klappt und Belege korrekt formatiert sind.
Branchenfokus: typische Stolpersteine und wie Du sie umgehst
Gastronomie: Tischverwaltung, Stornos, Trinkgeld
- Tischwechsel und Splits: Wenn Gäste den Tisch wechseln oder Rechnungen splitten, müssen Bewegungen nachvollziehbar bleiben. Best Practice: Tisch-IDs sauber pflegen, Splits über die Kasse dokumentieren statt “manuell zusammenzurechnen”.
- Stornos und Nachlass: Zwischen “Storno” (Fehleingabe rückgängig machen) und “Retoure/Preisnachlass” (kundenbezogener Vorgang) unterscheiden. Rolle und Grund erfassen, damit die TSE jeden Schritt signiert.
- Trinkgeld: Nach steuerlichen Regeln behandeln (unbare Trinkgelder sind anders zu handhaben als Bartrinkgelder). In der Kasse separate Tasten/Warengruppen nutzen, damit Auswertungen und DSFinV‑K sauber bleiben.
Mit GastroSoft in Kombination mit MagicPOS laufen Tischverwaltung, Splitzahlungen, Storno-Workflows und Trinkgeld korrekt durch die TSE – inklusive nachvollziehbarer Bedienerprotokolle.
Hotellerie: PMS‑Anbindung, Stadtsteuer, Splitzahlungen
- PMS‑Integration: Leistungen aus Restaurant, Spa oder Minibar werden ins PMS übertragen. Fehlerquelle: unklare Übergabe oder falsche Steuersätze. Lösung: definierte Warengruppen und Buchungsschlüssel, regelmäßige Abstimmung von PMS‑Mapping und Kassenstamm.
- Splitzahlungen: Rechnung wird geteilt (z. B. Firma zahlt Übernachtung, Gast zahlt Privatausgaben). Die Kasse muss Mischzahlungen mit verschiedenen Zahlarten korrekt abbilden – und die TSE die Vorgänge lückenlos signieren.
- Abgaben/City Tax: Separate Warengruppen, klare Kennzeichnung, korrekter Steuersatz. Keine “Sammelpositionen”, die später manuell korrigiert werden.
PosSoft mit MagicPOS bildet PMS‑Workflows und Splitzahlungen sauber ab – inklusive sauberer DSFinV‑K‑Exporte, die die Prüfer sehen wollen.
Einzelhandel: Retouren, Warengruppen, Preisaktionen
- Retourenprozess: Retoure mit Bezug zur Originalrechnung (Belegnummer oder Barcode) verbuchen. Unterschied zwischen Umtausch, Gutschrift und klassischer Retoure beachten. Barcodescanner minimieren Tippfehler.
- Warengruppen/Steuersätze: Strukturiert anlegen. Rabatt- und Aktionspreise müssen transparent und historisch nachvollziehbar sein.
- Inventurdifferenzen: Korrekt über die Kasse oder das Warenwirtschaftssystem dokumentieren – niemals “unter den Tisch fallen lassen”.
MagicPOS liefert die passende Hardware (Scanner, Bondrucker), während PosSoft die Artikelstämme, Warengruppen und Retouren sauber TSE‑konform abbildet.
Apotheken: Taxierung, Rezeptabrechnung, Datenschutz
- Taxierung: Unterschiedliche Preisregeln (Rx/OTC, Nacht- und Notdienstzuschläge etc.) müssen korrekt parametriert sein. Jede Preisänderung sollte revisionssicher nachvollziehbar sein.
- Rezept- und Kundendaten: DSGVO beachten. In der Kasse nur so viele personenbezogene Daten wie nötig speichern, Berechtigungen rollenbasiert vergeben, Protokolle aktivieren.
- Barcodes/Serialisierung: Scanner und Prozesse so aufsetzen, dass Artikel- und Chargeninformationen korrekt erfasst werden.
MagicPOS unterstützt Dich mit geeigneter Kassenhardware und Software-Setups, die Taxierung sicher umsetzen und den Datenschutz durch Rechtekonzepte, Protokollierung und klare Exportgrenzen stärken.
Wie MagicPOS alles zusammenbringt: Software, TSE, Hardware – aus einem Guss
- Integrierte Kassensoftware: GastroSoft für Gastro, PosSoft für Handel/Hotel/Apotheke – jeweils mit TSE‑Schnittstelle und DSFinV‑K‑Export auf Knopfdruck.
- TSE‑Schnittstelle: Unterstützung gängiger TSE‑Varianten (Hardware/Cloud). Initialisierung, Seriennummern, Zertifikatslaufzeiten und Meldungen werden sichtbar und prüfbar gemacht.
- Bondrucker & Barcodescanner: Langlebige Drucker mit schneller Ausgabe und klarer TSE‑Signaturdarstellung; Scanner für fehlerfreie Artikel- und Belegbezüge.
- Wettbewerbsfähige Preise, schneller Versand, exzellenter Service: Du erhältst vorkonfigurierte Systeme, die in der Regel “out of the box” laufen – inklusive Einweisung und optionaler Fernwartungspakete.
- Branchennahe Vorkonfiguration: Tischlayouts, Warengruppen, Steuersätze, PMS‑Mappings, Apothekenprofile – je nach Bedarf vorkonfiguriert, damit der Start reibungslos wird.
Praxis-Checkliste für Migration oder Umstieg bis 2026
1) Bestandsaufnahme
- Welche Kassen/Terminals sind im Einsatz? Firmwarestand? TSE‑Typ und Zertifikatslaufzeit?
- Welche Peripherie (Drucker, Scanner, Kassenlade) bleibt, was wird ersetzt?
- Welche Schnittstellen (PMS, WaWi, Zahlungsanbieter) sind im Spiel?
2) Daten und Stammsätze
- Artikel, Warengruppen, Steuersätze, Bedienerrollen aufräumen und konsistent anlegen.
- Kundendaten datenschutzkonform migrieren (nur notwendige Felder).
- Historische Daten: Archivierungskonzept definieren (GoBD‑konform).
3) TSE & Compliance
- TSE auswählen (Hardware/Cloud) und initialisieren.
- Beleglayout inklusive TSE‑Angaben prüfen.
- DSFinV‑K‑Probeexport durchführen und validieren.
- Verfahrensdokumentation aktualisieren (Prozesse, Zuständigkeiten, Systeme).
4) Backups & Sicherheit
- Automatisiertes Backup (inkl. TSE‑Daten, Kassen-DB) einrichten und testen.
- Rollen- und Rechtemanagement definieren, Administratoren benennen.
- Updatestrategie festlegen (Betriebssystem, Kasse, TSE‑Middleware).
5) Schulung & Testbetrieb
- Bedienerschulungen für Alltag, Stornos, Retouren, Splits, Z‑Berichte.
- Kassen‑Nachschau‑Trockenübung: DSFinV‑K, Bedienungsanleitung, Belege, Z‑Berichte, TSE‑Status vorzeigen.
- Pilotphase mit Parallelbetrieb, Abnahmeprotokoll führen.
6) Go‑Live & Nachkontrolle
- Schnittstellen aktivieren (PMS, Zahlungsanbieter).
- Erste Woche eng begleiten, Logfiles/TSE‑Meldungen prüfen.
- Offene Punkte nachjustieren, Schulungen vertiefen.
Betriebssicherheit: Warum Fernwartung Gold wert ist
Wenn die Kasse steht, steht der Umsatz. Fernwartungspakete von MagicPOS sorgen dafür, dass es erst gar nicht dazu kommt:
- Proaktive Betreuung: Updates, Sicherheitsfixes und TSE‑Wartung termingerecht einspielen.
- Schnelle Hilfe im Störfall: Remote‑Zugriff, Log‑Analyse, Re‑Initialisierung der TSE falls nötig – oft in Minuten statt Stunden.
- Monitoring für kritische Komponenten: Druckerstatus, Speicherstände, Backup‑Erfolg.
- Onboarding neuer Mitarbeitender: Kurzschulungen per Remote-Session zu Storno, Split, Retoure, DSFinV‑K‑Export.
Das Ergebnis: hohe Verfügbarkeit, weniger Stress, geprüfte Nachvollziehbarkeit bei Prüfungen.
Finanzierung, Versand, Beratung: die unterschätzten Hebel
- Flexible Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung schont die Liquidität – ideal, wenn Du mehrere Standorte oder Saisonspitzen ausstatten musst.
- Schneller Versand: Vorkonfigurierte Sets kommen zügig bei Dir an. Das minimiert Ausfallzeiten und macht Planungen verlässlicher.
- Fachberatung: Branchenkenner sprechen Deine Sprache. Ob Tischlayout, PMS‑Mapping, Retourenprozesse oder Apotheken‑Taxierung – Du bekommst Lösungen statt Pflichtenheft-Floskeln.
- Wettbewerbsfähige Preise: Transparente Bundle‑Angebote für Software, TSE und Hardware senken Deine TCO (Total Cost of Ownership).
- Skalierbarkeit: Heute ein Terminal, morgen fünf – gleiche Plattform, gleiche Prozesse, zentral administrierbar.
Dein Fahrplan für einen revisionssicheren Kassenbetrieb 2026
- Jetzt prüfen: Ist Deine aktuelle Kasse TSE‑fähig, und sind Zertifikate/Updates aktuell?
- Prozesse glätten: Stornos, Splits, Retouren, Taxierung – sauber definieren und schulen.
- DSFinV‑K und Belegausgabe testen: Export ziehen, Beleg prüfen, Kassen‑Nachschau simulieren.
- Migration starten: Stammdaten bereinigen, TSE initialisieren, Fernwartung einplanen.
- Mit Partner arbeiten: MagicPOS liefert Dir GastroSoft/PosSoft, TSE‑Schnittstelle, Bondrucker, Barcodescanner und die passende Beratung aus einer Hand.
So machst Du Deine Kasse nicht nur TSE‑konform, sondern Deinen gesamten Betrieb prüfungssicher, alltagstauglich und zukunftsfest. Wenn die Kasse Deine Prozesse wirklich versteht – von Tischverwaltung bis Taxierung – dann laufen auch Prüfungen gelassen, Umsätze fließen stabil, und Dein Team arbeitet schneller und fehlerärmer.