Wenn die Betriebsprüfung oder Kassennachschau kommt, zählt nur eines: Deine Kasse muss lückenlos, unveränderbar und jederzeit auswertbar beweisen, was passiert ist. 2026 erwarten viele Betriebe mehr Prüfdruck, und Prüfer kennen die gängigen Systeme, Workflows und Schwachstellen sehr genau. Gute Nachricht: Mit einer sauber eingerichteten, TSE-integrierten Lösung bist Du auf der sicheren Seite – und sparst Dir Stress, Zeit und Geld.

Hier ist der Praxisleitfaden für Handel, Gastronomie, Hotellerie und Apotheken: verständlich, kompakt und mit konkreten Tipps für die Umstellung, Systemwahl und den schnellen Rollout.

KassenSichV, TSE, DSFinV-K und GoBD – was bedeutet das im Alltag?

• KassenSichV (Kassensicherungsverordnung): Regelt, dass elektronische Kassensysteme über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sind und Belege ausgeben. Für Dich: Jede relevante Aktion (Buchung, Storno, Trinkgeld, Tagesabschluss etc.) wird TSE-sicher protokolliert, und Du gibst Belege aus (Papier oder digital).
• TSE (Technische Sicherheitseinrichtung): Hardware (z. B. USB/SD) oder Cloud-Komponente, die jede Transaktion kryptografisch signiert. Für Dich: Keine nachträglichen „stillen“ Änderungen; alles ist nachvollziehbar. Achte auf den TSE-Status (online/offline), Laufzeiten, Zertifikatsfristen und regelmäßige Exporte/Backups.
• DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme): Einheitliches Exportformat, das Prüfer anfordern. Für Dich: Du musst jederzeit einen vollständigen DSFinV-K-Export liefern können – idealerweise direkt aus der Kasse heraus.
• GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form): Sorgt dafür, dass Daten vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sind. Für Dich: Einzelaufzeichnungspflicht, Kassensturzfähigkeit, Verfahrensdokumentation, revisionssichere Aufbewahrung (i. d. R. 10 Jahre), klar geregelte Zuständigkeiten und Prozesse.

Pflichten, die Du täglich im Blick haben solltest:

• Belegausgabepflicht und korrekte, TSE-signierte Bon-Inhalte
• Täglicher Tagesabschluss/Z-Bon und Kassensturz (Bargeld-Soll vs. Ist)
• Saubere Storno-, Rabatt- und Gutscheinprozesse mit Begründung
• DSFinV-K-Export auf Knopfdruck und regelmäßige Prüfläufe
• Verfahrensdokumentation, Rechte-/Rollen-Management, Schulung des Personals
• Monitoring der TSE (Laufzeit, Status, Updates)
• Auf dem Laufenden bleiben: Die An- und Abmeldepflichten von Kassen sind behördlich angekündigt, ihre praktische Umsetzung kann sich ändern. Prüfe den aktuellen Stand regelmäßig.

Gastronomie: Tischsplitting, Stornos, Trinkgeld – so bleibst Du sauber

Typische Prüfpunkte:

• Tischsplitting: Wird korrekt dokumentiert, welcher Artikel zu welchem Tisch/Gast gehört? Werden Splits nachvollziehbar signiert?
• Stornogründe: Gibt es vordefinierte Stornogründe (Fehleingabe, Gast storniert etc.)? Werden sie verpflichtend ausgewählt?
• Nachträgliche Änderungen: Keine „Küchenkorrekturen“ ohne TSE-Nachvollziehbarkeit. Jede Änderung muss protokolliert sein.
• Trinkgeld: Bar vs. unbar, freiwillig vs. verpflichtend – sauber getrennt, korrekt steuerlich behandelt und klar im Bon ausgewiesen.
• Happy Hour/Preisänderungen: Zeitabhängige Preise müssen systemisch abgebildet und protokolliert sein.
• Zahlungsarten: Bar, Karte, mobile Payments, Gutscheine – alles getrennt ausweisen und im Tagesabschluss sauber summieren.

Stolperfallen und Tipps:

• Schulung ist Pflicht: Neue Mitarbeitende müssen Buchungs-, Storno- und Trinkgeldregeln kennen. „Schnell mal löschen“ ist tabu.
• Setze auf Tischpläne, Kursfolgen (Vorspeise/Hauptgang) und Rollenrechte. So verhinderst Du Workarounds an der Kasse.
• Nutze vorkonfigurierte Stornogründe und sichere die Freigabe für sensible Aktionen (z. B. Storno nur durch Schichtleitung).
• Druckrouting (Küche/Bar) muss zum Bon passen – sonst wirkt’s bei Prüfern, als würden Gänge „außerhalb“ der Kasse laufen.

Hotellerie: City-/Kurtaxe, Pakete und Rechnungsaufteilung

Typische Prüfpunkte:

• City-/Kurtaxe: Als durchlaufender Posten getrennt vom Umsatz erfassen und im Beleg separat ausweisen. Keine Vermischung mit eigenen Leistungen.
• Rechnungsaufteilung: Firmen-/Privatanteile, Aufteilung nach Kostenstellen, getrennte Steuerkennzeichen – alles nachvollziehbar.
• Pakete/Bundles: Übernachtung, Frühstück, Spa – korrekt entbündeln, Steuersätze trennen und dokumentieren.
• No-Show/Spätabreise/Gebühren: Eindeutige Buchungsarten, richtige Steuerbehandlung und Belegausgabe.
• Zahlungen und Sicherheiten: Pre-Auth, Deposits, An-/Restzahlungen – sauber abbilden und im Tagesabschluss führen.

Stolperfallen und Tipps:

• Wenn Restaurant & Hotel zusammenlaufen: Kassenströme nicht vermischen. Eigene Mandanten/Abteilungen in der Kasse nutzen.
• City-/Kurtaxe per eigener Warengruppe und Zahlungsart führen. So bleibt die Abrechnung prüfsicher.
• Nutze Schnittstellen zur PMS/Hotelsoftware nur, wenn der Datenfluss DSFinV-K-konform bleibt. Im Zweifel Exporttest machen.

Apotheken: Rezept vs. Barverkauf klar trennen

Typische Prüfpunkte:

• Rezeptabrechnung: Nicht als „normaler“ Kassenumsatz behandeln, sondern getrennt von Barverkäufen führen; Zuzahlungen sauber ausweisen.
• Nachweise: Rezeptabgaben, Retaxationen, Stornos mit Begründung – alles nachvollziehbar und TSE-protokolliert.
• Sicht-/Freihand vs. Rx: Warengruppen und Steuerschlüssel sauber getrennt, Scannen per Barcode zur Fehlervermeidung.
• Nacht-/Notdienst: Getrennte Zeitfenster und ggf. eigene Prozesse dokumentieren.

Stolperfallen und Tipps:

• Barverkauf mit Scanner abwickeln, um Tippfehler zu vermeiden; Plausibilitätschecks aktivieren (z. B. Preis/Artikel).
• Storno- und Retourenprozesse streng regeln; Apotheker-Freigabe für sensible Vorgänge.
• Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit der Belege/Exports regelmäßig testen – inkl. DSFinV-K-Probeexport.

Einzelhandel: Filialen, Inventur und Retouren im Griff

Typische Prüfpunkte:

• Filialfähigkeit: Einheitliche Artikelstämme, Warengruppen, Preise; konsistente Kassenkonfiguration je Standort.
• Inventur: Permanente Inventurprozesse und Inventurdifferenzen dokumentieren; Zugriffe und Korrekturen rollenbasiert.
• Retouren/Gutschriften: Korrekte Verknüpfung zur Originaltransaktion; Gründe verpflichtend erfassen.
• Rabatte und Aktionen: Regeln transparent, zeitlich gesteuert, TSE-protokolliert.
• Zahlarten/Taxfree/Gutscheine: Separat und prüffest abbilden, Tagesabschluss sauber nach Zahlungsart.

Stolperfallen und Tipps:

• Scanner- und Etikettenprozesse standardisieren; EAN-/PLU-Pflege zentralisieren.
• Filial-Rollouts mit Templates durchführen; Änderungen versionieren, um Wildwuchs zu vermeiden.
• Regelmäßig DSFinV-K-Exporte ziehen und Stichproben mit dem Steuerbüro prüfen.

Deine Umstellungs-Checkliste 2026

• Prozesse erfassen:
  • Welche Buchungen, Stornos, Splits, Retouren, Trinkgelder, Gebühren, Pakete gibt’s bei Dir?
  • Welche Zahlarten nutzt Du? Gibt es Gutscheine, Deposits, An-/Teilzahlungen?
• Systeme prüfen:
  • Ist Deine Kasse TSE-zertifiziert (Hardware/Cloud)? Läuft die Zertifikatsfrist?
  • Kannst Du jederzeit einen DSFinV-K-Export erzeugen? Schon mal testweise geprüft?
• Rechte & Schulung:
  • Rollen sauber definieren (Mitarbeitende, Schichtleitung, Admin).
  • Stornogründe und Freigaben einrichten; Team schulen und dokumentieren.
• Belege & Layout:
  • Pflichtangaben auf Bons checken; Trinkgelder, Steuersätze, Citytax etc. korrekt ausgewiesen?
• Verfahrensdokumentation:
  • Wer macht was, womit, wann – inkl. TSE, Backups, Updates, Exporte, Wartung.
• Test & Go-Live:
  • Testumgebung/Vor-Ort-Pilot; Kassensturz- und Tagesabschluss-Probeläufe.
  • DSFinV-K-Export ans Steuerbüro/Prüf-Tool geben.
• Backups & Monitoring:
  • TSE-/Kassendaten sichern; Laufzeiten, Speicher, Logs im Blick behalten.
• Regelmäßig überprüfen:
  • Änderungen bei Gesetz/Land/Finanzverwaltung beobachten; Software aktuell halten.

Welche Kassensoftware passt? GastroSoft vs. PosSoft

• GastroSoft – für Gastronomie und Hotellerie:

  • Stärken: Tischpläne, Gangfolgen, Split/Join, Druckrouting (Küche/Bar), Zeitpreise/Happy Hour, Rollenrechte.
  • Praxisnutzen: Minimiert Fehler bei Splits, bändigt Stornos, trennt Bereiche (Restaurant/Bar/Frühstück) sauber.
  • TSE/DSFinV-K: Integrierte Schnittstellen für sichere Exporte und Prüfszenarien.

• PosSoft – für Einzelhandel und Apotheken-nahe Kassenplätze:

  • Stärken: Schnelle Artikel-/Barcodeerfassung, Filialfähigkeit, Retouren/Gutschriften, Aktionspreise, Inventurunterstützung.
  • Praxisnutzen: Einheitliche Stammdaten, zügige Kassenprozesse, klare Trennung von Warengruppen und Zahlarten.
  • TSE/DSFinV-K: Exporte und Protokolle auf Knopfdruck für reibungslose Prüfungen.

MagicPOS berät Dich, welche Lösung zu Deinen Abläufen passt – inklusive Einrichtung der richtigen Steuerschlüssel, Warengruppen, Stornogründe und Rollen. So bekommst Du nicht nur Software, sondern einen fertig nutzbaren, prüfsicheren Prozess.

Hardware, TSE-Integration und Zubehör – was Du wirklich brauchst

• TSE-Optionen:
  • Cloud-TSE: Wartungsarm, ideal für viele Kassen/Filialen oder wechselnde Standorte.
  • Hardware-TSE (USB/SD): Lokal, robust; auf Zertifikatslaufzeiten und Austauschlogistik achten.
• Bondrucker:
  • Thermodrucker mit stabiler Schnittstelle (USB/LAN/WLAN); Kitchen- und Bar-Drucker getrennt planen.
  • Bon-Layouts mit Pflichtangaben (TSE-Signatur, Zeitstempel etc.) sauber einrichten.
• Barcodescanner:
  • Stationär oder mobil; in Apotheken/Handel 2D-Scanner (für QR/GS1) einplanen.
  • Gute Ergonomie und Fehlerraten zählen mehr als „Datenblatt-Peak“.
• Kassenhardware:
  • Touchterminals mit genügend Leistung/Ports; USV/Backup-Strategie nicht vergessen.
  • Peripherie (Kassenlade, Kundendisplay, Kartenterminal) sauber integrieren – inklusive Belegfluss.

MagicPOS liefert vollständig vorkonfigurierte Systeme mit integrierter TSE-Schnittstelle. Du packst aus, verbindest, spielst Deine Stammdaten ein – fertig für den Testbetrieb.

Best Practices für einen schnellen, sicheren Rollout

• Vorkonfiguration statt Greenfield:
  • Branchen-Templates für Warengruppen, Steuerschlüssel, Stornogründe und Rollen sparen Tage.
• Pilot und Parallelbetrieb:
  • 1–2 Wochen Test mit Echtdaten (in separater Umgebung), dann geplanter Cutover außerhalb der Stoßzeiten.
• Schulung mit Cheat Sheets:
  • Kurze, visuelle Leitfäden für Stornos, Splits, Retouren, Trinkgeld, Tagesabschluss. So bleibt Wissen im Team.
• DSFinV-K-Generalprobe:
  • Export ziehen, auf Vollständigkeit prüfen, gemeinsam mit dem Steuerbüro verifizieren.
• Monitoring ab Day 1:
  • TSE-Status, Export-Logs, Fehlbedienungen beobachten; schnelle Korrekturen per Fernwartung.
• Dokumentation aktuell halten:
  • Änderungen an Workflows/Updates sofort in der Verfahrensdokumentation nachziehen.

Finanzierung, Service und Vorteile mit MagicPOS

MagicPOS Kassen IT Fachhandel GmbH begleitet Dich von der Auswahl bis zum laufenden Betrieb – spezialisiert auf fiskalkonforme Lösungen seit 2016 (als GmbH seit 2021) mit Sitz in Mühlingen am Bodensee. Was Du erwarten kannst:

• Flexible Finanzierung:
  • Kauf auf Rechnung – für klare Liquiditätsplanung.
  • Ratenzahlung – schont Budget und ermöglicht zügigen Rollout.
• Fachberatung:
  • Passgenaue Empfehlung für Deine Branche (GastroSoft vs. PosSoft, Cloud-TSE vs. Hardware-TSE, Bondrucker/Scanner).
  • Unterstützung bei Warengruppen, Steuerschlüsseln, Rollen- und Stornokonzepten.
• Vorkonfigurierte Systeme:
  • TSE-integriert, mit Branchen-Templates, sofort einsatzbereit.
• Fernwartungspakete:
  • Schnelle Hilfe bei Fragen, Updates, Exports, Layouts – ohne Vor-Ort-Termin.
• Schneller Versand:
  • Damit Du Deinen Go-Live-Termin sicher hältst.
• Wettbewerbsfähige Preise:
  • Klare Pakete ohne versteckte Kosten – wirtschaftlich und prüfsicher.

Fazit: 2026 wird für fiskal konforme Kassen nicht komplizierter – aber konsequenter. Mit der richtigen Software, sauberer TSE-Integration, klaren Prozessen und einem Partner wie MagicPOS bist Du bereit für jede Kassennachschau. Wenn Du willst, starten wir mit einem kurzen Prozess-Check und einer maßgeschneiderten Konfiguration – und Dein Team kann in wenigen Tagen produktiv loslegen.