Wenn Du 2026 ein Kassensystem auswählst, geht es längst nicht mehr nur um „Kassieren“. Es geht um rechtssichere Prozesse, saubere Datenflüsse und nahtlose Workflows im Tagesgeschäft. In Deutschland sind TSE-Pflicht (Technische Sicherheitseinrichtung), GoBD und KassenSichV gesetzt. Zusätzlich spielen DSFinV-K-Exporte für Betriebsprüfungen, Belegausgabepflicht (auch digital) sowie revisionssichere Archivierung eine Rolle. Wichtig: Viele TSE-Zertifikate aus den Einführungsjahren 2020–2022 erreichen ab jetzt ihr Laufzeitende. Checke also, ob Dein System 2026 ein aktuelles TSE-Modul (Hardware- oder Cloud-TSE) mit gültigem Zertifikat nutzt – und ob Updates ohne Stillstand möglich sind.
Neben der Fiskalthematik zählen die Basics: schnelle, fehlerarme Bedienung, klar strukturierte Benutzerrollen, einfache Inventur, sichere Storno- und Kassenabschlussprozesse, sowie verlässliche Backups. Und weil jeder Betrieb anders tickt, müssen Workflows exakt zu Deiner Branche passen – vom Tischplan in der Gastro bis zur chargengenauen Abgabe in Apotheken.
Die richtigen Workflows: Was Dein Kassensystem branchenspezifisch leisten sollte
- Gastronomie: Tisch- und Platzverwaltung, Gang-/Menüfolge, Bonsplitting, Zusammenlegen/Trennen von Tischen, Küchen- und Thekendruck (oder Monitore), Trinkgeld-Handling, Happy-Hour/Preisregeln, Take-away/Delivery, Reservierungen und Gutscheinverwaltung.
- Einzelhandel: Schnelles Scannen (1D/2D), Variantenartikel (Größe/Farbe), Etikettendruck, Aktionen/Rabatte, Retouren- und Umtauschprozesse, Inventur, Wareneingang, MHD-/Chargenverwaltung für sensible Waren.
- Hotellerie: Frontdesk-Funktionen wie Buchungen, Check-in/out, Aufenthaltsverlängerungen, City-Tax, Posten aufs Zimmer, getrennte Rechnungen (Privat/Firma), Schnittstelle zur Hotelsoftware (PMS) sowie reibungslose Verzahnung mit Restaurant/Bar.
- Medizinische Einrichtungen (Apotheken, Krankenhäuser, MVZ): Artikel- und chargengenaue Prozesse, MHD-Verfolgung, Dokumentationspflichten, Berechtigungsstufen, datenschutzkonforme Patientennähe (DSGVO), optional Anbindung an Drittsysteme. In Apotheken ist z. B. das präzise Handling von Chargen, Mindesthaltbarkeit und Sonderkennzeichnungen zentral.
Kurz gesagt: Ein gutes Kassensystem spiegelt Deinen realen Betriebsablauf ab – statt Dich in Standardmasken zu zwängen.
GastroSoft vs. PosSoft: Welche Software passt zu Dir?
MagicPOS arbeitet seit Jahren mit zwei bewährten Lösungen, die unterschiedliche Stärken mitbringen. Der folgende, praxisnahe Vergleich hilft Dir bei der Einordnung:
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GastroSoft – gemacht für Gastronomie:
- Stärken: Intuitive Tisch- und Raumpläne, Gangfolge/Menülogik, schnelles Bonsplitting, Küchen-/Thekenrouting, Auslastungsübersicht, Aktionen (z. B. Happy Hour), Trinkgeldprozesse, Liefer-/Abholworkflows.
- Warum das zählt: Service wird schneller, Küchenfehler sinken, Abrechnungen bleiben sauber – auch bei Stoßzeiten. Fiskalkonformität (inkl. TSE) ist natürlich an Bord, genauso wie Exportfunktionen für die Prüfung.
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PosSoft – stark im Einzelhandel und in medizinischen Umfeldern:
- Stärken: Hohe Scangeschwindigkeit, Variantenverwaltung, Preis-/Aktionslogik, Retourenhandling, Inventur-Tools, MHD-/Chargenprozesse, Etikettendruck, Berichte für Einkauf und Bestand.
- Warum das zählt: Exakte Bestände, weniger Schwund, nachvollziehbare Chargen – essenziell in Handel und Apotheken. Fiskalkonformität inkl. TSE-Anbindung ist ebenfalls integriert.
Unser Tipp aus der Praxis:
- Gastronomie und Bars: Meist GastroSoft, wegen der Tisch-/Küchenprozesse.
- Mode, Fachhandel, Convenience, Apotheken: Häufig PosSoft, wegen Scan-/Varianten-/Charge-Fokus.
- Hotellerie: Je nach Setup. Wenn Restaurant/Bar stark im Fokus steht, punktet GastroSoft. Für Shop-/Spa-/Retail-Anteile ist oft PosSoft im Vorteil. Wichtig ist die PMS-Schnittstelle – hier beraten wir Dich zur besten Kombination.
Hardware, die den Alltag wirklich leichter macht
Software entfaltet ihre Wirkung erst mit passender Hardware. Zwei Bausteine sind dabei nahezu überall Pflicht:
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Bondrucker:
- Thermodrucker mit 80 mm Papierbreite sind der Standard für schnelle, gut lesbare Belege.
- Schnittstellen: USB für stationär, LAN/WLAN für mehrere Kassen/Orte, Bluetooth für mobile Setups.
- Gastronomie: Zusätzliche Küchen-/Thekendrucker (robust, ggf. Spritzschutz) oder Küchenmonitore.
- Tipp 2026: Setze auf Modelle mit energiesparender Elektronik und stabilen Treibern für Windows/Android – das minimiert Ausfälle.
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Barcodescanner:
- 2D-Scanner (lesen 1D und 2D) sind 2026 die sicherste Wahl – von EAN/GTIN bis QR/Datamatrix.
- Varianten: kabelgebunden (stabil, günstig) oder Bluetooth (mobil, ergonomisch an Kasse/Lager).
- Apotheken/Medizin: 2D-Pflicht nahe am Produktleben, da Datamatrix-Codes und Chargeninfos zuverlässig erfasst werden sollten.
- Handel: Achte auf hohe Scanrate und gutes „Leseverhalten“ bei schlecht gedruckten Etiketten.
Je nach Einsatz ergänzen Kundendisplays, Kassenschubladen, Tablets/All-in-One-Kassen und Netzwerktechnik (Switch/Router/USV) Deinen Aufbau sinnvoll. MagicPOS liefert Dir auf Wunsch alles aus einer Hand – vorkonfiguriert und getestet.
Checkliste Gastronomie: Von Tischplan bis Trinkgeld
- TSE-konform: Aktuelle TSE (Cloud/Hardware), DSFinV-K-Export, GoBD/KassenSichV-konforme Prozesse.
- Tisch-/Platzverwaltung mit flexiblem Layout, Bonsplitting, Zusammenlegen/Trennen von Rechnungen.
- Menü-/Gangfolge, Set-Menüs, Modifikatoren (z. B. „ohne Zwiebeln“, „extra Käse“).
- Küchen-/Thekenrouting, ggf. Küchenmonitor statt Druck.
- Happy-Hour/Zeitzonenpreise, Aktionspreise, Gutscheinverwaltung.
- Take-away/Delivery-Workflows, Fahrer-/Abholmanagement.
- Trinkgeld-Handling (bar/kartengestützt) und korrekte Auswertung.
- Rollen/Rechte (Service, Bar, Management), Storno mit Pflichtgrund.
- Tagesabschlüsse, Z-/X-Berichte, Statistik und Controlling.
- Hardware: robuste Bondrucker, ggf. mobile Endgeräte, stabile WLAN-/LAN-Infrastruktur.
Checkliste Einzelhandel: Scangeschwindigkeit und Bestand im Griff
- TSE-konform inklusive reibungslosem DSFinV-K-Export.
- Schnelles Scannen (1D/2D), Variantenartikel (Größe/Farbe/Style).
- MHD-/Chargenverwaltung für sensible Sortimente.
- Wareneingang, Inventurverfahren (Stichtag, permanent), Etikettendruck.
- Rabatt-/Aktionslogik, Kundenkarten/Gutscheine.
- Retouren-/Umtauschprozesse inkl. Belegbezug.
- Kassenabschluss mit Zählprotokoll, differenzierte Berichte.
- Hardware: 2D-Scanner, 80-mm-Bondrucker, optional Waagenanbindung (für Frische/Self-Service).
Checkliste Hotellerie: Frontdesk trifft F&B
- TSE-konforme Kasse für alle Outlets (Restaurant/Bar/Shop).
- PMS-Integration: Buchungen, Check-in/out, Posten aufs Zimmer, Rechnungsaufteilung (privat/firma).
- City-Tax/Ortstaxe, Debitorenlogik für Firmenkunden.
- Frühstück/Package-Handling, Happy-Hour/Zeitzonenpreise für Bar.
- Schnittstellen zu Restaurantkasse und ggf. Spa/Shop.
- Rollen/Rechte zwischen Rezeption und Service klar getrennt.
- Berichte: Hausumsatz nach Kostenstellen, Zimmer-/Debitorenlisten.
- Hardware: Frontdesk-Drucker, ggf. zusätzlicher Bondrucker für Bar/Restaurant, mobiles Ordern im Service.
Checkliste medizinische Einrichtungen und Apotheken: Präzision ist Pflicht
- TSE- und GoBD-konform, revisionssichere Beleg-/Datenarchivierung.
- Artikel- und chargengenaue Prozesse, MHD-Überwachung, klare Chargenrückverfolgung.
- Berechtigungen/Rollen mit Protokollierung (z. B. für Stornos, Preisänderungen).
- DSGVO-konforme Abläufe bei personenbezogenen Daten in patientennahen Prozessen.
- Saubere Bestandsführung inkl. Wareneingang und Inventur, Etikettendruck.
- Verlässliche Berichte für Einkauf, Bestandsreichweiten und Compliance.
- Hardware: leistungsfähige 2D-Scanner (auch für kleine/verdichtete Codes), präzise Bondrucker.
So unterstützt Dich MagicPOS bei Auswahl, Einführung und Betrieb
MagicPOS Kassen IT Fachhandel GmbH wurde 2016 von Tobias Oswald gegründet und ist seit 2021 als GmbH am Bodensee (Mühlingen) zuhause. Unser Fokus: fiskalkonforme Kassensysteme plus die IT drumherum – abgestimmt auf Einzelhandel, Gastronomie, Hotellerie und medizinische Einrichtungen. Was Du von uns erwarten kannst:
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Fachberatung, die Deine Branche versteht:
- Wir analysieren Deine Workflows, empfehlen GastroSoft oder PosSoft – oder eine Kombi – und planen die passende Hardware (Bondrucker, Scanner, Kassen-Hardware, Netzwerk).
- Wir achten auf TSE-Status und Updates (wichtig 2026), DSFinV-K-Exportsicherheit und GoBD-konforme Abläufe.
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Schnelle Lieferung und reibungslose Inbetriebnahme:
- Vorkonfiguration, Testläufe und auf Wunsch Vor-Ort- oder Remote-Einweisung.
- Liveschaltung ohne Betriebsstillstand – idealerweise außerhalb Deiner Stoßzeiten.
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Fernwartungspakete und Support, wenn’s zählt:
- Proaktive Updates, Remote-Checks, schnelle Hilfe im Tagesgeschäft.
- Schulungen für neue Mitarbeitende und laufende Optimierung Deiner Reports/Workflows.
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Flexible Finanzierung, die Budgetluft lässt:
- Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung – damit Hardware, Software und Services zu Deinem Cashflow passen.
- Transparent und planbar – ohne Überraschungen.
Kurz: Du bekommst eine Lösung, die jetzt fiskalkonform ist und morgen skalierbar bleibt – mit Menschen, die Deine Branche sprechen.
Entscheidungsfahrplan: In 5 Schritten zur passenden Kasse
- Anforderungen klären: Welche Prozesse sind kritisch? (Tisch-/Menülogik, Varianten/Charge, PMS-Anbindung, patientennahe Abläufe)
- Software fit machen: GastroSoft vs. PosSoft anhand Deines Hauptgeschäfts bewerten.
- Hardware auswählen: Bondrucker, 2D-Scanner, Kassenhardware, Netzwerk – passend zu Volumen und Umgebung.
- Fiskal-Check 2026: TSE-Typ/Restlaufzeit, DSFinV-K-Export, Belegausgabe (auch digital), Archivierung.
- Einführung planen: Test-Setup, Schulung, Go-Live, Supportpaket und Finanzierung fixieren.
Wenn Du diese Punkte abhaken kannst, steht einer stressfreien, fiskalkonformen Kasse nichts im Weg – egal ob Du im Restaurant Bonrouten optimierst, im Handel Chargen trackst, an der Rezeption Zimmerbuchungen sauber verbuchst oder in der Apotheke Prozesse revisionssicher dokumentierst.
Am Ende zählt, dass Deine Kasse sich wie ein Teil Deines Teams anfühlt: schnell, zuverlässig, gesetzeskonform – und genau auf Deine Branche zugeschnitten. Genau dabei unterstützen wir Dich bei MagicPOS.