Wenn du heute in Deutschland kassierst – ob im Einzelhandel, in der Gastro, Hotellerie oder in medizinischen Verkaufsstellen – führt an der KassenSichV kein Weg vorbei. Kurz und praxisnah zusammengefasst, worauf es 2026 ankommt:
- TSE-Pflicht: Jede Kasse braucht eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Ob als Hardware (z. B. USB, SD) oder als Cloud-TSE – Hauptsache BSI-zertifiziert und sauber eingebunden. Wichtig 2026: Prüfe frühzeitig die Laufzeit deiner TSE-Zertifikate und plane rechtzeitig eine Verlängerung oder den Tausch, damit du ohne Unterbrechung weiterkassierst.
- Belegausgabepflicht: Du musst jedem Geschäftsvorfall einen Beleg anbieten – gedruckt oder digital. Digital spart Papier (z. B. QR-Code auf dem Kundendisplay oder per E-Mail), aber die Kundin/der Kunde ist nicht zur Annahme verpflichtet.
- DSFinV-K: Deine Kasse muss die Daten revisionssicher aufzeichnen und im standardisierten DSFinV-K-Format exportieren können. So bist du für die Kassen-Nachschau und Betriebsprüfung gewappnet – inkl. Einzelaufzeichnungen, Protokollen und TSE-Informationen.
- Organisatorisches: Lege klare Kassenprozesse fest (Schichtwechsel, Stornos, Trinkgelder, Retouren, Rabatte). Schaffe Rollen- und Rechtekonzepte und dokumentiere Besonderheiten (Warenrücknahmen, No-Sale-Vorgänge, Zählprotokolle). Regelmäßige Kassenstürze und Datensicherungen sind Pflichtprogramm.
Kurz gesagt: Fiskalkonform ist keine Kür, sondern die Basis – und mit der richtigen Software/Hardware-Kombi läuft das im Alltag unkompliziert.
Branchen-Workflows im Überblick – worauf es wirklich ankommt
Jede Branche tickt anders. Die Kasse muss deinen Alltag abbilden, nicht umgekehrt.
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Einzelhandel
- Schnelles Scannen per 1D/2D-Barcodescanner
- Varianten-/Artikelmanagement (Größe, Farbe), Set-/Bundle-Artikel
- Preisaktionen, Gutscheine, Retouren mit Belegbezug, Inventuren
- Kundendisplay für Transparenz, Zahlterminals für Kartenzahlungen, kontaktlos & Wallets
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Gastronomie
- Tischverwaltung, Gangfolge, Splitten/Zusammenführen von Rechnungen
- Küchen- und Thekendruck (Bondrucker in Küche/Bar), Produktionsbons mit Kursen
- Mobil bestellen am Tisch, Trinkgeld-Workflows, Happy-Hour-Preise
- Anbindungen: Schankanlage, Pager, Liefer-/Abholprozesse
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Hotellerie
- Übergabe von Restaurant- oder Shop-Umsätzen auf Zimmerrechnung
- Schnittstelle zum PMS/Front-Office (Kostenstellen, Debitoren)
- Frühstück/Arrangement-Leistungen, City-Tax-konforme Abbildung
- Arbeiten mit mehreren Kostenstellen (Bar, Spa, Minibar, Shop)
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Medizinische Verkaufsstellen (Apotheken-Shopbereiche, Klinikverkaufsstellen)
- Sichere Erfassung frei verkäuflicher Produkte mit Barcode-Scanning
- Optionale Chargen-/MHD-Verwaltung, Altersfreigaben bei bestimmten Artikeln
- Getrennte Kostenstellen (z. B. Cafeteria vs. Shop), klare Bon- und Journalstruktur
- Hinweis: Die eigentliche Rezeptabrechnung/Apothekensoftware ist ein eigenes System; die Kasse deckt den Handverkauf und Nebenbetriebe ab.
GastroSoft und PosSoft plus Hardware – so wird’s rund
Die Kombination aus spezialisierter Software und solider Peripherie sorgt dafür, dass Workflows nicht nur fiskalkonform, sondern auch flüssig laufen.
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GastroSoft (Gastronomie)
- Intuitive Tisch- und Raumpläne, Kurs-/Gangsteuerung, Splitten von Rechnungen
- Küchen-/Thekendruck mit frei definierbaren Druckrouten
- Mobile Bestellaufnahme, Trinkgeld- und Rabattlogik nach Berechtigung
- Vollständig TSE-fähig, mit DSFinV-K-Export für Prüfungen
- Erweiterbar um Schnittstellen (Schankanlage, Zahlungsterminals)
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PosSoft (Einzelhandel, Hotelshop, Klinikverkaufsstelle)
- Schnelles Scannen, Varianten, Etikettendruck, Retourenprozesse
- Kunden- und Gutscheinverwaltung, Inventur- und Reportingfunktionen
- Rechtekonzepte gegen Missbrauch, klare Storno-/No-Sale-Protokolle
- DSFinV-K-Export, TSE-Integration (Hardware- oder Cloud-TSE)
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Passende Hardware von MagicPOS
- Bondrucker (meist 80 mm) für Kassen- und Produktionsbons, robust und schnell
- 1D/2D-Barcodescanner (Hand oder Präsentationsscanner) für Dauerbetrieb
- Kassenladen, Kundendisplays, All-in-One-Kassenterminals
- Zahlungsterminals, Netzteile, Halterungen – sauber aufeinander abgestimmt
- Auf Wunsch: Cloud-TSE oder Hardware-TSE inkl. Konfiguration und Test
Kurz: GastroSoft/PosSoft bilden deine branchenspezifischen Abläufe ab – und mit den richtigen Bondruckern und Scannern bekommst du Tempo, Zuverlässigkeit und Fiskalsicherheit in einem.
Entscheidungshilfe: Deine Checkliste vor dem Kauf
Nimm dir 10 Minuten, geh diese Liste durch und markiere, was für dich ein Muss ist:
- Branche & Use Cases: Nur Kasse oder auch Küche/Produktion, Hotelübergabe, Nebenbetriebe?
- Anzahl Kassenplätze und Geräte: Stationär, mobil, Self-Checkout, Kundendisplay?
- TSE-Strategie: Hardware- oder Cloud-TSE? Zertifikatslaufzeiten und Ausfallszenarien klären.
- Schnittstellen: Warenwirtschaft, PMS, DATEV/FiBu, Schankanlage, Onlineshop, Payment.
- Workflows: Tischverwaltung, Rücknahmen, Rabatt-/Gutscheinlogik, Inventuren, Trinkgelder.
- Hardware: Bonbreite (58/80 mm), Druckstandorte, Scanner (1D/2D), Kassenlade, Netzwerk.
- Compliance: DSFinV-K-Export, Rechtekonzept, Beleglayout (inkl. TSE-Infos), Kassensturz.
- Betrieb: Fernwartbarkeit, Update-Strategie, Backup/Archiv, Ausfallsicherung (Ersatzdrucker).
- Team: Schulungen, Benutzerrollen, einfache Oberflächen für Aushilfen/Saisons.
- Finanzierung: Kauf auf Rechnung vs. Ratenzahlung – was passt zu Cashflow und Planung?
- Service: Reaktionszeiten, Ersatzgeräte, schneller Versand, feste Ansprechpartner.
Wenn du dabei merkst, dass etwas unklar ist: Unsere Fachberatung hilft dir, die Liste auf deine Situation zu schärfen.
Kosten-Nutzen: Was rechnet sich wirklich?
Rechnen wir pragmatisch – nicht nur Anschaffung, sondern Gesamtkosten und Nutzen.
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Kostenblöcke
- Einmalig: Kassenterminal, Bondrucker, Scanner, Kassenlade, Einrichtung, Schulung
- Laufend: Softwarelizenzen/Abos, TSE (Cloud oder Hardware-Wartung/Wechsel), Support
- Optional: Schnittstellen, Zusatzmodule, Ersatzgeräte, Papier/Etiketten
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Nutzenblöcke
- Geschwindigkeit am POS: Sekunden pro Kunde sparen = mehr Durchsatz, kürzere Schlangen
- Fehler- und Schwundreduktion: Barcode-Scanning, Rechte, Protokollierung
- Compliance-Sicherheit: Saubere DSFinV-K-Exports, weniger Stress bei Kassen-Nachschau
- Transparenz: Bessere Daten für Einkauf, Personalplanung, Preise
- Mitarbeiterzufriedenheit: Intuitive Oberflächen, weniger Nachfragen, schnellere Einarbeitung
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Daumenregel für den ROI
- Schon kleine Zeiteinsparungen (z. B. 10 Minuten pro Tag und Kassenplatz) summieren sich über Monate deutlich.
- Vermeidete Fehler, Retouren ohne Belegbezug oder fehlende Protokolle kosten im Zweifel ein Vielfaches der Lizenzkosten.
- Compliance-Risiken (z. B. mangelhafte Aufzeichnungen) können teuer werden – Prävention rechnet sich.
Unser Tipp: Lass dir vorab deine typische Woche als Prozesskarte aufzeichnen (Stoßzeiten, Sonderfälle) und wir mappen sie 1:1 auf die Funktionen – das zeigt, wo sich die Investition bezahlt macht.
Kauf auf Rechnung vs. Ratenzahlung – was passt zu dir?
Beides ist möglich. Die richtige Wahl hängt von Liquidität, Planbarkeit und Wachstumszielen ab.
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Kauf auf Rechnung
- Vorteile: Sofort Eigentum, oft geringere Gesamtkosten, einfache Abwicklung
- Wann sinnvoll: Stabile Liquidität, Investitionsbudget vorhanden, schnelle Abschreibung gewünscht
- Beachte: Einmalige höhere Auszahlung – Rücklage für Ersatzgeräte/Verbrauchsmaterial einplanen
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Ratenzahlung
- Vorteile: Schonung des Cashflows, planbare monatliche Kosten, Technik sofort nutzbar
- Wann sinnvoll: Wachstum, Saisonalität, mehrere Standorte oder Rollout in Wellen
- Beachte: Gesamtkosten über Laufzeit oft etwas höher; Laufzeiten und Upgrade-Optionen klären
Hinweis: Steuerliche Aspekte (Sofortabschreibung, AfA, Aufwand vs. Investition) bitte mit deinem Steuerbüro abstimmen. Wir liefern dir gern Vergleichsangebote nebeneinander – transparent und ohne Kleingedrucktes.
Migrationsplan: Vom Altsystem stressfrei zum neuen Setup
Ein sauber geplanter Umstieg verhindert Downtime. So gehen wir es pragmatisch an:
- Ist-Analyse: Geräte, Softwareversion, TSE-Status, Schnittstellen, Kassenrichtlinien prüfen.
- Zielbild definieren: Workflows, Rollen, Druckrouten, Schnittstellen, TSE-Strategie.
- Datenübernahme: Artikel, Preise, Kunden, Tische/Räume (wo sinnvoll) exportieren und importieren.
- Testumgebung: Kasse mit TSE einrichten, Beleglayouts, DSFinV-K-Export prüfen, Probeläufe.
- Hardware aufbauen: Bondrucker/Scanner positionieren, Netzwerke und Zahlungsterminals testen.
- Schulung: Kurze, rollenspezifische Trainings (Kasse, Schichtleitung, Backoffice).
- Go-Live: Idealerweise außerhalb der Stoßzeit. Parallelbetrieb/Backout-Plan für den Notfall.
- Nachjustierung: Rechte, Schnelldrucktasten, Berichte, Küchendruck – Feinschliff in Woche 1.
- Alt-System archivieren: DSFinV-K-Daten sichern, Dokumentation ablegen, Altgeräte fachgerecht entsorgen.
- Wartung & Updates: Updatefenster, Backup-Routine, Fernwartungszugang festlegen.
Zeitlich realistisch: Vom Kick-off bis Go-Live oft 2–6 Wochen – je nach Standortanzahl und Schnittstellen. Mit guter Vorbereitung geht’s schneller.
Servicevorteile mit MagicPOS – Fachberatung, Fernwartung, schneller Versand
Seit 2016 begleiten wir Betriebe aus Handel, Gastronomie, Hotellerie und medizinischen Einrichtungen mit fiskalkonformen Kassensystemen. Was du konkret davon hast:
- Fachberatung: Wir hören zu, stellen die richtigen Fragen und empfehlen passgenau GastroSoft/PosSoft plus Hardware – kein Over-Engineering, keine Kompromisse bei der Compliance.
- Fernwartungspakete: Schnelle Hilfe ohne Vor-Ort-Termin. Updates, Konfig-Anpassungen und Checks erledigen wir remote – planbar und effizient.
- Schneller Versand: Ersatzdrucker, Scanner oder komplette Kassenplätze sind zügig bei dir. Downtime vermeiden ist unser oberstes Ziel.
- Faire Preise: Wettbewerbsfähige Konditionen, transparente Angebote, Finanzierung nach Wahl (Kauf auf Rechnung oder Raten).
- Branchenfokus: Wir kennen die Eigenheiten deiner Branche – von Küchenbons über Zimmerübergaben bis zu Klinikshops – und richten die Kasse darauf aus.
Hauptsitz ist in Mühlingen am Bodensee – per Remote sind wir deutschlandweit schnell zur Stelle, auf Wunsch auch vor Ort.
Kurz und konkret: Vier Praxisbeispiele aus dem Alltag
- Einzelhandel (Modeboutique): Umstieg auf PosSoft mit 2D-Präsentationsscanner und 80-mm-Bondrucker. Ergebnis: Schnelleres Kassieren bei Größen-/Farbvarianten, saubere Retouren mit Belegbezug, weniger Tippfehler. DSFinV-K-Export für die Buchhaltung per Knopfdruck.
- Gastronomie (Restaurant mit Bar): GastroSoft mit Tischplan, mobilen Bestellgeräten und getrennten Küchen-/Thekendruckern. Rechnungen splitten, Trinkgelder korrekt verbuchen, Happy-Hour-Preise zeitgesteuert. Spürbar kürzere Wartezeiten – und die Kassen-Nachschau lief entspannt.
- Hotellerie (Hotel mit Restaurant & Shop): PosSoft im Shop, GastroSoft im Restaurant, Übergabe auf Zimmerrechnung via PMS-Schnittstelle. Klare Kostenstellen, weniger manuelle Umbuchungen, saubere Belege – Gäste zahlen am Ende alles in einer Sammelrechnung.
- Medizin (Klinikverkaufsstelle/Cafeteria): PosSoft mit Scanner und Kundendisplay, getrennte Kassenprofile für Shop und Gastrobereich. Optionale MHD-/Chargeninfos bei sensiblen Artikeln. Fiskalkonforme Belege, transparente Abläufe auch mit Aushilfskräften.
Wenn du deine Abläufe in einem dieser Beispiele wiedererkennst (oder eine Mischform hast): Genau dafür konfigurieren wir dir die passende Lösung.
Dein nächster Schritt
- Schick uns kurz deine Eckdaten (Branche, Kassenplätze, TSE-Status, gewünschte Schnittstellen).
- Wir melden uns mit einer konkreten Empfehlung inkl. Zeitplan, Kostenübersicht und der passenden Finanzierung.
- Auf Wunsch starten wir mit einem Testsystem – damit du siehst, wie sich dein Alltag damit anfühlt.
Fiskalkonform, schnell im Alltag und exakt auf deine Branche zugeschnitten – so macht Kassieren 2026 wirklich Spaß.