Audit-ready 2025: TSE, DSFinV‑K und GoBD souverän im Griff mit MagicPOS

Du arbeitest im Einzelhandel, in der Gastro, Hotellerie oder im medizinischen Umfeld (Apotheke/Krankenhaus) – und willst 2025 bei Kassensicherheit und Buchführung sauber aufgestellt sein? Gute Entscheidung. Die Finanzverwaltung prüft häufiger, spontaner und genauer. Drei Bausteine sind dafür entscheidend:

• KassenSichV mit TSE-Pflicht: Deine Kasse braucht eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE).
• DSFinV‑K: Du musst Kassendaten strukturiert und prüfbar exportieren können.
• GoBD: Ordnungsmäßige, unveränderbare Aufzeichnungen – inkl. Verfahrensdokumentation.

Dazu kommen Belegausgabepflicht, Kassen-Nachschau und Aufbewahrungspflichten. Klingt nach viel, ist aber mit dem richtigen Setup absolut machbar – und genau hier spielt MagicPOS seine Stärken aus: TSE‑fähige Komplettsysteme, GastroSoft/PosSoft-Software, schnelle Updates, Remote-Support und praxisnahe Checklisten für einen entspannten Audit.

Hinweis: Dieser Leitfaden ersetzt keine Rechtsberatung – er hilft Dir, die Praxis sicher umzusetzen.

Die Basics in Klartext: Was muss Deine Kasse können?

• TSE-Pflicht: Wenn Du ein elektronisches Aufzeichnungssystem nutzt, muss es mit einer zertifizierten TSE laufen (lokal oder cloudbasiert). Die TSE protokolliert relevante Vorgänge und schützt vor Manipulation.
• Belegausgabepflicht: Du musst jedem Kunden einen Beleg anbieten (Papier- oder E‑Bon). Annehmen muss ihn der Kunde nicht.
• DSFinV‑K-Export: Bei einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung musst Du Deine Kassendaten im DSFinV‑K-Format exportieren (Prüferexport).
• GoBD: Daten müssen vollständig, zeitgerecht, nachvollziehbar, unveränderbar und über 10 Jahre aufbewahrt werden. Änderungen müssen dokumentiert, Prozesse beschrieben sein (Verfahrensdokumentation).
• Kassen-Nachschau: Kann unangekündigt erfolgen. Du brauchst „Kassensturzfähigkeit“ – die Kasse muss jederzeit den Ist-Bestand nachvollziehbar ausweisen.

Gut zu wissen: Gastro- oder Hotel-Workflows (Tischführung, Splitting, Bewirtungsbelege) und medizinische Spezialfälle (Rx/OTC, Rezept- vs. Bargeschäfte) sind GoBD-relevant. Deine Software muss das korrekt trennen und protokollieren.

GoBD & Verfahrensdokumentation: Was rein muss

Deine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Daten entstehen, verarbeitet, gespeichert und gesichert werden. Sie sollte enthalten:

• Systemlandschaft: Kasse, TSE, Bondrucker, Scanner, Peripherie, ggf. Cloud- oder Warenwirtschaftsanbindung.
• Prozesse: Verkauf, Storno/Korrektur, Retoure, Trinkgeld, Gutscheine/Anzahlungen, Tagesabschluss (Z‑Bericht), Kassensturz, Kassenbuchführung.
• Rechte & Rollen: Wer darf was? Wie werden Zugriffe vergeben und geändert?
• TSE-Betrieb: Einrichtung, Seriennummern, Start-/Ende-Protokolle, Wechsel/Upgrade-Prozess.
• DSFinV‑K-Export: Wo und wie wird exportiert? Wer darf das? Prüf-Dateiablage.
• Aufbewahrung & Backup: Speicherorte, Backup-Zyklen, Wiederherstellungstests.
• Schulung & Kontrolle: Einweisung des Personals, Vier-Augen-Prinzip, interne Checks.
• Änderungen: Versionshistorie bei Softwareupdates, Kassenparametern, Stammdaten.

Kurzcheck Verfahrensdoku:

• Ist das Dokument auffindbar und aktuell?
• Sind Screenshots/Belege der letzten TSE-Initialisierung vorhanden?
• Gibt es eine klare Notfall- und Ausfallprozedur (z. B. bei Druckerausfall, TSE-Störung)?
• Ist der Prozess für den DSFinV‑K-Export beschrieben und geübt?

Praxis-Checkliste: Dein KassenSichV-FIT-Check 2025

• TSE vorhanden und aktiv? Seriennummer dokumentiert? Zertifikatslaufzeit im Blick?
• Software TSE-fähig und auf aktuellem Stand (z. B. GastroSoft/PosSoft mit TSE-Modul)?
• Belegausgabe funktioniert (Papier und optional E‑Bon)? Pflichtangaben auf dem Beleg?
• DSFinV‑K-Export in 2 Minuten abrufbar (Testexport durchführen)?
• Rollen/Rechte sauber konfiguriert (keine Allmacht-Accounts im Alltag)?
• Tagesabschluss standardisiert: Z‑Bericht, Kassensturz, Ablage.
• Storno/Korrektur-Prozess klar geregelt (keine „Löschungen“ ohne Spur).
• Zahlungsmittel sauber getrennt: Bar, Karte, Gutschein, Anzahlung, Rechnung.
• Zeitquelle korrekt (NTP), Geräte-Uhren synchron.
• Backups automatisiert, regelmäßig getestet (Restore-Probe).
• Verfahrensdokumentation vorhanden, geprüft, unterschrieben.
• Team geschult (Kurzleitfaden an der Kasse, Verantwortliche benannt).

Branchenfokus: Was ist für Dich besonders wichtig?

Einzelhandel

• Schneller Scan-Workflow: Artikelstammdaten, Preisänderungen revisionssicher.
• Gutscheine/Anzahlungen korrekt behandeln (Ausgabe vs. Einlösung).
• Retoure-Prozess mit Referenz zum Originalbeleg.
• Inventur- und Schwunddokumentation für Nachvollziehbarkeit.

Gastronomie

• Offene Tische und Splitting: Alle Vorgänge protokolliert, Tagesende ohne „hängende“ Bons.
• Trinkgelder regelkonform verbuchen (bar vs. unbar, Eigen-/Fremdtrinkgeld).
• Bewirtungsbelege vollständig ausstellen; Umsatzsteuer korrekt je Artikelgruppe.
• Küchen- und Thekendruck zuverlässig, damit kein Beleg „verloren“ geht.

Hotellerie

• Schnittstelle PMS/Frontoffice: Leistungen/Steuersätze korrekt getrennt (Übernachtung, Frühstück, Spa).
• City-Tax/Beherbergungsabgaben sauber ausgewiesen.
• Rechnung statt Kassenbon? GoBD-konforme Rechnungsprozesse inkl. Zahlungsabgleich.

Apotheken & Krankenhäuser

• Trennung von Rx/OTC, Rezeptabrechnung vs. Kassenumsatz.
• Heil-/Hilfsmittel, Zuzahlungen, Nulltax-Umsätze korrekt abbilden.
• Datenschutz im Blick: Kassendisplay, Warteschlangenlogik, minimal nötige Personendaten.
• Belegausgabe auch bei Rezepten klar geregelt (interne vs. Kundenbelege).

Tipp: MagicPOS richtet Masken, Steuersätze, Rollen und Druckerwege pro Branche vorkonfiguriert ein – so reduzierst Du Fehlbuchungen und sparst Prüferfragen.

Audit ohne Stress: So läuft die Kassen-Nachschau bei Dir

Spiel das Szenario einmal durch – mit Stoppuhr:
1) Ansprechpartner: Wer begrüßt den Prüfer und führt durch den Prozess?
2) DSFinV‑K-Export: In der Software „Prüferexport“ starten, auf USB/geschütztes Laufwerk speichern.
3) Belege und Z‑Berichte: Letzte Abschlüsse zeigen, Kassensturz aufrufen.
4) TSE-Nachweise: TSE-Status, Seriennummer, Protokolle (Start/Stop), ggf. Herstellerinfos.
5) Verfahrensdokumentation: Ausgedruckt oder digital bereitstellen.
6) Testbuchung: Optional Demo-Vorgang verbuchen, Storno demonstrieren.
7) Rückfragen: Zuständigkeiten, Rechtekonzept, Datensicherung erklären.

Wenn Du diese Schritte in 10–15 Minuten souverän abspulst, bist Du audit-ready. Mit MagicPOS übst Du das per Remote-Session – inklusive Check, ob alle Pflichtangaben und Exporte passen.

Fallstricke aus der Praxis – und wie Hardware sie verhindert

• Belege „verschwinden“: Billige Drucker brechen den Druck ab oder verlieren die Verbindung.
  Lösung: Robuste Bondrucker mit stabiler Schnittstelle (LAN/USB), USV gegen Stromspitzen, korrekte Treiber. MagicPOS liefert geprüfte Drucker-Modelle mit Branchen-Templates.

• Falsche Artikel, falsche Steuersätze: Hektik an der Kasse erhöht Tippfehler.
  Lösung: Leistungsfähige Barcodescanner (1D/2D), klare PLU-Strukturen, gesperrte Felder für sensible Steuersätze. MagicPOS konfiguriert Scanner und Stammdatenprofile.

• Offene Vorgänge am Tagesende: Hängen gebliebene Tische/Belege führen zu Differenzen.
  Lösung: Automatisierte Tagesend-Checks in GastroSoft/PosSoft, Reminder bei offenen Bons, Pflichtabschluss vor Schichtende.

• Zeitdrift: Abweichende Uhrzeit kann TSE-Logs „auffällig“ machen.
  Lösung: Zentraler NTP-Abgleich, Kassenzeit sperren, regelmäßige Zeitprüfung in der Wartung.

• TSE läuft ab: Zertifikats- und Gerätelebensdauer enden – mitten im Geschäft.
  Lösung: Lebenszyklus-Management mit Erinnerungen, rechtzeitige Beschaffung/Umstellung. MagicPOS überwacht TSE-Laufzeiten und terminiert Wechsel.

• Mixed Payments und Gutscheine: Falsch gemappt, Export unplausibel.
  Lösung: Eindeutige Zahlungsarten, Pflichtfelder bei Gutschein-Einlösung, DSFinV‑K‑konforme Mapping-Tabellen.

• Druckpflichtangaben unvollständig: Stress bei der Nachschau.
  Lösung: Vorkonfigurierte Beleglayouts mit allen Pflichtangaben (inkl. TSE-Infos) auf unterstützten Druckern.

Kurz: Gute Hardware reduziert Ausfälle und Bedienfehler – das spart Zeit, Nerven und Geld in der Prüfung.

Wie MagicPOS Dir Arbeit abnimmt

MagicPOS Kassen IT Fachhandel GmbH wurde 2016 von Tobias Oswald gegründet (seit 2021 als GmbH, Hauptsitz in Mühlingen am Bodensee). Unser Fokus: fiskalkonforme Komplettlösungen für Deine Branche.

Das bekommst Du aus einer Hand:

• TSE‑fähige Komplettsysteme: Abgestimmte Kassen mit zertifizierter TSE (lokal oder cloud), Bondrucker, Scanner und Peripherie.
• GastroSoft & PosSoft: Bewährte Kassensoftware mit TSE‑Anbindung, DSFinV‑K‑Export, E‑Bon, Tisch- und Filialfunktionen, Gutschein-/Anzahlungslogik.
• Schnelle Updates: Gesetzesänderungen und Sicherheitsfixes zeitnah per Update – auf Wunsch automatisiert außerhalb Deiner Öffnungszeiten.
• Fernwartung & Fachberatung: Remote-Checks, Audit‑Probeläufe, Layout- und Rollenreview, Schulung Deines Teams.
• Finanzierung flexibel: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung – planbar und liquiditätsschonend.
• Service, der hält: Wettbewerbsfähige Preise, schneller Versand, vorkonfigurierte Geräte – einstecken, loslegen.

Unsere USPs für Deinen Compliance-Alltag:

• Branchen-Templates: Handel, Gastro/Hotel, Apotheke/Klinik – fertig vorkonfiguriert.
• Audit-Ready by Design: DSFinV‑K‑Export per Knopfdruck, TSE-Statusmonitor, Protokoll-Check.
• Minimale Ausfallzeit: Ersatzgeräte und Remote-Hilfe, wenn’s brennt.
• Wachstumssicher: Filial- und Mehrplatzfähigkeit, zentrale Stammdaten, Rollenmanagement.

Dein Compliance-Fahrplan 2025 in 30 Tagen

Woche 1 – Bestandsaufnahme

• TSE-Status, Softwareversion, Hardwareliste aufnehmen.
• DSFinV‑K‑Testexport durchführen und prüfen.
• Verfahrensdokumentation aus dem letzten Jahr heranziehen.

Woche 2 – Schließen der Lücken

• Updates einspielen, TSE prüfen, Beleglayouts mit Pflichtangaben verifizieren.
• Rollen/Rechte und Zahlungsarten-Mapping bereinigen.
• Hardware-Check: Drucker/Scanner testen, Verbrauchsmaterial aufstocken, ggf. E‑Bon aktivieren.

Woche 3 – Dokumentation & Training

• Verfahrensdokumentation aktualisieren (Prozesse, Screenshots, Verantwortliche).
• Notfallplan definieren (Druckerausfall, TSE-Störung, Stromausfall).
• Team schulen: 30‑Minuten-Quickstart zu Storno, Tagesabschluss, Export.

Woche 4 – Generalprobe & Feinschliff

• Kassen-Nachschau-Übung mit Stoppuhr (Export, Nachweise, Q&A).
• Backup-/Restore-Test durchführen.
• Offene Punkte schließen, Erinnerungen für TSE-Laufzeiten setzen.

Mit dem Paket aus sauberer Technik, klaren Prozessen und einem kurzen Monat Fokus bist Du 2025 auf der sicheren Seite. Wenn Du magst, begleitet Dich MagicPOS durch jeden Schritt – von der TSE‑fähigen Kasse über GastroSoft/PosSoft bis zur Audit‑Generalprobe per Fernwartung. So bleibt Compliance keine Last, sondern Routine.