Ob im Laden, in der Küche, im Zimmer oder im Labor: Etiketten sind kleine Helfer mit großer Wirkung. Sie bringen Ordnung in Artikelbestände, beschleunigen Preiswechsel, sichern Hygiene- und Compliance-Prozesse und sorgen dafür, dass Kundinnen, Gäste und Patientinnen die richtigen Informationen erhalten. Mit dem passenden Labeldrucker, abgestimmt auf Deinen Einsatzbereich, sparst Du Zeit, vermeidest Fehler und arbeitest wirtschaftlicher. Und das Beste: In MagicPOS sind Labeldrucker direkt in Deine Workflows mit GastroSoft und PosSoft eingebunden – ohne Umwege, ohne Medienbrüche.
In diesem Leitfaden erfährst Du, welche Etikettier-Lösung zu Deinem Betrieb passt, worauf es technisch ankommt und welche Geräteprofile wir je nach Budget empfehlen.
Technik-Basics: Thermodirekt vs. Thermotransfer, Auflösung und Material
Damit Du die richtige Drucktechnologie wählst, ein schneller Überblick:
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Thermodirekt (TD)
- Wie es funktioniert: Hitze aktiviert eine wärmeempfindliche Beschichtung auf dem Etikett.
- Vorteile: Günstige Medien, kein Farbband, leise, schnell – ideal für kurzlebige Labels.
- Typische Einsätze: Regaletiketten, Versand-/Preislabels, Küchenetiketten (Tages-/MHD).
- Grenzen: Geringere Beständigkeit gegen UV, Hitze, Fett und Chemikalien.
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Thermotransfer (TT)
- Wie es funktioniert: Ein Farbband wird per Hitze ins Etikettenmaterial eingebrannt.
- Vorteile: Sehr haltbar, wisch- und kratzfest; beständig gegen Kälte, Fett, Alkohol/Desinfektion (je nach Band/Material).
- Typische Einsätze: UDI-/Chargenlabels, Medikation, Tiefkühl-/Fleischtheke, langlebige Inventarlabels.
- Hinweis: Benötigt passende Kombination aus Band (Wachs, Wachs/Harz, Harz) und Material (Papier, PP, PE, PET).
Auflösung in dpi (Dots per Inch):
- 203 dpi: Standard für die meisten Retail- und Gastro-Anwendungen (Preise, Regale, Küchennotizen, einfache Barcodes).
- 300 dpi: Schärfer für kleine Etiketten, dichte Barcodes, Logos und feine Schrift (z. B. Allergene, MHD, Rezepturdetails).
- 600 dpi: High-End für sehr kleine Pharma-/UDI-Codes, Mikroschrift und hochkomplexe Grafiken.
Materialbeständigkeit:
- Papier: Preiswert, gut für Innenräume und kurze Zyklen.
- Synthetisch (PP/PE/PET): Reißfest, feuchtigkeits- und chemikalienbeständig; ideal für Fett, Desinfektion und Kälte.
- Klebstoffe: Standard permanent, ablösbar (z. B. für Mehrwegbehälter), Tiefkühlkleber (bis -20°C und darunter).
Pro-Tipp: Wenn Etiketten in Kontakt mit Fett, Dampf oder Desinfektionsmitteln kommen oder Monate/Jahre halten müssen, setze auf Thermotransfer mit synthetischem Material und Harz- oder Wachs/Harz-Band.
Gerätewahl: Mobil vs. stationär, Schnittstellen und Barcode-Standards
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Mobil oder stationär?
- Mobil: Leicht, akkubetrieben, 2–3 Zoll Breite. Perfekt für Regaletiketten direkt am Gang, Housekeeping-Carts oder Küchenvorbereitung am Platz.
- Stationär/4-Zoll-Desktop: Stabil, schnelle Druckgeschwindigkeit, 4-Zoll-Breite (ca. 104 mm). Ideal für Backoffice, Wareneingang, Apotheke, Stationszimmer.
- Industrie: Metallgehäuse, hohes Druckvolumen, 24/7-Betrieb. Für Zentrallager, Krankenhausapotheke, Großküche.
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Schnittstellen:
- USB: Plug-and-Play am Kassen- oder Küchen-PC.
- LAN/Ethernet: Zuverlässig im Netzwerk; perfekt für mehrere Arbeitsplätze und Vorlagen-Server.
- WLAN: Flexibel ohne Kabel, ideal für wechselnde Arbeitsplätze.
- Bluetooth: Mobilgeräte-Anbindung, schnelle On-Demand-Labels direkt aus Apps.
- In MagicPOS stehen Dir alle gängigen Optionen zur Auswahl – passend zum Setup von GastroSoft/PosSoft.
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GS1/GTIN und Barcodes:
- Retail: EAN-13/GTIN-13 für Artikelkennzeichnung; Code128/GS1-128 für Variablen wie Chargen oder MHD.
- Gastronomie: Häufig Code128/QR für interne Prozesse; Allergene klar lesbar, Barcodes optional.
- Medizin/Apotheke: GS1 DataMatrix für UDI, zusätzlich Klartextangaben (LOT/Charge, MHD, PZN).
- Achte auf ausreichenden Kontrast, Ruhezone und passende Modulbreiten; 300–600 dpi für sehr kleine Codes.
Retail: Regaletiketten und Preisänderungen ohne Umwege
In schnell drehenden Sortimenten zählt Tempo. Mit einem MagicPOS Labeldrucker integrierst Du Preis-Updates direkt in Deinen PosSoft-Artikelstamm:
- Preiswechsel in Sekunden: Preise in PosSoft anpassen, die passende Etikettenvorlage wählen und direkt am POS oder am Backoffice-Drucker ausgeben – einzeln oder als Batch für komplette Warengruppen.
- Regaletiketten live am Gang: Mit mobilen Druckern (Bluetooth/WLAN) druckst Du dort, wo die Etiketten hinmüssen. Kein Hin- und Herlaufen, weniger Fehler.
- Sonderpreise und Aktionen: Vorlagen mit Streichpreis, Rabatt-Badge oder Saisonfarbe erleichtern die Kundenorientierung.
- Empfohlene Technik: 203 dpi reichen meist aus; Thermodirekt auf Papier ist wirtschaftlich. Für Kühlregale oder langlebige Regalstopper empfehlen wir TT auf PP mit Wachs/Harz-Band.
- Barcode-Praxis: GTIN sauber aus dem Artikelstamm übernehmen; für kleine Labelgrößen 300 dpi in Betracht ziehen.
Gastronomie: Allergen- und MHD-Labels, die Küche liebt
Allergenkennzeichnung und MHD sind Pflicht – und in der Hektik der Küche muss es schnell und sauber laufen:
- MHD-/Zubereitungslabels: Vordefinierte Vorlagen in GastroSoft füllen Datum, Uhrzeit, Mitarbeiterkürzel und Lagerzone automatisch.
- Allergene und Zusatzstoffe: Klartext mit Icons oder Kurz-Codes; 300 dpi sorgt für gute Lesbarkeit auf kleinen Etiketten.
- Fett, Hitze, Feuchtigkeit: Setze bei kontaktintensiven Oberflächen auf TT mit synthetischem Material. Für Tagesetiketten reicht oft TD auf Papier.
- Mise en Place und Produktionscharge: Serienetiketten für vorbereitete Komponenten mit LOT-Nummer und Datum – schnell nachdruckbar per Vorlagenauswahl.
- Mobile Workflows: Am Prep-Tisch per Handgerät drucken – die Vorlage zieht Zutaten und Allergene aus den Artikelstammdaten.
Hotellerie: Housekeeping- und Minibar-Kennzeichnung im Griff
Ordnung spart Zeit – besonders, wenn viele Zimmer in kurzer Zeit vorbereitet werden müssen:
- Housekeeping-Labels: Wagen- und Ablagekennzeichnung, Wäsche-/Linnen-Labels, Wartungs-Hinweise (z. B. “Lampe prüfen bis TT/MM”).
- Minibar: Preis- und Nachfüll-Labels mit GTIN, Artikelnummer und QR-Verweis auf interne Checklisten.
- Backoffice-Organisation: Inventar- und Assets (z. B. Föhne, Wasserkocher) mit langlebigen TT-Etiketten (PET + Harzband) gegen Abrieb und Reinigungsmittel.
- Mobil unterwegs: Bluetooth-Drucker am Wagen spart Wege; Vorlagen-Auswahl per Tablet, Ausgabe sofort am Zimmer.
Medizin und Apotheke: Chargen, UDI und Medikationssicherheit
Hier gelten besonders hohe Anforderungen an Lesbarkeit, Rückverfolgbarkeit und Beständigkeit:
- UDI-konforme Kennzeichnung: GS1 DataMatrix mit GTIN, LOT/Charge, Verfallsdatum, ggf. Seriennummer; 300–600 dpi empfohlen, je nach Etikettengröße.
- Medikationsetiketten: Klare Wirkstoffangabe, Dosierung, Patientenzuordnung und Datum/Uhrzeit. Desinfektionsresistente Materialien (PET/PP) mit Harzband.
- Temperatur und Lagerung: Tiefkühl- und Kühlkettenlabels mit Spezialkleber; TT für hohe Dauerhaftigkeit, TD nur für kurzfristige interne Prozesse.
- Pharmazentralnummer (PZN): Integration als Barcode/2D-Code möglich; Validierung auf Basis von Artikelstammdaten.
- Qualitätskontrolle: Testscans mit Verifizierern, Vorlagensperren und Nutzerrechten in MagicPOS-Workflows unterstützen die Compliance.
Nahtlos mit MagicPOS: Vorlagen, Artikelstammdaten und GastroSoft/PosSoft
Die größte Effizienz entsteht, wenn Software und Hardware zusammenarbeiten. So läuft’s mit MagicPOS:
- Vorlagen-Management: Einheitliche Layouts für jede Anwendung – vom Regallabel bis zum UDI-Etikett. Logos, Schriften, Barcodes und Pflichttexte sind fix hinterlegt.
- Daten aus dem Artikelstamm: Preise, GTIN, Allergene, LOT/MHD, Abteilungen und Standorte werden automatisch gezogen – keine Doppelerfassung.
- One-Click-Druck: Aus PosSoft (Retail) und GastroSoft (Gastro) direkt drucken – einzeln oder als Sammeldruck. Rollenbasierte Vorlagen verhindern Fehleingaben.
- Netzwerkintegration: LAN/WLAN-Drucker zentral verwalten, Druckwarteschlangen priorisieren, Ausfälle per Benachrichtigung erkennen.
- Remote-Updates: Neue Vorlagen oder Pflichttexte (z. B. Allergenliste) per Fernwartung einspielen – ohne Betriebsunterbrechung.
- Barcode-Standards: GS1-128 und DataMatrix-Felder sind als Platzhalter verfügbar; Prüflogik hilft bei korrekter Modulbreite und Ruhezone.
Kaufempfehlungen nach Budget und Einsatzprofil
Je nach Bedarf und Budget empfehlen wir folgende Gerätekategorien:
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Budget/Einsteiger (TD, 203 dpi, USB)
- Für: Regaletiketten, einfache Preislabels, Tages-MHD in der Küche.
- Vorteile: Sehr niedrige Betriebskosten, einfache Handhabung.
- Tipp: Wenn Etiketten starkem Licht/Hitze ausgesetzt sind, lieber die nächste Stufe wählen.
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Allrounder (TD/TT umschaltbar, 203–300 dpi, USB + LAN/WLAN)
- Für: Mischumgebungen Retail/Gastro/Hotel, gelegentlich langlebige Labels.
- Vorteile: Zukunftssicher, flexibel bei Material und Beständigkeit.
- Tipp: 300 dpi nehmen, wenn Logos klein oder Barcodes dicht sind.
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Profi/Industrie (TT, 300–600 dpi, Metallchassis, hohe Druckleistung)
- Für: Apotheken, Kliniken, Zentrallager, Großküchen mit Schichtbetrieb.
- Vorteile: Langlebig, präzise, konstant hohe Qualität auch bei kleinen Etiketten.
- Tipp: Harzband + PET/PP für Desinfektions- und Abriebfestigkeit.
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Mobil (2–3 Zoll, Akku, WLAN/Bluetooth)
- Für: Regaletiketten am Gang, Housekeeping, Küchenstationen.
- Vorteile: On-Demand direkt am Einsatzort, weniger Laufwege.
- Tipp: Reserveakku und Ladeschale einplanen; 300 dpi bei kleinen Texten.
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Spezialfälle
- Tiefkühl: TT mit Tiefkühlkleber und Wachs/Harz-Band.
- Fett/Öl: Synthetikmaterial und Harzband.
- Sehr kleine Barcodes/UDI: 600 dpi, fein kalibriert und testverifiziert.
Und die Medien nicht vergessen:
- Rollenbreite passend zum Etikett (häufig 58–62 mm oder 102–108 mm).
- Kerndurchmesser und Rollendurchmesser gemäß Druckeraufnahme.
- Materialkombination aus Einsatzzweck ableiten (Papier vs. PP/PE/PET, Klebertyp).
Praxis-Tipps für stabile Barcode- und Druckqualität
- Druckgeschwindigkeit moderat halten, wenn Barcodes sehr dicht sind – das erhöht die Kantenschärfe.
- Dunkelheit/Hitze im Drucker feinjustieren; zu dunkel kann verlaufen, zu hell wird schlecht lesbar.
- Regelmäßig Druckkopf und Andruckwalze reinigen, besonders bei TT mit Harzbändern.
- Testscans mit einem Standardscanner oder Verifizierer durchführen, bevor Du in Serie gehst.
- Für GS1-DataMatrix/GS1-128: Ruhezone rund um den Code freihalten, keine Designelemente zu nah setzen.
Warum MagicPOS: Preis, Tempo, Service – und Finanzierung, die passt
Mit MagicPOS bekommst Du nicht nur den passenden Labeldrucker, sondern ein Paket, das Deinen Alltag erleichtert:
- Wettbewerbsfähige Preise: Transparente Angebote und Set-Bundles mit Drucker, Medien und Bändern.
- Schneller Versand: Geräte und Verbrauchsmaterialien sind zügig bei Dir – Ausfallzeiten minimiert.
- Fachberatung: Wir hören zu, prüfen Deinen Prozess und konfigurieren Technologie, Auflösung, Material und Schnittstellen, die wirklich passen.
- Fernwartungspakete: Vorlagen, Updates, Fehleranalyse – wir helfen remote, ohne Deinen Betrieb zu stören.
- Flexible Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung – passend zu Deinem Budget und Wachstumstempo.
- Branchen-Know-how: Retail, Gastro, Hotellerie und Medizin – wir kennen die Anforderungen von GS1/GTIN bis UDI und setzen sie in druckbare Vorlagen um.
Wenn Du Deine Etikettierung schneller, sicherer und kosteneffizienter machen willst, ist der richtige Drucker nur der Anfang. Entscheidend ist die nahtlose Integration in Deine Software und Abläufe. Genau hier spielt MagicPOS seine Stärken aus – damit Du Dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst: Dein Geschäft.