Fiskalisierung ohne Stress: Dein Leitfaden zu KassenSichV, TSE und DSFinV‑K – mit integrierten Lösungen von MagicPOS

Fiskalisierung klingt nach Paragrafenwald – ist in der Praxis aber vor allem eines: Schutz für dich, Transparenz für deine Kunden und Ruhe bei jeder Prüfung. Mit der KassenSichV, der TSE-Pflicht und dem DSFinV‑K-Export schaffst du die Grundlage dafür, dass Kassenvorgänge unveränderbar dokumentiert werden. Das ist im Einzelhandel genauso wichtig wie in der Gastronomie, im Hotel oder im Gesundheitswesen. Gute Nachricht: Mit der richtigen Lösung lässt sich all das schlank, automatisiert und ohne Reibungsverluste erledigen – und genau darum geht es in diesem Leitfaden.

KassenSichV in Klartext: TSE, DSFinV‑K, Belegausgabepflicht, Kassen‑Nachschau

Hier sind die wichtigsten Bausteine, verständlich auf den Punkt:

• TSE (Technische Sicherheitseinrichtung): Sie protokolliert jeden relevanten Kassenvorgang manipulationssicher. Die TSE kann als Hardware (z. B. USB/SD) oder cloudbasiert eingebunden sein. Für dich entscheidend: Sie muss zertifiziert sein, sauber mit deiner Kasse sprechen und aktiv mitlaufen – ohne deine Abläufe auszubremsen.
• DSFinV‑K‑Export: Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme definiert, wie deine Kassendaten exportiert werden, damit das Finanzamt sie automatisiert prüfen kann. Dein System sollte den Export jederzeit auf Knopfdruck für definierte Zeiträume liefern können.
• Belegausgabepflicht: Für jeden Geschäftsvorfall ist ein Beleg auszugeben – klassisch auf Papier oder, wenn der Kunde zustimmt, digital. Wichtig sind die gesetzlichen Pflichtangaben inkl. der TSE‑Informationen. Idealerweise ist das bei dir automatisiert hinterlegt.
• Kassen‑Nachschau: Prüfer können unangekündigt während der Geschäftszeiten kommen. Dann musst du u. a. den DSFinV‑K‑Export, TSE‑Informationen, Bedienungsanleitung, Belege und deine Verfahrensdokumentation vorlegen. Wer sauber vorbereitet ist, bleibt entspannt.

Tipp: Behalte das Ablaufdatum deiner TSE im Blick und plane rechtzeitig ein Update bzw. einen Tausch ein, damit es keinen Compliance‑Bruch gibt.

Effiziente Umsetzung im Alltag: Dein Fahrplan

So bringst du die Anforderungen pragmatisch in den Griff – ohne Overhead:

1. Bestandsaufnahme: Welche Kassen nutzt du? Welche Standorte, Schnittstellen (Warenwirtschaft, PMS, Gastro- oder Apothekensoftware) und Zahlungsmittel sind im Einsatz?
2. TSE‑Integration prüfen: Läuft eine zertifizierte TSE? Ist sie korrekt aktiviert, signiert sie jede relevante Transaktion, und werden die Pflichtangaben auf dem Beleg mitgedruckt bzw. digital ausgegeben?
3. DSFinV‑K testen: Mach einen Probe‑Export für einen typischen Zeitraum und prüfe, ob alle Daten vollständig sind. Dokumentiere das als Teil deiner internen Routine.
4. Prozesse standardisieren: Storno, Retoure, Trinkgeld, Tischwechsel, Teilzahlungen, Bewirtungsbelege, Debitoren/Folgerechnungen – alles braucht klare, revisionssichere Workflows und Benutzerrechte.
5. Verfahrensdokumentation: Beschreibe kurz, wie Kassenvorgänge bei dir ablaufen, welche Systeme im Einsatz sind, wer was darf, und wie Datensicherungen/Updates erfolgen.
6. Schulung & Rechte: Weise Rollen zu (Admin, Kasse, Supervisor), schule dein Team und sichere sensible Funktionen mit Passwörtern/PINs.
7. Wartung & Updates: Plane regelmäßige Updates von Kassen‑, TSE‑ und Betriebssystemsoftware. Remote‑Updates sparen Zeit und verhindern Ausfälle.
8. Notfallplan: Was tun bei TSE‑Störung, Druckerdefekt oder Stromausfall? Halte eine kurze Checkliste bereit (z. B. Nullbeleg, Störungsprotokoll, technischer Support anrufen).

Hinweis: Melde‑ und Aufbewahrungspflichten können je nach Bundesland/Behörde abweichen. Kläre im Zweifel die lokalen Anforderungen, damit du auf der sicheren Seite bist.

Best Practices nach Branche

Jede Branche hat ihre Eigenheiten. So bleibst du rechtssicher und effizient:

• Einzelhandel

  • Nutze Barcodescanner konsequent, um Mengen, Preise und Steuersätze fehlerfrei zu erfassen.
  • Definiere klare Retouren- und Stornoabläufe mit Belegbezug.
  • Richte Warengruppen sauber ein und hinterlege Sonderfälle (z. B. Pfand, Gutscheine) korrekt.
  • Mobile Kassen für Stoßzeiten reduzieren Schlangen, ohne die TSE‑Sicherheit zu gefährden.

• Gastronomie

  • Tisch‑ und Kellnersplitting, Zusammenlegen/Trennen von Rechnungen, Trinkgeld, Happy‑Hour‑Preise – alles sollte TSE‑konform protokolliert sein.
  • Küche/Bar‑Bonierung und Nachdrucke transparent handhaben, damit nichts „unter den Tisch“ fällt.
  • Bewirtungsbelege automatisch vollständig erstellen – spart Zeit und Diskussionen.

• Hotellerie

  • Verbinde die Kasse mit deinem PMS: City‑Tax, Minibar, Frühstück, Restaurantverbrauch auf Zimmer buchen – und trotzdem sauber getrennte Kassenumsätze.
  • Debitorenrechnungen, Teilzahlungen und spätere Korrekturen revisionssicher abbilden.
  • Night‑Audit als fester Prozess inkl. DSFinV‑K‑Exporttest für den Zeitraum.

• Gesundheitswesen (Apotheken, Kliniken)

  • Trenne Rezeptabrechnung, Zuzahlungen, OTC‑Verkauf und Dienstleistungen sauber nach Steuersätzen/Warengruppen.
  • Achte auf datenschutzsensible Prozesse beim digitalen Belegversand.
  • In Klinik‑Shops/Kiosken: Schichtwechsel, Kassensturzfähigkeit und Stornos besonders streng regeln.

Checkliste Revisionssicherheit

Diese Liste kannst du direkt abarbeiten. Wenn alles grün ist, bist du für Prüfungen gut aufgestellt:

• TSE ist zertifiziert, aktiv, mit korrekter Uhrzeit synchronisiert; Ablaufdatum bekannt.
• Belege enthalten die gesetzlichen Pflichtangaben inkl. TSE‑Daten; digitaler Beleg möglich.
• DSFinV‑K‑Export jederzeit verfügbar; Testexport regelmäßig durchgeführt und dokumentiert.
• Kassensturzfähigkeit: Bargeldbestand ist jederzeit mit den Aufzeichnungen abgleichbar.
• Rollen/Rechte sind definiert; sensible Funktionen passwortgeschützt.
• Storno-, Retoure-, Trinkgeld- und Rabattprozesse sind standardisiert und dokumentiert.
• Verfahrensdokumentation liegt aktuell vor (Systeme, Verantwortliche, Prozesse, Backup).
• Datensicherung automatisiert und getestet; Wiederherstellungsprobe erfolgt.
• Updatestrategie steht; Remote‑Wartung/‑Updates sind eingerichtet.
• Aufbewahrungsfristen (z. B. 10 Jahre für relevante Unterlagen) sind im DMS/Archiv abgebildet.
• Bedienungsanleitungen, Verträge und TSE‑Nachweise zentral verfügbar.
• Notfallkonzept inkl. Ansprechpartner, Ersatzdrucker/Verbrauchsmaterial vorhanden.

Worauf du bei integrierten Lösungen achten solltest

Eine gute Kassengesamtlösung erspart dir Insellösungen und schließt Compliance‑Lücken:

• Vollständig integrierte TSE‑Schnittstelle, zertifizierte TSE (Hardware oder Cloud).
• Schneller, stabiler DSFinV‑K‑Export und einfache Prüfansichten für den Tagesabschluss.
• Branchenfunktionen out‑of‑the‑box: Tischverwaltung, PMS‑Schnittstellen, Rezept-/OTC‑Trennung.
• Hardware‑Kompatibilität: Bondrucker, Barcodescanner, Kassenlade, Kundendisplay, Tablets.
• Zahlungsarten: Bargeld, Karte, kontaktlos, mobile Wallets – mit sauberer Verbuchung.
• Offline‑Fähigkeit mit sicherer Nachsignierung; Filial‑/Mehrplatzfähigkeit.
• Rechte-/Rollenverwaltung, Journal-/Fiskalprotokolle, Änderungsnachweise.
• Remote‑Updates und Fernwartung, damit du Compliance ohne Ausfallzeiten hältst.
• Service & Schulung: Fachberatung, Einweisung, schnelle Hilfe bei Störungen.
• Kostenmodell: Transparente Preise, Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung möglich; kalkulierbare Wartung.

So hilft dir MagicPOS konkret

MagicPOS Kassen IT Fachhandel GmbH wurde 2016 von Tobias Oswald gegründet, firmiert seit 2021 als GmbH und sitzt in Mühlingen am Bodensee. Unser Fokus: fiskalkonforme Kassensysteme, die in deinem Alltag funktionieren – in Handel, Gastro, Hotellerie sowie Apotheken und Kliniken.

Was du in der Praxis davon hast:

• Integrierte Kassensoftware: Mit GastroSoft und PosSoft decken wir branchenspezifische Anforderungen ab – von Tisch- und Kursverwaltung bis Warengruppen, PMS‑Anbindung und Apotheken‑Workflows.
• TSE‑Sicherheit by Design: Zertifizierte TSE‑Anbindung, automatische Protokollierung und TSE‑Infos auf dem Beleg. DSFinV‑K‑Exporte per Klick – ideal für interne Checks und Prüfungen.
• Passende Hardware: Bondrucker, Barcodescanner, Kassenschubladen, Kundendisplays – alles aus einer Hand, sauber abgestimmt und sofort einsatzbereit.
• Remote‑Updates & Fernwartung: Wir halten dein System aktuell, kümmern uns um Sicherheits‑ und Funktionsupdates und helfen per Fernwartung schnell weiter.
• Schneller Versand & faire Preise: Wettbewerbsfähige Konditionen und kurze Lieferzeiten, damit du keine Ausfalltage hast.
• Flexible Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung – du entscheidest, was zu deinem Cashflow passt.
• Service, der mitdenkt: Persönliche Fachberatung, Onboarding, Schulungen und Fernwartungspakete für dauerhaften Support.
• Branchenpakete: Vorkonfigurierte Setups für Handel, Gastro, Hotel und Gesundheitswesen, damit du schneller live bist und weniger manuelle Einrichtung brauchst.

Kurz: Du bekommst eine integrierte, revisionssichere Lösung ohne Bastelei – alltagstauglich und budgetfreundlich.

In 5 Schritten zur sicheren Kasse mit MagicPOS

So setzt du KassenSichV und TSE mit uns schlank um:

1. Bedarfsgespräch: Wir klären deine Anforderungen (Filialen, Funktionen, Schnittstellen, Hardware).
2. Lösungsvorschlag: Du erhältst ein passendes Paket mit GastroSoft/PosSoft, TSE und Hardware – inklusive transparenter Kosten, optional Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung.
3. Einrichtung & Import: Wir richten die Software ein, verbinden die TSE, übernehmen Stammdaten und testen den DSFinV‑K‑Export.
4. Schulung & Go‑Live: Dein Team wird eingewiesen; wir begleiten die ersten Tage und stehen per Fernwartung bereit.
5. Betrieb & Updates: Laufende Remote‑Updates, proaktive Hinweise (z. B. TSE‑Ablauf), schnelle Hilfe im Supportfall.

Wenn du dir eine Kasse wünschst, die die Fiskalisierung nicht nur erfüllt, sondern dir Arbeit abnimmt, dann ist eine integrierte Lösung der Schlüssel. Und genau dabei unterstützen wir dich – damit Compliance zur Nebensache wird und dein Tagesgeschäft im Fokus bleibt.