Fiskalkonformität ist kein Nice-to-have mehr, sondern Pflicht. Seit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) gilt: Deine Kasse muss eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) nutzen, die Daten unveränderbar protokolliert. Zusätzlich brauchst Du:
- Belegausgabepflicht (Papier oder eBon mit Zustimmung),
- DSFinV-K-Export für Prüfungen,
- GoBD-konforme Datenhaltung und Verfahrensdokumentation,
- Bereitschaft für Kassen-Nachschau (Ad-hoc-Export, Zeitstempel, Signaturen).
TSE gibt’s als Hardware (USB/SD/Einbaumodul) oder Cloud. Beides ist zulässig, solange BSI-zertifiziert. Wichtig sind Laufzeit und Zertifikatsablauf im Blick zu behalten, rechtzeitige Verlängerung/Wechsel zu planen und regelmäßige Updates einzuspielen.
Kurz: Fiskalkonform heißt Technik, Prozesse und Nachweise zusammendenken – und zwar so, dass Dein Team im Alltag nicht ausgebremst wird.
Auswahlkriterien: Die Shortlist, bevor Du Angebote vergleichst
Bevor Du in Features abtauchst, prüfe diese Basics:
- Integrierte TSE: Nahtlos angebunden (Cloud oder lokal), automatische Signatur, DSFinV-K- und TSE-Exporte per Klick.
- Ausfallsicherheit: Offline-Fähigkeit, Queueing bei Netzausfall, USV, Notfall-Belegdruck, Redundanzoptionen.
- Cloud vs. lokal: Cloud für zentrale Steuerung und Filialen, lokal für maximale Unabhängigkeit. Hybride Szenarien sind oft optimal.
- Hardware-Kompatibilität: Bondrucker (80 mm, Kitchen-ready), Barcodescanner (1D/2D, kabelgebunden/Bluetooth), Kassenlade, Kundendisplay, ggf. Waage/Etikettendrucker.
- Schnittstellen: Warenwirtschaft, Buchhaltung (DATEV/Exportformate), PMS (Hotel), ERP, Payment, Gutscheine, Lieferservices, Rezeptabrechnung (Apotheke).
- Fernwartung & Support: SLAs, Erreichbarkeit, Remote-Setup, Monitoring, geführte Prüfexports, Updates.
- Skalierbarkeit & Rollen: Filialen, Kostenstellen/Standorte, Benutzerrechte, mehrsprachige Oberflächen, Mandantenfähigkeit.
- Bedienbarkeit: Touch-optimiert, schnelle Workflows, Schulungsaufwand gering.
- Rechts- und Zukunftssicherheit: Aktive Pflege, dokumentierte GoBD-Konformität, Release-Plan, Migrationspfade.
Pro-Tipp: Lass Dir immer einen Demo-Export (DSFinV-K + TSE-Archiv) zeigen und teste den Belegfluss inkl. Storno, Trinkgeld, Gutschein, Pfand, Splits.
Einzelhandel: Schnelligkeit, Scanning und Inventur im Griff
Im Retail zählt Takt. Eine gute Kasse reduziert Wartezeiten und Fehler, ohne die Fiskalthemen aus dem Blick zu verlieren.
Worauf Du achten solltest:
- Barcode first: 1D/2D-Scanner, PZN/GTIN, schnelle Artikelsuche, Varianten (Größe/Farbe), Etikettendruck.
- Inventur & Bestände: Warengruppen, Mindestbestände, Inventur-Assistent, Export an Warenwirtschaft.
- Aktionen & Treue: Rabatte, Set-Artikel, Gutscheine, Kundenkarten, Promotions mit fiskalkonformem Beleg.
- Zahlungen: EC/Kreditkarte, Mobile Wallets, Tax Free, Teilzahlungen.
- Hardware-Stack: All-in-One-Touchkasse, 80-mm-Bondrucker, robuster 2D-Scanner, abschließbare Kassenlade, Kundendisplay.
Software-Tipp: PosSoft ist für den Einzelhandel gemacht – schnelle Kassenmasken, Artikel-/Bestandsfunktionen, TSE-Integration und einfache DSFinV-K-Exporte. Kombiniert mit kompatiblen Druckern und Scannern bekommst Du einen schlanken, zukunftssicheren Stack.
Gastronomie: Tischlogik, Räume und Küchen-Workflows
In der Gastro entscheidet die Kasse über Tempo im Service und Transparenz in der Abrechnung.
Wichtig für Dich:
- Tisch- und Raumverwaltung: Tischpläne, Splits, Zusammenführen, Gänge, Take-away/Delivery.
- Produktionssteuerung: Küchenbons oder Küchenmonitore, Anrufreihenfolge, Allergene/Hinweise auf Bon.
- Mobile Order & Payment: Handhelds für Service, schnelle Zahlung am Tisch.
- Trinkgelder & Bewirtung: Fiskalkonformer Umgang mit Trinkgeld, Bewirtungsbelege.
- Ausfallsicherheit: Offlinebetrieb, Notfallbons, parallele Drucker für Bar/Küche.
Software-Tipp: GastroSoft deckt typische Gastro-Workflows ab – vom Tischplan bis zur Auswertung – mit TSE-Anbindung und stabilen Küchenprozessen. Zusammen mit robusten Bondruckern (spritzwassergeschützt) und WLAN-Handhelds läuft Dein Laden auch zu Peakzeiten rund.
Hotellerie: Kasse trifft PMS und Zimmerbuchung
Hier ist die Kasse Teil eines größeren Ökosystems.
Darauf kommt’s an:
- PMS-Schnittstellen: Übergabe von Hausgastbuchungen, Zimmerzuordnung, City-Tax/Abgaben, Debitoren.
- Mehrere Outlets: Restaurant, Bar, Spa, Minibar – getrennt auswerten, aber zentral konsolidieren.
- Rechte & Rollen: Front Office vs. F&B, Stornorechte, Nachtabschluss.
- Zahlungsvielfalt: Zimmerbuchung, Kreditkarte, Firmenkunden, Tagungen.
- Fiskal fit: TSE im Verbundbetrieb, DSFinV-K-Export pro Outlet/Standort, revisionssichere Berichte.
Mit einer Kasse, die PMS-Standards unterstützt und zentrale Reports liefert, sparst Du manuelle Arbeit und vermeidest Differenzen zwischen Front Office und F&B.
Gesundheitswesen: Apotheke und Klinik mit Spezialfällen
Apotheken und Kliniken haben besondere Anforderungen und regulatorische Feinheiten.
Apotheken:
- PZN-Handling: Präzises Scannen, Rezept-/Privatverkauf, Substitutionshinweise.
- Rezept-Workflows: Zuzahlungen, Taxierungen, Abrechnungsdaten strukturiert exportieren.
- Datenschutz: Rollen, Protokolle, minimaler Zugriff auf sensible Daten.
- Hardware: 2D-Scanner für PZN/Datamatrix, leiser Bondrucker, ggf. Etikettendruck.
Kliniken/Einrichtungen:
- Kostenstellen & Mandanten: Cafeteria, Patientenservice, interne Verrechnungen.
- Zahlungsarten: Mitarbeiterausweise, Kostenübernahmen, Debitoren.
- Berichte: Umsatz je Kostenstelle, Steuerlogik, Export an Finanzsysteme.
- Verfügbarkeit: Hohe Ausfallsicherheit und klarer Notfallprozess.
Eine Kasse, die PZN-/Rezeptprozesse oder Kostenstellen sauber abbildet und gleichzeitig TSE- und DSFinV-K-konform bleibt, verhindert Nacharbeiten in der Abrechnung.
Software und Hardware: Bewährte Kombis, die funktionieren
- GastroSoft: Für Gastronomie und Hotellerie-Outlets mit Tisch-/Raumverwaltung, Kitchenflows und TSE-Integration.
- PosSoft: Für Einzelhandel und Shops in Einrichtungen mit starkem Barcode-/Artikel- und Inventurfokus.
Hardware-Stacks, die in der Praxis tragen:
- All-in-One-Touchkasse (Windows) + TSE (Cloud oder USB/SD) + 80-mm-Bondrucker + 2D-Scanner + Kassenlade.
- Gastro-Handhelds (Android) + Küchenmonitor/Drucker-Set für schnelle Produktion.
- Optional: Kundendisplay, Etikettendrucker, Waage (bei Bedarf), USV für Ausfallsicherheit.
Anbieter wie MagicPOS liefern diese Sets vorkonfiguriert, abgestimmt auf Branche und Größe – inklusive Einbindung der TSE und Test der Fiskalexports.
Budget und Finanzierung: TCO im Blick behalten
Rechne nicht nur den Anschaffungspreis, sondern die Total Cost of Ownership:
- Einmalig: Hardware, Lizenzen, TSE-Modul, Einrichtung, Schulung.
- Laufend: Softwarewartung, Cloud-/TSE-Gebühren, Supportpakete, Ersatzteile, Papier/Etiketten.
- Versteckte Kosten: Ausfallzeiten, langsame Workflows, fehlende Schnittstellen.
Flexible Finanzierung entlastet:
- Kauf auf Rechnung für klare CAPEX-Planung.
- Ratenzahlung/Leasing für planbare OPEX.
- Servicepakete (z. B. Fernwartung, Updates, SLA) kalkulieren – oft günstiger als Ad-hoc-Einsätze.
Tipp: Prüfe die TSE-Laufzeit und plane rechtzeitig Budget für Verlängerung oder Ersatz ein.
Checkliste: Migration und Rollout ohne Bauchschmerzen
So gehst Du strukturiert vor:
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Ist-Analyse
- Standorte, Kassenplätze, Belegflüsse, Zahlarten, Sonderfälle (Pfand, Rezepte, Zimmer).
- Fiskalstatus prüfen (TSE vorhanden? DSFinV-K-Export getestet?).
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Soll-Konzept
- Funktionsumfang je Branche/Outlet definieren.
- Cloud vs. lokal, Hardwareliste, Schnittstellen.
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Anbieter- und Softwarewahl
- Demo mit echten Use Cases (Split, Rezept, Kostenstelle, Hausgast).
- Test-Export DSFinV-K/TSE-Archiv prüfen.
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Datenübernahme
- Artikel, Preise, PZN, Zimmer/Outlets, Benutzerrechte importieren.
- Nummernkreise und Steuerlogik sauber abbilden.
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TSE-Beschaffung und -Anbindung
- Zertifizierte TSE wählen, registrieren, Signatur testen.
- Beleglayouts fiskalkonform anpassen (Signaturinfos).
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Pilotbetrieb
- 1–2 Kassen live im Testfenster, Last-Szenarien (Stoßzeiten, Offline).
- Schulung Team, Kurzanleitungen anlegen.
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Go-Live und Rollout
- Staffelweise Ausrollung, Onsite-/Remote-Begleitung.
- Notfallplan: Backupdruck, Offlinebetrieb, Hotline.
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Nachsorge
- Erste DSFinV-K-Exports ziehen und archivieren.
- Monitoring/Updates aktivieren, Feedbackschleife mit Team.
Dokumentiere Dein Verfahren (GoBD), damit Du bei Prüfungen souverän reagieren kannst.
Versand, Setup und Service: So kommst Du schneller ans Ziel
Zeit ist Geld – vor allem bei Austausch laufender Kassen.
- Vorkonfiguration: Lass Hardware und Software vorkonfigurieren, inkl. Benutzer, Steuern, Zahlungsarten, Layouts, TSE-Anbindung.
- Schneller Versand: Priorisierte Lieferung, idealerweise mit Terminabstimmung fürs Go-Live-Fenster.
- Remote-Setup: Fernwartungspakete für Feintuning, Einweisung und Prüfung der Exporte sparen Anfahrt und Zeit.
- Ersatzgeräte & Spares: Zweitdrucker, zusätzliche Scanner, Papier – alles am Start, um Ausfälle zu puffern.
- Klare SLAs: Reaktionszeiten, Erreichbarkeit am Wochenende/Abend, definierte Eskalationswege.
Anbieter wie MagicPOS kombinieren wettbewerbsfähige Preise mit schnellem Versand und fachkundigem Support – inklusive Fernwartung und branchenspezifischer Beratung für Einzelhandel, Gastro, Hotellerie und Gesundheitswesen.
Fazit: Die richtige Kasse ist die, die Deinen Alltag leichter macht
Fiskalkonformität ist die Pflicht, passgenaue Workflows sind die Kür. Wenn TSE, DSFinV-K, Ausfallsicherheit und die branchenspezifischen Funktionen zusammenpassen – vom PZN-Scan bis zum Tischsplit und von PMS-Übergaben bis zu Kostenstellen – läuft Dein Betrieb reibungsloser und prüfungssicher. Mit erprobter Software wie GastroSoft und PosSoft, einem soliden Hardware-Stack und flexiblen Finanzierungsoptionen wie Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung bist Du 2025 auf der sicheren Seite. Und mit schnellen Versand- und Servicepaketen legst Du den Schalter ohne unnötige Downtime um.