Fiskalkonformität klingt sperrig, ist im Alltag aber ziemlich einfach, wenn man weiß, worauf es ankommt. Drei Abkürzungen sind zentral:
- KassenSichV: Die Kassensicherungsverordnung regelt, wie elektronische Aufzeichnungssysteme (also Kassensysteme) Manipulationen verhindern. Dazu gehört die Pflicht, eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) einzusetzen und Belege auszugeben.
- TSE: Die Technische Sicherheitseinrichtung signiert jeden relevanten Vorgang und schreibt ihn unveränderbar mit. Es gibt Hardware-TSE (z. B. USB/SD) und Cloud-TSE, die übers Internet angebunden werden. Wichtig ist, dass die TSE BSI-zertifiziert ist, korrekt aktiviert wird und jederzeit verfügbar ist.
- GoBD: Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern …“ legen fest, wie du buchhaltungsrelevante Daten vollständig, korrekt, unveränderbar und nachvollziehbar führst. Dazu gehören z. B. korrekte Stammdaten, Protokollierung, Aufbewahrung und ein sauberer Datenexport.
Für dich praktisch:
- Belegausgabepflicht einhalten (gedruckt oder digital).
- Lückenlose Protokollierung und DSFinV‑K-Export (das Standardformat für Betriebsprüfungen).
- Tages- und Monatsabschlüsse ordentlich durchführen.
- Verfahrensdokumentation pflegen (wer macht was, wie wird gebucht, gesichert, archiviert).
- TSE-Betriebsbereitschaft sicherstellen (Signaturfehler erkennen, rechtzeitig handeln).
Hinweis: Rechtliche Details können sich ändern. Für bindende Auskünfte ist deine Steuerberatung die erste Adresse. Wir sorgen dafür, dass deine Kasse technisch auf dem neuesten, fiskalkonformen Stand läuft.
Welche Kasse passt zu dir? GastroSoft oder PosSoft im Überblick
Beide Lösungen sind fiskalkonform einsetzbar und decken unterschiedliche Schwerpunkte ab. Die Entscheidung hängt vor allem von deinem Einsatzszenario ab.
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Gastronomie/Bar/Café/Imbiss: GastroSoft ist hier der Platzhirsch. Stärken:
- Tischplan, Bondruck/Routing (Küche/Bar), Gänge & Modifier (Extras, Garstufe, Allergene-Hinweise).
- Schnelles Splitten/Zusammenführen von Rechnungen, Trinkgeld-Workflows.
- Mobile Bestellterminals, Küchenmonitore, Happy-Hour/Preislisten.
- Gutscheine, Rabatte, zeitgesteuerte Angebote.
- Stabil im Stoßbetrieb, klare Kassenoberfläche für Service-Teams.
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Einzelhandel/Boutique/Kiosk/Concept Store: PosSoft spielt seine Stärken im artikel- und barcodegetriebenen Verkauf aus.
- Schnelles Scannen, Variantenartikel (Größe/Farbe), Sets/Bundles.
- Etikettendruck, Lager/Inventur, Warengruppen & Statistiken.
- Retouren, Umtausch, Gutscheinkarten, Mehrwertsteuer-Konfiguration.
- Optional Waagen-/Kundendisplay-Anbindung und Kassenlade.
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Hotellerie: Oft hybride Anforderungen (Restaurant/Bar + Rezeption).
- GastroSoft für F&B-Betrieb (mit Küchenrouting, Tischservice).
- PosSoft für Shop-/Spa-/Minibar-Verkaufspunkte.
- Wichtig: Prüfe, ob eine PMS-Schnittstelle für „auf Zimmer buchen“ verfügbar ist – wir beraten dich, welche Kombination sinnvoll ist.
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Medizinische Einrichtungen (Apotheken, Kliniken/Kantinen, Krankenhaus-Shops):
- PosSoft eignet sich für barcodebasierte Abläufe, klare Rollen-/Berechtigungssteuerung und verlässliche Tagesabschlüsse.
- In Kantinen/Cafeterien mit hoher Frequenz kann GastroSoft an Theke und Selbstbedienung punkten (schnelle Bons, Küchen-/Ausgabestationen).
- Wichtig: Datenschutz und Zugriffsrechte sauber konfigurieren.
Unser Tipp zur Auswahl: Liste deine wichtigsten Abläufe priorisiert auf (z. B. „Splitten am Tisch“, „Inventur/Etiketten“, „mobile Bestellungen“, „Scanner-first-Verkauf“) und gewichte sie. Wir zeigen dir live, wie GastroSoft oder PosSoft diese Prozesse abbilden – so triffst du die Entscheidung anhand deines Alltags, nicht anhand von Feature-Listen.
Hardware, die mitdenkt: Setups für Handel, Gastro, Hotel und Medizin
Fiskalkonforme Software ist das Herz – die Hardware ist der Körper. Die passende Kombination macht dich schnell und zuverlässig.
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Basis für fast alle:
- All-in-One-Kasse oder leistungsfähiges Tablet mit Ständer.
- TSE (Cloud oder Hardware-Token), stabiler Internetzugang bei Cloud-TSE.
- Bondrucker (80 mm Thermodrucker), Kassenlade, Kundendisplay.
- USV/Backup-Strom für kritische Kassenplätze.
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Einzelhandel:
- 2D-Barcodescanner (Handscanner mit Standfuß oder Präsentationsscanner).
- Etikettendrucker (z. B. für Preis-/Regaletiketten).
- Optional Waagenanbindung für Frischetheken.
- Barcodescanner kabellos, wenn Bewegungsfreiheit wichtig ist.
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Gastronomie:
- Netzwerkküchendrucker pro Station (Küche, Patisserie, Bar) oder Küchenmonitor.
- Mobile Order-Terminals für den Service (robuste Smartphones/Handhelds).
- Spritzwasserfeste Geräte und bonrollenoptimierte Standorte.
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Hotellerie:
- Front-Desk-Kasse mit Kundendisplay.
- Zusätzlicher Drucker für Rechnungs-/Bewirtungsbelege.
- Optionale PMS-Anbindung (abhängig vom System).
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Medizinische Einrichtungen:
- Robuste Scanner (auch bei schwachen Barcodes), desinfektionsmittelresistente Oberflächen.
- Kassendisplays mit klarer Beleganzeige (Transparenz für Patienten/Kunden).
- Bei Klinik-Cafeterien: mehrere Ausgabestationen mit getrenntem Bonrouting.
Wir stellen dir komplette, getestete Bundles zusammen – inklusive TSE, vorkonfigurierten Druckern und den richtigen Schnittstellen. So sparst du Zeit und vermeidest Inkompatibilitäten.
So laufen die typischen Workflows – Best Practices je Branche
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Einzelhandel:
- Wareneingang erfassen, Etiketten drucken, Artikelstammdaten pflegen.
- Verkauf per Scan, Preis-/Rabattlogik, Gutscheine.
- Retouren mit Belegbezug, Bestandskorrektur, Tagesabschluss.
- Inventur zyklisch (Rolling Inventory), Auswertungen für Topseller/Langsamdreher.
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Gastronomie:
- Tisch eröffnen, Bestellungen mobil aufnehmen, Modifier festlegen.
- Bonrouting an Küche/Bar, Gangfolge, Abhol-/Tischnummern.
- Zwischensummen, Teil-/Gesamtrechnungen, Trinkgeld, Bewirtungsbelege.
- Tagesabschluss inklusive Kassensturz, Z-Abschluss, Export.
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Hotellerie:
- F&B-Buchungen an Bar/Restaurant wie in der Gastro.
- Optional: auf Zimmer buchen (wenn PMS-Schnittstelle vorhanden), Sammelrechnung beim Check-out.
- Shop-/Spa-Verkäufe mit PosSoft, getrennte Kostenstellen für saubere Auswertungen.
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Medizinische Einrichtungen:
- Barcodebasierte Verkäufe (z. B. Klinikshop), klare Rollen/Prozesse.
- Kantinenbetrieb: schnelle Bonierung an mehreren Kassen, ggf. Mitarbeiterpreise/Rabatte.
- Transparente Belegdarstellung und revisionssichere Abschlüsse.
Über alle Branchen hinweg gilt: Halte Stammdaten sauber, dokumentiere Prozesse (Verfahrensdokumentation), sichere regelmäßig Daten und teste Updates außerhalb der Stoßzeiten.
Schritt-für-Schritt zur neuen Kasse: von Auswahl bis Go-Live
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Anforderungen klären
- Muss-/Kann-Liste erstellen (Workflows, Schnittstellen, Belegdruck, mobile Geräte).
- Rechtliche Besonderheiten mit Steuerberatung abstimmen (Steuersätze, Bewirtungsbelege etc.).
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Software wählen (GastroSoft oder PosSoft)
- Live-Demo anhand deiner Top-Prozesse.
- Referenz-Setups aus deiner Branche ansehen.
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TSE-Variante festlegen
- Cloud-TSE: flexibel, ideal bei mehreren Kassen/Standorten.
- Hardware-TSE: offlinefähig, auf zuverlässige Backups achten.
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Hardware-Setup planen
- Drucker/Scanner/Displays dimensionieren.
- Netzwerk prüfen (LAN für Küchendrucker, stabiles WLAN für Mobile).
- Ergonomie/Platzbedarf am Tresen klären.
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Budget und Finanzierung definieren
- Einmalinvest vs. monatliche Raten, Servicepakete, Rollout-Kosten.
- Bei MagicPOS möglich: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung – so bleibt dein Cashflow planbar.
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Datenübernahme vorbereiten
- Artikel, Warengruppen, Preise, Steuersätze, Tastenlayouts.
- Lieferanten- und Kundenstammdaten (falls benötigt).
- Alte Kassen-Exports sichten (z. B. CSV), Dubletten bereinigen.
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Testsystem einrichten
- Beispielkasse mit deiner TSE koppeln.
- Belegdruck, Zahlarten, Rabatte, Bonrouting, DSFinV‑K-Export testen.
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Schulung
- Kompakte Einarbeitung fürs Team (Kassieren, Stornos, Tagesabschluss, Notfallroutinen).
- Rollenbezogene Kurztrainings für Schichtleiter/Administration.
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Go-Live planen
- Zeitpunkt außerhalb der Stoßzeit, klare Aufgabenverteilung.
- Backup-Bonrollen, Ersatzscanner, Notfallkontakt bereithalten.
- Altsystem parallel für kurzen Übergang (falls sinnvoll).
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Nachlauf und Feinschliff
- Erste Woche eng begleiten: Layouts, Schnellbuttons, Reports justieren.
- Verfahrensdokumentation finalisieren, Verantwortlichkeiten fixen.
Mit MagicPOS geht das zügig: Wir liefern schnell, richten auf Wunsch per Fernwartung ein und führen dich Schritt für Schritt durch Inbetriebnahme und Schulung.
Budget clever planen: TCO, Finanzierung und Reserven
Rechne nicht nur die Anschaffung, sondern die Total Cost of Ownership (TCO):
- Einmalig: Hardware (Kasse, Drucker, Scanner, Displays), Initialeinrichtung, TSE-Aktivierung.
- Wiederkehrend: Softwarelizenzen/Updates, TSE-Betrieb, Service/Support, Ersatzteile.
- Versteckte Kosten vermeiden: Zeitverluste durch langsame Kassen, Ausfälle, unklare Workflows.
So bleibst du flexibel:
- Kauf auf Rechnung: volle Kontrolle, transparente Investition.
- Ratenzahlung: entlastet die Liquidität, ideal bei Filialausbau oder Modernisierung mehrerer Kassenplätze.
- Servicepakete: planbare Kosten für Support, Fernwartung, jährliche Health-Checks.
Wir helfen dir, ein Paket zu schnüren, das zu Umsatzspitzen, Personalplanung und Wachstumszielen passt – ohne an Performance oder Compliance zu sparen.
Schnell startklar: schneller Versand, Fernwartung, Schulung
Zeit ist Geld, besonders wenn eine alte Kasse schwächelt oder ein neuer Standort ansteht. Deshalb setzen wir auf:
- schnellen Versand: vorkonfigurierte Hardware-Bundles kommen fix bei dir an.
- zügige Inbetriebnahme via Fernwartung: TSE-Anbindung, Drucker- und Zahlarten-Setup, Beleglayouts – alles Schritt für Schritt live mit dir.
- kompakte Schulungen: praxistaugliche Kurztrainings für Kassierer, Schichtverantwortliche und Admins. Auf Wunsch mit Cheat-Sheets und kurzen Videoguides.
Das Ergebnis: Du kassierst in kürzester Zeit zuverlässig – und dein Team fühlt sich sicher.
Dranbleiben: Service, Updates und Prüfungssicherheit im Alltag
Fiskalkonformität ist kein Einmalprojekt. Mit ein paar Routinen bleibt alles rechtssicher und stabil:
- Updates zeitnah einspielen (Software und TSE-Firmware).
- Tages-/Monatsabschlüsse sauber fahren, DSFinV‑K-Exporte regelmäßig prüfen.
- Backups automatisieren, Wiederherstellung testen.
- Rollen/Berechtigungen aktuell halten, Personalwechsel abbilden.
- Verfahrensdokumentation pflegen (Versionierung, Zuständigkeiten).
- Vor-Ort- oder Remote-Health-Check einplanen (z. B. jährlich).
Unser Support ist für dich da – von der Fachberatung bis zum Fernwartungspaket. Mit wettbewerbsfähigen Preisen, schneller Lieferung und echtem Praxis-Know-how richten wir deine Kasse so ein, dass sie im Alltag einfach läuft: schnell, rechtssicher und bereit für Wachstum.
Wenn du magst, starten wir mit einem kurzen Anforderungs-Call, zeigen dir GastroSoft und PosSoft live in deinen Kern-Workflows und schicken dir anschließend ein passendes Set mit TSE, Drucker und Scanner – so wird Fiskalkonformität 2025 wirklich leicht gemacht.