Fiskalkonform zu arbeiten heißt: Deine Kasse erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, alle Kassenvorgänge sind unveränderbar protokolliert, Daten lassen sich standardisiert exportieren – und du kannst jederzeit eine Kassen-Nachschau bestehen. Die zentralen Bausteine:
- GoBD: Regeln, wie du Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitgerecht, unveränderbar und nachvollziehbar dokumentierst.
- KassenSichV: Verlangt eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für elektronische Kassensysteme, die jeden relevanten Vorgang signiert.
- DSFinV‑K: Definiert das einheitliche Exportformat für Prüfungen (z. B. Kassen-Nachschau, Betriebsprüfung).
Konkret bedeutet das für dich:
- Jede Buchung, Storno, Trinkgeld, Gutschein, Pfand etc. wird einzeln aufgezeichnet.
- Belegausgabepflicht: Du bietest jedem Kunden einen Beleg an.
- Die TSE läuft aktiv mit, ist korrekt an deine Kasse angebunden und die Zertifikate sind gültig.
- Du kannst jederzeit einen DSFinV‑K-Export und TSE-TAR-Dateien bereitstellen.
- Tagesabschlüsse (Z-Bons) und eine ordentliche Verfahrensdokumentation runden das Ganze ab.
Hinweis: Vorschriften können sich ändern. Sorge für regelmäßige Updates deiner Kassenlösung und dokumentiere interne Abläufe – so bleibst du auf der sicheren Seite.
Die 10 wichtigsten To-dos für den fiskalsicheren Tagesbetrieb
1) TSE-Status prüfen: Wird jeder Vorgang signiert? Läuft die TSE und ist das Zertifikat gültig?
2) Tagesabschluss: Z-Bon täglich erstellen und revisionssicher ablegen.
3) Stornos/Retouren: Immer als eigenständigen Vorgang dokumentieren, nicht „überschreiben“.
4) Belege: Pflichtangaben (u. a. Datum, Uhrzeit, Vorgangsnummer, TSE-Informationen) prüfen.
5) DSFinV‑K-Export: Regelmäßig testweise exportieren, damit du im Ernstfall sofort liefern kannst.
6) Benutzerrechte: Rollen & Rechte so vergeben, dass nur Befugte stornieren oder Preise ändern.
7) Artikelpflege: Klare Artikel-/Warengruppenstruktur, Steuersätze, Pfand und Gutscheine sauber hinterlegt.
8) Datensicherung: Automatisierte Backups inkl. TSE-Daten; Aufbewahrung nach gesetzlichen Fristen.
9) Schulung: Team auf Kassenabläufe, Belegausgabe und TSE-Hinweise (z. B. auf dem Bon) briefen.
10) Verfahrensdokumentation: Wer macht was, womit und wie – kurz beschreiben und aktuell halten.
Best Practices im Einzelhandel: Vom Thekenverkauf bis Click & Collect
Einzelhandel tickt schnell – und genau das muss deine Kasse abbilden:
- Scannen statt tippen: Barcodescanner vermeiden Fehleingaben und beschleunigen den Verkauf.
- Varianten und Pfand: Größen/Farben, Pfand und Pfandrücknahmen sauber anlegen, damit Steuersätze stimmen.
- Gutscheine & Rabatte: Als eigene Vorgänge/Artikel führen; Rabatte rollenbasiert erlauben.
- Retouren: Eindeutig als Retoure buchen (mit Referenz auf den Originalbeleg).
- Belegausgabe: Bon mit TSE-Infos anbieten; bei E‑Beleg zusätzlich Zustimmung des Kunden dokumentieren.
- DSFinV‑K jederzeit abrufbar: Bei Kassen-Nachschau ruhig bleiben, Export starten, fertig.
So unterstützt dich MagicPOS:
- PosSoft für den Handel: Schnelle Artikel- und Warengruppenverwaltung, Preisaktionen, Gutscheine.
- Integrierte Kassensysteme mit TSE-Schnittstelle: Rechtssicher, performant, erweiterbar.
- Hardware aus einer Hand: Bondrucker für klare, langlebige Bons; robuste Barcodescanner.
- Fachberatung: Wir helfen bei Artikelstruktur, Pfandlogik und Rollen/Rechten.
- Fernwartungspakete: Updates und Konfig-Fixes ohne Vor-Ort-Termin – minimiert Ausfallzeiten.
Gastronomie: Tische, Gänge, Stornos – und die TSE im Griff
In der Gastro zählt flüssiger Service bei gleichzeitig sauberer Fiskalisierung:
- Tisch- und Gangsteuerung: Jeder Bonier-Vorgang wird signiert; Küchen-/Thekenbons sind arbeitsintern, der Fiskalbon bleibt Pflicht.
- Getrennte Rechnungen/Splits: Korrekt aufteilen, damit Zahlungswege nachvollziehbar sind.
- Storno/Retouren: Nur durch Berechtigte; Stornogründe dokumentieren.
- Trinkgeld: Steuerlich korrekt erfassen (bar/kartentipps getrennt).
- Happy Hour/Preisaktionen: Zeitgesteuert in der Software hinterlegen, nicht „on the fly“ ändern.
Mit MagicPOS schnell umgesetzt:
- GastroSoft: Optimiert fürs Bonieren, Tischpläne, Gangfolge, Splits, Take-away/Delivery.
- TSE-integrierte Kassen: Jede Buchung rechtssicher signiert, Belege mit allen Pflichtangaben.
- Bondrucker für Service & Küche: Klare Ticketflows, weniger Laufwege.
- Fernwartung: Preislisten, Steuerupdates, Textänderungen – schnell eingespielt.
- Schulung: Kurzbriefings für Schichtleitungen zu Storno- und Kassenabschlussprozessen.
Hotellerie: Rezeption, Frühstück, Bar – konsistent und prüfbar
Hotelbetriebe vereinen mehrere Umsatzbereiche:
- Rezeption: Anzahlungen, City-Tax, No-Shows, Spätabreisen – sauber abgrenzen und dokumentieren.
- Restaurant/Bar/Minibar: Umsätze nach Bereich trennen; unterschiedliche Steuersätze korrekt pflegen.
- Sammelrechnungen & Debitoren: Nachvollziehbare Zuordnung zu Gästen/Firmen.
- Tagesabschlüsse pro Kostenstelle: Transparenz bei Prüfungen erhöhen.
MagicPOS in der Praxis:
- PosSoft/GastroSoft je nach Bereich: Frontdesk-Verkäufe, Bar-/Restaurantumsätze in einer konsistenten Struktur.
- TSE-fähige Systeme: Einheitliche Fiskalisierung über alle Kassenplätze.
- Barcodescanner für Shop/Rezeption: Souvenirs, Snacks, Hygieneartikel schnell erfassen.
- Remote-Updates: Gesetzesänderungen und Anpassungen, ohne den Betrieb zu stören.
- Beratung: Rollen & Rechte für Frontoffice/Backoffice klar trennen.
Apotheke: PZN, Taxationen und sensible Daten – sauber und effizient
Apotheken brauchen Präzision:
- PZN-Scanning: Vermeidet Tippfehler, sichert korrekte Artikelzuordnung und Steuersätze.
- Rx/OTC, Rezepturen, Taxationen: Prozesse klar hinterlegen, Stornos und Retax-relevante Vorgänge dokumentieren.
- Datenschutz: Personenbezogene Daten nur wo nötig erfassen und geschützt verarbeiten; Belege nicht „entschärfen“ – Pflichtangaben müssen bleiben.
- Retouren/Verwürfe: Als eigene Vorgänge mit Grund erfassen; Nachweise bereithalten.
MagicPOS hilft dabei:
- PosSoft im Apothekenverkauf: Strukturierte Warengruppen, klare Rabatt- und Gutscheinlogiken.
- TSE-Integration: Lückenlose Signatur der relevanten Vorgänge, DSFinV‑K-Export auf Knopfdruck.
- Präzise Hardware: Hochauflösende Barcodescanner für PZN, zuverlässige Bondrucker.
- Fernwartungspakete: Rechtssichere Updates, schnelle Hilfe im Störfall.
Die MagicPOS Bausteine für deine Fiskalkonformität
- Integrierte Kassensysteme mit TSE-Schnittstelle: Zertifizierte TSE-Anbindung, leistungsfähige Hardware, optimiert für Dauerbetrieb.
- Kassensoftware:
- GastroSoft: Für Gastronomie und Hotellerie mit Tischplänen, Splits und Service-Workflows.
- PosSoft: Für Handel, Apotheken und Rezeption – schnell, übersichtlich, flexibel.
- Hardware:
- Bondrucker: Klare, langlebige Bons mit allen Pflichtangaben, leise und schnell.
- Barcodescanner: 1D/2D, ergonomisch, robust – perfekt für Theke, Lager, Rezeption.
- Remote-Wartungspakete:
- Proaktive Updates (inkl. TSE- und Steueranpassungen).
- Schnelle Hilfe per Fernzugriff, ohne Anfahrt.
- Regelmäßige Funktionschecks für Export und TSE-Status.
- Service & Beratung:
- Fachberatung von der Bedarfsklärung bis zur Schulung.
- Branchenorientierte Einrichtung – passgenau für deinen Betrieb.
- Vorteile mit MagicPOS:
- Wettbewerbsfähige Preise.
- Schneller Versand.
- Exzellenter Kundenservice.
In 60–90 Minuten startklar: Checkliste für die zügige Inbetriebnahme
- Vorab:
- Netzwerk/Internet prüfen, Steckplätze und Platzierung planen.
- Zugangsdaten bereitlegen (WLAN/LAN, ggf. Cloud/Kassenkonto).
- Aufbau:
- Kasse, Bondrucker, Scanner anschließen; Testdruck durchführen.
- TSE anstecken/verbinden und im System initialisieren.
- Einrichtung:
- Stammdaten importieren: Artikel, Warengruppen, Steuersätze, Benutzer.
- Beleglayout prüfen (Pflichtangaben, TSE-Hinweise, Logo/Adresse).
- Rollen & Rechte vergeben (Storno, Preisänderung, Abschluss).
- Validierung:
- Testverkauf inkl. Storno und Retouren.
- DSFinV‑K-Export und TSE-TAR-Test erstellen und speichern.
- Tagesabschluss (Z-Bon) simulieren.
- Go-live:
- Kurzschulung Team (5–15 Minuten) zu Bonpflicht, Storno, Tagesabschluss.
- Support-Kontakt sichtbar hinterlegen (für schnelle Hilfe).
Ausfallschutz, Versand und Finanzierung: So bleibst du handlungsfähig
- Schneller Versand: Fällt Hardware aus, zählt jede Stunde. MagicPOS liefert zügig – so minimierst du Downtime.
- Ersatzstrategie: Ein zweiter Bondrucker oder ein Ersatzscanner im Regal kostet wenig, spart im Notfall viel.
- Remote-Hilfe: Fernwartungspakete beheben viele Störungen ohne Vor-Ort-Termin.
- Backups & Export: Automatisierte Sicherungen inkl. TSE-Daten – damit bei einem Defekt nichts verloren geht.
- Flexible Finanzierung:
- Kauf auf Rechnung: Liquidität schonen, sofort starten.
- Ratenzahlung: Planbare monatliche Kosten, kein Investitionsstau.
- Kosten-Nutzen: Reibungslose Abläufe, weniger Fehler, schnellerer Service – das zahlt auf Umsatz und Rechtssicherheit ein.
Dein nächster Schritt
Wenn du 2025 fiskalsicher, effizient und entspannt arbeiten willst, kombiniere klare Prozesse mit der passenden Technik. Mit integrierten Kassensystemen, GastroSoft oder PosSoft, zuverlässiger Hardware und Remote-Wartung bist du im Einzelhandel, in der Gastro, Hotellerie und in Apotheken bestens aufgestellt. Und falls du Fragen hast: Fachberatung, schneller Versand und flexible Finanzierung sorgen dafür, dass du ohne Umwege loslegen kannst.