Wenn Du Kassen führst – im Laden, Restaurant, Hotel oder in einer Apotheke/Klinik – ist Fiskalkonformität 2026 kein Nice-to-have, sondern Pflicht und Business-Risiko-Absicherung. Die richtigen Systeme und Prozesse sparen Dir Zeit, vermeiden Ärger bei Betriebsprüfungen und zahlen direkt auf Deinen ROI ein: weniger Ausfall, schnellerer Checkout, sichere Datenflüsse und klare Nachweise. In diesem Leitfaden bekommst Du einen praxisnahen Überblick, was KassenSichV, TSE, DSFinV‑K und GoBD für Dich bedeuten, wie GastroSoft und PosSoft branchentypische Abläufe abbilden und welche Hardware-Kombinationen sich bewährt haben. On top: klare Checklisten pro Branche – damit Du sofort weißt, wo Du stehst und was Dir noch fehlt.
Hinweis: Dieser Leitfaden ersetzt keine Rechtsberatung, hilft Dir aber, die Umsetzung zielsicher und revisionsfest zu gestalten.
KassenSichV, TSE, DSFinV‑K, GoBD – kompakt erklärt
- KassenSichV (Kassensicherungsverordnung): Regelt die Manipulationssicherheit elektronischer Aufzeichnungssysteme in Deutschland. Kernpunkte: TSE-Pflicht, Belegausgabepflicht, zertifizierte Sicherheit.
- TSE (Technische Sicherheitseinrichtung): Signiert Deine Kassenereignisse manipulationssicher. Verfügbar als Hardware (z. B. USB/SD) oder Cloud-TSE. Wichtig: Lückenlose Protokollierung, korrekte Zeitsynchronisation, Ausfallszenarien berücksichtigen.
- DSFinV‑K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme): Standard für den einheitlichen Export Deiner Kassendaten zur Prüfung. Deine Kasse muss einen DSFinV‑K-konformen Export auf Knopfdruck liefern.
- GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern …): Regelt Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Aufbewahrung (i. d. R. 10 Jahre). Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Deine Kasse arbeitet, wer was darf, wie archiviert wird, etc.
Was bedeutet das operativ?
- Einzelaufzeichnungspflicht: Jeder Vorgang muss einzeln, vollständig und unveränderbar festgehalten werden.
- Belegausgabe: Du musst dem Kunden einen Beleg anbieten (Papier oder – je nach Prozess – digital).
- DSFinV‑K-Export: Prüfbar, vollständig, jederzeit abrufbar.
- Verfahrensdokumentation: Schriftlich, aktuell, geprüft – inklusive Rollen/Rechte, Datensicherung, TSE-Betrieb, Updates.
- Notfallpläne: Was passiert bei TSE- oder Netzausfall? Prozesse dokumentieren (z. B. Offlinemodus, Nacherfassung).
Checkliste Einzelhandel: vom Kassenplatz bis Inventur
- TSE-Status prüfen:
- Läuft Deine TSE (Hardware/Cloud) stabil, Zeit synchron, Zertifikat gültig?
- Regelmäßige Selbsttests/Monitoring aktiv?
- DSFinV‑K:
- Exportfunktion getestet und dokumentiert (Testexport auf sicheren Speicher)?
- Verantwortlichkeiten festgelegt (wer erstellt Exporte bei Prüfung)?
- GoBD-Prozesse:
- Verfahrensdokumentation aktuell (Versionierung, Änderungslog)?
- Rollen/Rechte in der Kasse hinterlegt (z. B. Storno nur mit zweiter Freigabe)?
- Täglicher Kassensturz/Z-Bericht inkl. Archivierung?
- Artikelmanagement:
- EAN-/GTIN-Barcodes sauber gepflegt, Varianten (Größe/Farbe) korrekt abgebildet?
- Etikettendruck und Regalpreisauszeichnung GoBD-konform versioniert?
- Inventur:
- Mobile Zählprozesse (Scanner/Handheld), differenzierte Bestandsbewertung, revisionssichere Inventurlisten?
- Zahlarten:
- Bar, Karte, Mobile Wallets – alle Zahlungswege korrekt gemappt und im Journal erkennbar?
- Hardware:
- 80-mm-Thermobondrucker (schnell, leise), 2D-Scanner (1D/2D inkl. QR/EAN), Kundendisplay, Kassenlade, ggf. All-in-One-Touchsystem.
- Sicherheit:
- USV (unterbrechungsfreie Stromversorgung) am Kassenserver?
- Regelmäßige Offline-Backups + Cloud-Backup, Wiederherstellung getestet?
Checkliste Gastronomie: Tische, Kurse, Splits – ohne Compliance-Risiko
- TSE & DSFinV‑K:
- Läuft die TSE auch bei mobilen Bestellungen (Handhelds/Tablets) sauber mit?
- DSFinV‑K-Export schließt Tisch-/Order-Events und Stornos vollständig ein?
- GoBD:
- Bedienerwechsel, Training Mode vs. Live sauber getrennt?
- Storno-/Nachlassgründe pflichtfeldbasiert mit Berechtigungen?
- Workflows:
- Tischplan mit Gängen/Kursen, Split-Rechnungen (pro Person/Artikel), Zusammenführen von Tischen?
- Take-away vs. Dine-in mit passender Steuerlogik (USt-Sätze, Außer-Haus)?
- Küche/Bar:
- Küchenbon/Kitchen Display System (KDS) mit Zeitstempeln, Re-Fire/Abhol-Logik?
- Zahlungen:
- Trinkgeld-Optionen (bar/kartengestützt) korrekt im Journal?
- Gutscheine/Prepaid mit Restguthaben-Verfolgung?
- Hardware:
- Spritzwassergeschützte Touchterminals, Bondrucker im Service und in der Küche, Pager/KDS, robuste Handhelds.
- Ausfallstrategie:
- Offlinemodus bei WLAN-Ausfall, automatisches Nachsenden von Bons, TSE-Puffer dokumentiert.
Checkliste Hotellerie: Frontdesk, City-Tax und Schnittstellen
- Compliance-Basis:
- TSE deckt auch Kassenfunktionen an der Rezeption, Bar und Spa ab?
- DSFinV‑K-Export umfasst Hausgastumsätze, Sachbezüge und Rechnungsaufteilungen?
- Abrechnung:
- Zimmerrechnung mit Folio-Splitting (Privat/Firma), City-Tax korrekt ausgewiesen?
- Transfer von Restaurant-/Minibar-Posten auf das Zimmer mit Journalbezug?
- Schnittstellen:
- PMS-Integration (z. B. Reservierung, Check-in/out, Debitoren), DATEV-/Finanzbuchhaltungsexport?
- Steuern:
- Unterschiedliche Steuersätze (Logis/Frühstück/Wellness) korrekt gemappt, Paketpreise anteilig?
- Payments:
- Pre-Auth/Finalisierung bei Kartenzahlungen, No-Show/Spät-Check-out-Logik mit Belegen?
- Hardware:
- Bondrucker am Frontdesk + Backoffice, 2D-Scanner für Gästekarten/Voucher, Kundendisplay.
- Dokumentation:
- Verfahrensbeschreibung für City-Tax, Voucher, Deposits, Stornos mit Genehmigungsworkflow.
Checkliste Apotheken & Krankenhäuser: PZN, Rezepte, Datenschutz
- Regulatorisch:
- TSE-Betrieb auch bei mehreren HV-Plätzen/Stationskassen konsistent?
- DSFinV‑K-Export inkl. Rezept-/Zuzahlungspositionen korrekt abbildbar?
- PZN & Warenwirtschaft:
- PZN-Scanning, Chargen/Verfallsdaten im Prozess, Substitutionen nachvollziehbar?
- BtM-/Sonderdokumentationen getrennt, aber referenziert?
- E‑Rezepte:
- Workflow für E‑Rezept/Heilberufsausweise integriert, Belegausgabe (digital/papier) dokumentiert?
- Krankenhaus-Kassen:
- Cafeteria/Giftshop mit Mitarbeiter-Rabatten, Stationsverkäufe, Kostenstellen-Reporting?
- Datenschutz:
- Zugriffsschutz und Protokollierung besonders strikt, Aufbewahrungsfristen und Berechtigungskonzepte dokumentiert.
- Hardware:
- 2D-Scanner (PZN/Datamatrix), leise Hochleistungs-Bondrucker, ggf. Etikettendrucker.
- Ausfallsicherheit:
- Redundante Netzwerkwege, Offline-Verkauf mit sicherer Nacherfassung, tägliche Backups getestet.
GastroSoft & PosSoft in der Praxis: Abläufe, die Deine Teams lieben
- Gastronomie mit GastroSoft:
- Tischmanagement: Visueller Tischplan, Gänge, Kurs- und Zeitsteuerung, Zusatzhinweise (Allergene).
- Split-/Merge-Rechnung: Pro Person, pro Artikel oder flexibel – mit klarer Signaturkette zur TSE.
- Mobile Order: Handhelds/Tablets senden Bons an Küche/Bar, Zeitstempel für Nachvollziehbarkeit.
- Take-away/Lieferung: Eigene Preis-/Steuerlogiken, Fahrerzuordnung, digitaler Bon optional.
- Lager & Rezepturen: Wareneinsatz, Rezeptkalkulation, automatische Abschläge bei Verkauf.
- Hotellerie mit GastroSoft:
- Zimmertransfer: Posten aus Restaurant/Bar auf das Folio buchen, Folio-Splitting (Privat/Firma), City-Tax korrekt ausweisen.
- PMS/Finance: Schnittstellen für Nächtigungsabgabe, Debitoren, DATEV-kompatible Exporte.
- Einzelhandel mit PosSoft:
- Barcode-first: Schnelle Scans (1D/2D), Varianten/Größenfarben, Staffelpreise, Aktionen.
- Inventur & Wareneingang: Mobile Zählung, differenzierte Lager, revisionssichere Inventurprotokolle.
- Etiketten & Preisauszeichnung: Template-basiert (inkl. EAN/QR), Preisänderungsprotokoll nach GoBD.
- Apotheke/Klinik mit PosSoft:
- PZN-Handling: Sichere Scans, Ersatzpräparate/AMNOG-Logiken im Prozess nachvollziehbar.
- Rezept-/Zuzahlungsabläufe: Getrennte Buchungen, klare Belegarten, Exportfähigkeit für Abrechnung.
- DSFinV‑K & GoBD in beiden Welten:
- Standardisierte Exporte, Benutzer-/Rollenverwaltung, Protokollierung von Stornos/Preisänderungen.
- Verfahrensdokumentation: Vorlagen und Felder zur Pflege von Prozessbeschreibungen unterstützen die Revisionssicherheit.
Wichtig: Die konkrete Modul- und Funktionsauswahl richtet sich nach Deinem Setup. MagicPOS berät Dich, welche Lizenz und Add-ons in Deiner Branche den größten Nutzen bringen.
Hardware, TSE und Peripherie: bewährte Kombinationen
- TSE-Optionen:
- Cloud-TSE: Ideal für Filialbetrieb und mobile Kassen; zentrale Administration, automatische Zertifikatswechsel.
- Hardware-TSE (USB/SD): Robuste, lokale Variante; auf Update-/Zertifikatsfristen achten.
- Bondrucker:
- 80-mm-Thermodrucker mit Auto-Cutter für Checkout; in der Gastro zusätzlich Küchen-/Bar-Drucker (hitzebeständig, laut).
- Digitale Belege per QR optional ergänzen (Papier sparen, Belegpflicht weiterhin erfüllt).
- Scanner:
- 2D-Imager (1D/2D, PZN, QR) – kabelgebunden am Tresen; Bluetooth-Handscanner mobil für Lager/Inventur.
- Kassenhardware:
- All-in-One-Touchsysteme (staub-/spritzwassergeschützt in der Gastro), Kundendisplay für Transparenz, Kassenlade mit RJ-Anschluss.
- Netz & Strom:
- VLAN-Trennung für POS, stabile WLAN-Abdeckung für mobile Order, USV an Server/Router, täglichen Datensicherungsjob automatisieren.
- Signaturketten:
- Jede Kasse eindeutig adressiert, Zeitserver definiert, Monitoring für TSE-Status (Warnungen bei Fehlern).
MagicPOS stellt Dir passende Bundles zusammen – inkl. vorkonfigurierter TSE, getesteter Treiber und sinnvoller Kabelführung. Ergebnis: auspacken, anschließen, loslegen.
Implementierung, Compliance und ROI: so beschleunigt MagicPOS Dein Projekt
- Fachberatung, die versteht, wie Du arbeitest:
- Branchenworkshops: Aufnahme Deiner Abläufe (Tischlogik, Zimmertransfer, PZN-Flows, Inventurzyklen).
- Gap-Analyse gegen KassenSichV/GoBD: Was ist erfüllt, was fehlt, wie lösen wir es pragmatisch?
- Lizenz-/Modul-Empfehlungen für GastroSoft/PosSoft, Schnittstellenplanung (PMS, Payment, Fibu).
- Schnelle Umsetzung:
- Vorkonfiguration in der Werkstatt: Artikel-/Warengruppen, Steuersätze, TSE-Anbindung, Benutzer/Rollen.
- Testbetrieb im Sandbox-Modus, Pilotkasse vor Ort, Schulungen für Kassenkräfte/Backoffice.
- Rollout mit Datenmigration (Artikel, Preise, Stammdaten), Abnahmecheckliste inkl. DSFinV‑K-Testexport.
- Fernwartungspakete & Support:
- Proaktive Updates, TSE-Zertifikatsüberwachung, Remote-Help bei Störungen.
- Notfall-Hotline und klar definierte SLAs – Ausfallzeiten minimieren.
- Finanzierung, die zum Cashflow passt:
- Kauf auf Rechnung für schnelle Beschaffung.
- Ratenzahlung für planbare OPEX statt hoher CAPEX-Spitzen.
- ROI-Treiber im Alltag:
- Schnellere Bezahlvorgänge und weniger Tippfehler durch Scanner/Workflows.
- Geringere Prüfungsrisiken dank sauberer DSFinV‑K-Exporte und Verfahrensdoku.
- Bessere Lagerumschläge (Inventurzyklen, Rezept-/Wareneinsatzsteuerung), weniger Schwund.
- Weniger Technikfrust: vorkonfiguriert, fernwartbar, mit schneller Ersatzlieferung bei Defekt.
Deine nächsten Schritte (mit Mini-Check)
- Status erfassen:
- Hast Du eine aktive, gültige TSE (Cloud/Hardware) pro Kasse?
- Kannst Du jederzeit einen vollständigen DSFinV‑K-Export ziehen?
- Ist Deine Verfahrensdokumentation aktuell und für jeden Prüfer verständlich?
- Prozesse prüfen:
- Passen Tisch-/Split-/Zimmer- und PZN-Prozesse zu Deinen realen Abläufen – und sind sie revisionsfest?
- Sind Storno-/Nachlassrechte klar geregelt und protokolliert?
- Technik validieren:
- Teste Bondrucker, Scanner, Netzstabilität, Backups, USV. Funktioniert der Offlinemodus?
- Lücken schließen:
- Mit MagicPOS Fachberatung, Fernwartungspaketen und – wenn gewünscht – schneller Hardware-Nachrüstung.
- Finanzierung wählen: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung, damit das Projekt ohne Wartezeit startet.
Wenn Du möchtest, begleiten wir Dich von der ersten Bestandsaufnahme bis zur bestandenen Prüfung: mit wettbewerbsfähigen Preisen, schnellem Versand und einem Supportteam, das Deine Sprache spricht. So wird Dein Kassensystem nicht nur fiskalkonform, sondern auch zukunftssicher – und zahlt ab Tag eins auf Effizienz und Wachstum ein.