Wenn Du 2026 eine Kasse betreibst, führt an der KassenSichV und der TSE-Pflicht kein Weg vorbei. Was das praktisch heißt:
- Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Jede relevante Transaktion wird manipulationssicher signiert. Erlaubt sind zertifizierte Hardware- oder Cloud-TSEs. Wichtig: Laufzeiten im Blick behalten, Updates einspielen und rechtzeitig tauschen/verlängern.
- DSFinV‑K-Export: Deine Kasse muss jederzeit einen standardisierten Datenexport liefern können – für Kassen-Nachschau, Betriebsprüfung und Steuerberater.
- Belegausgabepflicht: Du musst einen Beleg bereitstellen (gedruckt oder elektronisch). Inhalt und fortlaufende Transaktionen müssen vollständig sein.
- Unveränderbarkeit & Protokollierung: Änderungen sind zu protokollieren; Stornos, Trainingsbuchungen, Preisänderungen – alles nachvollziehbar.
- Verfahrensdokumentation: Beschreibt, wie Deine Kasse genutzt wird (Abläufe, Rechte, Sicherungen). Spart im Prüfungsfall Nerven.
- Aufbewahrung: Kassen- und TSE-Daten revisionssicher und langfristig sichern.
Die gute Nachricht: Mit einem fiskalkonformen System und sauberem Setup ist das alles machbar – ohne Dich im Tagesgeschäft auszubremsen.
Die Branchenanforderungen auf den Punkt
Jede Branche hat ihre Tücken. Hier sind die Must-haves, damit es im Alltag flutscht:
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Gastronomie
- Tischverwaltung mit Zonen/Plänen, Tischwechsel und -zusammenlegung
- Splitten nach Gast, Artikel oder Prozent; getrennte Zahlarten pro Tisch
- Gangfolge, Menüs, Happy Hour/Zeitrabatte, Gutscheinverwaltung
- Mobile Bestellgeräte, Kitchen-/Bar-Druck mit Routen
- DATEV-/FiBu-Export, Trinkgeldlogik, Schicht-/Kellner-Abrechnung
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Einzelhandel
- Warenwirtschaft mit Varianten/Chargen, Mindestbeständen, Inventur
- Etikettierung: EAN/GTIN, Preisschilder, Regaletiketten
- Barcode-Scanning (1D/2D), MDE/Handhelds, Wareneingang
- Retouren, Gutscheine, Aktionen, Pfand
- Schnittstellen zu Online-Shop/ERP, FiBu-Export
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Hotellerie
- Zimmer-Buchungen und Bewirtung „aufs Zimmer“ (House Charge)
- Übergabe/Abgleich zwischen Restaurantkasse und PMS
- City-Tax/Mehrwertsteuersplitting, Debitoren/Rechnungsversand
- Tagungen/Packages, Kostenstellen
- Nachtabschluss, Übergabe an Buchhaltung
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Apotheken & Kliniken
- Rezeptabrechnung: PZN-/DataMatrix-Scan, Absetzungen/Retax-Vermeidung (in der Regel mit Branchensoftware; die Kasse muss reibungslos andocken)
- Kassenverkauf (OTC, Zuzahlungen) mit exakten Steuersätzen und Preisreferenzen
- Datenschutz: minimale Personendaten am POS, Rollen-/Rechtekonzept, Protokolle, Bildschirmschutz
- Kliniken: UDI-/LOT-/Charge-Scan, Kostenstellen/Stationen, Patientenbezug nur wo nötig
- Revisionssichere Dokumentation und klare Trennung zwischen medizinischer Doku und POS
GastroSoft vs. PosSoft – welches Setup für welchen Use Case?
Beide Softwarelösungen sind fiskalkonform und TSE-fähig, haben aber unterschiedliche Stärken. Die Kurzberatung:
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Gastronomie (Restaurant/Bar/Café/Foodtruck)
- Empfehlung: GastroSoft
- Stärken: Tisch-/Platzverwaltung, Splitting, Gangsteuerung, mobile Ordering, Küchen-/Thekendruck, Trinkgeld-/Schichtlogik.
- Add-ons: Liefer-/Abholworkflow, Gutschein-/Loyalty-Optionen.
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Hotellerie (F&B, Hotelbar, Frühstück, Tagung)
- Empfehlung: GastroSoft für F&B + Schnittstelle zum PMS
- Stärken: Bewirtung aufs Zimmer, Kostenstellen, Sammelrechnung, Nachtabschluss.
- Hinweis: Die eigentliche Zimmerverwaltung macht das PMS; die Kasse übergibt bewirtete Leistungen strukturiert.
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Einzelhandel (Mode, Elektro, Feinkost, DIY, Spezialhandel)
- Empfehlung: PosSoft
- Stärken: Artikelstamm mit Varianten/Größen/Farben, Lager/Inventur, Etikettierung, Aktionen/Preislisten, MDE-Anbindung.
- Add-ons: Kassenlade-/Bondrucker-/Scanner-Setup, ggf. Waagenanbindung.
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Apotheken & Kliniken (Front-Store, Kiosk, Cafeteria, Zuzahlungen)
- Empfehlung: PosSoft am POS; Anbindung an die jeweilige Branchensoftware für Rezept-/Stationsabrechnung
- Stärken: 2D-Scan (PZN/DataMatrix/UDI), Etiketten-/Regalpreis-Auszeichnung, Rollen-/Rechtekonzept, DSFinV-K-Export.
- Hinweis: Rezeptabrechnung erfolgt in der Regel in der Fachlösung; die Kasse deckt Verkauf und Fiskalisierung ab.
Wenn Du unsicher bist: Denk in Prozessen. Wo entstehen die meisten Klicks? Was muss schnell gehen? Das entscheidet meist klar zwischen GastroSoft (Service-/Tisch-orientiert) und PosSoft (artikel-/lagerorientiert).
Die richtige Hardware – pragmatisch auswählen
- Bondrucker
- Stationär (80 mm): robust, schnell, für Handel/Hotelrezeption/Gastro-Theke. Schnittstellen: LAN/USB/Bluetooth/WLAN je nach Platz.
- Mobil (58 mm): für mobile Kellner, Liefer-/Außeneinsatz.
- Küche/Bar: hitze- und feuchtigkeitsresistent, lauter Signalgeber, schwarze Bonrolle gut lesbar.
- Barcodescanner
- Handel/Apotheke/Klinik: 2D-Imager (liest EAN/GTIN, PZN, QR/DataMatrix, UDI). Stationär mit Standfuß für Freihand-Scanning.
- Gastro: optional für Gutscheine/QR-Codes; sonst Fokus auf Touch/Artikel.
- Hygiene/Medizin: desinfektionsmittelbeständige Gehäuse, optional antibakterielle Beschichtung.
- Kassenhardware
- All-in-One-Touchterminal mit Kundenanzeige; genug USB/LAN-Ports, SSD, leiser Lüfter.
- Geldlade mit Einsatz, Schlüssel/EC-Lock; sicher verankern.
- USV für Hotellerie/Apotheke/Klinik, damit Abschlüsse bei Stromausfall sauber laufen.
- TSE
- Zertifizierte Hardware-TSE (z. B. USB/SD/Netzwerk) oder Cloud-TSE – wähle, was zu Filialanzahl, Internetstabilität und Wartungsroutine passt.
MagicPOS liefert die Hardware passend vorkonfiguriert – vom Bondrucker bis zum 2D-Scanner – und sorgt dafür, dass Treiber, Signaturen und Schnittstellen sauber zusammenspielen.
Entscheidungsmatrix: Anforderungen, Budget, Finanzierung
So triffst Du die Wahl ohne Bauchweh. Lies die Zeile, die am ehesten zu Dir passt:
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Gastronomie mit viel Tischverkehr, Splitten, Küche
- Software: GastroSoft
- Hardware: 1× Touchterminal, 1–2× Bondrucker (Theke/Küche), optional mobile Bestellgeräte
- TSE: Hardware oder Cloud, je nach WLAN-Stabilität
- Finanzierung: Ratenzahlung für Komplettpaket, um Cashflow zu schonen
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Quick-Service/Imbiss/To-go
- Software: GastroSoft (vereinfachtes Layout)
- Hardware: kompakter Bondrucker, Kassenlade, optional QR-/Gutscheinscanner
- Finanzierung: Kauf auf Rechnung – geringe Einstiegskosten
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Mode/Einzelhandel mit Varianten & Inventur
- Software: PosSoft
- Hardware: Touchterminal, 80‑mm‑Bondrucker, 2D-Scanner mit Standfuß, MDE/Handheld für Inventur, Etikettendruck
- Finanzierung: Ratenzahlung bei Filial-Rollout, sonst Rechnungskauf
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Feinkost/Metzgerei/Frischetheke
- Software: PosSoft mit Waagen-/Etikettenschnittstelle
- Hardware: 2D-Scanner, Etikettierer, Bondrucker spritzschutzfähig
- Finanzierung: je nach Umfang; wichtig sind Service-SLAs für Stoßzeiten
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Hotellerie mit Restaurant/Bar
- Software: GastroSoft (F&B) + PMS-Schnittstelle
- Hardware: Rezeptionsterminal + Thekenkasse, mind. 2 Drucker (Theke/Küche)
- Finanzierung: Ratenzahlung für abgestimmtes F&B‑Bundle
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Apotheke/Klinik (Frontverkauf)
- Software: PosSoft + Integration zu Fachsystemen
- Hardware: 2D-Imager (PZN/UDI), Bondrucker, Sichtschutzfilter, USV
- Finanzierung: Rechnungskauf oder Raten – je nach Projektgröße
Budget-Tipp: Plane nicht nur Anschaffung, sondern Betrieb mit ein (TSE-Laufzeiten, Lizenzen, Papier, Service). MagicPOS bietet Kauf auf Rechnung und Ratenzahlung – so bleibt Dein CapEx/OpEx flexibel.
Schnelle Inbetriebnahme: so startest Du in Tagen, nicht Wochen
- Bedarf klären: Branche, Filialen, Zahlarten, Schnittstellen (PMS/ERP/DATEV), TSE-Form, Hardwareplätze.
- Vorkonfiguration: MagicPOS spielt Software, Kassenlayout, Steuersätze und TSE-Profile vorab ein – inklusive Testbelegen.
- TSE initialisieren: Zertifikate aktivieren, Signatur prüfen, Startbeleg erstellen und ablegen.
- Stammdaten importieren: Artikel/Menus/Zimmer/Warengruppen, Preise, Benutzerrollen, Zahlungsmittel.
- Belege/Etiketten gestalten: Logo, Pflichtangaben, Bonfuß; Regal-/Etikettenlayout im Handel.
- Schulung live/remote: 60–120 Minuten für Kassenkräfte, separate Admin-Session für Leitung.
- Test & Go-Live: Probeläufe (Storno, Split, Gutschein, DSFinV‑K‑Export), dann Scharfstellung. Backup-Plan dokumentieren.
Mit schnellem Versand und vorkonfigurierter Hardware ist ein Go‑Live typischerweise innerhalb weniger Werktage realistisch – auch bei Filialen dank standardisierter Rollouts.
Fernwartung, Service & SLAs – Ruhe im Alltag
- Fernwartungspakete: Sicherer Remote-Zugriff für Updates, Fehleranalyse, Layout-/Artikelpflege. Spart Anfahrten und Zeit.
- SLAs: Klar definierte Reaktionszeiten und Servicefenster – vom Standard-Support bis zu erweiterten Optionen für Stoßzeiten.
- Monitoring & Updates: TSE‑Status, Signaturzähler, Speicherstände im Blick; rechtzeitig updaten/wechseln.
- Notfallhandbuch: Was tun bei Ausfall, Bonpapierende, Netzwerkproblemen? Kurzanleitung an der Kasse hinterlegen.
- Prüfungsfit: DSFinV‑K-Export prüfen, Verfahrensdoku aktuell halten, Kassen-Nachschau-Ordner (digital) bereithalten.
MagicPOS punktet mit wettbewerbsfähigen Preisen, schnellem Versand und einem Support-Team, das Dich fachlich berät – von der Erstkonfiguration bis zur Fernwartung im Betrieb.
Datenschutz & Compliance – besonders wichtig in Medizin und Hotel
- Datenminimierung: Am POS nur notwendige Personendaten erfassen; Rezept-/Patientendaten bleiben in der Fachlösung.
- Rollen & Rechte: Strikte Rechtevergabe, 2‑Faktor wo möglich, automatische Logouts.
- Sicht-/Zugriffsschutz: Sichtschutzfilter, abgeschlossene Geldlade, beschränkte Einsicht auf Kundenseite.
- Protokolle & Nachvollziehbarkeit: Änderungen, Stornos, Preisupdates lückenlos.
- Aufbewahrung & Backup: Regelmäßige, verschlüsselte Sicherungen; Wiederherstellung testen.
So erfüllst Du die DSGVO-Anforderungen, ohne den Kassendurchlauf zu bremsen.
Fazit: Sicher, effizient, kostenbewusst starten
- Wenn Tischlogik/Splitting Dein Alltag ist: GastroSoft.
- Wenn Varianten/Lager/Etiketten zählen: PosSoft.
- Hardware pragmatisch wählen: 80‑mm‑Bondrucker stationär, 58‑mm mobil, 2D‑Scanner im Handel/Medizin.
- Compliance im Griff: TSE aktiv, DSFinV‑K‑Export getestet, Verfahrensdoku gepflegt.
- Budget flexibel halten: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung – je nach Projektphase.
- Service absichern: Fernwartung + SLA sorgt dafür, dass Du im Ernstfall jemanden hast, der schnell hilft.
Wenn Du Dir eine Abkürzung wünschst: Lass Dir Dein Branchenpaket vorkonfigurieren, mit passender Software (GastroSoft oder PosSoft), TSE, Bondrucker und Scanner – fertig für den Kassenalltag und die nächste Prüfung. So bleibt Zeit für das Wesentliche: Deine Gäste, Deine Kundschaft, Deine Patientinnen und Patienten.