Wenn Du heute ein Kassensystem auswählst, müssen drei Dinge in Deutschland nahtlos sitzen: TSE-Anbindung, DSFinV-K-Export und GoBD-konforme Prozesse. Heißt für Dich konkret:
- TSE-Schnittstelle: Jeder Bon wird manipulationssicher protokolliert. Unsere Systeme binden zertifizierte TSE-Module an und überwachen deren Status, damit alles sauber läuft.
- DSFinV-K-Export: Betriebsprüfungen? Kein Drama. Mit einem Klick erzeugst Du die geforderten Exporte – vollständig und strukturiert.
- GoBD-Prozesse: Korrektur- und Stornovorgänge, Journale, Protokolle – revisionssicher und nachvollziehbar, inklusive Rechte- und Änderungsnachweisen.
Mit einem sauber konfigurierten System von MagicPOS setzt Du diese Anforderungen in der Praxis unkompliziert um – inklusive Schulung, Vor-Ort- oder Remote-Einrichtung und laufender Fernwartung.
Einzelhandel: Barcode-Workflows, Inventur & Kundendisplays mit PosSoft
Im Shop zählt Geschwindigkeit an der Kasse – und Transparenz im Lager. Das solltest Du beachten:
- Barcode-Workflows: Scannen statt tippen. Artikel- und Varianten-Handling (Größe/Farbe), Staffelpreise, Rabatte, Rücknahmen und Gutscheine werden in PosSoft direkt abgebildet.
- Inventur & Bestände: Zyklische Inventuren, Schnellkorrekturen bei Wareneingang, Mindestbestandsalarme. So reduzierst Du Schwund und Out-of-Stock.
- Kundendisplay: Preise, Rabatte und Bezahlstatus live anzeigen – sorgt für Vertrauen und weniger Rückfragen.
- Fiskalprozesse: Automatische TSE-Belegdaten je Bon, DSFinV-K-Export auswertbar nach Zeitraum/Filiale, revisionssichere Storno-/Retoure-Protokolle.
Sinnvolle Hardware-Kombinationen:
- Stationär: Touch-Kasse mit Kundendisplay, Bondrucker (80 mm), schneller Barcodescanner (Hand oder Präsentation), Kassenschublade, Kartenterminal.
- Mobil: Handheld mit Scanner für Lager, Click&Collect und Pop-up-Verkauf; optional mobiler Bondrucker.
- Zusatz: Etikettendrucker für Preislabels, Waagenanbindung für Frischetheken.
Beispiel-Setup (Mode-/Fachhandel):
- PosSoft auf Touch-All-in-One mit Kundendisplay
- 2D-Präsentationsscanner, 80 mm-Bondrucker
- Handheld mit integriertem Scanner für Inventur
- Kartenterminal, Kassenschublade, TSE angebunden
Best Practice:
- Eindeutige Artikelstammdaten mit Varianten
- Klare Retoure-/Umtauschprozesse (mit Grund)
- Rollenkonzept: Verkauf, Kassenaufsicht, Filialleitung
- Wöchentlicher DSFinV-K-Exportsnapshot ins Backup
Gastronomie: Tischpläne, Splitten, Küchenbons & Trinkgeld mit GastroSoft
In der Gastro muss das Kassensystem Deinen Servicefluss abbilden – vom Tischplan bis zur Küche.
- Tischpläne: Bereiche, Tische, Zusammenlegen/Umsetzen; laufende Bons auf einen Blick.
- Splitten/Bonierung: Positionen nach Gast trennen, Teilrechnungen, zusammenführen – fehlerfrei auch bei Stoßzeiten.
- Küchenbons & Produktionssteuerung: Stationen (Küche, Bar, Pâtisserie), Prioritäten und Gangfolge. Optional Küchenmonitor statt Papier.
- Trinkgeld: Bar und unbar rechtskonform erfassen, Trinkgeldpooling/Einzelzuordnung.
- Fiskalität: TSE-Protokollierung jeder Bonierung, Storno-/Nachbonierungsregeln, DSFinV-K für Betriebsprüfung.
Sinnvolle Hardware-Kombinationen:
- Stationär: Bedienerfreundliche Touch-Kasse, schneller Bondrucker an Theke/Bar, Kassenschublade.
- Mobil: Bestellhandhelds mit WLAN für Terrasse/Innenraum; optional Gürtel-Bondrucker.
- Küche/Bar: Küchenmonitor oder robuste Drucker (wärme- und feuchtigkeitsresistent).
- Zahlung: Stationäres Terminal an der Theke plus mobile Terminals am Tisch.
Beispiel-Setup (Restaurant/Bar):
- GastroSoft auf Hauptstation mit Tischplan
- 2–3 Bestellhandhelds, Küchen- und Bardrucker
- Mobiles Kartenterminal mit Trinkgelddialog
- TSE angebunden, GoBD-konforme Rollen/Rechte
Best Practice:
- Artikelpflege mit Modifikatoren (Garstufen, Beilagen)
- Klare Storno-/Nachbonier-Policy je Rolle
- Zeitgesteuerte Preise (Happy Hour) in der Software statt manuellem Rabatt
- Tägliche Z-Abschlüsse mit digitalem Journal-Export
Hotellerie: Zentralabrechnung, Verbuchungen aus F&B und Mehrstationenbetrieb
Hotelkassen müssen Zimmerkonten, House Accounts und F&B-Posten sauber zusammenführen.
- Zentralabrechnung: Konsumationen aus Restaurant/Bar auf Zimmer buchen, Sammelrechnungen für Firmenkunden, City-/Kurtaxen separat.
- Verbuchungen aus F&B: Direkte Übergabe aus GastroSoft an die Hotelkasse; klare Kennzeichnung im Tagesabschluss.
- Mehrstationenbetrieb: Rezeption, Spa, Bar, Restaurant – parallele Arbeitsplätze mit zentraler Artikel- und Preisverwaltung.
- Fiskalität: Konsistente TSE-Protokolle auch bei Umbuchungen, lückenlose Journale für Kassenprüfungen.
Sinnvolle Hardware-Kombinationen:
- Rezeption: All-in-One mit großem Touch, Bondrucker für Quittungen, A4-Drucker für Rechnungen.
- F&B: Gastro-Setup mit Küchen-/Bardruckern und Mobilgeräten.
- Mobile Zahlung: Terminal an Rezeption und zusätzliche Terminals im Service.
Beispiel-Setup (Boutique-Hotel):
- Hauptkasse Rezeption mit Zimmer-/House-Accounts
- GastroSoft in Restaurant/Bar, Übergabe an Zentralrechnung
- Zwei mobile Terminals, TSE zentral angebunden
- Rollen/Rechte: Rezeption, Service, Management
Best Practice:
- Trennung von Privat-/Firmenrechnungen mit sauberer Steuerschlüsselung
- Spätes Checkout? Vorkonfigurierte Teilzahlungen und Pfand/Depot-Funktionen
- Täglicher Kassensturz pro Station, konsolidierter Tagesabschluss
Apotheken & Krankenhäuser: Rollen, Datenschutz, Ausfallsicherheit, Revision
Hier stehen Compliance, Datensicherheit und Verfügbarkeit im Fokus.
- Rollen/Rechte: Fein granulierte Berechtigungen (Abgabe, Rezeptur, Kassenabschluss, Admin). Vier-Augen-Prinzip für kritische Vorgänge.
- Datenschutz: Minimalprinzip bei Patientendaten, getrennte Speicherung sensibler Informationen, verschlüsselte Übertragung.
- Ausfallsicherheit: USV, redundante Datenträger, Offline-Betrieb mit späterer TSE-Nachsignierung, regelmäßige Wiederherstellungs-Tests.
- Revisionssichere Protokolle: Lückenlose Änderungsjournale, Aufbewahrungsfristen, DSFinV-K-Exportsätze pro Kasse/Station.
Sinnvolle Hardware-Kombinationen:
- Stationär: Robuste Touch-Kasse, Bondrucker, Barcode- und Matrize-Scanner (z. B. für Rezept-/Chargenerfassung).
- Mobil: Handhelds für Stationsverkäufe, mobile Visiten mit optionalem Druck.
- Sicherheit: Abschließbare Kassenschubladen, gesicherte Netzwerksegmente.
Beispiel-Setup (Apotheke/Krankenhausshop):
- Hauptkasse mit Rollen/Rechte-Profilen
- 2D-Scanner für Arzneimittel- und Rezeptcodes
- USV, tägliche Offsite-Backups, TSE-Statusmonitoring
- Protokollierte Retax-/Storno-Prozesse
Best Practice:
- Klar definierte Verantwortlichkeiten und Adminzugriffe
- DSGVO-konforme Einwilligungs- und Löschkonzepte
- Monatliche DSFinV-K-Exporte und Testimporte in Prüfsoftware
So setzt Du TSE, DSFinV-K und GoBD sauber um
- Einrichtung: TSE-Modul anbinden, Zeit/Zeitzone prüfen, Zertifikatslaufzeiten im Blick behalten.
- Prozesse: Kein Verkauf ohne TSE-Status „bereit“. Fallback-Prozess für Offlinebetrieb definieren (Belege gekennzeichnet, Nachsignierung).
- Dokumentation: Verfahrensdokumentation erstellen/aktualisieren (Kassenprozesse, Rechte, Backups, Updates).
- Exporte: Regelmäßige, automatisierte DSFinV-K-Exportsnapshots erstellen und unveränderbar archivieren.
- Schulung: Team auf Storno-/Retoure-Regeln, Rollen und Abschlussprozesse briefen.
Unsere Fernwartungspakete überwachen TSE-Status, führen Updates kontrolliert durch und prüfen Backups – damit Du bei einer Prüfung entspannt bleibst.
Fernwartung, Service & schneller Betrieb
- Fernwartungspakete: Proaktive Systemchecks, Sicherheits- und Funktionsupdates, TSE-Monitoring, Prioritätssupport im Störfall.
- Fachberatung: Branchenorientierte Einrichtung (PosSoft/GastroSoft), Tischpläne, Inventurworkflows, Rollen/Rechte – gemeinsam mit Dir abgestimmt.
- Schneller Versand: Ersatzdrucker, Scanner oder Handhelds sind fix bei Dir, damit Du weiter kassierst.
- Onboarding: Schulungen für Dein Team, Checklisten für Tages- und Monatsabschlüsse, Probe-„Betriebsprüfung“ im Safe-Mode.
Checkliste: So wählst Du Dein Kassensystem in 2026
- Branche & Workflows: Passt die Software (PosSoft/GastroSoft) zu Deinen Abläufen?
- Fiskalität: TSE-Schnittstelle, DSFinV-K-Export, GoBD-Verfahrensdoku – alles abgedeckt?
- Hardware: Bondrucker, Scanner, mobile Terminals – robust genug und auf Deinen Use Case zugeschnitten?
- Rechte & Sicherheit: Rollen, Protokolle, DSGVO, Backup-Strategie, USV?
- Skalierung: Mehrstationenbetrieb, Filialfähigkeit, Spitzenlasten?
- Integration & Daten: Import/Export von Stammdaten, Schnittstellen zu Peripherie (Waage, Küchenmonitor, Kundendisplay)?
- Betrieb: Fernwartung, SLA, Ersatzteilverfügbarkeit, Update-Plan?
- Kosten & Finanzierung: Transparent, planbar – inkl. Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung?
- Service: Fachberatung, Schulung, Konfiguration, schneller Versand?
Hake diese Punkte vor der Entscheidung ab – wir führen Dich gern durch jeden Schritt.
Beispiel-Setups und Finanzierung: schnell startklar
- Einzelhandel Starter
- PosSoft auf All-in-One, 80 mm-Bondrucker, 2D-Präsentationsscanner, Kundendisplay, Kartenterminal, TSE
- Plus Handheld für Inventur
- Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder 24–36 Monate Ratenzahlung
- Gastro Mobil
- GastroSoft Hauptstation, 2–3 Bestellhandhelds, Küchen- und Bardrucker, mobiles Kartenterminal, TSE
- Optional Küchenmonitor
- Finanzierung: Ratenzahlung mit Servicepaket (Fernwartung) kombiniert
- Hotel Kompakt
- Rezeption-All-in-One, F&B-Station mit GastroSoft, 2 Mobile Terminals, zentraler Tagesabschluss, TSE
- Finanzierung: Kauf auf Rechnung für Hauptsystem, Raten für Mobilgeräte
- Apotheke/Spital Sicher
- Touch-Kasse, 2D-Scanner, Bondrucker, USV, tägliche Backups, TSE-Statusmonitoring
- Finanzierung: Ratenmodell inklusive Wartung
Dein Vorteil mit MagicPOS:
- Wettbewerbsfähige Preise, die zum Budget passen
- Schneller Versand, damit Du ohne Ausfallzeiten loslegst
- Exzellenter Kundenservice: Fachberatung, passgenaue Einrichtung, starke Fernwartungspakete
Wenn Du möchtest, planen wir gemeinsam in einem kurzen Call Dein ideales Setup – branchenspezifisch, fiskalkonform und zukunftssicher.