Du willst 2026 rechtssicher kassieren, ohne im Paragrafendschungel zu versinken? Hier ist dein Praxisleitfaden. Kurz gesagt: Die KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) schreibt vor, wie elektronische Kassensysteme in Deutschland abgesichert und geprüft werden. Kernbausteine sind:
- TSE: die zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung, die jeden Vorgang manipulationssicher protokolliert und signiert.
- DSFinV‑K: das standardisierte Datenformat, in dem du auf Anforderung der Finanzverwaltung exportieren musst.
- GoBD: Regeln für eine ordnungsmäßige, nachvollziehbare und unveränderbare Buchführung inklusive Verfahrensdokumentation.
Dazu kommt die Belegausgabepflicht: Für jeden Geschäftsvorfall musst du dem Kunden einen Beleg bereitstellen – gedruckt oder digital (z. B. QR‑Code, E‑Mail), sofern der Kunde zustimmt. Stand 2026 gilt: Ohne TSE‑Betrieb kein fiskalkonformes Kassieren. Punkt.
Wichtig: Dieser Leitfaden gibt dir Praxiswissen an die Hand, ersetzt aber keine Rechts- oder Steuerberatung. Kläre Spezialfälle immer mit deinem Steuerbüro.
KassenSichV, TSE, DSFinV‑K und GoBD in der Praxis
So greifen die Bausteine ineinander:
- KassenSichV: Verlangt u. a. TSE‑Einsatz, Belegausgabe, Melde- und Aufbewahrungspflichten sowie DSFinV‑K‑Export im Prüfungsfall.
- TSE: Jede Transaktion (Start, Änderung, Abbruch, Abschluss) wird signiert. Die TSE führt Ereignisprotokolle (z. B. Kassenöffnungen, Trainingsbuchungen). Sie kann hardwarebasiert (USB/SAM) oder cloudbasiert sein – Hauptsache BSI‑zertifiziert und korrekt angebunden.
- DSFinV‑K: Standardisiertes Exportpaket. Prüfer erwarten eine lückenlose, maschinell auswertbare Datenbasis inklusive Vorgänge, Stammdaten, Zahlarten, Journalen.
- GoBD: Fordern Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, zeitgerechte Erfassung und eine Verfahrensdokumentation, die Prozesse, Systeme, Zuständigkeiten und Aufbewahrung beschreibt.
Für den Alltag bedeutet das:
- Deine Kasse muss im laufenden Betrieb dauerhaft mit einer aktiven TSE arbeiten.
- Jeder Beleg enthält Pflichtangaben inkl. Signaturinformationen.
- Du kannst jederzeit einen vollständigen DSFinV‑K‑Export erstellen.
- Du führst eine aktuelle Verfahrensdokumentation und sicherst Daten revisionssicher.
Pflichtprogramm im Alltag: Beleg, TSE‑Betrieb, Export, Doku
Mach’s dir einfach mit klaren Routinen:
- Belegausgabe: Standardmäßig drucken, alternativ digital (QR/E‑Mail), wenn Kunden es wünschen. Achte auf vollständige Belegangaben (u. a. Zeitpunkt, Betrag, Steuersatz, TSE‑Signaturparameter).
- TSE‑Betrieb: Starte/stoppe Geschäftsvorfälle sauber. Vermeide „Zombie‑Bons“ (begonnene, nie abgeschlossene Vorgänge). Protokolle regelmäßig prüfen.
- DSFinV‑K‑Export: Teste den Export monatlich. Sicher ihn zusätzlich auf externen, unveränderbaren Speichern.
- GoBD‑Doku: Halte deine Verfahrensdokumentation aktuell – inklusive Rollen- und Rechtekonzept, Datensicherungsplan, Kassenablauf (Tagesabschluss/Z‑Berichte), Storno- und Trinkgeldprozess, Inventurablauf.
- Schulung: Weihe Mitarbeitende ein. Fehler entstehen oft durch Unwissen, nicht durch Absicht.
- Änderungsmanagement: Preis- und Stammdatenänderungen protokollieren; wer hat wann was geändert?
Handel in der Praxis: Barcode‑Workflows, schnelle Inventur, DSFinV‑K sauber
So läuft’s im Einzelhandel rund:
- Barcode‑Workflows: Scannen statt tippen. Deine Kasse verknüpft EAN/GTIN mit Artikelstamm, Steuersätzen, Preisen und Varianten. Preisänderungen werden mit Zeitstempel protokolliert.
- Schnelle Kassenplätze: Bondrucker mit hoher Druckrate; Scanner im Präsentationsmodus; Hotkeys für häufige Artikel; Self‑Checkout optional.
- Retouren und Stornos: Immer mit Belegbezug, Grundangabe und Benutzerkennung. Negative Umsätze korrekt buchen, keine „Hausnummern“.
- Gutscheine und Pfand: Als eigene Zahlarten/Artikelgruppen führen, damit DSFinV‑K sauber trennscharf bleibt.
- Inventur: Handscanner/MDE erfassen Bestände; Differenzen werden GoBD‑konform protokolliert. Zeitfenster und Verantwortliche dokumentieren.
- DSFinV‑K‑Export: Achte auf vollständige Journaldaten (Vorgänge, Zahlarten, Stornogründe, Kassenabschlüsse) und Stammdaten (Artikel, Warengruppen).
- Integration mit PosSoft: Typische Handelsanforderungen wie Artikelstammverwaltung, Etikettendruck, Aktionspreise, Waagen‑Anbindung, Barcode‑Workflows sind abbildbar; TSE‑Anbindung und DSFinV‑K‑Exporte sind vorbereitet. In Kombination mit Bondruckern und 2D‑Scannern beschleunigst du Checkout und Inventur spürbar.
Gastro & Hotellerie: Tischverwaltung, Splitten, Storno sauber abwickeln
In Gastronomie und Hotellerie sind Prozesse komplexer – also klar strukturieren:
- Tischverwaltung: Eröffnen, Umbuchen, Zusammenlegen von Tischen mit TSE‑konformen Vorgangsstatus. Jeder Besuch hat eine saubere Belegkette.
- Splitten: Rechnungen nach Personen, Artikeln oder Beträgen trennen – aber immer mit eindeutiger Zuordnung im Journal. Keine „Schubladenteilungen“.
- Storno‑Prozesse: Vor Abschluss (Vorgang offen) vs. nach Abschluss (Belegbezug!). Immer Stornogrund, Benutzer und Zeitpunkt erfassen.
- Kellner‑Schlüssel/Rollen: Eindeutige User‑IDs; Rechtekonzepte für Preisänderungen, Sofortrabatte, Nachlässe.
- Bewirtungsbeleg/Hotel: Richtige Steuersätze (Speisen vor Ort vs. To‑Go), City‑Tax/Übernachtung, Frühstückspauschalen sauber getrennt.
- Kitchen/Bar‑Order: Produktionsbons sind keine Zahlungsbons – der Abschluss läuft über die Kasse und wird signiert.
- Integration mit GastroSoft: Tischverwaltung, Splitting, Room‑Charge/Hotel‑Anbindung, Trinkgelder, Rabatte – alles mit TSE‑Kontext. DSFinV‑K‑Export inkludiert Tische/Journale. Mit schnellen Bondruckern (Küche, Bar, Kasse) und robusten Tablets/Terminals hältst du Peak‑Zeiten aus.
Apotheken & Kliniken: PZN‑Scan, Mehrbenutzer‑Sicherheit, Nachvollziehbarkeit
Medizinische Einrichtungen haben Spezialanforderungen:
- PZN‑Scan: Erfasst verordnungsspezifische Artikel exakt. Preis- und Steuerlogiken (z. B. rezeptpflichtig vs. freiverkäuflich) werden konsistent abgebildet.
- Datenschutz & Nachvollziehbarkeit: Kassendaten sind steuerlich relevant; Patienten-/Kundendaten brauchen besonderen Schutz. Trenne beide Datenkreise sauber und protokolliere Zugriffe.
- Mehrbenutzer‑Sicherheit: Benutzerrollen mit 2‑Faktor‑Option für sensible Aktionen (Stornos, Preisänderungen, Tagesabschlüsse). Automatisches Sperren in Pausen.
- Schichten & Kassensturz: Dokumentiere Schichtwechsel mit Kassensturz und Übergabeprotokoll. Keine „Gemeinschafts‑Kasse ohne Namen“.
- Heimbelieferung/Stationen: Lieferscheine, Zuzahlungen und Zuweisungen mit Belegbezug; Korrekturen lückenlos dokumentieren.
- Integration mit PosSoft: PZN‑Workflows, Lagerführung, Chargen/Verfallsdaten und sichere Benutzerverwaltung; TSE‑Signaturen in jedem Beleg; DSFinV‑K‑Export auf Knopfdruck. 2D‑Scanner beschleunigen PZN‑Erfassung und Rezeptlogik, Bondrucker sorgen für klare, vollständige Belege.
Auswahlkriterien für Kassensysteme 2026
Bei der Auswahl zählt Praxistauglichkeit plus Rechtssicherheit:
- Fiskalkonformität: BSI‑zertifizierte TSE‑Anbindung; vollständige Belegdaten; DSFinV‑K‑Export; GoBD‑Unterstützung.
- Branchentauglichkeit:
- Handel: Barcode‑Flows, Waagen, Etiketten, Gutscheine, Filialfähigkeit.
- Gastro/Hotel: Tisch-/Zimmerverwaltung, Splitting, Kitchen‑Order, Trinkgeldprozesse.
- Apotheke/Klinik: PZN‑Scan, Rollen/Rechte, Chargen/Verfall.
- Bedienbarkeit: Intuitive Oberflächen, wenig Klicks, schnelle Suche, Hotkeys.
- Hardware‑Ökosystem: Kompatibel mit Bondruckern, 2D‑Scannern, Kassenladen, Kundendisplays, Tablets/All‑in‑One‑Terminals.
- Schnittstellen: Warenwirtschaft, ERP, DATEV, Zahlungsanbieter (EC/Kredit/Wallet), Online‑Shop/PMS.
- Stabilität & Support: Remote‑Wartung, klarer Updatepfad, Monitoring für TSE‑Status.
- Datensicherheit: Backup‑Konzepte, revisionssichere Archivierung, Zugriffs- und Rechteverwaltung.
- Finanzierung: Kauf auf Rechnung, Ratenmodelle, Miet-/Leasingoptionen – so bleibt Cashflow planbar.
- Zukunftssicherheit: Regelmäßige Updates, verlässlicher Hersteller, klare Roadmap.
Checkliste für die nächste Kassen‑ oder Betriebsprüfung
Halte diese Unterlagen und Funktionen griffbereit:
- DSFinV‑K‑Export für den Prüfungszeitraum (inkl. Prüfdatei/Index) auf sicherem Datenträger.
- TSE‑Informationen: Hersteller, Seriennummer, Zertifikatslaufzeit, Inbetriebnahme-/Außerbetriebnahme‑Protokolle, Ereignisprotokolle.
- Kassenunterlagen: Bedienungsanleitungen, Systembeschreibung, Änderungs- und Updatehistorie.
- GoBD‑Verfahrensdokumentation:
- Prozessbeschreibung vom Verkauf bis zur Buchung,
- Rollen-/Rechtekonzept,
- Datensicherungs- und Archivierungskonzept,
- Storno-/Retourenverfahren,
- Inventurablauf und -protokolle,
- Notfall- und Ausfallkonzept (TSE/Kasse).
- Tagesabschlüsse/Z‑Berichte: Vollständig und lückenlos für den Zeitraum.
- Stammdatenstände: Artikel/Warengruppen (Handel), Tische/Preislisten (Gastro), PZN/Chargen (Apotheke/Klinik) – mit Protokoll der Änderungen.
- Zahlungswege: Bar/EC/Kredit/Online – Abgleiche und Gebührennachweise.
- Schulungsnachweise/Arbeitsanweisungen: Kurzleitfäden für Bediener, Storno, Kassenschluss.
- Exporte an Steuerbüro/DATEV: Belege/Journalabgaben zur Buchführung.
Tipp: Übe den Ernstfall. Starte testweise einen DSFinV‑K‑Export, öffne ihn mit gängigen Prüf‑Tools und prüfe, ob alles plausibel ist.
Notfallplan bei TSE‑Ausfall
Wenn die TSE streikt, zählt Ruhe, Dokumentation und schnelle Behebung:
- Störung erkennen: Systemmeldung ernst nehmen. Prüfe TSE‑Status (online, Zeitabweichung, Zertifikat, Verbindung).
- Dokumentieren: Zeitpunkt, Kasse, Benutzer, sichtbare Fehlermeldung, erste Maßnahmen. Screenshot/Foto machen.
- Dienstleister kontaktieren: Ticket eröffnen, Logfiles bereitstellen. Bei Hardware‑TSE ggf. Ersatz bereit halten.
- Weiterkassieren? Ja, aber: Vorgänge weiter erfassen, Belege ausgeben und Störung vermerken. Kein „Zwischenhandel“ außerhalb der Kasse.
- Nacharbeiten: Sobald TSE wieder läuft, prüfen, ob offene Vorgänge korrekt abgeschlossen/signiert sind. Abweichungen mit Vermerk dokumentieren.
- Kommunikation: Steuerbüro informieren. Bei längerem Ausfall – je nach Vorgabe deines Bundeslands/Finanzamts – Kontakt aufnehmen und Störung belegen.
- Prävention: Regelmäßige Wartung, aktuelle Zertifikate, stabile Netzwerke (bei Cloud‑TSE), USV gegen Stromausfall, Monitoring/Alerts.
Mit einer ordentlich geführten Störungsakte (wer, was, wann, warum, wie gelöst) bleibst du prüfungssicher.
So beschleunigt MagicPOS deine Umstellung 2026
MagicPOS Kassen IT Fachhandel GmbH ist seit Jahren auf fiskalkonforme Kassensysteme und passende IT spezialisiert. Für dich heißt das: weniger Risiko, schnell live, und Support, wenn’s zählt.
- Passende Software für deine Branche:
- GastroSoft: Tischverwaltung, Splitting, Kitchen‑Order, Hotel‑Anbindung – natürlich TSE‑konform und DSFinV‑K‑fähig.
- PosSoft: Handel, Apotheke/Klinik mit Barcode‑/PZN‑Workflows, Inventurtools, Mehrbenutzer‑Rechten und DSFinV‑K‑Export.
- Komplette Hardware aus einer Hand: Bondrucker (Kasse/Küche/Backoffice), 1D/2D‑Scanner, Kassenschubladen, Kundendisplays, robuste Kassen‑Terminals.
- Fiskal‑Fit von Tag 1: BSI‑zertifizierte TSE‑Anbindung, korrekte Belegdaten, Export auf Knopfdruck, GoBD‑Checklisten und Vorlagen für deine Verfahrensdokumentation.
- Schnelle Lieferung: Damit dein Rollout nicht am Material scheitert – ideal für Filialausbau oder saisonale Peaks.
- Fachberatung & Setup: Wir analysieren deine Prozesse, konfigurieren Workflows (z. B. Tische/Rooms, PZN, Inventur), richten Benutzerrechte ein und testen Exporte.
- Fernwartung & Betreuung: Updates, Monitoring, proaktive Checks, schnelle Hilfe bei TSE‑Meldungen – ohne dass du auf den Techniker vor Ort warten musst.
- Flexible Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung – damit dein Cashflow planbar bleibt, selbst wenn du mehrere Kassenplätze aufrüstest.
Dein Vorteil: Du bekommst eine integrierte Lösung, die rechtssicher kassiert, Mitarbeitende entlastet und Kundenerlebnisse verbessert – vom ersten Bon bis zur nächsten Betriebsprüfung.
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