Fiskalkonformität klingt nach Paragrafen, ist aber im Alltag dein Sicherheitsnetz: Du erfüllst gesetzliche Anforderungen, vermeidest unnötige Risiken bei Prüfungen und hast deine Umsätze jederzeit sauber dokumentiert. Genau darum geht’s hier: Klartext zu KassenSichV, TSE, DSFinV‑K und GoBD – plus konkrete Praxis-Checklisten für Einzelhandel, Gastro, Hotellerie sowie Apotheken/Krankenhäuser. Und weil Effizienz zählt, zeigen wir dir passende Kombinationen aus MagicPOS-Hardware und -Software, Tipps für schnellen Go‑Live, Fernwartung, Datensicherung, Finanzierung und Versand. So wird fiskalkonformes Kassieren wirklich leicht gemacht.
Klartext: KassenSichV, TSE, DSFinV‑K, GoBD
- KassenSichV: Die Kassensicherungsverordnung legt fest, wie elektronische Kassensysteme Manipulationen verhindern. Kernstück ist die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE).
- TSE: Die TSE signiert jede Transaktion kryptografisch. Es gibt Hardware‑TSE (z. B. USB/SD) und Cloud‑TSE. Wichtig: TSE aktivieren, korrekt anbinden, Status im Blick behalten und rechtzeitig austauschen/verlängern.
- DSFinV‑K: Das ist das standardisierte Exportformat für Kassendaten. Bei einer Kassen-Nachschau musst du diese Daten schnell bereitstellen können. Deine Kasse sollte den Export per Knopfdruck liefern.
- GoBD: Regeln für die ordnungsgemäße, nachprüfbare und unveränderbare Buchführung. Stichworte: Verfahrensdokumentation, Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, zeitgerechte Erfassung, Aufbewahrung (typischerweise 10 Jahre).
Kurz: Deine Kasse braucht eine TSE, muss Belege mit Pflichtangaben ausgeben, DSFinV‑K‑Exporte liefern und GoBD-konform arbeiten. Mit MagicPOS bist du hier auf der sicheren Seite – unsere Systeme bringen die TSE‑Schnittstelle mit und sind auf die Anforderungen abgestimmt.
Einzelhandel: Worauf es ankommt
Im Store zählt Geschwindigkeit, Bestandssicherheit und saubere Prozesse bei Retouren und Rabatten – alles fiskalkonform.
Darauf solltest du achten:
- Schnelles Scannen: 2D‑Barcodescanner beschleunigen Checkout und reduzieren Eingabefehler.
- Artikel-/Preisänderungen: Änderungen protokolliert und nachvollziehbar, TSE‑signiert.
- Retouren/Umtausch: Klare Workflows, damit Korrekturen GoBD‑gerecht dokumentiert sind.
- Mehrere Kassenplätze: Benutzerrechte, Kassenübergaben, Tagesabschlüsse (Z‑Berichte) zentral im Blick.
- Inventur/Bestände: Mobile Kassen helfen bei Zwischeninventuren – praktisch und sauber dokumentiert.
- Belegausgabe: Pflichtangaben inklusive TSE‑Informationen, optional digitaler Beleg.
Mit PosSoft plus Bondrucker und 2D‑Scanner läuft der Kassiervorgang zügig, und die DSFinV‑K‑Exports sind jederzeit abrufbar.
Gastronomie: Besonderheiten im Blick
Gastro ist dynamisch: Tischwechsel, Bon-Jumps, Splitten, Stornos – und das alles rechtssicher.
Wesentlich ist:
- Tischauswahl, Gänge, Splitting: Jede Buchung TSE‑signiert, auch bei Tischwechseln und Sammelrechnungen.
- Stornos/Retouren: Nur mit Begründung und Benutzerrecht, sauber protokolliert.
- Trinkgeld: Regelkonforme Erfassung (bar/EC), getrennt vom Umsatz.
- Küche/Bar: Bonsteuerung an Produktionsstellen, Ausfallsicherheit, gute Netzabdeckung.
- Mobile Order: Handhelds beschleunigen Service und reduzieren Erfassungsfehler.
- Belegpflicht: Gast erhält einen Beleg (Papier oder digital).
GastroSoft ist hier die erste Wahl – mit mobilen Kassen, Küchen-/Thekendruckern und TSE‑Anbindung für reibungslose, rechtssichere Abläufe.
Hotellerie: Front Office trifft F&B
Hotelprozesse vereinen Rezeption, Bar/Restaurant, Events und ggf. Spa – oft mit unterschiedlichen Steuersätzen und Zahlungswegen.
Wichtig:
- Rechnungsaufteilung: Zimmerfolio vs. Barumsätze, korrekt steuerlich getrennt und TSE‑signiert.
- City‑Tax/Fees: Transparente, nachvollziehbare Ausweisung.
- Pauschalen/Arrangements: Bestandteile sauber getrennt erfassen.
- Schnittstellen: Optionale Anbindung an PMS/Datev – Daten exportierbar im DSFinV‑K‑Format.
- Nachtabschluss: Konsistenter Tagesabschluss über alle Outlets.
Praxis: GastroSoft für Restaurant/Bar und PosSoft z. B. für Rezeption/Shop – beides TSE‑fähig, mit Bondruckern und ggf. mobilen Geräten für Minibar/Postings.
Apotheken und Krankenhäuser: Sensible Prozesse, klare Nachweise
Hier zählt Genauigkeit: unterschiedliche Artikelgruppen, sensible Zahlungsarten, oft mehrere Kassenplätze.
Achte auf:
- Steuersätze und Warengruppen: korrekt hinterlegt und eindeutig dokumentiert.
- Rezept-/OTC‑Trennung: Prozesse so gestalten, dass Bewegungen sauber nachvollziehbar bleiben.
- Mehrplatzbetrieb: Benutzerrollen, Zugriffsrechte, revisionssichere Protokolle.
- Barcodes: 2D‑Scanner für schnelle und fehlerarme Erfassung.
- Kassenbuch/Kassensturz: Tägliche Routinen, prüfungssicher.
Mit PosSoft, 2D‑Scannern, schnellen Bondruckern und optional mobilen Kassen bist du effizient und prüfungssicher unterwegs – auch bei mehreren Betriebsstätten.
Sofort‑Checklisten für deinen Alltag
TSE-Integration (Erstinbetriebnahme/Wechsel)
- TSE‑Typ wählen: Hardware oder Cloud (inkl. Laufzeit beachten).
- Firmware/Software auf aktuelle Version bringen.
- TSE in der Kasse registrieren/verbinden und Mandant zuordnen.
- Uhrzeit/Zeitzone prüfen (auch auf Bondrucker/Terminal).
- Testtransaktion buchen, TSE‑Statusbeleg drucken/archivieren.
- Verfahrensdokumentation um TSE‑Details ergänzen.
Belegausgabe
- Pflichtangaben aktivieren (inkl. TSE‑Infos wie Transaktionsnummer/Prüfwert).
- Logo/Adresse/Steuer‑IDs prüfen.
- Digitalbeleg optional aktivieren (E‑Mail/QR).
- Druckerstatus, Papierstand, Autocutter testen.
- Storno-/Retourenbelege mit Begründung ausweisen.
DSFinV‑K‑Export
- Exportzyklus definieren (z. B. monatlich und anlassbezogen).
- Testexport erstellen und sicher ablegen (intern/extern).
- Zugriff der Prüfer: Export auf USB/Dateifreigabe vorbereitet.
- Verantwortliche Person bestimmen und vertreten lassen.
- Aufbewahrung und Zugriff in der Verfahrensdokumentation beschreiben.
Kassensturz und Tagesabschluss
- Kassenlade zählen, Fremdwährungen/Kupons gesondert erfassen.
- Differenzen begründen und protokollieren.
- Z‑Bericht drucken und digital archivieren.
- DSFinV‑K‑Relevanz prüfen (z. B. Tagesabschluss sichern).
- Kassenbuch aktualisieren, Backup anstoßen.
Systemempfehlungen mit MagicPOS
Einzelhandel
- Software: PosSoft (schnelles Scannen, Retouren, Rabatte, DSFinV‑K‑Export).
- Hardware: Touch‑Kassenterminal, Bondrucker (80 mm, leise/schnell), 2D‑Barcodescanner, stabile Kassenlade.
- Optional: Mobile Kassen für Pop‑ups/Inventur, Kundendisplay.
- TSE: Hardware‑ oder Cloud‑TSE über zertifizierte Schnittstelle.
Gastronomie
- Software: GastroSoft (Tischpläne, Splits, Mobilbon, Storno‑Workflows).
- Hardware: Mobile Handhelds, Theken‑Terminal, Küchen‑/Bondrucker, optional Küchendisplay.
- TSE: Nahtlose Integration; Statusbelege auf Knopfdruck.
- Netzwerk: Ausfallsichere WLAN‑Abdeckung in Servicebereichen.
Hotellerie
- Software: GastroSoft für F&B, PosSoft für Rezeption/Shop.
- Hardware: Stationäre Terminals, mobile Kassen für Minibar/Events, Bondrucker an Rezeption/Bar.
- Export: DSFinV‑K‑Exporte je Outlet, zusammenführbar für die Buchhaltung.
Apotheken/Krankenhäuser
- Software: PosSoft mit klaren Warengruppen, Benutzerrechten, DSFinV‑K‑Export.
- Hardware: 2D‑Scanner (auch für kleine Codes), schnelle Thermo‑Bondrucker, optional mobile Kassen für Stationsverkäufe.
- Mehrplatz: Zentrale Administration, getrennte Benutzerlogs.
Warum MagicPOS?
- Preis‑Leistung stark, schneller Versand, fachkundige Beratung seit 2016 (GmbH seit 2021, Sitz am Bodensee).
- TSE‑fähige Komplettsysteme, auf Wunsch vorinstalliert und vorkonfiguriert.
- Fernwartungspakete und Service, die im Alltag wirklich helfen.
Schnell starten: Inbetriebnahme, Fernwartung, Backup, Finanzierung & Versand
Schnelle Inbetriebnahme
- Vorkonfiguration: Wir liefern Systeme auf Wunsch mit vorinstallierter Software, TSE‑Anbindung, Benutzerrollen.
- Datenübernahme: Artikel/Warengruppen via CSV/Importlisten einspielen.
- Onboarding‑Call: Gemeinsamer TSE‑Test, Belegcheck, erster DSFinV‑K‑Export, Kassensturz‑Probe.
- Rechtliches im Blick: Verfahrensdoku ergänzen, ggf. Meldepflichten für Kassensysteme prüfen (je nach Bundesland/Verfahren).
Fernwartung, die Zeit spart
- Remote‑Support für Updates, Konfig‑Anpassungen, Fehleranalyse.
- Proaktive Checks (z. B. TSE‑Status, Speicherkapazität, Drucker).
- Schulungen für neue Mitarbeitende direkt am Live‑System.
Datensicherung
- Automatische Backups deiner Kassen‑/Exportdaten (lokal und/oder verschlüsselt in die Cloud).
- Versionierung mit klaren Aufbewahrungsfristen.
- Wiederherstellungstests einplanen – besser einmal üben als im Ernstfall improvisieren.
Budget schonen, Ausfälle minimieren
- Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung – schont Liquidität bei Rollouts oder Modernisierung.
- Schneller Versand: Ersatzgeräte/Erweiterungen sind flott bei dir und halten Ausfallzeiten minimal.
- Austauschservice: Auf Wunsch vorkonfigurierte Geräte, damit du nach dem Auspacken direkt weiterkassierst.
Bonus: Musterablauf für die Kassen‑Nachschau
So behältst du Ruhe, wenn der Prüfer kommt – unangekündigt ist normal.
- Empfang und Legitimation
- Prüfer lässt sich ausweisen. Benenne einen verantwortlichen Ansprechpartner (Vertretung festlegen).
- Betrieb läuft weiter
- Verkauf/Service geht weiter; der Prüfer darf anwesend sein und Beobachtungen machen.
- Unterlagen bereitstellen
- Bedienungsanleitung der Kasse/Software.
- Verfahrensdokumentation (GoBD), inkl. TSE‑Beschreibung.
- TSE‑Informationen (Seriennummer/Zertifikat, Statusbeleg).
- Z‑Berichte/Tagesabschlüsse, Kassenbuch.
- DSFinV‑K‑Export erstellen
- Zeitraum laut Anforderung wählen, Export erzeugen, auf USB/Dateiträger bereitstellen. Exportdatei und Prüfsummen intern sichern.
- TSE‑Status zeigen
- Statusbeleg drucken oder im System anzeigen; ggf. Testbuchung mit Beleg.
- Kassensturz durchführen
- Auf Aufforderung Kassenlade zählen, Differenzen begründen und protokollieren.
- Dokumentation
- Gesprächsnotizen anfertigen (Datum, Uhrzeit, Namen, angeforderte Unterlagen/Exports).
- Nachbereitung
- Export/Protokolle archivieren, offene Punkte mit Steuerberater klären, ggf. Prozessverbesserungen einleiten.
Mit einem vorbereiteten DSFinV‑K‑Export, klaren Prozessen für Storno/Retouren, täglichen Z‑Berichten und einer gepflegten Verfahrensdokumentation sorgst du dafür, dass die Nachschau routiniert abläuft.
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Fazit: Wenn TSE, Belegausgabe, DSFinV‑K und GoBD miteinander verzahnt sind, wird Fiskalkonformität vom Stolperstein zum Vorteil. Mit den passenden Systemen von MagicPOS – Bondrucker, Barcodescanner, mobile Kassen plus GastroSoft oder PosSoft – startest du schnell, bleibst rechtssicher und hältst dein Team handlungsfähig. Und falls doch etwas hakt: Fernwartung, Finanzierung und schneller Versand geben dir die nötige Sicherheit im Tagesgeschäft.