Wenn Du Dein Kassensystem auswählst oder modernisierst, führt kein Weg an drei Abkürzungen vorbei: KassenSichV, GoBD und DSFinV‑K. Kurz und verständlich:
- KassenSichV: Regelt in Deutschland, dass elektronische Aufzeichnungen von Kassensystemen gegen Manipulation geschützt sein müssen. Herzstück ist die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung), die jeden relevanten Vorgang mit Signaturen absichert.
- GoBD: Legt fest, wie digitale steuerrelevante Daten aufzubewahren sind: vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit maschinell auswertbar. Dazu gehört auch eine klare Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Du mit Deinem Kassensystem arbeitest.
- DSFinV‑K: Das standardisierte Exportformat für Kassendaten. Bei einer Kassen‑Nachschau muss Dein System diese Daten revisionssicher und auf Knopfdruck bereitstellen.
Merke: Fiskalkonformität ist kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Prozess aus korrekter Einrichtung, sauberen Abläufen, Updates und regelmäßigen Backups.
TSE-Optionen im Vergleich: Cloud vs. Hardware
Du hast grundsätzlich zwei Wege, die TSE in Dein System zu integrieren. Beide sind zulässig – die Frage ist, was organisatorisch und technisch besser zu Dir passt.
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Cloud‑TSE
- Vorteile: Automatische Updates, zentrale Verwaltung mehrerer Kassen/Standorte, kein physischer Austausch bei Zertifikatswechseln, in der Regel schnelle Inbetriebnahme. Ideal für Filialbetriebe, Hotels, Ketten, mobile Setups (Foodtrucks, Pop‑Up).
- Voraussetzungen: Stabile Internetverbindung. Gute Lösungen puffern Kurz‑Ausfälle lokal und synchronisieren nach.
- Beachte: Prüfe, wie die Lösung Offline‑Zeiten abfedert und wie lange Puffer möglich sind.
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Hardware‑TSE (z. B. als USB‑Stick, SD‑Karte oder Terminal)
- Vorteile: Lokal, unabhängig von der Cloud, oft sehr robust. Keine laufenden Cloud‑Gebühren; Betrieb ist transparent planbar.
- Voraussetzungen: Physische Integration (USB/seriell), Verwaltung pro Kasse/Pro Gerät, gelegentlicher Austausch bei Ablauf der Zertifikate.
- Beachte: Sichere die TSE‑Komponenten vor Verlust/Diebstahl. Plane den TSE‑Wechsel (Zertifikatslaufzeit!) rechtzeitig ein.
Praxis‑Tipp: In Umgebungen mit wackeligem Netz oder kritischen Betriebszeiten (Stoßzeiten in der Gastro) lohnt eine Lösung, die offline signieren kann bzw. einen zuverlässigen Ausfallpuffer mit klarer Dokumentation bietet. Wir helfen Dir, die für Deinen Betrieb passende TSE‑Variante zu wählen.
Revisionssicherer Export und Kassen‑Nachschau: so bist Du vorbereitet
Die Kassen‑Nachschau kann unangekündigt kommen. Wenn es so weit ist, willst Du nicht suchen, sondern liefern. Was Du dafür brauchst:
- DSFinV‑K‑Export per Knopfdruck: Vollständig, maschinell auswertbar, inkl. TSE‑Daten (Signaturen, Seriennummer, Start‑/Stopp‑Transaktionen).
- Verfahrensdokumentation: Wer nutzt die Kasse wie? Rollen/Rechte, Kassenprozesse (z. B. Storno, Trinkgeld, Gutscheine), Ablage der Tagesabschlüsse, Backup‑Konzept.
- Bedienungsanleitung und TSE‑Nachweise: Zertifikat, Seriennummern, Inbetriebnahmeprotokolle.
- Tagesberichte, Z‑Berichte, Kassenbuch: Regelmäßig, unveränderbar, nachvollziehbar.
- Test‑ und Schulungsmodus: Klare Trennung von Trainingsbuchungen und Echtbetrieb.
Mit einer Lösung von MagicPOS richtest Du den Export und die Dokumentation von Anfang an korrekt ein. Wir zeigen Dir, wie Du mit PosSoft und GastroSoft den DSFinV‑K‑Export sicher bedienst und welche Dokumente griffbereit sein sollten.
Gastronomie: Tischlogik, Splitzahlungen, Küchenbons – und warum GastroSoft den Alltag erleichtert
In der Gastro zählt Speed und Übersicht:
- Tisch‑/Bereichsverwaltung: Tischnummern, Tische zusammenlegen/teilen, Saal‑ oder Terrassen‑Layouts, laufende Bons pro Tisch.
- Splitzahlungen: Ein Bon, mehrere Zahler – bar, Karte, gemischt. Trinkgeld sauber verbuchen.
- Küchen‑/Barbons: Gänge, Stationen, Prioritäten, Bon‑Reprints. Optional mit Küchenmonitor für leise, schnelle Abläufe.
- Zusatzartikel/Varianten: Beilagen, Garstufen, Allergene, Menüs.
- Reservierungen und Laufkundschaft: Schneller Wechsel zwischen Tischen und Take‑away.
Mit GastroSoft bekommst Du genau das: praxiserprobte Prozesse, TSE‑Fähigkeit, DSFinV‑K‑Export, plus Schnittstellen zu Bondruckern, Kassenladen, Küchenmonitoren. Wir kombinieren Dir die passende Hardware (z. B. kompakter Bon‑Drucker für Service, robuster Küchen‑Drucker in der Küche) und richten Splitzahlungen, Trinkgeld‑Workflows und Storno‑Rechte so ein, dass Du GoBD‑konform und gleichzeitig entspannt durch die Rush Hour kommst.
Hotellerie: PMS‑Schnittstellen, Frühstück/City‑Tax und Mehrfilialfähigkeit
An der Hotelrezeption treffen Front Office, Housekeeping und Kasse aufeinander:
- PMS‑Integration: Übergabe von Leistungen (Bar, Minibar, Spa) aufs Zimmer, Checkout‑Abrechnung, Gebühren/Steuern aus dem PMS. Achte auf saubere Schnittstellen (z. B. über gängige PMS‑APIs).
- Frühstück/City‑Tax: Unterschiedliche Steuersätze, saubere Trennung auf Belegen, tagesgenaue Abrechnung.
- Mehrfilialfähigkeit: Zentrale Artikelpflege und Preislisten, standortspezifische Steuern und Währungen (falls relevant), gemeinsame Reports.
- Nebenumsätze: Kiosk, Bar, Events – alles über eine einheitliche, TSE‑konforme Kassenlandschaft.
Mit einer passenden Kassenkonfiguration bindest Du Deine Rezeption, Bar und Kiosk sauber ans PMS an. Wir beraten Dich zu Schnittstellen, Steuertabellen und Belegdesigns, damit Frühstück, City‑Tax und Kurabgaben korrekt laufen – ohne Zusatzaufwand an der Front.
Einzelhandel: Bestandsführung, Rabatt‑ und Gutscheinflows, schnelle Barcodescans
Im Retail schlägt die Uhr an der Kasse:
- Bestandsführung: Warengruppen, Varianten (Größe/Farbe), Inventur, Mindestbestände, Lieferanten.
- Rabattlogik: Positions‑/Beleg‑Rabatte, Aktionen (z. B. 3 für 2), zeitgesteuerte Promo‑Preise, Mitarbeiter‑Rabatte – GoBD‑konform dokumentiert.
- Gutscheinflows: Verkauf, Einlösung, Teilbeträge, Restwert, Ablauf und Verlängerung – inklusive revisionssicherer Nachverfolgung.
- Barcodescans im Sekundentakt: 1D/2D‑Scanner, Kassenplätze mit Hand‑ oder Präsentationsscanner, Fehleingaben minimieren.
- Kassenlade/Wechselgeld: Sichere Cash‑Workflows, Z‑Berichte, Tagesabschlüsse.
Mit PosSoft richtest Du fixe Kassiermasken, Artikelsuche, Rabattfreigaben und Gutscheinverwaltung ein – plus DSFinV‑K‑Export. Wir wählen mit Dir Scanner (stationär oder mobil), stellen die Drucker auf Höchstleistung und sorgen für durchgehende Performance im Peak.
Apotheken und Kliniken: PZN‑/2D‑Barcodes, differenzierte Steuersätze, Kantinen‑/Kiosk‑Betrieb
Healthcare hat eigene Regeln:
- PZN‑ und 2D‑Barcodes: Sichere Erkennung und Zuordnung zu Artikeln/Chargen. 2D‑Scanner erfassen DataMatrix und PDF417 zuverlässig – wichtig für moderne Rezept‑ und Medikationsprozesse.
- Differenzierte Steuersätze: Arzneimittel, Medizinprodukte, Verpflegung, Taxen – klare Steuerkennzeichen, automatische Zuordnung pro Artikelgruppe.
- Kantine/Kiosk: Hoher Durchsatz zu Stoßzeiten, schnelle Artikelbuttons, Bargeld/Kartenzahlung, ggf. Mitarbeiter‑Rabattsysteme oder Guthabenkarten.
Wir konfigurieren Scanner und Artikelstammdaten so, dass PZN‑Codes und 2D‑Formate reibungslos laufen, und richten Steuersätze sauber ein. Für Kliniken kombinieren wir Theken‑Kassen (Kantine) mit zentralem Reporting – natürlich TSE‑konform.
Hardware, Ausfallsicherheit, Offline‑Betrieb, Remote‑Wartung und Schulung
Die beste Software braucht die richtige Hardware – und einen Plan B.
- Bondrucker
- Thermodrucker mit 80 mm Papier für schnelle, gut lesbare Bons.
- Anschluss per USB/LAN/WLAN; in der Gastro oft LAN für Stabilität.
- Küchen‑Drucker: hitzebeständig, lauter Signalton, ggf. Nadeldruck für Langlebigkeit.
- Barcodescanner
- 1D‑Scanner für Standard‑EANs; 2D‑Scanner für QR/DataMatrix/PDF417 (Apotheke, Tickets, eRezepte).
- Hand‑, Präsentations‑ oder kabellose Varianten je nach Kassenplatz.
- Ausfallsicherheit
- Offline‑Betrieb: Stelle sicher, dass die Kasse bei Netzproblemen weiter arbeitet und die TSE Signaturen puffert. Dokumentiere Ausfälle.
- USV (unterbrechungsfreie Stromversorgung) für Kasse, Drucker, Router.
- Regelmäßige Backups: Automatisiert, lokal und verschlüsselt in die Cloud.
- Remote‑Wartung und Updates
- Wir bieten Fernwartungspakete: schnelle Hilfe, proaktive Updates, Monitoring.
- Geplante Wartungsfenster außerhalb Deiner Geschäftszeiten.
- Schulung
- Kurze Onboarding‑Sessions fürs Team: Kassieren, Storno, Z‑Bericht, Export.
- Admin‑Training: Artikelpflege, Rollen/Rechte, Rabattregeln, DSFinV‑K‑Export, Verfahrensdoku.
So stellst Du sicher, dass Technik kein Flaschenhals ist – weder im Tagesgeschäft noch bei der Kassen‑Nachschau.
TCO und ROI: Welche Finanzierung für Dich Sinn macht
Ein Kassensystem ist eine Investition – aber die rechnet sich, wenn Du sie richtig planst.
- Einmalige Kosten: Kassenhardware (Terminal, Drucker, Scanner, Kassenlade), TSE (Cloud/Hardware), Einrichtung, Schulung.
- Laufende Kosten: Software‑Lizenzen/Wartung, TSE‑Service (bei Cloud), Support/Fernwartung, Papier/Verbrauch.
- Indirekte Kosten: Ausfallzeiten, Fehler, doppelte Datenpflege, Steuer‑Risiken.
- ROI‑Hebel: Schnellere Bezahlvorgänge, weniger Fehler/Stornos, weniger Wartezeit (höherer Durchsatz), transparente Bestände (weniger Schwund), saubere Exporte (weniger Aufwand bei Prüfungen).
Finanzierungsoptionen bei MagicPOS:
- Kauf auf Rechnung: Volle Investition upfront, dafür keine Zinsen. Sinnvoll, wenn Liquidität vorhanden ist und Du Abschreibungen planst.
- Ratenzahlung: Schont die Liquidität, Kosten verteilen sich planbar über die Nutzungsdauer. Ideal bei Wachstum, Filialerweiterungen oder Modernisierung mehrerer Kassen gleichzeitig.
Wie findest Du die wirtschaftlich beste Variante?
- Vergleiche die Gesamtkosten über 3–5 Jahre, inklusive TSE‑Erneuerung/Cert‑Wechsel, Support und Updates.
- Bewerte Produktivitätseffekte (Zeit pro Bon, Fehlbonierungen, Schulungsaufwand neuer Mitarbeitender).
- Ziehe geplante Expansion ein (Filialen, neue Kassenplätze). Cloud‑TSE und zentrale Artikelpflege skalieren hier oft günstiger.
- Nutze unsere Beratung: Wir rechnen Dir TCO/ROI transparent vor und schnüren ein Paket, das zu Deinem Cashflow passt.
Praxis‑Setups: Beispiele mit PosSoft und GastroSoft
Beispiel Gastro (Restaurant mit Küche und Terrasse)
- Software: GastroSoft mit Tisch‑Layout, Splitzahlungen, Trinkgeld‑Workflows.
- TSE: Cloud‑TSE mit Offline‑Puffer für Stoßzeiten.
- Hardware: 1x Kassen‑Terminal im Service, 1x Küchen‑Drucker (LAN, hitzeresistent), 1x Bon‑Drucker im Service, Kassenlade, optional Küchenmonitor.
- Services: Einrichtung inkl. Belegdesign, Rollen/Rechte, Schulung für Service/Küche, Fernwartungspaket für saisonale Updates.
- Ergebnis: Kürzere Wege, weniger Bon‑Fehler, sauberer DSFinV‑K‑Export.
Beispiel Einzelhandel (Modeboutique mit 2 Kassenplätzen)
- Software: PosSoft mit Varianten (Größe/Farbe), Bestandsführung, Gutscheinverwaltung.
- TSE: Hardware‑TSE je Kassenplatz (robust, planbar).
- Hardware: 2x Präsentationsscanner (schnelle Scans), 2x 80‑mm‑Thermodrucker, 2x Kassenladen.
- Services: Artikelimport, Rabattregeln (Sale/Personalrabatt), Inventur‑Schulung, Fernwartung.
- Ergebnis: Schnelles Kassieren, klare Bestände, revisionssichere Gutscheine.
Beispiel Hotel (Rezeption + Bar)
- Software: Kasse mit PMS‑Schnittstelle für Zimmerbuchungen/Leistungen.
- TSE: Cloud‑TSE für zentrale Verwaltung mehrerer Stationen.
- Hardware: All‑in‑One‑Terminal an der Rezeption, kompakter Drucker an der Bar.
- Services: Steuertabellen (City‑Tax, Frühstück), Belegdesigns, Rechteverwaltung, DSFinV‑K‑Export‑Training.
- Ergebnis: Nahtlose Abrechnung vom Zimmer bis zur Bar, korrekte Steuern, weniger Nacharbeit.
Deine Checkliste zum Mitnehmen
Kopiere Dir die Liste oder fordere die PDF‑Version bei uns an – so ziehst Du fiskalkonform und zukunftssicher in die nächste Kassensaison.
- Rechtliches/Compliance
- TSE vorhanden (Cloud oder Hardware), Seriennummer/Zertifikat dokumentiert
- GoBD‑konforme Verfahrensdokumentation erstellt/aktuell
- DSFinV‑K‑Export getestet (Probeexport)
- Rollen/Rechte definiert (Storno, Rabatt, Trainingsmodus)
- Branchenfunktionen
- Gastro: Tischlayout, Splitzahlungen, Küchenbons/Monitor, Trinkgeldflows
- Hotellerie: PMS‑Schnittstelle, Frühstück/City‑Tax, Mehrfilial‑Setup
- Einzelhandel: Bestandsführung, Rabatt‑/Gutscheinflows, Barcode‑Workflows
- Apotheke/Klinik: PZN‑/2D‑Scans, Steuersätze, Kantinen/Kiosk‑Kasse
- Hardware
- Bondrucker passend (Service/Küche), Papierbreite 80 mm, LAN/USB/WLAN
- Scanner (1D/2D, Hand/Präsentation, mobil), Test mit Deinen Artikeln/Belegen
- Kassenlade, USV, stabile Netzwerkinfrastruktur
- Betrieb/Prozesse
- Tagesabschluss/Z‑Bericht standardisiert
- Backups automatisiert (lokal + Cloud), Wiederherstellung getestet
- Offline‑Betrieb und Ausfallpuffer dokumentiert
- Schulung für Team (Kassieren, Storno, Export) durchgeführt
- Wirtschaftlichkeit
- TCO über 3–5 Jahre gerechnet (inkl. TSE‑Zyklen)
- Finanzierung gewählt: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung
- Support/Fernwartungspaket gebucht, Wartungsfenster geplant
Wenn Du möchtest, setzen wir die Punkte gemeinsam um – mit wettbewerbsfähigen Preisen, schnellem Versand, persönlicher Fachberatung und unseren Fernwartungspaketen. So bekommst Du ein Kassensystem, das heute fiskalkonform ist und morgen noch besser skaliert.