Kurz gesagt: Fiskalkonform bedeutet, dass Dein Kassensystem alle rechtlichen Vorgaben erfüllt, damit Umsätze manipulationssicher aufgezeichnet und bei einer Prüfung nachvollziehbar sind. In Deutschland ist das seit 2020 durch die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und § 146a AO geregelt. Herzstück ist die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die jede Kassentransaktion kryptografisch signiert. So kannst Du gegenüber dem Finanzamt nachweisen, dass nichts nachträglich “schön gerechnet” wurde.
Das betrifft Dich, wenn Du im Einzelhandel, in der Gastronomie oder in Apotheken Waren oder Dienstleistungen gegen Bar- oder Kartenzahlung anbietest. Auch Mischmodelle (z. B. Laden mit Café-Ecke) fallen darunter. Wichtig ist, dass Dein System:
- jede Transaktion vollständig, unveränderbar und zeitnah erfasst,
- eine TSE nutzt (Hardware- oder Cloud-TSE, BSI-zertifiziert),
- die gesetzlich geforderten Belege ausgibt,
- und die geforderten Datenexporte für Prüfungen bereitstellt (z. B. DSFinV-K).
Keine Sorge: Das klingt komplex, lässt sich mit der richtigen Lösung aber sehr komfortabel umsetzen.
Hinweis: Das ist keine Rechtsberatung. Kläre Details im Zweifel mit Deiner Steuerberatung oder Deinem Finanzamt – oder hol Dir Unterstützung von uns.
Die wichtigsten gesetzlichen Anforderungen in Kürze
Folgende Punkte solltest Du kennen – unabhängig von Deiner Branche:
- TSE-Pflicht: Deine Kasse muss an eine zertifizierte TSE angebunden sein. Jede Buchung wird signiert, inklusive Storno, Trinkgeld, Gutschein-Einlösung usw.
- Belegausgabepflicht: Du musst Deinen Kundinnen und Kunden einen Beleg anbieten (Papier oder elektronisch). Der Beleg enthält u. a. TSE-Seriennummer, Signaturzähler und Zeitstempel.
- GoBD-konforme Datenhaltung: Aufzeichnungen müssen vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sein.
- DSFinV-K-Export: Bei Kassennachschau oder Betriebsprüfung musst Du die geforderten Daten standardisiert exportieren können.
- Kassen-Nachschau: Das Finanzamt darf unangekündigt prüfen. Wichtig sind daher durchgängige Daten, korrekte Boninhalte und ein schneller Datenexport.
- Melde- und Dokumentationspflichten: Für TSE, Kassen und Seriennummern gelten Melde- bzw. Dokumentationspflichten. Prüfe die für Dich gültigen Vorgaben.
Je nach Branche kommen Besonderheiten hinzu – zum Beispiel unterschiedliche Steuersätze, besondere Belegarten oder spezielle Prozessschritte (Tischwechsel, Rezeptabrechnung, Retouren, Bewirtungsbelege).
Warum eine zukunftssichere TSE-Schnittstelle unverzichtbar ist
Die TSE ist das Sicherheitsmodul Deiner Kasse. Zukunftssicher heißt:
- BSI-zertifiziert: Nur TSEs mit gültigem Zertifikat sind zulässig.
- Updatefähig: Gesetzliche Änderungen und Zertifikatsläufe kommen vor. Eine TSE- und Kassen-Software, die Updates einfach per Fernwartung bekommt, spart Dir Zeit und Nerven.
- Flexible Anbindung: Hardware-TSE (z. B. USB, SD, Terminal) oder Cloud-TSE – wichtig ist, dass Dein System beides unterstützt und zu Deinem Betrieb passt.
- Voll integriert: Die Kasse muss alle relevanten Vorgänge signieren: Verkäufe, Stornos, Trinkgelder, Retouren, Gutscheine, Rabatte, Tischsplits, Kassensturz, Kassenentnahmen/Einlagen.
- Sauberer Datenexport: DSFinV-K, TSE-Export (TAR-Dateien) und Prüfberichte auf Knopfdruck.
Genau hier setzt MagicPOS an: Unsere vollständig integrierten Kassensysteme mit TSE-Schnittstelle verbinden zertifizierte Sicherheit mit praxisnahen Funktionen – und sind auf Updates und Fernwartung ausgelegt.
Praxis: Einzelhandel – schnell, korrekt und prüfsicher
Im Einzelhandel zählt Tempo an der Kasse – ohne Kompromisse bei der Compliance. Typische Herausforderungen:
- Artikelvielfalt, Barcodes, Preisaktionen und Rabatte
- Retouren und Umtausch mit korrekter Verbuchung
- Gutscheine (Verkauf, Einlösung, Restguthaben)
- Verschiedene Zahlungsarten (Bar, Karte, mobil)
- Filialbetrieb mit mehreren Kassen und Rollenrechten
Wie unterstützt Dich MagicPOS?
- Kasse mit PosSoft-Integration: Schnelle Scanprozesse, sauberes Handling von Rabatten, Gutscheinen und Retouren – alles TSE-konform signiert.
- Belege “by default” korrekt: TSE-Seriennummer, Signaturzähler und Zeitstempel sind automatisch auf dem Bon enthalten.
- DSFinV-K und TSE-Export: Auf Tastendruck für Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung bereit.
- Passende Hardware: Bondrucker, Barcodescanner, Kassenladen – abgestimmt und vorkonfiguriert.
- Service und Fernwartung: Wir richten Deine Kasse ein, schulen Dein Team, spielen Updates auf und helfen im Alltag per Fernwartungspaket.
- Flexible Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder bequem in Raten – damit Du ohne große Vorlaufkosten startest.
Ergebnis: Reibungslose Abläufe an der Kasse, korrekte Buchungen im Hintergrund – und Du bist bei Prüfungen jederzeit auskunftsfähig.
Praxis: Gastronomie – Tische, Splits, Stornos und Trinkgeld im Griff
Gastro hat eigene Regeln: Laufende Tische, Getrenntzahlen, Bewirtungsbelege und das sauber dokumentierte Storno einer versehentlichen Bonierung. Typische Anforderungen:
- Tisch- und Gangsteuerung, Bons für Küche/Bar
- Getrennte Zahlungen, Rechnungs-Splits, Zusammenführen von Tischen
- Inhouse/Take-away mit unterschiedlichen Steuersätzen
- Trinkgeld, Mitarbeiterrollen, zeitweise Offline-Betrieb auf der Terrasse
- Bewirtungsbelege und Tagesabschlüsse
Wie hilft MagicPOS mit GastroSoft?
- Intuitive Tischverwaltung: Alle Buchungen werden TSE-konform signiert – inklusive Splits, Umbuchungen und Stornos.
- Richtige Steuersätze: Im-/Außer-Haus-Umsätze werden korrekt ausgewiesen.
- Trinkgeldprozesse: Transparent und regelkonform verbucht.
- Bewirtungsbelege: Ausgabefertig mit den nötigen Angaben.
- Küche/Bar-Workflow: Produktionsbons ohne Chaos – und die Fiskalbons bleiben sauber getrennt.
- Fernwartung und Schulung: Wir begleiten Dich vom Setup bis zum laufenden Betrieb und unterstützen schnell, wenn es brennt.
Plus: Schneller Versand der Hardware, wettbewerbsfähige Preise und Support von Leuten, die Gastro-Alltag wirklich kennen.
Praxis: Apotheken und medizinische Einrichtungen – sensibel und regelkonform
Apotheken und medizinische Kassenplätze bringen besondere Prozesse mit:
- Unterschiedliche Steuersätze (z. B. 7 % / 19 %) und steuerfreie Vorgänge
- Rezeptanteile, Zuzahlungen, Nachtdienstzuschläge
- OTC-Verkauf, ggf. Medizinprodukte mit Chargen/Verfallsdaten
- Datenschutzanforderungen und klare Trennung sensibler Daten
- Sonderfälle wie Rabattverträge oder Retax-relevante Abläufe (fachlich extern abzubilden)
Wie unterstützt Dich MagicPOS?
- Klar strukturierte Kassenprozesse: Verkauf, Storno, Retouren und Zuzahlungen TSE-konform und nachvollziehbar.
- Beleginhalte korrekt: Alle fiskalrelevanten Angaben auf dem Bon – ohne manuelles Nacharbeiten.
- DSFinV-K-Export und Prüfmodus: Deine Daten sind prüffähig vorbereitet, Ausgaben erfolgen standardisiert.
- Passende Peripherie: Schnelle Bondrucker, Scanner für PZN/Barcodes – vorkonfiguriert.
- Beratung durch Fachleute: Wir berücksichtigen Deine Abläufe vor Ort und verbinden sie mit den fiskalen Vorgaben.
- Remote-Updates: Gesetzesänderungen oder Software-Updates setzen wir per Fernwartung auf – planbar und sicher.
So stellst Du sicher, dass die Kasse im HV genauso zuverlässig ist wie Deine Beratung am Kunden.
Was ein fiskalkonformes System im Alltag konkret leistet
Damit Du ein Gefühl bekommst, was “unter der Haube” passiert, hier die wichtigsten Funktionen, die ein gutes System wie MagicPOS standardmäßig mitbringt:
- Lückenlose Transaktionskette: Jeder Vorgang wird gestartet, signiert und abgeschlossen – manipulationssicher und nachvollziehbar.
- Saubere Storno-Logik: Korrekturen sind erlaubt, aber transparent protokolliert und signiert.
- Bon mit Pflichtangaben: Enthält u. a. TSE-Seriennummer, Signaturzähler, Prüfwert, Zeitstempel.
- Tagesabschluss und Kassensturz: Ordnungsgemäß protokolliert, inkl. Entnahmen/Einlagen.
- Standardisierte Exporte: DSFinV-K und TSE-TAR-Dateien auf Abruf.
- Rechte- und Rollenkonzepte: Wer darf was? Nachvollziehbar und revisionssicher.
- Ausfallsicherheit: Lokale Hardware-TSE oder Cloud-TSE – je nach Betrieb mit Fallback-Konzept.
Kurz: Du arbeitest wie gewohnt – das System sorgt im Hintergrund dafür, dass alles prüfbar und gesetzeskonform läuft.
Warum MagicPOS: einfach, schnell, verlässlich
Wir haben MagicPOS 2016 gegründet, um genau diese Anforderungen pragmatisch zu lösen. Was Du davon hast:
- Branchenfokus: Lösungen für Einzelhandel, Gastronomie und medizinische Kassenplätze.
- Komplett aus einer Hand: Kasse mit TSE-Schnittstelle, Software (GastroSoft, PosSoft), Drucker, Scanner – alles integriert.
- Wettbewerbsfähige Preise und schneller Versand: Damit Du ohne Wartezeiten startest.
- Fachberatung und Fernwartungspakete: Persönliche Ansprechpartner, die sich kümmern – remote und vor Ort.
- Flexible Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung, passend zu Deinem Budget.
- Zielsichere Einrichtung: Wir konfigurieren Deine Kasse so, dass Deine Workflows ab Tag eins sitzen – inkl. Schulung des Teams.
Unser Hauptsitz ist in Mühlingen am Bodensee – aber wir unterstützen Dich deutschlandweit.
Dein Fahrplan zur Fiskalkonformität
Wenn Du neu startest oder umrüstest, hilft dieser Ablauf:
1) Status prüfen
- Welche Kassen nutzt Du? Sind TSE und Software auf aktuellem Stand?
- Sind Boninhalte, Steuersätze und Prozesse (Storno, Trinkgeld, Retouren) korrekt abgebildet?
2) Passende Lösung wählen
- Hardware- oder Cloud-TSE? Einzelkasse oder Filialsetup?
- Branchensoftware: GastroSoft oder PosSoft – je nach Fokus.
3) Einrichtung und Schulung
- Einrichtung durch MagicPOS, Übernahme/Anlage von Artikeln, Steuersätzen, Layouts.
- Team-Schulung für Tagesgeschäft, Stornos, Abschlüsse und Exporte.
4) Prüfbereitschaft sicherstellen
- Test-Belege checken, DSFinV-K/TSE-Export probieren.
- Dokumentation und ggf. Meldungen anstoßen (in Abstimmung mit Steuerberatung).
5) Betrieb und Support
- Regelmäßige Updates, kurze Reaktionszeiten via Fernwartung, klarer Ansprechpartner.
So bist Du sicher aufgestellt – heute und morgen.
Fazit: Fiskalkonformität ist kein Hexenwerk, wenn Technik und Prozesse zusammenpassen. Mit einer zukunftssicheren TSE-Schnittstelle, sauberer Beleg- und Exportlogik sowie praxisnaher Branchensoftware bleibst Du gesetzeskonform und behältst im Alltag Tempo. MagicPOS hilft Dir dabei, die Vorgaben einfach und zuverlässig umzusetzen – damit Du Dich auf das konzentrieren kannst, was zählt: Deine Gäste, Kundinnen und Patienten.