Wenn Du heute Kassen einsetzt – egal ob im Einzelhandel, in der Gastro/Hotellerie oder im medizinischen Umfeld – kommst Du an TSE, DSFinV-K und KassenSichV nicht vorbei. Seit 2020 gelten verschärfte Anforderungen an Aufzeichnung, Unveränderbarkeit und Auswertbarkeit von Kassendaten. Das Ziel: transparente, fälschungssichere Prozesse, die einer Kassen-Nachschau jederzeit standhalten und Dir gleichzeitig effiziente Abläufe ermöglichen. Gute Nachricht: Mit der richtigen Systemwahl und ein paar Best Practices bekommst Du das schlank und zukunftssicher hin.
Kurz erklärt: TSE, DSFinV-K und KassenSichV
- TSE (Technische Sicherheitseinrichtung): Die TSE signiert jeden relevanten Geschäftsvorfall kryptografisch und sorgt dafür, dass Daten manipulationssicher protokolliert werden. Es gibt hardwarebasierte Varianten (z. B. USB/SD) und Cloud-TSE. Wichtig ist die zertifizierte Anbindung an Dein Kassensystem.
- DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung – Kassen): Einheitliches Exportformat für Kassendaten. Bei einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung musst Du Deine Daten vollständig und lückenlos im DSFinV-K-Format bereitstellen können.
- KassenSichV (Kassensicherungsverordnung): Regelt u. a. TSE-Pflicht, Belegausgabepflicht, Anforderungen an Protokollierung, Meldungen sowie technische Mindeststandards. Sie ist der Rahmen, der Deine Kasse fiskalkonform macht.
Wichtig in der Praxis:
- Jede Buchung muss in der TSE erfasst werden (inkl. Stornos, Trainings, Trinkgeldern, Zahlarten).
- Tagesabschlüsse (Z-Bons) und DSFinV-K-Export müssen auf Knopfdruck abrufbar sein.
- Belege müssen alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten.
- Prozesse sollten in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein, damit Du im Prüfungsfall zeigen kannst, wie gearbeitet wird.
Best Practices für Gastronomie und Hotellerie
In Gastronomie und Hotel treffen hohe Frequenz, viele Sonderfälle und wechselnde Zahlarten aufeinander. So bleibst Du rechtssicher – und schnell:
- Tischverwaltung mit klaren Verantwortlichkeiten: Wer eröffnet, bucht, übergibt? Jede Aktion erzeugt einen nachvollziehbaren, signierten Vorgang.
- Splittzahlung sauber abbilden: Bar, Karte, Gutschein, App-Payment – jede Teilzahlung wird einzeln dokumentiert und der TSE übergeben.
- Storno- und Umbuchungsregeln: Nur mit Berechtigung, immer mit Grund, lückenlos in den Protokollen.
- Trinkgeldprozesse: Ob als Arbeitgebertrinkgeld oder direkter Tip – steuerliche Behandlung im System sauber trennen und ausweisen.
- Bewirtungsbelege und Rechnungen mit Firmenanschrift: Auf Wunschbeleg rasch wechseln, Pflichtangaben automatisch ziehen.
- Hotel-spezifisch: Leistungen bündeln (Übernachtung, Frühstück, Minibar) und auf Rechnung oder House Account buchen – inklusive korrekter Steuerkennzeichen und Datumsketten.
Mit GastroSoft als Software profitierst Du von:
- Starker Tisch- und Gangsteuerung, Splitt- und Zusammenführen-Funktionen
- Schnellen Workflows für Stornos/Umbuchungen mit Pflichtbegründung
- Nahtloser TSE-Integration und DSFinV-K-Export
- Optionalen Modulen für Lieferservice, Reservierungen und Kassen-Nachschau-Reporting
Best Practices für den Einzelhandel
Retail steht und fällt mit Bestandssicherheit, Geschwindigkeit am POS und sauberem Retourenprozess:
- Wareneingang mit Referenzen: Lieferscheine/Bestellungen erfassen, Artikel eindeutig (Barcode/PLU) zuordnen, Preis- und Steuerkennzeichen konsistent pflegen.
- Inventur zyklisch statt Big Bang: Laufende Stichproben plus jährliche Vollinventur spart Zeit und reduziert Abweichungen.
- Etiketten und Scannen: Barcode-First-Strategie minimiert Tippfehler und sorgt für fehlerfreie TSE-Buchungen.
- Retouren und Umtausch: Klare Gründe, eindeutige Belegbezüge, Rückzahlung in der ursprünglichen Zahlart – alles sauber protokolliert.
- Gutscheine und Rabatte: Unterschied zwischen Preisnachlass, Aktionsrabatt und Gutscheinbuchung trennen; Ablaufdaten und Restwerte systemgeführt.
- Abverkaufs- und Abschriftenprozesse: Dokumentiert, berechtigt und in Tagesabschluss/Z-Bericht nachvollziehbar.
Mit PosSoft erhältst Du:
- Schnelle POS-Maske mit Artikelstamm, Wareneingang, Etiketten- und Inventurmodul
- Integrierte Retouren- und Gutscheinlogik
- Vollständige TSE-Anbindung und DSFinV-K-Exportschnittstelle
- Auswertungen für Bestände, Top-Seller und Mitarbeiterrechte
Best Practices für Apotheken
Apotheken bewegen sich zwischen Freiwahl, Rx, Rezeptur und Taxierung – hier ist Präzision Pflicht:
- Rezeptur/Defektur: Rohstoffe, Herstellschritte und Preise sauber dokumentieren; Abgabe mit korrekten Steuerkennzeichen buchen.
- Taxierung: Abrechnungsschemata standardisieren, damit die Kasse die richtigen Beträge und Zuzahlungen ausweist.
- Sonderfälle korrekt abbilden: Botendienste, Notdienstpauschalen, Nacht-/Notdienstzuschläge – als eigene Artikel/Leistungsarten mit klaren Regeln.
- Retouren und Vernichtung: Nicht verkehrsfähige Ware mit dokumentiertem Grund, separate Prozesse für Hersteller-Retouren vs. Kundenrückgaben.
- Belege mit Pflichtangaben: PZN, Chargen- oder Serieninformationen dort, wo erforderlich; kundenbezogene Rechnungen auf Wunsch.
Wichtig: Stelle sicher, dass Dein System die für Apotheken typischen Workflows unterstützt und alle Vorgänge TSE-konform protokolliert. MagicPOS berät Dich, welche Kombination aus Softwaremodulen und Hardware Deinen Alltag am besten abbildet.
Best Practices für Krankenhäuser und medizinische Einrichtungen
In Kliniken, MVZs und Praxen treffen Patienten-, Kassen- und Nebenbetriebsprozesse (Cafeteria, Shop) aufeinander:
- Patienten-Workflows: Zuzahlungen, Wahlleistungen, Rezeptgebühren oder private Leistungen eindeutig erfassen – getrennt nach Kostenstellen und mit nachvollziehbaren Belegen.
- Kassen in Nebenbetrieben: Hohe Frequenz sicher abwickeln; Rabatt- und Mitarbeiterkonditionen sauber trennen.
- Rollen und Berechtigungen: Medizinisches Personal, Kasse, Verwaltung – differenzierte Rechte, damit Stornos, Trainings und Abschlüsse dokumentiert und berechtigt sind.
- Schnittstellen: Falls Abrechnungssysteme vorhanden sind, klare Trennung zwischen medizinischer Dokumentation und POS-Prozessen; DSFinV-K bleibt POS-seitig jederzeit exportierbar.
- Audit-Readiness: Kassen-Nachschau-Prozesse üben, DSFinV-K-Export testen, Verfahrensdokumentation aktuell halten.
MagicPOS unterstützt Klinik-Setups mit robusten Kassen, passenden Bondruckern und Scannern, die im Schichtbetrieb zuverlässig laufen, plus Fernwartung zur schnellen Hilfe.
Entscheidungshilfe: Welche Lösung passt zu Dir?
Die richtige Kombination hängt von Branche, Filialanzahl, Schnittstellenbedarf und Budget ab:
- Integrierte TSE-Kassensysteme: Ideal, wenn Du eine kompakte All-in-one-Lösung willst. Vorteile: Weniger Komplexität, schnelle Inbetriebnahme, ein Ansprechpartner.
- TSE-Varianten: Hardware-TSE (z. B. USB/SD) ist einfach vor Ort zu betreiben; Cloud-TSE ist flexibel für Filialen/Skalierung – beides zertifiziert und mit Signaturjournal.
- GastroSoft: Speziell für Gastronomie/Hotellerie mit starker Tisch-, Kurs- und Zahlungslogik. Perfekt für Split-Zahlungen, Bewirtungsbelege und Service-Workflows.
- PosSoft: Für den Einzelhandel mit Fokus auf Warenwirtschaft light, schnellen Scans und sauberem Retouren-/Gutscheinhandling.
- Hardware, die den Unterschied macht:
- Bondrucker mit hoher Druckgeschwindigkeit und Cutter für Spitzenzeiten
- Barcodescanner (1D/2D), kabelgebunden oder kabellos – je nach Kassenplatz und Bewegungsradius
- Kassenladen mit Widerstand für häufige Öffnungen
- Kundendisplays für Transparenz am POS
- Optionale Tablets/All-in-one-Touchsysteme für mobile Theken oder Terrassen
MagicPOS hilft Dir, die passende Mischung zu wählen – skalierbar, fiskalkonform und mit Blick auf Deine realen Prozesse.
Deine Checkliste für die Migration
- Anforderungsaufnahme:
- Branche, Zahlarten, Filialen, Rollen, Sonderfälle (Gutscheine, Lieferdienste, Rezeptur etc.)
- Systemwahl:
- TSE-Art (Hardware/Cloud), Software (GastroSoft/PosSoft), Hardware (Drucker, Scanner, Kasse)
- Datenübernahme:
- Artikelstamm, Preise/Steuersätze, Tische/Zimmer, Benutzer und Rechte
- Fiskal-Setup:
- TSE-Initialisierung, Seriennummern dokumentieren, Beleglayout prüfen, DSFinV-K-Export testen
- Prozesse schärfen:
- Storno-/Retourenregeln, Trinkgelder, Abschlüsse (X-/Z-Bon), Inventur- und Wareneingang
- Verfahrensdokumentation:
- Ist-Prozess beschreiben, Verantwortliche benennen, Backup- und Update-Plan festhalten
- Go-Live-Plan:
- Testbetrieb, Fallback-Szenarien, Supportkontakte, Schulungstermine
- Nach dem Start:
- Erste Kassen-Nachschau-Simulation, DSFinV-K-Probeexport, Feedback der Teams einsammeln
Tipp: Plane Pufferzeiten rund um Monats- und Jahresabschlüsse ein und teste alle Zahlarten sowie Sonderfälle vorher in Ruhe.
Schulung, Updates und Remote-Wartung: So bleibt alles sauber
- Schulung praxisnah: Trainiere realistische Szenarien (Split, Storno, Retouren, Trinkgeld, Abschlüsse). Kurze Lernvideos und Spickzettel helfen im Alltag.
- Rollenbasiert schulen: Service/Verkauf, Leitung, Buchhaltung – jede Gruppe bekommt die relevanten Funktionen.
- Updates planen: Sicherheits- und Funktionsupdates zeitnah einspielen; nach Updates DSFinV-K-Export und Belegdruck kurz testen.
- Remote-Wartung nutzen: Viele Themen löst der Support per Fernzugriff in Minuten – ideal bei Kassen-Nachschau-Fragen oder Layoutkorrekturen.
- Monitoring: Papierstand, Druckerstatus, TSE-Zertifikatslaufzeiten im Blick behalten, damit es im Peak nicht knirscht.
- Dokumentation leben: Änderungen am Prozess gleich in der Verfahrensdokumentation nachziehen.
Wie MagicPOS den Umstieg entspannt macht
MagicPOS Kassen IT Fachhandel GmbH ist seit 2016 auf fiskalkonforme Kassenlösungen spezialisiert und seit 2021 als GmbH mit Sitz in Mühlingen am Bodensee unterwegs. Unser Fokus: Lösungen, die in Deiner Branche wirklich funktionieren – und das zu fairen Konditionen.
Was Du erwarten kannst:
- Fachberatung statt Bauchgefühl: Wir analysieren Deine Prozesse und empfehlen Dir die passende Kombination aus integrierter TSE-Kasse, GastroSoft oder PosSoft sowie geeigneter Hardware (Bondrucker, Barcodescanner, Kassenladen, Displays).
- Wettbewerbsfähige Preise und flexible Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung – Du entscheidest, wie es zu Deinem Cashflow passt.
- Schnelle Lieferzeiten: Damit Du ohne Stillstand migrierst und rechtzeitig live gehst.
- Reibungsloser Start: Vorkonfiguration, TSE-Initialisierung, Testbelege, DSFinV-K-Probeexport – auf Wunsch alles vorbereitet.
- Service, der bleibt: Fernwartungspakete, Updates, Ersatzgeräteoptionen und ein Support, der Deine Branche spricht.
Fazit: Fiskalkonformität ist kein Bürokratiemonster, wenn System, Prozesse und Team zusammenpassen. Mit der richtigen TSE-Anbindung, DSFinV-K-Sicherheit, einer KassenSichV-konformen Software und zuverlässiger Hardware bist Du rechtlich auf der sicheren Seite – und arbeitest gleichzeitig schneller und smarter. MagicPOS begleitet Dich von der Auswahl bis zum laufenden Betrieb, damit Du Dich auf das konzentrierst, was zählt: Dein Geschäft.