Fiskalkonform kassieren klingt erstmal nach Paragrafen-Dschungel. In der Praxis bedeutet es vor allem: Deine Kassendaten sind vollständig, unveränderbar und jederzeit prüfbar. Für dich als Händler:in, Gastronom:in, Hotelier oder im Gesundheitswesen (Apotheke/Krankenhaus) geht es um sichere Prozesse, weniger Risiko bei Prüfungen und mehr Ruhe im Tagesgeschäft.
Das Fundament bilden drei Bausteine:
- Eine zertifizierte TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) schützt Transaktionen kryptografisch.
- Der DSFinV‑K‑Export liefert deine Kassendaten in dem Format, das die Finanzverwaltung erwartet.
- Die Belegausgabepflicht sorgt dafür, dass jeder Vorgang einen Beleg bekommt – gerne auch digital.
On top: die Kassen‑Nachschau. Die Finanzverwaltung darf unangekündigt vorbeischauen und genau diese Bausteine einsehen. Mit einem gut aufgesetzten System ist das eine Sache von Minuten – nicht von Schweißperlen.
TSE, DSFinV‑K und Belegausgabe – kurz und verständlich
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TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)
- Aufgabe: Jede Transaktion wird mit einer Signatur versehen und lückenlos protokolliert.
- Formen: Hardware (z. B. USB/SD) oder Cloud‑TSE – Hauptsache BSI‑zertifiziert.
- Im Beleg sichtbar: TSE‑Infos wie Signaturzähler/Prüfwert und Seriennummer der TSE.
- Wichtig: TSE‑Status regelmäßig prüfen und rechtzeitig erneuern (Zertifikatslaufzeiten beachten).
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DSFinV‑K‑Export
- Standardisiertes Datenformat für Prüfungen.
- Beinhaltet u. a. alle Bon- und Programmierdaten, Zahlungsarten, Stornos, Rabattierungen.
- Tipp: Export regelmäßig testweise ziehen und archivieren – so vermeidest du Überraschungen.
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Belegausgabepflicht
- Für jeden Geschäftsvorfall musst du einen Beleg ausgeben (Papier oder eBon).
- Der Kunde muss den Beleg nicht mitnehmen.
- Prüfe, ob alle Pflichtangaben enthalten sind (u. a. Datum/Uhrzeit, Positionen, Steuern, TSE‑Infos).
Kassen‑Nachschau: So läuft eine Prüfung ab
Die Kassen‑Nachschau kann unangekündigt passieren – mitten im Betrieb. Typischer Ablauf:
- Der Prüfer weist sich aus.
- Er kann einen Testkauf machen und den Beleg prüfen.
- Er fragt nach deiner Verfahrensdokumentation und Bedienungsanleitung.
- Er verlangt DSFinV‑K‑ und TSE‑Export (meist per USB oder Download).
- Kassensturz/Zählprotokoll kann abgefragt werden.
Was du parat haben solltest:
- Ansprechpartner mit Kassenkompetenz
- Zugriff auf DSFinV‑K-/TSE‑Export und Z‑Berichte
- Verfahrensdokumentation (Abläufe von Kasse, Kassenabschlüssen, Rollen/Rechten, Backups)
- Nachweise zu Updates und TSE‑Status
- Belegmuster (inkl. TSE‑Angaben)
Mit einem integrierten System sind das ein paar Klicks – und die Nachschau ist schnell wieder Geschichte.
Handel: Stornos, Gutscheine und Filialen im Griff
Im Einzelhandel geht es um Geschwindigkeit an der Kasse – und um saubere Prozesse bei Sonderfällen:
- Rabatte, Stornos, Umtausch/Gutschrift: immer mit Begründung und Nutzerrolle.
- Gutscheine/Wertkarten: Unterscheide Verkauf und Einlösung, dokumentiere Teilleistungen.
- Mehrere Steuersätze: korrekte Zuordnung der Artikel, saisonale Anpassungen im Blick.
- Filialbetrieb: konsistenter Artikelstamm, Nutzerrechte je Standort, zentraler DSFinV‑K‑Export.
- Inventurdifferenzen: Zählprotokolle und Nachweise revisionssicher ablegen.
Wie MagicPOS hilft:
- PosSoft mit TSE‑Anbindung, Rollen- und Rechtekonzept, klaren Storno-/Rabatt‑Workflows.
- Barcodescanner, Bondrucker, Kassenlade – alles vorkonfiguriert und schnell versendet.
- Ein‑Klick‑Exporte und automatisierte Tagesabschlüsse für stressfreie Prüfungen.
Gastro & Hotellerie: Tische, Zimmer und Split‑Bills sauber abbilden
In der Gastro und im Hotel sind Prozesse komplexer – gerade deshalb ist klare Struktur Gold wert:
- Tischverwaltung: jeder Tisch entspricht offenen Buchungen; Umbuchen, Zusammenlegen, Split‑Bills lückenlos dokumentieren.
- Laufende Bons: Küche/Bar erhalten Produktionsbons; am Ende entsteht ein fiskaler Abschlussbeleg.
- Bewirtungsbelege: vollständige Angaben sicherstellen.
- Hotellerie: Zimmerkonten, City‑Tax, Anzahlungen, No‑Shows, Firmen-/Kostenstellenabrechnung sauber trennen.
- Nachtabschluss: automatisiert und nachvollziehbar, inklusive Z‑Bericht und DSFinV‑K‑Archiv.
Wie MagicPOS hilft:
- GastroSoft integriert Tisch-/Zimmerlogik, Split‑Bills, Bewirtungsbelege und Folios für Hotels.
- TSE‑Signaturen laufen im Hintergrund – auch bei lang laufenden Tischen/Stay‑Accounts.
- Schnittstellen zu Bondruckern/Küchenmonitoren, plus Fernwartung für schnelle Hilfe im Service.
Gesundheitswesen: Apotheken und Krankenhäuser mit Sonderprozessen
Apotheken
- Rx/OTC sauber trennen: korrekte Steuersätze, Zuzahlungen, Eigenanteile dokumentieren.
- Rezeptur: Herstellung, Taxation und Abgabeprozesse nachvollziehbar protokollieren.
- Stornos nur mit Begründung und Benutzerfreigabe; Retax‑Risiken minimieren durch klare Workflows.
- E‑Bons und Datenschutz: sensible Daten sparsamer ausweisen, aber fiskale Pflichtangaben sicherstellen.
Krankenhäuser
- Stationskassen: Ein-/Auszahlungen (z. B. Wahlleistungen, Kautionen, Begleitpersonen) rollenbasiert erfassen.
- Kassenlager je Station, regelmäßiger Kassensturz/Zählprotokolle, klare Vertreterregelung.
- Cafeteria/Shop als separate Kassenmandanten führen; zentraler DSFinV‑K‑Export für die Verwaltung.
Wie MagicPOS hilft:
- PosSoft/GastroSoft mit TSE‑Schnittstelle für Verkaufs- und Stationsprozesse.
- Rollen-/Rechtekonzepte, Protokolle und Prüflisten speziell für Health‑Care‑Anforderungen.
- Schnelle Fernwartung bei Fragen – ohne Wartezeit auf Vor‑Ort‑Termine.
Checkliste: Revisionssichere Kassenprozesse, Datensicherung und Updates
Prozesse & Organisation
- Verfahrensdokumentation aktuell halten (System, Prozesse, Zuständigkeiten, Notfälle).
- Rollen und Rechte: Wer darf buchen, stornieren, Preise ändern, Exporte ziehen?
- Tagesablauf: Kassenbeginn, Laufbetrieb, Tagesabschluss mit Z‑Bericht – schriftlich festlegen.
- Storno-/Rabattregeln: Begründungspflicht, zweite Freigabe bei hohen Beträgen.
- Belegausgabe: Papier und/oder eBon; Pflichtangaben regelmäßig prüfen.
Technik & Daten
- TSE‑Statusmonitoring: Seriennummer, Zertifikatslaufzeit, Fehlermeldungen im Blick.
- DSFinV‑K‑Export: monatlich testweise ziehen und sicher archivieren.
- Backups nach 3‑2‑1‑Prinzip: 3 Kopien, 2 unterschiedliche Medien, 1 externe/offsite.
- Update‑Plan: Kassensoftware, Betriebssystem, TSE‑Firmware regelmäßig aktualisieren.
- Integrität: Unveränderbarkeit der Daten sicherstellen (GoBD‑konforme Archivierung).
Prüfung & Notfälle
- Kassen‑Nachschau‑Mappe: Ausweis Ansprechpartner, Bedienungsanleitungen, Verfahrensdoku, letzte Z‑Berichte, TSE‑Infos.
- Testkauf‑Routine: stichprobenartig Belege prüfen (TSE‑Angaben vorhanden?).
- Ausfallplan: Was tun bei TSE‑Störung oder Stromausfall? Vorgänge dokumentieren, Service informieren, Nachsignierung/Weitere Schritte klären.
- Schulung: Team regelmäßig auf Prozesse und Änderungen briefen.
Pro Tipp
- Einmal im Quartal einen internen “Mini‑Audit” durchführen: Export ziehen, Belege checken, Backup wiederherstellen testen. So merkst du früh, ob etwas hakt.
So erleichtern dir MagicPOS‑Lösungen den Alltag
Integriert, zertifiziert, praxisnah – das ist der Fokus. Was du konkret bekommst:
- Zertifizierte TSE‑Schnittstelle: Hardware‑ oder Cloud‑TSE sauber eingebunden.
- Branchen‑Software: GastroSoft für Gastro/Hotellerie, PosSoft für Handel und Health‑Care‑Anwendungen – vorkonfiguriert für typische Workflows.
- Ein‑Klick‑DSFinV‑K‑Export und Z‑Berichte: im Prüfungsfall sofort verfügbar.
- eBon‑Optionen: Belegausgabepflicht erfüllen, Papier sparen, Prozesse beschleunigen.
- TSE‑Monitoring: Hinweise zu Laufzeiten/Fehlern, damit du rechtzeitig reagieren kannst.
- Fernwartungspakete: schnelle Hilfe bei Fragen, Konfigurationschecks, Update‑Service – ohne Vor‑Ort‑Wartezeiten.
- Passende Hardware: Bondrucker, Barcodescanner, Kassenlade – abgestimmt und schnell versendet.
- Flexible Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung – passend zu deinem Budget.
- Wettbewerbsfähige Preise und schneller Versand: Damit dein Projekt nicht an Timing oder Kosten scheitert.
- Kundenservice, der mitdenkt: Fachberatung, Einrichtungsassistenten, Checklisten und Schulungen.
Der Effekt: Du erfüllst die gesetzlichen Anforderungen im Hintergrund – und kannst dich vorne auf deine Gäste, Kunden und Patient:innen konzentrieren.
Praxisstart: In 5 Schritten zur sicheren Kasse
- Ist‑Analyse: Welche Kassen, Standorte, Rollen, Sonderprozesse (Tische, Zimmer, Stationskassen, Rezeptur)?
- TSE wählen: Hardware oder Cloud – inklusive Laufzeiten, Backup‑Konzept und Monitoring.
- Software einrichten: Artikel-/Leistungskatalog, Steuersätze, Rollen/Rechte, Beleglayout mit TSE‑Infos.
- Dokumentation & Schulung: Verfahrensdoku erstellen, Team briefen, Probeläufe inkl. Testexport.
- Live gehen & nachhalten: Tagesabschlüsse prüfen, Backups automatisieren, Quartals‑Mini‑Audit.
Wenn du dir dabei Unterstützung wünschst: MagicPOS begleitet dich von der Auswahl über die Einrichtung bis zum Betrieb – inklusive Fernwartung und schnellen Hardware‑Lieferzeiten. So wird Fiskalkonformität vom Stressfaktor zur Routine.