Wenn du Bargeld oder Kartenzahlungen über eine elektronische Kasse annimmst, führt in Deutschland kein Weg an der KassenSichV und der TSE vorbei. Das Ziel: transparente, manipulationssichere und revisionsfähige Aufzeichnungen deiner Umsätze – egal ob im Einzelhandel, in der Gastronomie/Hotellerie oder in medizinischen Einrichtungen wie Apotheken und Krankenhäusern. Klingt technisch, ist mit der richtigen Lösung aber gut beherrschbar. In diesem Leitfaden erfährst du verständlich, was TSE und KassenSichV für deine Branche bedeuten, wie du die passende Software-Hardware-Kombination auswählst und wie MagicPOS dich schnell und sauber an den Start bringt.
TSE & KassenSichV verständlich erklärt – was bedeutet das für dich?
- Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Eine zertifizierte Sicherheitseinheit (als Modul, Stick oder Cloud), die jeden relevanten Vorgang signiert und fälschungssicher protokolliert.
- KassenSichV: Regelt u. a. Belegausgabepflicht (du musst Belege anbieten – gedruckt oder digital), unveränderbare Aufzeichnungen, sichere Datenhaltung, DSFinV‑K-Export für Prüfungen sowie die Kassennachschau.
- Praxis-Fazit: Du brauchst ein Kassensystem mit TSE‑Schnittstelle, das Vorgänge korrekt erfasst (Verkäufe, Stornos, Retouren, Trinkgelder, Splitts, Rabatte etc.) und die geforderten Exporte/Dokumentationen bereitstellt.
Was heißt das je Branche?
- Einzelhandel: Viele Artikel, Barcodes, Retouren, Rabatte, ggf. Filialbetrieb – wichtig sind schnelle Scans, saubere Warengruppen, Mehrwertsteuersätze und revisionsfähige Retourenprozesse.
- Gastronomie/Hotellerie: Tischverwaltung, Splitt- und Sammelrechnungen, Stornos mit Begründung, Tagesabschlüsse, ggf. Schnittstelle zur Küche/Bar – alles muss TSE-konform protokolliert werden.
- Medizin (Apotheken/Krankenhäuser): Gemischte Leistungen (steuerfrei/steuerpflichtig), Rezeptur/Heilmittel, interne Verrechnungen, Quittungen für Eigenanteile, ggf. mehrere Kostenstellen – die Kasse muss sauber trennen und korrekt ausweisen.
Checklisten je Branche – schnell prüfen, was du brauchst
Einzelhandel
- TSE-fähiges Kassensystem mit DSFinV‑K‑Export
- Schneller Bondruck (oder digitaler Beleg), klare Belegangaben gemäß KassenSichV
- Barcode‑/2D‑Scanner für hohe Artikelvielfalt
- Leistungsfähige Warenwirtschaft (Lager, Varianten, Mindestbestände, Inventur)
- Retouren- und Umtauschworkflow mit Belegbezug
- Optional: Kundendisplay, Etikettendrucker, Kassenlade, Filial- und Zentrale‑Management
- Verfahrensdokumentation und regelmäßige Datensicherung
Gastronomie/Hotellerie
- TSE‑konforme Kassensoftware mit Tisch-/Raumverwaltung
- Workflows für Splitt-/Sammelrechnungen, Umbuchungen, Stornos mit Begründung
- Küchen-/Thekendrucker oder Küchenmonitoring, ggf. mobiles Bonieren
- Tages-/Schichtabschlüsse, Trinkgeldabbildung, Gutscheinverkauf/-einlösung
- Belegaushändigung (Papier oder digital) am Platz, Tresen oder Rezeption
- Optional: Schnittstelle zu PMS/Reservierung, Zimmerbuchung, Preislisten (Happy Hour)
- Verfahrensdokumentation, Schulung des Teams, Backup
Medizin (Apotheken/Krankenhäuser)
- TSE‑fähige Kasse mit sauberer Trennung von Steuerarten und Kostenstellen
- Abbildung von Rezeptur/Heilmittel (z. B. Eigenherstellungen, Mischungen) im Prozess
- Belegausgabe inklusive Pflichtangaben; Export/Archivierung gemäß DSFinV‑K
- Schnittstellen zur Warenwirtschaft (Bestände, Chargen, Haltbarkeiten) und ggf. zu bestehenden Fachsystemen
- 2D‑Scanner für Artikel-/Packungskennzeichen; saubere Artikelstammdaten
- Optional: Mehrkassen-/Filialbetrieb, Rollen- und Rechtekonzept, zentrale Auswertungen
- Verfahrensdokumentation, geregelte Verantwortlichkeiten, regelmäßige Tests/Backups
GastroSoft vs. PosSoft im Praxis-Vergleich
MagicPOS setzt je nach Anforderung auf Kassensoftware von GastroSoft und PosSoft. Beide sind TSE‑fähig, unterscheiden sich aber in ihren Stärken. Wir richten dir die Lösung ein, die deinen Alltag bestmöglich unterstützt.
-
Tischverwaltung (Gastro/Hotellerie)
- GastroSoft: Starke Tisch-/Raumverwaltung, Splitten/Transfer, Gänge, mobile Bestellaufnahme, Küchen-/Thekensteuerung – ideal für Restaurants, Bars, Cafés und Hotels.
- PosSoft: Für Theken-/Self‑Service‑Szenarien geeignet; einfache Tischanforderungen sind möglich, aber ohne die Tiefe einer spezialisierten Gastro-Lösung.
-
Warenwirtschaft
- PosSoft: Sehr leistungsfähig im Retail – Varianten, EAN/GTIN, Etiketten, Bestellvorschläge, Inventur; ideal für filialfähigen Einzelhandel.
- GastroSoft: Fokus auf F&B – Rezepturen/Kalkulation von Gerichten, Wareneinsatz, Lagerbewegungen durch Verkäufe; perfekt für Küche und Bar.
-
Rezeptur/Heilmittel (Medizin)
- PosSoft: Lässt sich so konfigurieren, dass Rezeptur-/Heilmittelprozesse strukturiert erfasst werden (z. B. Komponenten, Mengenerfassung, Kostenstellen). Für Apotheken/Kliniken wird häufig über Schnittstellen/Module zur vorhandenen Warenwirtschaft gearbeitet.
- GastroSoft: Rezepturabbildung im Sinne von Küchenrezepturen vorhanden; im medizinischen Kontext setzen wir eher auf PosSoft‑Konfigurationen bzw. Integrationen.
- Praxis: MagicPOS klärt mit dir, welche Schritte in der Kasse abgebildet werden sollen und wo bestehende Branchensoftware weiterführt – damit alles fiskalkonform und lückenlos dokumentiert ist.
-
Filialbetrieb
- PosSoft: Starke Multi‑Store‑Funktionen, zentrale Stammdatenpflege, Berichte, Preislisten; ideal für wachsende Handelsnetze.
- GastroSoft: Unterstützt Mehrkassen-/Mehrbetriebs‑Szenarien; besonders schlagkräftig, wenn mehrere Outlets (Restaurant, Bar, Café) zentral gesteuert werden.
Kurz gesagt: GastroSoft für komplexe Gastro-Workflows, PosSoft für anspruchsvollen Retail und gemischte medizinische Anforderungen – und MagicPOS sorgt dafür, dass alles rechtssicher zusammenspielt.
Hardware richtig wählen: Pflicht vs. Best Practice
-
Bondrucker
- Rechtlicher Rahmen: Es besteht Belegausgabepflicht – der Beleg kann gedruckt oder digital bereitgestellt werden. Ein physischer Bondrucker ist nicht zwingend vorgeschrieben, in der Praxis aber oft sinnvoll.
- Best Practice: Thermobondrucker mit schnellem Schnitt für Theke, Service oder Kasse; in der Gastro zusätzlich Küchen-/Thekendrucker oder ein Küchenmonitor.
-
Barcodescanner
- Einzelhandel: Praktisch Pflicht aus Effizienzgründen – schnelle Erfassung, weniger Fehler, saubere Bestandsführung.
- Gastronomie: Optional (z. B. bei verpackter Ware/To‑Go). In bedienten Restaurants meist nicht erforderlich.
- Medizin: 2D‑Scanner sind Best Practice, um Packungs- und Artikelcodes zuverlässig zu erfassen und Prozesse sauber zu dokumentieren. Die konkrete Nutzung richtet sich nach deinen Fachsystemen und Abläufen.
-
Weitere sinnvolle Komponenten
- Kundendisplay für Preistransparenz
- Kassenlade mit RJ12‑Anschluss
- Tablets/Handhelds für mobiles Bonieren (Gastro) oder mobile Inventur (Retail/Medizin)
- Etikettendrucker für Regal-/Artikelkennzeichnung
- Netzwerkinfrastruktur (LAN/WLAN) mit stabiler Abdeckung, USV für kritische Standorte
MagicPOS liefert dir die passende Hardware abgestimmt auf deine Software und dein Umfeld – inklusive Vorkonfiguration, damit du nach dem Auspacken direkt loslegen kannst.
So macht MagicPOS deine Einführung einfach
MagicPOS wurde 2016 von Tobias Oswald gegründet und firmiert seit 2021 als GmbH mit Sitz in Mühlingen am Bodensee. Unser Fokus: fiskalkonforme Kassensysteme und passende IT‑Lösungen für Handel, Gastro/Hotellerie und medizinische Einrichtungen. Was uns auszeichnet:
- Fachberatung, die deine Branche spricht: Wir analysieren deine Prozesse, empfehlen Software-/Hardware‑Kombinationen und denken an Details wie Storno-Workflows, Beleglayout, Rollenrechte und Datensicherung.
- Schnelle Einrichtung per Fernwartung: Wir richten die Kasse, TSE, Steuersätze, Warengruppen, Zahlungsarten, Druckerwege, Benutzer und Belegdesigns remote ein – oft schneller, als du glaubst.
- Wettbewerbsfähige Preise und schneller Versand: Damit du Budget und Go‑Live‑Termin sicher planen kannst.
- Flexible Finanzierung: Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung – so bleibt deine Liquidität geschont.
- Service, der bleibt: Fernwartungspakete, Updates, Schulungen, proaktive Checks und schnelle Hilfe im Alltag.
Typischer Projektfahrplan – von der Idee zum Go‑Live
- Bedarfsklärung: Kurzcheck deiner Anforderungen (Branche, Standorte, Workflows, Hardware).
- Demo & Empfehlung: Live‑Einblick in GastroSoft/PosSoft und Vorschlag für deine Konfiguration.
- Angebot & Finanzierung: Transparentes Paket, optional Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung.
- Vorkonfiguration: Einrichtung von TSE, Benutzerrollen, Belegen, Warengruppen, Artikeln, Tischen/Layouts, Druckerwegen.
- Testphase: Remote‑Abnahme, Feinschliff, kurze Schulung deines Teams.
- Rollout: Versand, Vor‑Ort‑Aufbau durch dich oder Partner, Begleitung via Fernwartung.
- Aftercare: Support, Updates, Anpassungen bei Wachstum (z. B. Filialen, neue Stationen).
Praxis-Szenarien – so sieht’s im Alltag aus
-
Fashion‑Store mit zwei Filialen:
- PosSoft mit Varianten (Größe/Farbe), zentraler Stammdatenpflege, 2D‑Scannern, Bondrucker und Kundendisplay. Retouren mit Belegbezug und DSFinV‑K‑konformer Dokumentation. Erweiterbar um Etikettendruck und Inventur‑Handhelds.
-
Restaurant mit Bar und Terrasse:
- GastroSoft mit Tischplan, mobilen Order‑Terminals, Splittrechnung, Küchen- und Thekendruckern. TSE‑konforme Stornos mit Begründung, Trinkgeldabbildung und saubere Schichtabschlüsse. Optional Anbindung an Reservierung/PMS.
-
Klinikshop oder Apotheken‑Offizin:
- PosSoft mit klaren Warengruppen, gemischten Steuersätzen, 2D‑Scannern, Filial-/Mehrkassen‑Betrieb. Rezeptur-/Heilmittelworkflows werden so abgebildet, wie es dein Fachsystem und deine Prozesse vorgeben – mit sauberer Belegausgabe und Exporten.
Dein nächster Schritt
Du willst eine Kasse, die heute fiskalkonform ist und morgen mit dir wächst? Dann sprich mit MagicPOS. Wir beraten dich fachkundig, richten deine Lösung zügig per Fernwartung ein, liefern schnell und fair bepreist – und bleiben mit starken Servicepaketen an deiner Seite. Auf Wunsch auch mit Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung. So wird der Umstieg nicht nur rechtssicher, sondern auch angenehm einfach.