Fiskalkonformität klingt sperrig, ist aber simpel gedacht: Deine Kasse muss so arbeiten, dass Umsätze lückenlos, unveränderbar und nachvollziehbar dokumentiert werden. In Deutschland geben vier Bausteine den Rahmen vor:
- KassenSichV: regelt, dass elektronische Kassen eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) haben und Belege ausgegeben werden müssen.
- TSE: zeichnet Kassenvorgänge manipulationssicher auf (Start/Stop/Belegsignatur).
- DSFinV-K: definiert das Exportformat, in dem du Daten für Betriebsprüfungen bereitstellst.
- GoBD: legt Grundsätze zur ordnungsgemäßen, unveränderbaren und nachprüfbaren Aufzeichnung, Aufbewahrung und Dokumentation fest.
Ziel ist nicht Bürokratie um der Bürokratie willen, sondern Nachvollziehbarkeit. Wenn du das verinnerlichst, werden Entscheidungen über Kasse, Software, Prozesse und Dokumentation plötzlich klar und machbar.
Die vier Bausteine in Klartext
-
KassenSichV
- Deine Kasse braucht eine zertifizierte TSE (Hardware oder Cloud).
- Belegausgabepflicht: Du musst deinen Kundinnen und Kunden einen Kassenbeleg bereitstellen (Papier oder elektronisch).
- Meldepflichten und Identifikation: Kasse und TSE sind eindeutig zugeordnet.
-
TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)
- Signiert jeden relevanten Vorgang: Bonerstellung, Storno, Trainingsmodus, Kassensturz etc.
- Speichert Protokolle manipulationsgeschützt; die Kasse stellt sicher, dass jeder Vorgang über die TSE läuft.
- Liefert Prüfbelege (TSE-Transaktionsnummern, Zertifikats-IDs) auf dem Bon.
-
DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung – Kassen)
- Einheitliches Exportformat für die Prüfung: Journale, Einzelbuchungen, Stammdaten, TSE-Informationen.
- Muss jederzeit exportierbar sein (USB, Datei, gesicherte Übertragung).
- Wichtig: vollständiger, unveränderter Export, nicht nur Summen.
-
GoBD
- Unveränderbarkeit: Keine nachträgliche Bearbeitung ohne Protokollierung.
- Nachvollziehbarkeit: Geschäftsvorfälle müssen vom Ursprung bis zur Auswertung nachvollziehbar sein.
- Aufbewahrung: In der Regel 10 Jahre, maschinell auswertbar, jederzeit verfügbar.
- Verfahrensdokumentation: Beschreibt, wie du Kassendaten erfasst, sicherst, änderst und auswertest – inklusive Zuständigkeiten.
Merke: Technik (TSE, Export) ist nur die halbe Miete. Prozesse und Dokumentation sind die andere Hälfte.
So setzt du’s im Alltag sicher um
Was deine Kasse und Prozesse können sollten:
- TSE-integrierte Kassensysteme: Zertifizierte TSE angeschlossen/aktiv, regelmäßige Funktionschecks, klare Fehlermeldungen.
- DSFinV-K-Export: Knopfdruck-Export inkl. TSE-Logs, Journale, Stammdaten. Teste den Export regelmäßig.
- Benutzer- und Rechtekonzept: Rollen (Kasse, Schichtleitung, Admin), Protokollierung von Stornos, Rabatten, Preisänderungen.
- Beleggestaltung: TSE-Infos, Steuersätze, Zahlart, Trinkgeld/Service, evtl. Tisch-/Zimmer-/Rezeptbezug.
- Datensicherung: Automatisiertes Backup, revisionssichere Archivierung, Aufbewahrungsfristen beachten.
- Prozesse: Kassensturz, Schichtabschluss, Storno-Workflows, Retouren- und Umtauschregeln.
- Verfahrensdokumentation: Kurz, aber vollständig – Systeme, Versionen (z. B. GastroSoft/PosSoft), TSE-Seriennummer, Backup-Rhythmus, Verantwortliche, Prüfabläufe.
- Kassen-Nachschau-Readiness: Unangekündigte Prüfung? Du kannst sofort Beleg drucken, DSFinV-K exportieren, TSE-Status zeigen und Vorgänge erklären.
Tipp: Übe die “Prüfer-Situation” vierteljährlich. Drei Klicks zum Export, Probedruck eines Belegs, TSE-Statusanzeige – wenn das sitzt, sinkt der Puls, wenn’s ernst wird.
Gastronomie: Tischwechsel, Trinkgeld, Außer-Haus – sauber getrennt
In der Gastro passieren viele Vorgänge “on the fly”. Genau hier hilft eine gute Kassenlogik.
-
Tischwechsel
- Vorgänge wie “Tisch 7 → Tisch 12” müssen als Prozess abgebildet und protokolliert sein.
- Zusammenlegen/Splitten von Tischen (z. B. Gruppen) mit sauberer Zuordnung der Artikel.
-
Trinkgeld
- Unterscheide freiwilliges Trinkgeld (z. B. per Kartenzahlung oder Bar) von Servicepauschalen.
- Die Kasse sollte Trinkgeld separat erfassen und auf dem Beleg ausweisen; TSE signiert den Vorgang.
- Idealerweise gibt es Rollenrechte für Trinkgeldbuchungen und Kassenabschlussberichte mit Trinkgeldsummen.
-
Inhouse vs. Take-away
- Unterschiedliche Steuersätze und ggf. Artikelpreise. Die Kasse muss den Modus pro Artikel/Bon sauber dokumentieren.
-
Stornos und Fehler
- Nur berechtigte Nutzer dürfen stornieren, jede Korrektur wird protokolliert (mit Grund).
- Trainingsmodus klar erkennbar und TSE-konform getrennt.
-
Praxis-Workflow
- Bestellung aufnehmen → Zwischenspeichern je Tisch → Tischwechsel protokollieren → Split-Bill beim Bezahlen → Trinkgeld erfassen → Tagesabschluss mit Kassensturz und DSFinV-K-Export-Test.
Mit Gastronomie-Software wie GastroSoft sind Tischpläne, Split-Billing und Trinkgeldfunktionen praxistauglich und TSE-konform abbildbar – inklusive Belegdetails, die Prüfer sehen wollen.
Hotel: Split-Billing, City-Tax und Zusatzleistungen im Griff
In Hotels kommt Komplexität durch Zimmerbezug, unterschiedliche Steuersätze und kommunale Abgaben.
-
Split-Billing
- Rechnung trennen: z. B. Zimmer an Firma, Minibar/Restaurant privat. Jede Teilrechnung mit eigener Belegnummer/TSE-Signatur.
- Kostenstellen/Leistungsarten sauber trennen und auf Belegen ausweisen.
-
City-Tax/Kurtaxe
- Als kommunale Abgabe getrennt vom Umsatz ausweisen; die Kasse sollte dafür eigene Positionen/Steuerlogiken bieten.
- Ausnahmen/Nachweise (berufliche Reisen) prozessual erfassbar halten.
-
Zusatzleistungen
- Parken, Spa, Tagungsraum – oft verschiedene Steuersätze. Die Artikelstammdaten müssen korrekt gepflegt sein.
- Rechnungsänderungen nach Checkout nur über Gutschrift/Korrekturrechnung, niemals “still” ändern.
-
Praxis-Workflow
- Check-in: Kunde/Firma anlegen → Leistungen buchen → City-Tax je Nacht erfassen → Split-Billing beim Check-out → Belege mit TSE-Infos → Exportfähigkeit jederzeit demonstrierbar.
Mit kompatibler Software und klaren Prozessen vermeidest du Mischungen in der Steuerlogik und sorgst für prüfungssichere Belege.
Apotheke: Rx/OTC, Zuzahlung und Retouren ohne Stolperfallen
Apotheken vereinen POS-Prozesse mit besonderen Anforderungen.
-
Rezept (Rx) vs. OTC
- Rx-Vorgänge mit Zuzahlungen und Abrechnungsschnittstellen klar getrennt von OTC-Verkäufen erfassen.
- PZN-Scan und korrekte Steuersätze sind Pflicht; die Kasse muss Artikelstämme sicher führen.
-
Zuzahlungen
- Zuzahlungen separat ausweisen; Zahlungsarten dokumentieren; Belege mit notwendigen Pflichtangaben bereitstellen.
-
Retouren
- Rückgaben nur mit Belegbezug, damit die Kassenkette nachvollziehbar bleibt.
- Chargen-/Verfallsdaten ggf. erfassen (fachlich sinnvoll), in der Kasse aber vor allem die korrekte Wert-/Steuerkorrektur abbilden.
- Keine Löschungen: immer Storno oder Gutschrift mit TSE-Protokoll.
-
Datenschutz vs. GoBD
- Personenbezogene Daten nur, soweit erforderlich. Für Prüfungen DSFinV-K-Exports bereitstellen und personenbezogene Unterlagen getrennt angemessen schützen.
- Verfahrensdokumentation erklärt, wie du das handhabst.
-
Praxis-Workflow
- Verkauf/Abgabe → Zuzahlung korrekt buchen → Rx/OTC trennen → Retouren mit Belegbezug → Tagesabschluss mit Protokoll.
Eine Kassenlösung, die Apothekenlogik versteht, erspart dir manuelle “Notlösungen”, die später Fragen aufwerfen.
Einzelhandel: Inventur, Etikettenscans und Rückgaben nach Lehrbuch
Tempo und Volumen sind hoch, daher ist Standardisierung entscheidend.
-
Inventur
- Mobil scannen, Zähllisten importieren, Differenzen verbuchen – alles protokolliert.
- Stichtagsinventur oder permanent – Hauptsache, konsistent und dokumentiert.
-
Etikettenscans
- Barcodescanner beschleunigen und reduzieren Fehler. Achte auf EAN/GTIN-Pflege, Varianten (Größe/Farbe) und Mehrfachbarcodes.
- Preisänderungen zentral pflegen; die Kasse protokolliert, wer wann was geändert hat.
-
Retouren/Umtausch
- Immer mit Belegbezug und nachvollziehbarer Zahlart (Bar zurück, Karte, Gutschein).
- Teilretouren sauber abbilden; keine “Negativartikel” ohne Zuordnung.
-
Praxis-Workflow
- Wareneingang mit Scan → Etikettendruck → Verkauf → Retoure/Gutschrift → Periodische Inventur → DSFinV-K-Exports prüfen.
Mit PosSoft lassen sich typische Retail-Prozesse – vom Etikettendruck bis zur Inventur – GoBD-konform abbilden.
Checkliste: Die richtige Systemauswahl – pragmatisch und prüfungssicher
Wenn du gerade bewertest oder neu anschaffst, hake Folgendes ab:
- TSE-integrierte Kasse
- Zertifizierte TSE (Hardware/Cloud), nahtlos in die Kasse eingebunden
- Automatische TSE-Prüfung, klare Statusanzeige, Signatur auf dem Beleg
- DSFinV-K-Export
- Vollständiger, maschinell auswertbarer Export
- Export auf Knopfdruck; Testexport vor Produktivstart
- Kompatible Software
- GastroSoft (Gastro) und PosSoft (Retail/Hotel/weitere) mit TSE- und DSFinV-K-Unterstützung
- Rechte-/Rollenmodell, Storno-/Retouren-Workflows, Tisch-/Zimmer-/Kassenfunktionen
- Passende Hardware
- Bondrucker mit stabiler Schnittstelle (USB/LAN/WLAN), Barcodescanner (1D/2D), Kassenschublade, ggf. Tablets/Terminals
- USV/Backup-Lösung, sichere Netzwerkanbindung
- Verfahrensdokumentation
- Systeme/Versionen, TSE-Seriennummer, Backup, Rechte, Prozesse (Storno, Retouren, Kassensturz), Verantwortliche
- Schulungskonzept und Änderungsmanagement
- Kassen-Nachschau-Readiness
- Belegtest, Live-TSE-Status, DSFinV-K-Export in Minuten
- Ansprechpartner benennen, Notfallplan (z. B. TSE-Fehler) definieren
- Service & Finanzierung
- Fachberatung, Remote-Support/Fernwartungspakete
- Zahlungsoptionen (Kauf auf Rechnung, Ratenzahlung) zur Planbarkeit
Wenn du diese Punkte erfüllst, bist du technologisch und prozessual gut aufgestellt.
Wie MagicPOS dir die Umsetzung leicht macht
Du willst das Rad nicht neu erfinden? Verständlich. MagicPOS Kassen IT Fachhandel GmbH wurde 2016 von Tobias Oswald gegründet, ist seit 2021 als GmbH am Start und hat seinen Hauptsitz in Mühlingen am Bodensee. Der Fokus: fiskalkonforme Kassensysteme und passende IT-Lösungen für Handel, Gastronomie, Hotellerie sowie medizinische Einrichtungen wie Apotheken.
Was dir konkret hilft:
- Vorkonfigurierte Komplettsysteme
- TSE-integriert, mit GastroSoft oder PosSoft eingerichtet, passende Hardware (Bondrucker, Barcodescanner) abgestimmt
- Schnell lieferbar, damit du zügig live gehen kannst
- Fachberatung, die deine Branche versteht
- Tischpläne und Trinkgeld-Logik in der Gastro, Split-Billing und City-Tax im Hotel, Rx/OTC-Prozesse in der Apotheke, Inventur/Etikettenscan im Handel – passgenau umgesetzt
- Remote-Wartungspakete
- Updates, TSE-Checks, Backupkontrollen, schnelle Hilfe bei Fragen – ohne Vor-Ort-Wartezeiten
- Flexible Zahlungsoptionen
- Kauf auf Rechnung oder Ratenzahlung, damit du Investitionen planbar hältst
- Wettbewerbsfähige Preise und schneller Versand
- Du bekommst solide Technik und verlässlichen Service ohne lange Vorlaufzeiten
Ergebnis: weniger Implementierungsrisiko, schneller produktiv, und du erfüllst KassenSichV, DSFinV-K und GoBD, ohne dich in Details zu verlieren.
Nächste Schritte: Klarheit schaffen, Setup starten
- Mache einen kurzen Status-Check: TSE aktiv? DSFinV-K-Export getestet? Verfahrensdoku vorhanden? Prüfer-”Trockenlauf” gemacht?
- Definiere die branchenspezifischen Prozesse: Tischwechsel/Trinkgeld (Gastro), Split-Billing/City-Tax (Hotel), Rx/OTC/Retouren (Apotheke), Inventur/Etiketten (Handel).
- Wähle das passende Systempaket: TSE-integrierte Kasse, GastroSoft/PosSoft, Drucker/Scanner – alles aus einem Guss.
- Sichere Support & Finanzierung: Remote-Wartungspaket buchen, Zahlungsmodell festlegen.
Noch wichtig: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Er gibt dir einen praxistauglichen Rahmen, damit du mit deiner Kasse sauber, sicher und effizient arbeitest – und bei der Kassen-Nachschau gelassen bleibst.