Fiskalkonform, praxisnah, audit-ready: Dein Leitfaden zu Kasse, TSE und DSFinV‑K für Retail, Gastro, Hotel & Gesundheit

Fiskalkonformität ist kein Selbstzweck. Sie schützt dich vor unnötigen Risiken bei Betriebsprüfungen und gibt dir klare Prozesse für den Alltag. Drei Begriffe stehen dabei im Zentrum: KassenSichV (Kassensicherungsverordnung), TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) und DSFinV‑K (Datenstandard für Kassen). Kurz gesagt:

• KassenSichV: regelt, dass elektronische Aufzeichnungssysteme manipulationssicher sein müssen.
• TSE: signiert jede relevante Transaktion und speichert Prüfdaten.
• DSFinV‑K: definiert, wie du Kassendaten standardisiert exportierst, wenn die Finanzverwaltung sie anfordert.
  Dazu kommen die Belegausgabepflicht und die Fähigkeit, jederzeit audit-ready zu sein. In diesem Leitfaden bekommst du die wichtigsten Entscheidungen, praxisnahe Setups in GastroSoft und PosSoft sowie geprüfte Hardware- und Rollout-Empfehlungen – passend für Einzelhandel, Gastronomie, Hotellerie und Gesundheitswesen.

Hinweis: Dieser Leitfaden ist keine Rechtsberatung, hilft dir aber, dein Projekt sauber und praxisnah aufzusetzen.

TSE-Optionen im Vergleich: Cloud vs. Hardware

Die TSE ist das Herzstück deiner Fiskalkonformität. Du kannst zwischen Cloud- und Hardware-TSE wählen. Beide Varianten sind BSI-zertifiziert erhältlich – die Wahl hängt von deinem Betrieb und deiner Infrastruktur ab.

Cloud-TSE

• Vorteile: Zentrale Verwaltung, automatische Zertifikats- und Firmware-Updates, ideal für Filialbetriebe; kein physischer Austausch bei Ablauf.
• Voraussetzungen: Stabile Internetverbindung; klare Fallback-Strategie bei Ausfällen (lokales Caching im Kassensystem nutzen).
• Typische Einsatzfälle: Multi-Standort-Retail, moderne Gastro mit mehreren mobilen Geräten, Hotels mit verteilten Stationen.

Hardware-TSE (USB/SD/LAN)

• Vorteile: Unabhängig vom Internet, lokal im Zugriff; simple, robuste Option für Einzelstandorte.
• Voraussetzungen: Sichere Montage, Backups der Exportdaten, Austauschmanagement vor Ablauf der Zertifikatslaufzeit.
• Typische Einsatzfälle: Einzelhandel mit stationären Kassen, kleinere Gastro ohne komplexe Netzwerke.

Wichtige Praxisregeln

• Eine TSE pro Kasse ist Standard, in bestimmten Szenarien sind Netzwerk-TSEs möglich (z. B. LAN-TSE, die mehrere Kassen bedient).
• TSE-Initialisierung dokumentieren: Seriennummer, Startdatum, Standort, verantwortliche Person.
• Wartungsfenster planen: Zertifikatslaufzeiten, Exportzyklen, Austauschprozesse.

DSFinV‑K-Export, Belegausgabepflicht und Audit-Readiness

Damit du bei Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung sicher bist, brauchst du drei Dinge im Griff.

DSFinV‑K-Export

• Stelle sicher, dass in GastroSoft und PosSoft der DSFinV‑K-Export aktiviert ist und du klare Speicherorte/Prozesse definiert hast (lokal und revisionssicher auf Netzlaufwerk).
• Export regelmäßig testen (z. B. monatlich) und Prüfläufe mit einem Tool oder im Rahmen der internen Kontrolle durchführen.
• Zahlungsarten sauber mappen: Bar, Karte, Gutschein, Storno/Retoure – alles muss DSFinV‑K-konform zugeordnet sein.

Belegausgabepflicht

• Jeder Beleg muss angeboten werden – gedruckt oder digital (z. B. QR-Link/E-Mail, wo rechtlich zulässig und technisch vorhanden).
• Inhalte prüfen: TSE-Signaturdaten, fortlaufende Belegnummer, Datum/Uhrzeit, Betrag, Steuersätze.
• Umweltfreundlich: Digitalbeleg anbieten, aber immer Möglichkeit zum Papierbon bereithalten.

Audit-Readiness

• Kassenbuchführung: Tagesabschlüsse (Z-Berichte) diszipliniert durchführen.
• TSE-Daten: TAR-Exporte regelmäßig sichern, Unversehrtheit und Vollständigkeit dokumentieren.
• Änderungsmanagement: Preis-/Steuersatzänderungen, Nutzerrechte und Systemupdates protokollieren.
• Checkliste bereithalten: Verantwortliche Person, letzte DSFinV‑K Exporte, TSE-Seriennummern, Handbuch zur Bedienung, Verfahrensdokumentation.

Einzelhandel mit PosSoft: Warengruppen, Inventur, Scanner – so stellst du sauber auf

PosSoft ist im Retail-Umfeld stark, wenn du die Struktur sauber modellierst.

Pflicht-Setups

• Warengruppen: Nach Steuersätzen (z. B. Standard/ermäßigt) und Sortimentslogik (z. B. Lebensmittel, Non-Food, Tabak) anlegen; DSFinV‑K-kennzeichnung je Gruppe prüfen.
• Artikelpflege: EAN/GTIN hinterlegen, Preise netto/brutto konsistent, Varianten (Größe/Farbe) strukturiert anlegen.
• Zahlungsarten: Bar/Karte/Gutscheine/Retoure definieren und DSFinV‑K-mappen.
• Benutzerrechte: Rollen für Kassenkraft, Filialleitung, Admin – sensible Funktionen (Storno, Preisänderung) mit PIN/Rechten schützen.

Inventur & Prozesse

• Laufende Inventur per MDE/Scanner: Zähllisten nach Warengruppe, Differenzlisten erzeugen, Anpassungsbuchungen dokumentieren.
• Retouren mit Grund erfassen; Kassenjournal und DSFinV‑K berücksichtigen.
• Tagesabschluss: Kassensturz, Z-Bericht, DSFinV‑K-Vorbereitung, Datensicherung.

Hardware-Tipps Retail

• Barcodescanner: Kabelgebunden (z. B. Zebra DS2208) an stationärer Kasse; kabellos (z. B. Honeywell Voyager 1602g) für Inventur.
• Bondrucker: LAN- oder USB-Modelle (z. B. Epson TM‑T88VI oder TM‑m30II) – LAN empfiehlt sich für mehrere Arbeitsplätze.
• Kassenschublade über Drucker steuern; Display/Kundendisplay für Transparenz.

Netzwerktopologie Retail (kompakt)

• Router/Firewall → Switch → Kasse(n) → LAN-Bondrucker/Kundendisplay
• TSE: Hardware (USB/LAN) direkt an Kasse oder Cloud-TSE via Internet
• Optional: NAS für Backups; USV für Schutz bei Stromausfällen

Gastronomie mit GastroSoft: Tische, Gänge, Küche – fehlerfrei bonieren

GastroSoft spielt seine Stärken aus, wenn Tisch- und Kurslogik korrekt eingerichtet sind.

Empfohlene Einstellungen

• Tischplan: Bereiche (Innen, Terrasse, Bar) definieren, Tischnummern sauber durchgehend.
• Kursverwaltung: Gänge (Vorspeise, Hauptgang, Dessert) anlegen; Druckregeln für Küche/Bar pro Gang.
• Split & Teilzahlung: Rechnungsteilung (Gast A/B), Zusammenführen von Tischen, Bewirtungsbelege aktivieren.
• Storno-/Nachboniergründe: Pflichtfelder für Transparenz; Rechtevergabe eng steuern.
• Trinkgeldprozesse: Als separate Zahlungsart oder als Bedienertrinkgeld erfassen – DSFinV‑K-Felder sauber befüllen.

Arbeitsablauf in der Praxis

• Platzieren → Bestellen nach Kursen → Produktionsbons in Küche/Bar → Zwischendrucke bei Bedarf
• Nachordern ohne Doppelbons (No-Duplicate-Policy) → Tischwechsel/Übernahme sauber protokollieren
• Abschluss mit korrekter Zahlungsart, Beleg mit TSE-Daten ausgeben

Hardware in der Gastro

• Küchen-/Thekendrucker: Robuste LAN-Drucker (spritzwassergeschützt) pro Station; akustische Signale aktivieren.
• Mobile Geräte: Tablets mit gesichertem WLAN (separates POS-VLAN); ggf. Gürteldrucker für Bons am Tisch.
• Optional Scanner für Take-away/QR-Coupons, falls im Einsatz.

Netzwerktopologie Gastro

• Router/Firewall → Managed Switch → POS-Server/Terminals → LAN-Küchendrucker
• WLAN-Access-Points mit eigenem POS-VLAN
• TSE: Cloud (empfohlen bei mobilen Workflows) oder LAN-TSE am Server

Hotellerie: Zimmer, City-Tax, House-Accounts – sauber trennen und buchen

In Hotels treffen Front-Office, Restaurant und ggf. Spa zusammen. Ziel: klare Trennung der Vorgänge und steuerlich korrekte Behandlung.

Empfohlene Setups

• Zimmerbuchungen/House-Account: Verkäufe auf Zimmerkonto buchen und erst bei Check-out final abrechnen; TSE erfasst den Vorgang zum Zeitpunkt der Belegerstellung/Abschluss.
• City-Tax/Kurtaxe: Als eigener, korrekt steuerlich behandelter Artikel/Warengruppe pflegen (häufig steuerfrei/abgabenähnlich – lokale Vorgaben beachten). Separate Auswertungsliste für die Abführung.
• Frühstück/Packages: Komponenten trennscharf pflegen (Übernachtung, Frühstück, Add-ons) mit richtigen Steuersätzen.
• Zahlungsarten: Firmenrechnung, Bar/Karte, OTA/Travel-Agent – DSFinV‑K-konform mappen.

Workflow

• Check-in → Leistungen auf Zimmer buchen (Restaurant/Bar via Zimmernummer) → Review bei Check-out → Gesamtrechnung mit Aufschlüsselung und TSE-Beleg.
• Stornos/No-Shows dokumentieren und mit Gründen versehen.

Hardware & Integration

• Frontdesk-Drucker (A4) für Rechnungen plus Bondrucker für Kassenbelege.
• Optionale PMS-Integration: POS und PMS sauber koppeln; Test der DSFinV‑K-Exports beider Systeme.

Gesundheitswesen: Apotheke und Klinikverkauf – PZN, Rezepte, Datenschutz

Apotheken und Klinikshops haben spezielle Prozesse. Wichtig: präzise Artikelidentifikation, saubere Zuzahlungen und sensible Daten schützen.

Apotheke mit PosSoft

• PZN-Scanning: Artikelstamm mit PZN pflegen; Scanner auf hohe Lesequalität einstellen.
• Rezeptverarbeitung: Abverkauf mit Rezept-/Zuzahlungslogik; differenzierte Zahlungsarten (Bar/Karte/Rezeptabrechnung).
• Retouren: Arzneimittel-Retouren mit Grund erfassen; ggf. gesonderte Dokumentation.
• Datenschutz: Belege ohne unnötige personenbezogene Daten; Digitalbelege nur mit Einwilligung.

Klinik/Krankenhaus-Shops

• Warengruppen für OTC, Hilfsmittel, Non-Food; unterschiedliche Steuersätze hinterlegen.
• Mitarbeiterrabatte klar regeln und mit Rollenrechten steuern.

Hardware

• Präsentationsscanner am HV-Tisch für PZN, optional Handscanner für sperrige Packungen.
• Zuverlässige Bondrucker (LAN) für schnelle Belegaushändigung.
• Optional: Etikettendrucker für Eigenkennzeichnung.

Netzwerk

• Segmentiere das POS-Netz (VLAN) vom Kliniknetz; strikte Firewall-Regeln.
• Cloud-TSE nur über gesicherte Verbindung; regelmäßige Offline-Exportprüfung.

Hardware-Empfehlungen und Netzwerktopologien: robust, schnell, audit-sicher

Bewährte Komponenten

• Bondrucker: Epson TM‑m30II oder TM‑T88VI (LAN/USB), in der Küche robuste Modelle mit Summer.
• Barcodescanner: Zebra DS2208 (kabelgebunden) im Checkout; Honeywell Voyager/Granit für anspruchsvolle Umgebungen.
• Switches: Managed (QoS, VLAN), PoE für Access-Points/Küchenumgebung.
• USV: schützt Kasse, TSE und Switch vor Stromausfällen.
• Optional NAS für tägliche Sicherungen von DSFinV‑K- und TSE-Daten.

Topologien (Beispiele)

• Einzelkasse kompakt: Router → Kasse (USB‑TSE) → USB‑Bondrucker; wöchentliche DSFinV‑K-Exporte auf NAS/Cloud.
• Mehrplatz Retail: Router → Switch → Kassen x n, LAN‑Drucker, LAN‑TSE oder Cloud‑TSE; zentrales Backup.
• Gastro mobil: Router → Switch → POS-Server, LAN‑Küchendrucker; WLAN-AP (POS‑VLAN) für Tablets; Cloud‑TSE.
• Hotel: Router → Core‑Switch → Frontdesk‑Kasse, Restaurant‑Kassen, PMS‑Server, LAN‑Drucker; TSE zentral (LAN) oder Cloud.

Best Practice

• Netzwerk trennen (POS‑VLAN), feste IPs für Drucker, Monitoring für Erreichbarkeit.
• Regelmäßige Testdrucke und Exporttests einplanen.
• Dokumentation aktuell halten (IP‑Plan, Geräteinventar, TSE‑Seriennummern).

Rollout-Fahrplan: von Bedarfsanalyse bis Go‑Live – ohne Stress

Mit einem klaren Plan gehst du schnell und sicher live.

1) Bedarfsanalyse

• Branchenprofil, Anzahl Arbeitsplätze, Steuersätze, Zahlungsarten, Besonderheiten (City‑Tax, Rezepte, Inventurzyklen).
• Entscheidung TSE (Cloud vs. Hardware), Hardwareliste, Netzwerkkonzept.

2) Konfiguration & Vorbereitung

• Installation GastroSoft/PosSoft, Anlage von Warengruppen/Artikeln, Rechte, Druckerprofile, TSE-Initialisierung.
• DSFinV‑K-Exportpfade definieren, Beleglayout prüfen, Digitalbeleg (falls genutzt) testen.

3) Testphase

• Ende‑zu‑Ende‑Tests: Verkauf, Storno, Tagesabschluss, DSFinV‑K-Export, TSE‑TAR‑Export.
• Branchen-Workflows durchspielen: Tischsplit, Zimmerbuchung, Rezeptverkauf, Inventur.

4) Schulung

• Kassenkräfte: tägliche Abläufe, Belege, Stornos, Abschluss.
• Leitung/Admin: Rollenrechte, Datenexporte, Änderungsmanagement.
• Kurze Handouts/Checklisten für die Theke/den Tresen.

5) Go‑Live & Hypercare

• Parallelbetrieb (kurz) falls Alt-System vorhanden.
• Engmaschiger Support in der ersten Woche, Remotezugriff aktiv.

6) Betrieb & Wartung

• Monatliche Export- und Backupkontrolle.
• Geplante Updates (Software/TSE), Zertifikatsfristen im Kalender.
• Jährlicher Audit-Ready-Check.

Konkrete Workflows in GastroSoft und PosSoft – kompakt zusammengefasst

• Gastro (GastroSoft): Tischplan anlegen → Kurse je Artikel definieren → Druckerzuordnung Küche/Bar → Zahlungsarten & Trinkgeld mappen → Storno-/Nachboniergründe Pflicht → Tagesabschluss mit Z‑Bericht + DSFinV‑K‑Export.
• Hotel (GastroSoft/PosSoft): House‑Account/Zimmerzahlung aktivieren → City‑Tax als separaten, korrekt steuerlich behandelten Artikel → Check‑out‑Prozess mit Gesamtrechnung → DSFinV‑K‑Export nach Perioden.
• Apotheke (PosSoft): PZN‑Artikelstamm pflegen → Rezept-/Zuzahlungslogik aktivieren → Scannerprofil optimieren → Retourengründe dokumentieren → tägliche Abschlüsse.
• Einzelhandel (PosSoft): Warengruppen nach Steuersätzen → EAN/GTIN pflegen → Inventurworkflow mit MDE → Retoure-/Stornoprozesse mit Grund → regelmäßiger DSFinV‑K‑Export.

Finanzierung, Versand und Service bei MagicPOS: Best Practices aus Projekten

Damit Projekte planbar bleiben, sind Beschaffung und Service genauso wichtig wie die Technik.

Finanzierung

• Kauf auf Rechnung: ideal für klare CAPEX‑Planung, schneller Abschluss.
• Ratenzahlung: verteilt Investitionen über Zeit, schont Liquidität – besonders bei Filial- und Hotelrollouts.
• Empfehlung: Hardware + TSE + Softwarelizenzen zusammen paketieren, Services separat monatlich.

Schneller Versand

• Standardkomponenten (Bondrucker, Scanner, TSE) aus Lagerbestand beschaffen.
• Vorkonfiguration im Haus: Geräte kommen „ready to plug & play“ an, inkl. getesteter Druckprofile und Voreinstellungen.

Servicepakete

• Fachberatung: Auswahl TSE, Netzwerktopologie, Drucker/Scanner passend zur Branche.
• Remote‑Wartung: Fernwartungspakete für schnelle Hilfe bei Kassen-, Druck- und TSE-Themen.
• Proaktive Checks: Erinnerungen an Zertifikatslaufzeiten, regelmäßige DSFinV‑K‑Testexporte.
• SLA nach Bedarf: Reaktionszeiten, Ersatzgeräteoptionen, Vorabtausch bei Druckern/Scannern.

Best‑Practice‑Tipp: Plane bereits im Angebot einen „Audit‑Ready‑Check“ nach 6–8 Wochen Livebetrieb ein. So stellst du sicher, dass reale Abläufe (Stornos, Teilzahlungen, Inventur) genauso sauber laufen wie im Test – und du bei der nächsten Kassen‑Nachschau entspannt bleibst.

Wenn du diese Schritte beachtest, steht einer fiskalkonformen, robusten und alltagsfreundlichen Kassenlösung nichts im Weg – vom kleinen Einzelhandel über die lebhafte Gastro bis zum Hotel und zur Apotheke. Und mit den Finanzierungsmöglichkeiten, dem schnellen Versand und den Servicepaketen von MagicPOS bringst du das Ganze nicht nur regelkonform, sondern auch wirtschaftlich sinnvoll auf die Straße.