Wenn du heute eine Kasse betreibst – im Laden, in der Gastro, im Hotel oder in einer Apotheke/Klinik – kommst du um das Thema Fiskalkonformität nicht herum. Die Regeln sorgen dafür, dass Umsätze korrekt, unveränderbar und transparent aufgezeichnet werden. Gute Nachricht: Mit der richtigen Kombination aus Software, TSE und Hardware lässt sich das nicht nur zuverlässig, sondern auch richtig effizient umsetzen. In diesem Praxisleitfaden bekommst du einen kompakten Überblick über die Vorgaben (KassenSichV, TSE, DSFinV‑K, GoBD), branchenspezifische Best Practices und eine Checkliste für die nächste Kassennachschau. Außerdem erfährst du, wie du mit Lösungen von GastroSoft und PosSoft plus TSE‑fähigen Systemen alles sauber abdeckst – und wie MagicPOS dich dabei kalkulierbar, schnell und fair unterstützt.
Die Regeln im Klartext: KassenSichV, TSE, DSFinV‑K, GoBD
- KassenSichV (Kassensicherungsverordnung): Sie verpflichtet elektronische Aufzeichnungssysteme zur Nutzung einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Jede relevante Transaktion wird damit signiert und unveränderbar protokolliert.
- TSE (Technische Sicherheitseinrichtung): Entweder als Hardware (z. B. Modul/Stick) oder als zertifizierte Cloud‑Lösung. Die TSE erstellt für jeden Vorgang eine Signatur und sorgt für Manipulationsschutz. Wichtig ist die korrekte Anbindung an deine Kasse, regelmäßige Updates und ein sauberer Export (TAR‑Dateien).
- DSFinV‑K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme): Standard für den strukturierten Datenexport. Bei einer Kassennachschau muss deine Kasse diesen Export auf Knopfdruck liefern können.
- GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen): Regeln für Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit – inklusive Verfahrensdokumentation und Aufbewahrungsfristen.
- Belegausgabepflicht: Du musst Belege ausgeben können – digital oder gedruckt.
- Kassennachschau: Die Finanzverwaltung kann unangekündigt prüfen. Ein schneller DSFinV‑K‑Export, TSE‑Statusnachweise und klare Prozesse sparen dir hier Nerven.
Kurz gesagt: Deine Kasse muss transaktionssicher (TSE), exportsicher (DSFinV‑K) und dokumentationssicher (GoBD) sein. Gute Systeme nehmen dir das meiste davon ab.
So erfüllst du die Vorgaben in deiner Branche
Jede Branche hat eigene Abläufe. Je näher die Kasse an deinen realen Prozessen ist, desto einfacher erfüllst du die Fiskalvorgaben im Tagesgeschäft.
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Einzelhandel
- Szenario: Hoher Durchsatz an Artikeln, Scannen per EAN/PZN, Retouren und Umtausch.
- Praxis: Barcodescanner, schnelle Artikelsuche, Varianten (Größen/Farben), Etikettendruck und Waagenintegration (z. B. Obst/Feinkost).
- Fiskalfit: Stornoprozesse mit Gründen, korrekte Retourenbuchung, DSFinV‑K‑konforme Tagesabschlüsse (Z‑Berichte) und revisionssichere Preisänderungshistorie.
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Gastronomie
- Szenario: Tischverwaltung, Gänge, Umbuchungen zwischen Tischen, Split‑Rechnungen, Trinkgelder.
- Praxis: Mobiles Bonieren, Küchenmonitor/Küchenbon, Happy‑Hour/Zeitzuschläge, Gutscheine.
- Fiskalfit: Lückenlose Vorgangsprotokolle (z. B. Stornos/Änderungen mit Benutzer und Zeitstempel), Belegausgabe für jeden Zahlungsvorgang, Trinkgeldfunktionen mit klarer Behandlung.
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Hotellerie
- Szenario: Leistungen vom Restaurant an Zimmer buchen, City‑Tax, Pakete (Übernachtung + Frühstück), Debitoren.
- Praxis: PMS‑Schnittstelle (Property‑Management‑System), Zimmer‑ und Debitorenverwaltung, Sammelrechnungen, Kostenstellen.
- Fiskalfit: Saubere Trennung von Umsatzarten/Steuersätzen, nachvollziehbare Umbuchungen zwischen PMS und Kasse, DSFinV‑K‑konformer Export inkl. Belegreferenzen.
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Apotheken und medizinische Einrichtungen
- Szenario: PZN‑Scanning, Rezeptur/Heilmittel, Chargen-/Verfallsdaten, ggf. unterschiedliche Abrechnungswege.
- Praxis: Artikelverwaltung mit PZN, Rezepturmodul, Waagenanbindung, Dokumentation von Herstellschritten, ggf. Schnittstellen zur Warenwirtschaft.
- Fiskalfit: Vollständig protokollierte Vorgänge, korrekte Zuordnung von Zuzahlungen/Privatleistungen, nachvollziehbare Storno‑ und Korrekturprozesse.
Wichtig: Schnittstellen sind dein Hebel für Effizienz. PMS im Hotel, Waage im Handel, Küchenmonitor in der Gastro, PZN‑Scanner in der Apotheke – alles muss TSE‑konform im Hintergrund mitlaufen und die Daten sauber an die Kasse liefern.
GastroSoft und PosSoft im Zusammenspiel mit TSE
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GastroSoft – stark in Gastronomie und Hotellerie
- Intuitive Tisch‑ und Raumpläne, mobile Bestellungen, Kurs‑/Gangsteuerung und flexible Split‑Funktionen.
- Saubere Storno‑Workflows mit Dokumentation, Trinkgeldoptionen und Gutscheinverwaltung.
- PMS‑Schnittstellen für Hotels, Zimmerumbuchungen, City‑Tax und Debitorenvorgänge.
- TSE‑Integration inklusive Signatur pro Vorgang, DSFinV‑K‑Export und revisionssichere Berichte.
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PosSoft – die Wahl für den Einzelhandel und medizinische Anforderungen
- Schnelles Scannen, Variantenartikel, Etikettendruck, Rabattlogiken und Retourenmanagement.
- Waagenanbindung für Wiegeartikel, Serien‑/Chargenverwaltung, PZN‑Unterstützung für Apotheken.
- Schnittstellen zur Warenwirtschaft, Inventur‑Tools und klare Benutzer‑/Rollenverwaltung.
- TSE‑Anbindung, DSFinV‑K‑konforme Exporte und GoBD‑gerechte Dokumentation.
Mit einer TSE‑fähigen Kasse als Basis und den passenden Modulen von GastroSoft oder PosSoft deckst du die gesetzlichen Anforderungen ab und bekommst gleichzeitig Funktionen, die deine Abläufe beschleunigen. MagicPOS hilft dir beim Zuschnitt: Welche Module brauchst du wirklich, welche Peripherie passt, welche Schnittstellen sparen dir manuelle Arbeit?
Die richtige Hardware: robust, schnell, TSE‑ready
Fiskalkonformität ist Teamarbeit aus Software, TSE und Peripherie. Für den Alltag brauchst du robuste Komponenten, die harmonieren:
- TSE‑fähige Kassenhardware: Stationär oder mobil, je nach Einsatz. Zertifizierte TSE (Hardware oder Cloud) wird sauber angebunden und regelmäßig aktualisiert.
- Bondrucker: Schnelle, gut lesbare Belege – wichtig für Belegausgabe und Prüfungen. Optional Kundendisplays für transparente Preise.
- Barcodescanner: 1D/2D‑Scanner für EAN, QR und PZN, ergonomisch für lange Schichten.
- Kassenlade: Stabil, revisionssicheres Kassenmanagement.
- Waagen: Für Handel/Apotheke mit geeichter Schnittstelle zur Kasse.
- Netzwerk/Absicherung: Zuverlässiges LAN/WLAN, USV für Schutz vor Stromausfall, regelmäßige Backups.
MagicPOS stellt komplette Bundles zusammen, die TSE‑konform arbeiten und sich mit GastroSoft oder PosSoft optimal verstehen – inklusive schneller Lieferung, damit du ohne lange Wartezeiten loslegen kannst.
Projektplanung ohne Bauchweh
Eine reibungslose Umstellung ist planbar. So gehst du vor:
- Analyse und Zielbild
- Welche Prozesse hast du heute? Welche Schnittstellen (PMS, Waage, Warenwirtschaft) sind Pflicht?
- Welche Berichte/Exporte brauchst du für Steuerbüro und Prüfung?
- Systemauswahl
- Softwaremodule wählen (GastroSoft/PosSoft), TSE‑Variante (Hardware vs. Cloud), Peripherie definieren.
- Zukunftssicherheit checken: Skalierbarkeit, Filialfähigkeit, mobile Geräte, Erweiterungen.
- Pilot und Konfiguration
- Artikelstamm importieren, Steuersätze, Zahlarten, Rollen/Rechte, Beleglayouts.
- Storno‑, Retouren‑, Umbuchungsprozesse realitätsnah testen.
- Installation und Inbetriebnahme
- Vor-Ort‑Setup oder vorkonfiguriert geliefert, TSE initialisieren, DSFinV‑K‑Export prüfen.
- Schnittstellen aktivieren (PMS, Waage, Scanner, Küchenmonitor).
- Schulung und Go‑Live
- Key‑User zuerst, dann Team. Kurze, praxisnahe Sessions.
- Go‑Live am besten außerhalb der Peak‑Zeiten.
- Nachbetreuung und Optimierung
- Kinderkrankheiten beheben, Reportings feinjustieren, Updates einplanen.
MagicPOS begleitet dich durch alle Phasen – mit Fachberatung, klaren To‑dos und Zeitplänen, damit du budget‑ und terminsicher bleibst.
Schulung, Support und Fernwartung im Alltag
Technik lohnt sich nur, wenn dein Team sie nutzt. Darum gehören Schulung und Support fest dazu:
- Onboarding: Rollenbasierte Trainings (Service, Kasse, Backoffice), kurze Lernvideos, Cheat‑Sheets.
- Updates: TSE‑ und Software‑Updates planbar einspielen, Changelogs verständlich kommunizieren.
- Fernwartung: Remote‑Zugriff für schnelle Hilfe, Konfigurationschecks und Fehleranalyse ohne Anfahrt.
- Backup & Notfall: Backup‑Routinen, Notfallbelege bei Druckerausfall, Fallback‑Zahlarten.
- Qualitätssicherung: Regelmäßige Kassensturz‑Proben, Test des DSFinV‑K‑Exports, Review der Verfahrensdokumentation.
Mit den Fernwartungspaketen von MagicPOS bekommst du schnelle Reaktionszeiten und klare Verantwortlichkeiten – das reduziert Ausfallzeiten und Prüfungsstress.
Prüfungs‑Checkliste für die Kassennachschau
Halte diese Punkte bereit, um bei einer Prüfung gelassen zu bleiben:
- TSE‑Nachweise
- Zertifikats‑/Seriennummer, Initialisierungsprotokoll, laufender TSE‑Status.
- Exportierbare TSE‑Daten (TAR‑Dateien).
- DSFinV‑K‑Export
- Vollständiger Export für den abgefragten Zeitraum, inklusive Belegreferenzen.
- Prüftool‑Check im Vorfeld durchführen.
- GoBD/Organisation
- Verfahrensdokumentation: Systembeschreibung, Verantwortlichkeiten, Prozesse (Storno, Retouren, Trinkgelder, Umbuchungen).
- Benutzer‑ und Rechteverwaltung, Änderungshistorie.
- Kassenalltag
- Tagesabschlüsse (Z‑Berichte), Kassensturz‑Protokolle, Kassenbuch.
- Belegausgabe gewährleistet (Druck/elektronisch).
- Schnittstellen
- PMS‑/Warenwirtschafts‑/Waagen‑Protokolle, Versionen und Datenflüsse.
- Hardware/Software
- Geräteübersicht (Kasse, Drucker, Scanner, Waage), Softwareversionen, Updateprotokolle.
- Notfall & Support
- Backup‑Konzept, Fallback‑Prozesse, Ansprechpartner bei MagicPOS/Steuerbüro.
Tipp: Simuliere regelmäßig einen Prüfungsfall. Ein kurzer „Fire‑Drill“ mit Export, Belegabruf und Dokumentationscheck deckt Lücken rechtzeitig auf.
Mit MagicPOS sicher und kalkulierbar umstellen
Fiskalkonformität muss weder kompliziert noch teuer sein. MagicPOS kombiniert:
- Wettbewerbsfähige Preise: Klar kalkulierbare Pakete für Handel, Gastro, Hotellerie und medizinische Einrichtungen.
- Schneller Versand: Vorkonfigurierte Systeme kommen zügig zu dir – oft „auspacken, anschließen, starten“.
- Fachberatung: Branchenkenner, die deine Abläufe verstehen und die passenden Module, Schnittstellen und Peripherie empfehlen.
- Finanzierung: Auf Rechnung oder bequem in Raten – so hältst du Budgets im Griff.
- Service und Fernwartung: Verlässlicher Support, proaktive Updates und Remote‑Hilfe, wenn’s zählt.
Ob du einen Feinkostladen mit Waage betreibst, ein Restaurant mit mobiler Bonierung, ein Hotel mit PMS‑Anbindung oder eine Apotheke mit Rezeptur – mit GastroSoft oder PosSoft plus TSE‑fähiger Hardware bekommst du ein Setup, das prüfungssicher ist und deinen Alltag schneller macht. Und wenn du wachsen willst, skaliert das System einfach mit: mehr Kassenplätze, neue Standorte, zusätzliche Schnittstellen.
Wenn du bereit bist, deine Kasse fiskalsicher und zukunftsfit aufzustellen, hol dir eine kurze Bedarfsanalyse. Du sagst, was du brauchst – MagicPOS zeigt dir die schlankste, sichere Lösung, die heute passt und morgen mitwächst.