In Apotheken, Krankenhausapotheken, Ambulanzen und Kliniken läuft kein “normaler” Verkauf über die Kasse. Hier kommen Rezepte, Warengruppen mit speziellen Steuerlogiken, Artikel mit Chargen- und Ablaufdaten, dokumentationspflichtige Abgaben, interne Verrechnungen (z. B. Stationen) und streng regulierte Belegerstellung zusammen. Gleichzeitig muss alles fiskalkonform nach KassenSichV laufen – inklusive TSE, DSFinV‑K-Export und GoBD-konformer Aufbewahrung. Klingt komplex? Mit einem sauber konfigurierten PosSoft-Kassensystem, passender Hardware und verlässlicher Fernwartung wird daraus ein stabiler, revisionssicherer Prozess.
Rezepte, Warengruppen und Belege – so setzt du die Basics richtig auf
Der Alltag an der Tara oder im Klinikverkauf stellt besondere Anforderungen. Die gute Nachricht: Mit PosSoft bekommst du die zentralen Prozesse sauber und nachvollziehbar abgebildet.
- Rezepte und Abgaben: Hinterlege Rezeptarten (z. B. GKV, PKV, BtM, Sprechstundenbedarf, Hausliste) als Verkaufsvorgänge mit eigenen Workflows. So sind Zuzahlungen, Preisanker, Kostenträger und interne Verrechnungen sauber trennbar und im Journal eindeutig.
- Warengruppen mit Steuerlogik: Ordne Artikel Warengruppen wie Rx, OTC, Hilfsmittel, Medizinprodukte, Pflegebedarf, Klinikbedarf oder Non-Pharma zu. Steuersätze (z. B. 7 %/19 %) und Buchungskonten werden damit automatisch korrekt gesetzt.
- Preise und Erstattungen: Nutze Preisregeln und Rabattprofile für Angehörigenverkauf, Stationsverrechnung oder Pflegeeinrichtungen – dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.
- Fiskalkonforme Belegerstellung: Jede Transaktion erzeugt einen Beleg mit TSE-Signaturhinweisen. Für Klinik-Internalisierungen kannst du Belegvarianten (z. B. Sammelbelege, Kostenstellen) definieren, ohne die Fiskalvorgaben zu verletzen.
- DSFinV‑K-Export: Lege regelmäßige, automatisierte Exporte an – revisionssicher für eventuelle Prüfungen.
Tipp: Trenne “Patienten-/Stationsbelege” klar von normalen Barverkäufen über eigene Transaktionstypen. Das macht die Nachvollziehbarkeit in Prüfungen deutlich einfacher.
Chargen- und Ablaufdaten per Barcodescanner erfassen – schnell und fehlerfrei
Gerade bei Arzneimitteln ist die Chargendokumentation Pflicht und die Ablaufkontrolle essenziell. Moderne 2D-Barcodescanner lesen neben der PZN auch GS1-Informationen wie Charge und Verfallsdatum direkt vom Packungs-DataMatrix.
- Scannerwahl: Setze auf 2D-Imager (stationär oder Handscanner), die GS1 DataMatrix/GS1‑128 sicher lesen. Für enge Platzverhältnisse eignen sich kompakte Präsentationsscanner an der Tara.
- Datenstruktur: GS1-Anwendungsidentifikatoren AI 01 (GTIN/PZN), AI 10 (Charge) und AI 17 (MHD) können beim Scan direkt an PosSoft übergeben werden. So landen Charge und Ablaufdatum automatisch im Artikel- bzw. Vorgangsdatensatz.
- Prozesssicherheit: Aktiviere in PosSoft Pflichtfelder/Validierungen für Artikel, die eine Charge benötigen. Bei Ablaufüberschreitung kann ein Warnhinweis oder Verkaufsstopp gesetzt werden.
- Rückruf und Nachverfolgung: Über die gespeicherten Chargen findest du betroffene Abgaben in Sekunden – wichtig für Rückrufe und interne Qualitätsprozesse.
Damit reduzierst du Tippfehler auf nahezu null und beschleunigst die Abgabe spürbar.
Fiskalkonformität ohne Kopfzerbrechen: TSE, GoBD und Beleginhalte
KassenSichV-konforme Prozesse sind Pflicht – auch in der Klinik und Apotheke.
- TSE-Integration: PosSoft bindet eine zertifizierte TSE (Hardware oder Cloud) an. Jede Transaktion wird signiert, der Beleg enthält die geforderten TSE-Metadaten (z. B. Seriennummer, Signaturzähler).
- GoBD & DSFinV‑K: Lückenlose, unveränderbare Journale; revisionssichere Exporte; klare Zeitstempel; keine “geheimen” Kassenfunktionen. PosSoft unterstützt diese Anforderungen durch entsprechende Protokollierung und Exportfunktionen.
- Beleglayout: Ergänze gesetzliche Pflichtangaben (u. a. Steuersätze, Transaktionsnummer, TSE-Hinweise) sowie für medizinische Einrichtungen sinnvolle Zusatzinfos wie Patienten-/Stationsreferenzen oder Rezeptnummern. Wichtig: Zusatzinfos dürfen die Fiskalstruktur nicht verändern – sie werden korrekt als Belegzusätze geführt.
- Prüfbereitschaft: Richte rollenbasierte Zugriffe für Kassensturz, Zählprotokolle und Auswertungen ein. So bleibt jede Handlung berechtigungspflichtig und auditfest.
Hinweis: Rechtliche Vorgaben ändern sich – stimme dich regelmäßig mit Steuerberatung/Revision ab. Technisch bleibt dein System mit Updates up to date.
PosSoft in der Praxis: so konfigurierst du dein TSE‑Kassensystem
Ein praxiserprobter Setup-Fahrplan für Apotheken und Kliniken:
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Stammdatenstruktur
- Warengruppen anlegen (Rx, OTC, Klinikbedarf, Hilfsmittel, Non-Pharma).
- Steuersätze und Konten zuweisen.
- Artikelstamm um Felder für Charge/MHD aktivieren; Pflicht bei Rx/medizinischen Produkten.
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Rezept- und Vorgangstypen
- Vorgangsarten definieren: GKV, PKV, Sprechstundenbedarf, interne Station, Barverkauf.
- Automationen je Vorgang: Zuzahlungslogik, Kostenstelle, Belegzusätze, Rabatte.
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TSE-Anbindung
- TSE (Cloud oder Hardware) registrieren, in PosSoft zuordnen, Testsignatur durchführen.
- Prüfen: Seriennummer, Zeitquelle, Exportpfad, Notfallroutinen (z. B. Offline-Puffer).
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Beleg- und Exportkonfiguration
- Beleglayout mit Pflichtangaben und Klinik-/Patientenreferenz.
- DSFinV‑K-Automatikexport (z. B. täglich/nacht) auf revisionssichere Ablage.
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Scan-Workflows
- 2D-Scanner einrichten; GS1/Datamatrix-Profile aktivieren.
- Test mit Musterpackungen: PZN, Charge (AI10), MHD (AI17) korrekt übernommen?
- Regeln: Warnung bei ablaufnahen Chargen; Block bei überschrittenem MHD.
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Benutzer, Rechte, Sicherheit
- Rollen: Tara, Klinikverrechnung, Leitung, Revision/Export.
- Protokolle aktivieren: Preisänderungen, Stornos, Trainingsmodus klar getrennt.
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Berichte und Controlling
- Standardberichte für Tagesabschluss, Stationsverrechnung, Chargenabgaben.
- Alarmierungen für TSE-Status und Exportfehler aktivieren.
Mit dieser Struktur bleibt dein Kassensystem performant, sicher und prüfungstauglich.
Bewährte Hardware-Kombinationen für Apotheken und Kliniken
Die richtige Hardware macht die Prozesse an der Kasse spürbar schneller und sicherer:
- All‑in‑One Touchkasse: Platzsparend, hygienisch abwischbar, leise. Ideal an der Tara oder im Klinikshop.
- 2D-Scanner (stationär + Handscanner): Liest PZN, GS1 DataMatrix (Charge/MHD) und klassische Codes. Für Rezept-Handling und Wareneingang empfehlenswert.
- Bondrucker (Thermo): Schnell, zuverlässig, mit automatischem Cutter; optional Netzwerkdruck für mehrere Arbeitsplätze.
- Kassenschublade: Robuste Metalllade mit RJ- oder USB‑Anbindung; Öffnung per Kassensignal – sicher und zügig im Abschluss.
- Kundendisplay: Transparenz bei Zuzahlungen, Rezeptpositionen und Rabatten; reduziert Rückfragen.
- Mobile Lösung (Tablet + BT‑Scanner): Für Stationsgänge, Inventur oder Popup-Verkaufsstellen innerhalb der Klinik.
- Optional: Etikettendrucker für interne Kennzeichnung, USV gegen Stromausfälle, abgeschirmte USB‑Hubs für TSE‑Dongles.
MagicPOS liefert dir dafür sorgfältig getestete Bundles inkl. TSE-Schnittstelle, die mit PosSoft zusammenspielen – schnell versandt und einsatzbereit vorkonfiguriert.
Updates, Support und Fernwartung: sicher, planbar, ohne Störung
Medizinische Einrichtungen brauchen maximale Verfügbarkeit. Darum setzen wir auf Remote-Services, die deinen Betrieb schützen statt ihn zu unterbrechen.
- Geplante Updates außerhalb der Öffnungszeiten: PosSoft- und TSE‑Updates werden in Wartungsfenstern eingespielt – inklusive Funktionscheck.
- Sichere Fernwartung: Verschlüsselte Sitzungen, Zugriff nur nach deiner Freigabe; Audit-Log der Supportaktionen.
- Proaktives Monitoring: TSE‑Gesundheit, Speicher und Exportjobs im Blick – Warnungen, bevor es kritisch wird.
- Schnelle Hilfe im Ernstfall: Fachberatung per Hotline/Remote, klare Eskalationspfade, Austauschgeräte bei Hardwaredefekt.
So bleiben Kassen und TSEs stabil – und dein Team kann sich auf Patienten und Kunden konzentrieren.
Einführung ohne Betriebsunterbrechung: Schritt für Schritt
Damit die Umstellung reibungslos läuft, funktioniert unser Einführungsplan wie ein Uhrwerk:
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Bedarfsklärung
- Kurzer Workshop: Prozesse (Rezepte, Stationen, Abgaben), Standorte, Kassenplätze, Schnittstellen.
- Hardwarecheck: Was ist vorhanden, was muss ergänzt werden?
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Feinkonzept
- Mapping von Warengruppen, Steuersätzen, Konten.
- Definition der Vorgangstypen (GKV/PKV/Sprechstundenbedarf/Station).
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Testsystem & Datenübernahme
- Einrichtung einer Testumgebung mit PosSoft.
- Import von Artikeln/Preisen; Test der Scanner- und TSE‑Anbindung.
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Pilottest am Nebenplatz
- Parallelbetrieb an einem Arbeitsplatz.
- Testfälle: Rezeptverkauf, Stationsverrechnung, Storno, DSFinV‑K‑Export, Chargenrückruf.
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Schulung
- Kurztrainings für Tara/Station; Admin-Training für Leitung/Controlling.
- Checklisten für Tagesabschluss, Kassensturz, Export.
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Go‑Live-Fenster
- Umstellung außerhalb der Stoßzeiten.
- Begleitung vor Ort oder per Remote, sofortige Nachjustierung.
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Nachlauf & Feinschliff
- Review nach 3–5 Tagen: Berichte, Beleglayout, Rechte.
- Dokumentation und Übergabe an den Regelbetrieb.
Mit diesem Ablauf bleibt dein Verkauf und deine Versorgung durchgehend aktiv – ohne “Kassenstillstand”.
Lieferung, Beratung und Zahlungsmodelle: so bleibt es kalkulierbar
- Schnelle Lieferung: Hardware und TSE zügig auf Lager; vorkonfigurierte Sets minimieren deine Einrichtungszeit.
- Fachberatung: Von der Prozessaufnahme bis zum Beleglayout – auf die Anforderungen von Apotheken und Kliniken zugeschnitten.
- Flexible Zahlung: Kauf auf Rechnung oder in bequemen Raten – damit Budget und Investition zusammenpassen.
- Faire Konditionen: Wettbewerbsfähige Preise und klar kalkulierbare Servicepakete (inklusive Fernwartung).
Fazit: Mit PosSoft, einer TSE‑konformen Kasse, 2D‑Scannern und verlässlicher Fernwartung bekommst du einen durchgängigen, auditfesten Prozess – von der Rezeptabgabe über die Stationsverrechnung bis zur Prüfung. MagicPOS begleitet dich mit schnellen Lieferzeiten, praxisnaher Beratung und einem Einführungsplan, der den Betrieb nicht ausbremst.